في العديد من المؤسسات، أصبح البحث عن المراسلات أو التحقق من حالة الرسائل مهمةً تستغرق وقتًا طويلاً ومربكة. يؤدي تشتت المستندات، وتأخر الردود، والمخاوف بشأن أمن المعلومات أو فقدانها إلى إبطاء عملية التعاون. يُنظّم برنامج "Didgah من Chargoon" لإدارة المراسلات المكتبية، وهو أحد وحدات الأتمتة المكتبية، هذه العمليات المعقدة بطريقة منظمة ومتكاملة وآمنة، بحيث تظل المراسلات شفافة ومتاحة وقابلة للتتبع، مما يزيد من سرعة المؤسسة وثقتها في إنجاز المهام.
يُعدّ برنامج Didgah لإدارة المراسلات ثمرة خبرة تشغيلية تمتد لثلاثة عقود تقريبًا في العديد من المؤسسات الحكومية والخاصة، وبناءً على هذه الخبرة، صُمّم البرنامج بمرونة عالية تُمكّنه من تنفيذ مختلف إجراءات المراسلات في أي مؤسسة، صغيرة كانت أم متوسطة أم كبيرة.
يُصبح هذا البرنامج أكثر اكتمالًا وتطورًا يومًا بعد يوم، بفضل فريق تطوير محترف وذو خبرة واسعة؛ سواءً من حيث التصميم أو إضافة ميزات جديدة وفعّالة، فإن التحديثات مستمرة وتواكب أحدث التقنيات العالمية.
يضمن نموذج نشر Chargoon المخصص والملتزم أن نكون معكم منذ البداية لضمان التشغيل الكامل للنظام؛ بدءًا من تحليل عملية المراسلات، وجمع المعلومات وإدخالها، وتدريب المستخدمين حضوريًا وعبر الإنترنت، وصولًا إلى التنفيذ النهائي.
لا تنتهي خدمات Chargoon بإطلاق البرنامج. فريق الدعم متواجد معكم يوميًا عبر نظام التذاكر، والهاتف، والحضور الشخصي، والدعم عن بُعد لحل أي مشكلة في أسرع وقت ممكن.
لكل مستخدم صندوق عمل خاص به (لكل وظيفة)، ويمكنه إدارة صناديق عمل متعددة بسهولة ويسر في نافذة واحدة، دون أي لبس. جميع هذه الميزات متاحة دائمًا، ليس فقط على أجهزة الكمبيوتر المكتبية، بل أيضًا على الأجهزة المحمولة (أندرويد، وiOS، ونسخة الويب المتقدمة (PWA)). يُتيح لك صندوق مراسلات زاغروس فرز الرسائل بذكاء وعرض عدة رسائل في آنٍ واحد.
بفضل الذكاء الاصطناعي، يُعرض المحتوى المهم للرسائل بشكل مُلخص، مما يُتيح لك اتخاذ القرارات دون الحاجة إلى قراءة النص كاملاً. كما يُتيح لك صندوق مراسلات زاغروس اتخاذ إجراءات ذكية (مثل الإشارة إلى المرجع، والإغلاق، وغيرها) على الرسائل، مما يُوفر لك المزيد من الوقت لإنجاز مهامك اليومية الأخرى. عند تسجيل الرسائل، يكتشف النظام الذكي ما إذا كان يجب تسجيل المسودة كرسالة داخلية أو رسالة مُرسلة.
يُمكنك في نظام المراسلات تحديد أي عدد من قوالب الرسائل أو النماذج بصيغة Word؛ وبفضل دعم إنشاء الرسائل وتعميمها، بالإضافة إلى نماذج التوقيعات المتعددة، يُمكن لكل وحدة توفير قوالبها الخاصة. باستخدام القالب الذكي، يُمكن إنشاء الرسائل في إصدارات الويب والهواتف المحمولة دون الحاجة إلى تثبيت برنامج مايكروسوفت وورد. يُمكنك تجنب إنشاء قوالب رسائل مُتشابهة ومتعددة من خلال إمكانية إدراج بيانات الاتصال، والمنصب، ومعلومات جهة الإرسال في نص الرسالة.
يُمكن للمستخدمين تعديل المسودة المُستلمة، حيث يتم الاحتفاظ بسجل التغييرات مقارنةً بالإصدارات السابقة في النظام، وهو مُتاح للمستخدمين. يُمكن للمستخدمين الموافقة على المسودة أو توقيعها، وإضافة الملاحظات المطلوبة عند الرجوع إلى الزملاء، وإجراء عملية الإحالة. كما يُمكن تحديد توقيعات متعددة بمسميات وألوان مُختلفة لكل مستخدم.
أنشئ نسخة جديدة من رسالة أو مسودة قديمة ببضع نقرات، وقم بإعداد نموذج المراسلة وإرساله بأسرع وقت. ستتمكن أيضًا من استلام وطباعة نسخ متعددة بعد تسجيل الرسالة. كما تتيح لك ميزة نسخ الفاكس الخاصة والطباعة الجماعية إمكانية إعداد رسالة بنص واحد لعدد كبير من المستلمين، وطباعة وإرسال نسخة مخصصة لكل مستلم.
سواءً كان لديك هيكل موحد، أو وحدات متعددة، أو خوادم مستقلة، فإن برنامج Didgah لإدارة المراسلات يتيح إدارة متزامنة ومتكاملة للمراسلات مع أمانات مختلفة ومؤشرات مخصصة. كما يمكنك إعداد وإرسال رسائل الأمانة والرسائل السرية في الوقت نفسه مع الرسائل العادية، وذلك ضمن البرنامج ذي البنية الموحدة.
بالإضافة إلى الرسائل، يُمكن إرسال رسائل داخلية للتواصل السريع والمراسلات غير الرسمية، كما يُمكن تحويل الرسائل مباشرةً إلى مستندات وربط المراسلات بشكل منهجي بملفات الموظفين والاجتماعات والمستندات ذات الصلة والبيانات المالية وغيرها من برامج Didgah، بحيث تُتاح المعلومات للمستخدمين عبر منصة متكاملة بين مختلف البرامج، مع مراعاة مستويات الوصول.
يُمكن إرسال واستقبال مراسلاتكم عبر الفاكس أو البريد الإلكتروني أو منصات التبادل الإلكتروني (ECE وECE+). بفضل خدمة واجهة برمجة التطبيقات (API) المفتوحة والمعيارية، يُمكن لأي برنامج خارجي الحصول بسهولة على الخدمات من برنامج المراسلات. كما يُمكن للمستخدمين، من خلال تحويل المعلومات، الوصول بسلاسة إلى مراسلات نظام الأتمتة السابق للمؤسسة والإشارة إليها في مراسلاتهم.
يمكن تحليل جميع المؤشرات، بدءًا من حجم المراسلات الواردة والصادرة من المؤسسة، وصولًا إلى حساب سرعة الاستجابة وتفاعل المستخدمين مع المراسلات، عبر لوحة التحكم الإدارية.
صُمم بروتوكول تبادل المراسلات الإلكترونية (ECE) لإنشاء اتصال سريع وآمن بين برامج المراسلات المختلفة، ويتيح تبادل الرسائل وتتبعها. تشمل إمكانياته ما يلي:
تُقدم خدمة ECE+ في حالة استخدام كل من المرسل والمستلم لبرنامج المراسلة "Didgah"، ويمكن الاطلاع على المراجع، بالإضافة إلى تتبع الرسالة في المؤسسة المُستلمة.
تتيح خدمة البريد الإلكتروني ضمن الأتمتة المكتبية إرسال رسائل البريد الإلكتروني واستقبالها وتسجيلها داخل النظام، وإدارة الاتصالات الرسمية بصورة منظّمة. ويمكن إدخال الرسائل الواردة مباشرةً إلى صناديق عمل المستخدمين وتحويلها إلى مراسلات رسمية وإخضاعها لمسار العمل. كما تتيح الخدمة تسجيل رسائل البريد الإلكتروني وأرشفتها وإحالتها ومتابعتها، إلى جانب ضبط صلاحيات الوصول وحماية المعلومات. وتتيح كذلك تحويل المراسلات مباشرةً إلى رسائل بريد إلكتروني وإرسالها.
المزايا الرئيسية:
خدمة المزامنة في نظام Didgah للأتمتة هي حل متطور لمزامنة رسائل البريد الإلكتروني وتوزيعها بحرية بين خوادم المؤسسة المستقلة. تتيح هذه الخدمة لمستخدمي المؤسسات التي لديها مراكز بيانات متعددة أو فروع بخوادم منفصلة إمكانية تسجيل مراسلاتهم وإدارتها بشكل مستقل على كل خادم، وتبادلها وتتبعها بين الخوادم المختلفة.
المزايا الرئيسية لخدمة المزامنة:
خدمة شمس (المعرّف الوطني للوثائق) هي معرّف فريد لكل رسالة أو وثيقة إدارية، يُمكّن من التتبع والتحديد والتسجيل الآلي للمراسلات بين المؤسسات.
شمس اختصار لـ "المعرّف الوطني للوثائق"؛ وهو رمز فريد يُخصص لكل رسالة أو وثيقة رسمية في أنظمة الأتمتة المكتبية. يُنشأ هذا المعرّف بناءً على دمج عدة عناصر معلوماتية (مثل رقم الرسالة، وتاريخها، والمرسل، والمستلم، إلخ)، ويُدرج عادةً كرمز QR في رأس الرسالة أو متنها.
المزايا الرئيسية لـ "شمس":
تُعدّ هذه الخدمة بالغة الأهمية للمؤسسات الحكومية التي لديها حجم كبير من المراسلات بين المؤسسات. باستخدام "شمس"، ستحصل كل رسالة على هوية محددة ويمكن تتبعها، حتى لو تم تداولها بين عدة مؤسسات مختلفة. شمس
توفر خدمة الفاكس الرقمي في أنظمة الأتمتة المكتبية إمكانية إرسال واستقبال الفاكسات عبر البرامج دون الحاجة إلى جهاز فعلي. تُبسط هذه الخدمة وتُسرّع العمليات المكتبية من خلال تحويل الملفات ومرفقات الرسائل إلى ملفات رقمية. يتم استقبال الفاكسات وإرسالها مباشرةً إلى صناديق عمل المستخدمين، ويمكن إعادة إرسالها، وجدولة إرسالها، وأرشفتها. كما تضمن هذه الخدمة أمان المعلومات من خلال الإرسال والاستقبال الرقميين، والتحكم في وصول الموظفين بدرجة عالية.
مزايا خدمة الفاكس الرقمي:
صُمم نظام التحقق من صحة الرسائل الورقية من Didgah لتعزيز الشفافية والنزاهة والسرعة في المراسلات المؤسسية، وتقليل الزيارات الشخصية. يساعد هذا النظام المؤسسات على ضمان تطابق النسخة المُسلّمة مع النسخة الأصلية الموجودة على خادم المُرسِل عند تسجيل الرسائل الورقية.
في العديد من المؤسسات، قد تتعرض الرسائل الداخلية للأخطاء أو العيوب أو عدم الوضوح أثناء الإرسال، مما يؤدي إلى تسجيل معلومات غير صحيحة وتكبد تكاليف إضافية. يحل نظام التحقق من صحة الرسائل الورقية هذه المشكلة من خلال مطابقة النسختين الورقية والإلكترونية.
تتضمن عملية التحقق إنشاء رمز الاستجابة السريعة (QR) وطباعته على الرسالة، ومسحه ضوئيًا عند الوصول، واستلام تأكيد صحتها. والنتيجة هي خفض التكاليف المؤسسية، وزيادة الأمان وضمان صحة الرسائل، وإلغاء الخطوات المُستهلكة للوقت، وتبسيط العملية للمستخدمين والعملاء.
باختصار، هذا النظام أداة ذكية للتحقق السريع والموثوق من المراسلات بين المنظمات، مما يعزز أمن الوثائق والثقة في الاتصالات الإدارية.
في هذه اللوحة، تم تصميم عرض يُظهر، بالإضافة إلى عدد المسودات وتداولها داخل المؤسسة، حالة الأقسام والأفراد فيها من حيث عدد المسودات المستلمة والمرسلة خلال فترات زمنية مختلفة، بحيث يتم عرض الأقسام العشرة التي لديها أعلى عدد من المسودات الواردة والصادرة في رسوم بيانية منفصلة. كما سيتم عرض وتحليل الأقسام العشرة التي لديها أعلى عدد من تسجيلات المسودات وإرسالها في عرض آخر لهذه اللوحة.
في هذه اللوحة، تم تصميم عرض يُقيّم سرعة معالجة المسودات، مع مراعاة ظروف المنظمة في عملية إعداد وتوزيع الرسائل، وخاصة المسودات. ومن الجدير بالذكر أن المعلومات المتعلقة بالأداء العام لموظفي المنظمة في الاستجابة للمسودات، بالإضافة إلى مجالات التحسين ومجالات الإنتاجية في المنظمة، ستكون متاحة وقابلة للاستخراج. تُطلع هذه اللوحة المديرين الإداريين والمسؤولين في المجالات ذات الصلة على حالة أداء الوحدات المعنية من حيث الاستجابة الأولية، وإعداد وتوزيع المسودات.
في هذه اللوحة، تم تصميم عرض يُزوّد المديرين بمعلومات عامة حول حالة رسائل المنظمة من حيث الحجم. ونظرًا لاحتواء الرسائل على معلومات أكثر مقارنةً بالعناصر الأخرى، تُتيح هذه اللوحة إمكانيات أوسع لمراقبة ظروف مراسلات المنظمة. بالإضافة إلى ذلك، تُحلل هذه اللوحة أيضًا كيفية استجابة المنظمة للرسائل على مختلف المستويات التنظيمية.
توفر هذه اللوحة عرضًا يُحلل حالة المؤسسة في عملية إنتاج وتوزيع الرسائل. وتغطي هذه اللوحة جميع الإجراءات المتعلقة بالرسالة، بدءًا من لحظة استلامها ومراجعتها، وصولًا إلى إعداد الرد وإغلاقها. تُطلع هذه الأداة مديري الأقسام الإدارية على حالة أداء الوحدات المعنية من حيث الاستجابة الأولية وإنتاج وتوزيع الرسائل.
تتمثل المهمة الرئيسية لأنظمة ذكاء الأعمال في تحديد المجالات التي يُمكن تحسينها والتي تتطلب تغييرًا في المؤسسة. ومع ذلك، بعد تحديد الإجراءات التصحيحية وتنفيذها، تُعتبر الحاجة إلى المراقبة المستمرة لأداء المؤسسة أمرًا بالغ الأهمية. تُتيح هذه اللوحة مقارنة أداء المؤسسة على فترات شهرية، وتُساعد المديرين على تقييم نمو أو انخفاض مرونة المؤسسة بدقة.
تطبيق Didgah للمراسلات عبر الهاتف المحمول هو نسخة كاملة من برنامج المراسلات، مُصمم لأنظمة أندرويد وiOS وتطبيقات الويب التقدمية (PWA). باستخدام هذا التطبيق، يُمكن للمستخدمين إدارة مراسلاتهم من أي مكان وفي أي وقت، والقيام بإجراءات مثل عرض الرسائل، والإشارة إليها، وتوقيعها، وإرسالها، وإنشائها.
يُوفر هذا التطبيق، مع الحفاظ على الأمان وسهولة الاستخدام، نفس ميزات نسخة الويب، مما يُتيح للمستخدم تسريع عملية المراسلة دون الحاجة إلى جهاز كمبيوتر مكتبي. كما يُوفر دعمًا للإشعارات الفورية، والبحث السريع، وعرض السجلات، والمرفقات، مما يجعل العمل عليه سريعًا وسلسًا.
تُمثل نسخة الهاتف المحمول امتدادًا لتجربة برنامج Didgah السلسة والمتكاملة لإدارة المراسلات على الهاتف، مما يُساعد المديرين والموظفين على اتخاذ القرارات دون تأخير، حتى خارج بيئة المؤسسة.
إن عملية نشر برنامج Didgah تتجاوز مجرد التثبيت. سيُرشدك فريق نشر Chargoon خلال عملية الإعداد خطوة بخطوة؛ بدءًا من تحليل دقيق لإجراءات المراسلات في جميع الأقسام وجمع المعلومات، وصولًا إلى إدخال البيانات وتدريب المستخدمين بشكل كامل (حضوريًا أو عبر الإنترنت) حتى تصبح جميع العمليات جاهزة للتشغيل، فهم دائمًا إلى جانبك وإلى جانب مؤسستك.
بعد النشر، يبدأ الدعم الفعلي؛ خبراء دعم Chargoon على أتم الاستعداد للاستجابة لأي استفسارات أو احتياجات جديدة لمؤسستك وحلها، سواءً عبر نظام التذاكر الإلكتروني، أو عبر الهاتف، أو حضوريًا، أو عن بُعد. يُقدَّم لجميع المسؤولين والمستخدمين تدريب عملي لضمان استفادتك من جميع إمكانيات البرنامج بسرعة وفعالية.
تخزين وأرشفة جميع المراسلات والمرفقات في مكان واحد، مع إمكانية الوصول السريع والمتكامل إلى جميع المستندات.
إدخال الرسائل مباشرةً في إجراءات العمل، مما يُلغي الخطوات المتكررة ويُسرّع العمل.
الوصول إلى قرارات الاجتماعات والمراسلات على منصة موحدة ومتابعة قرارات هيئة الإشراف على الموظفين.
تسجيل الرسائل المتعلقة بالموظفين تلقائيًا في ملفاتهم الشخصية والوصول الفوري إلى السجلات.
تحويل المراسلات إلى مهام تنفيذية وضمان اتخاذ جميع الإجراءات اللازمة.
عرض جميع المراسلات والمهام على لوحة تحكم شخصية، ومتابعتها في مكان واحد وبكل سهولة.
اتصال آمن بالأنظمة الداخلية والخارجية، وتبادل ونقل بيانات غير محدود.
چارگون را در پیامرسان بله دنبال کنید.
