تعدیل نیرو چیست؟ تفاوت با اخراج، قانون کار و حقوق کارکنان

تعدیل نیرو به فرایندی گفته می‌شود که در آن سازمان به دلایل اقتصادی، ساختاری یا راهبردی، تعداد کارکنان یا بعضی موقعیت‌های شغلی را کاهش می‌دهد. این تصمیم ممکن است در پی کاهش درآمد، ادغام واحدها، تغییر مدل کسب‌وکار، توقف یک محصول یا استفاده از فناوری‌های جدید گرفته شود و لزوماً به عملکرد ضعیف کارکنان ارتباط ندارد.

تعدیل نیرو با اخراج یکسان نیست. اخراج معمولاً به دلایلی مانند تخلف، نقض مقررات یا ضعف عملکرد فردی مطرح می‌شود؛ اما تعدیل بیشتر از شرایط و تصمیم‌های سازمانی ناشی می‌شود. در ادامه، دلایل تعدیل نیرو، پیامدهای آن برای کارکنان و سازمان و تفاوت آن با اخراج را بررسی می‌کنیم.

تعدیل نیرو چیست؟

تعدیل نیرو به فرایندی گفته می‌شود که در آن سازمان به دلایل اقتصادی، ساختاری یا راهبردی، تعداد کارکنان یا بعضی موقعیت‌های شغلی را کاهش می‌دهد. این تصمیم ممکن است در نتیجه کاهش درآمد، تغییر مدل کسب‌وکار، ادغام واحدها، توقف یک محصول یا خدمت، برون‌سپاری فعالیت‌ها یا استفاده از فناوری‌های جدید گرفته شود.

برخلاف اخراج، تعدیل نیرو معمولاً به عملکرد ضعیف یا تخلف فردی کارکنان ارتباط مستقیمی ندارد و بیشتر نتیجه شرایط و تصمیم‌های کلان سازمان است. بااین‌حال، نحوه اجرای تعدیل، نوع قرارداد کارکنان و الزامات قانونی پایان همکاری باید پیش از هر اقدامی به‌دقت بررسی شود.

چرا یک سازمان تصمیم به تعدیل نیرو می‌گیرد؟

همان‌طور که اشاره کردیم، تنها مشکلات مالی نمی‌تواند باعث تعدیل کارکنان در سازمان‌ها شود. از دیگر عوامل مؤثر در تعدیل نیرو می‌توان به اتفاقات زیر اشاره کرد:

• تجدید ساختار: زمانی که مدیران تصمیم به تغییر ساختار شرکت می‌گیرند، سازمان نیاز خود را به برخی از واحدها و سمت‌های شغلی کاهش می‌دهد و به ایجاد سمت‌ها و واحدهای جدید نیاز پیدا می‌کند. به همین دلیل مدیران مجبور به خاتمه همکاری با برخی از افراد می‌شوند.
• ادغام شرکت‌ها: زمانی که دو یا چند شرکت با یکدیگر ادغام می‌شوند، تعداد افرادی که در یک تیم و با سمت مشترک کار می‌کنند، به‌طور ناگهانی چند برابر می‌شود. این در حالی است که شرکت نیازی به (مثلاً) 10 حسابدار ندارد و تنها 5 نفر در این تیم کفایت می‌کند. بنابراین سازمان باید نیمی از این افراد را تعدیل کند.
• کم شدن فعالیت‌های سازمان: رقابت در بازار امروز حرف اول را می‌زند. سازمانی که نتواند برتری خود را نسبت به شرکت‌های رقیب اثبات کند، در نهایت مشتریان خود را از دست می‌دهد و حجم فعالیت‌هایش کاهش می‌یابد. در چنین شرایطی سازمان مجبور به تعدیل نیرو می‌شود، چرا که نیروهای فعال در مجموعه، بیشتر از نیاز سازمان هستند.
• نداشتن حامی مالی: زمانی که یک سازمان، پشتیبان مالی یا سرمایه‌گذار اصلی خود را از دست می‌دهد، توانایی‌اش برای پرداخت حقوق کارکنان به شدت کاهش می‌یابد؛ در نتیجه مجبور به تعدیل نیرو می‌شود.
• تغییر نیازهای سازمان:گاهی اوقات پیش می‌آید که سازمان برای ایجاد مزیت رقابتی و افزایش حجم فعالیت‌های خود مجبور می‌شود نوع فعالیت خود را تغییر دهد. در واقع سازمان برای دستیابی به اهداف جدیدش، نیازمندی‌های جدیدی پیدا می‌کند. در چنین شرایطی ثبات کاری برخی از نیروها به خطر می‌افتد.
• برون‌سپاری فعالیت‌ها: گاهی سازمان انجام بخشی از فعالیت‌ها را به شرکت‌های بیرونی واگذار می‌کند و در نتیجه، بعضی موقعیت‌های داخلی حذف می‌شوند.
• توقف یک محصول یا خدمت: اگر یک محصول یا خدمت سودآوری کافی نداشته باشد، سازمان ممکن است آن را متوقف کند و نیروهای مرتبط با آن بخش را کاهش دهد.
• تعطیلی یک واحد یا شعبه: تعطیلی یک شعبه، کارخانه یا واحد سازمانی می‌تواند باعث حذف موقعیت‌های شغلی مرتبط با همان بخش شود.
• تغییر مدل کسب‌وکار: با تغییر شیوه درآمدزایی، بازار هدف یا خدمات سازمان، ممکن است نیاز به بعضی تخصص‌ها کاهش پیدا کند و موقعیت‌های جدیدی جایگزین آن‌ها شوند.
• جابه‌جایی یا ادغام موقعیت‌های شغلی: گاهی چند موقعیت شغلی مشابه با یکدیگر ادغام می‌شوند و مسئولیت‌های آن‌ها به یک تیم یا فرد واگذار می‌شود.

«پس از تعدیل نیرو، کوچک‌ترین خطا در جذب نیروی جدید هزینه‌بر است؛ به همین دلیل استفاده از نرم‌افزار جذب و استخدام برای انتخاب دقیق‌تر نیروها اهمیت دوچندان پیدا می‌کند.»

اثرات منفی تعدیل نیرو بر سازمان و کارکنان

قطع کردن همکاری با کارکنان شاید از نظر مالی برای سازمان به‌صرفه باشد، اما اثرات منفی زیادی، هم بر سازمان و هم بر کارکنان ایجاد می‌کند. در ادامه به معرفی این اثرات می‌پردازیم.

اثرات منفی تعدیل نیرو بر کارکنان باقی مانده

شاید در نگاه اول این طور به نظر برسد که با قطع همکاری با بعضی از کارکنان می‌توان هزینه‌های سازمان را تا حدی کاهش داد اما این تمام ماجرا نیست. قطع همکاری با نیروهای سازمان باعث ایجاد ترس و اضطراب و حتی ناراحتی در سایر نیروها می‌شود. این اتفاق حتی می‌تواند منجر به کاهش روحیه و عملکرد نیروهای سازمان شود. برخی از مهم‌ترین مشکلاتی که در اثر تعدیل نیرو در سایر کارکنان ایجاد می‌شود به ترتیب زیر هستند:

• از دست دادن روحیه
• ترس از تعدیل شدن
• کاهش عملکرد
• از دست دادن تمرکز
• ایجاد حس نارضایتی
• از دست دادن اعتماد به سازمان
• کاهش بهره‌وری
• ناراحتی بابت از دست دادن همکاران قدیمی
• احساس نداشتن ثبات و امنیت شغلی
• احساس کنار گذاشته شدن
• احساس فریب خوردن

این موارد تنها بخشی از مشکلاتی هستند که کارکنان با آن‌ها مواجه می‌شوند.

پیامدهای تعدیل برای کارکنان تعدیل‌شده

• قطع یا کاهش درآمد
• فشار مالی
• اضطراب و آسیب روانی
• دشواری یافتن شغل جدید
• از دست رفتن مزایای سازمانی

اثرات منفی تعدیل کارکنان بر سازمان

قطع همکاری با کارکنان، عوارض منفی زیادی برای خود سازمان هم دارد. به عنوان مثال:

• کاهش عملکرد و بهره‌وری کلی سازمان
• کاهش سود
• ایجاد چالش‌های بیشتر برای کارکنان
• نارضایتی مشتری به دلیل کمبود نیروها به خصوص در واحدهای پشتیبانی
• نارضایتی شرکای تجاری به دلیل کمبود نیرو برای پیگیری امور داخلی
• ایجاد بی‌نظمی و به‌هم‌ریختگی در سازمان
• از دست رفتن دانش و تجربه سازمانی
• احتمال استعفای کارکنان توانمند
• آسیب به برند کارفرمایی
• افزایش هزینه جذب و آموزش نیروی جایگزین
• ضعیف‌شدن ارتباط با مشتریان
• کاهش نوآوری

اقدامات قانونی و سازمانی هنگام تعدیل نیرو

اجرای تعدیل نیرو فقط به انتخاب کارکنان و اعلام پایان همکاری محدود نمی‌شود. سازمان باید پیش از هر اقدامی، نوع قرارداد، مطالبات کارکنان و الزامات قانونی پایان همکاری را بررسی کند.

بررسی نوع قرارداد کارکنان: شرایط پایان همکاری در قرارداد دائمی، موقت و قرارداد انجام کار معین متفاوت است. قراردادهای موقت معمولاً با پایان مدت قرارداد خاتمه پیدا می‌کنند و قطع همکاری پیش از موعد باید از نظر قانونی بررسی شود.

مشخص‌کردن دلیل تعدیل نیرو: دلایل اقتصادی، ساختاری یا راهبردی تعدیل باید به‌صورت شفاف مستند شوند. تعدیل نیرو نباید بدون دلیل، به‌عنوان اخراج انضباطی یا ضعف عملکرد کارکنان ثبت شود.

بررسی فرایند قانونی اخراج: اگر پایان همکاری به دلیل قصور یا نقض مقررات انضباطی باشد، موضوع در قالب تعدیل نیرو قرار نمی‌گیرد و باید فرایند قانونی مربوط به اخطار، مستندسازی تخلف و ماده ۲۷ قانون کار رعایت شود.

محاسبه و پرداخت مطالبات کارکنان: حقوق پرداخت‌نشده، اضافه‌کاری، عیدی، مانده مرخصی و سایر مطالبات کارکنان باید تا زمان پایان همکاری محاسبه و تسویه شوند.

پرداخت حق سنوات: در زمان خاتمه قرارداد، حق سنوات کارکنان باید متناسب با مدت کارکرد و براساس آخرین حقوق محاسبه و پرداخت شود.

تکمیل سوابق بیمه:‌کارفرما باید حق بیمه کارکنان را تا آخرین روز همکاری ثبت و پرداخت کند تا وقفه یا مغایرتی در سوابق بیمه آن‌ها ایجاد نشود.

اطلاع‌رسانی درباره بیمه بیکاری: کارکنانی که بدون میل و اراده خود بیکار شده‌اند، ممکن است در صورت داشتن شرایط قانونی از بیمه بیکاری استفاده کنند. سازمان می‌تواند اطلاعات و مدارک لازم را برای پیگیری این فرایند در اختیار آن‌ها قرار دهد.

اعلام محترمانه تصمیم: خبر تعدیل بهتر است در جلسه‌ای خصوصی، شفاف و محترمانه اعلام شود. دلیل تصمیم، زمان پایان همکاری و نحوه تسویه باید بدون ابهام برای کارمند توضیح داده شود.

ارائه گواهی سابقه کار: ارائه گواهی اشتغال، سابقه کار یا معرفی‌نامه حرفه‌ای می‌تواند به کارکنان تعدیل‌شده برای پیدا کردن موقعیت شغلی جدید کمک کند.

اطلاع‌رسانی به کارکنان باقی‌مانده: پس از اجرای تعدیل، مدیران باید درباره تغییرات ایجادشده، تقسیم مسئولیت‌ها و آینده سازمان با کارکنان باقی‌مانده گفت‌وگو کنند تا نگرانی و شایعه در محیط کار کاهش پیدا کند.

شرایط قانونی پایان همکاری به نوع قرارداد، علت تعدیل و وضعیت هر کارمند بستگی دارد؛ بنابراین بهتر است پیش از اقدام، پرونده‌ها توسط متخصص منابع انسانی یا کارشناس حقوق کار بررسی شوند.

راهکارهای جایگزین تعدیل نیرو

پیش از کاهش تعداد کارکنان، سازمان باید گزینه‌های کم‌هزینه‌تر و کم‌آسیب‌تر را بررسی کند. در بسیاری از مواقع می‌توان با اصلاح ساختار یا جابه‌جایی نیروها، از تعدیل گسترده جلوگیری کرد.

• توقف موقت استخدام: با متوقف‌کردن جذب نیروی جدید، سازمان می‌تواند بخشی از هزینه‌های نیروی انسانی را بدون قطع همکاری با کارکنان فعلی کاهش دهد.
• جابه‌جایی داخلی کارکنان: کارکنان واحدهای کم‌فعالیت می‌توانند متناسب با مهارت و تجربه خود به بخش‌هایی منتقل شوند که به نیروی بیشتری نیاز دارند.

• آموزش و ارتقای مهارت کارکنان: بازآموزی کارکنان به سازمان کمک می‌کند به‌جای حذف موقعیت‌های شغلی، افراد را برای مسئولیت‌ها و نیازهای جدید آماده کند.
• کاهش اضافه‌کاری: کاهش ساعات اضافه‌کاری می‌تواند بخشی از هزینه‌های سازمان را کنترل کند و فشار مالی را بدون کاهش تعداد کارکنان کمتر سازد.
• کاهش هزینه‌های غیرضروری:‌هزینه‌های تبلیغاتی، سفرهای سازمانی، اجاره فضاهای اضافی و بعضی مزایای غیرضروری باید پیش از تعدیل نیرو بررسی شوند.
• استفاده از خروج طبیعی کارکنان: در بعضی شرایط، سازمان می‌تواند موقعیت افرادی را که بازنشسته می‌شوند یا به‌صورت داوطلبانه از شرکت خارج می‌شوند، دوباره تکمیل نکند.
• کاهش موقت ساعات کار: در صورت امکان و با توافق کارکنان و رعایت مقررات، می‌توان ساعات کار را برای مدتی کاهش داد تا سازمان از شرایط دشوار عبور کند.
• حذف موقعیت‌های شغلی خالی: پیش از حذف موقعیت کارکنان فعال، بهتر است مشاغل خالی، تکراری یا کم‌اثر از ساختار سازمانی کنار گذاشته شوند.

نقش نرم‌افزار منابع انسانی در تصمیم‌گیری درباره تعدیل نیرو

تصمیم‌گیری درباره تعدیل نیرو نباید فقط براساس کاهش سریع هزینه‌ها انجام شود. مدیران باید پیش از حذف موقعیت‌های شغلی، اطلاعات مربوط به ساختار سازمان، تعداد کارکنان، مهارت‌ها، هزینه نیروی انسانی و ظرفیت جابه‌جایی داخلی را بررسی کنند.

نرم‌افزارهای منابع انسانی چارگون با یکپارچه‌کردن اطلاعات پرسنلی، موقعیت‌های سازمانی، عملکرد و سوابق کارکنان به مدیران کمک می‌کنند پیش از تصمیم‌گیری، تصویر دقیق‌تری از وضعیت نیروی انسانی داشته باشند.

حقوق کارکنان پس از تعدیل نیرو چیست؟

پایان همکاری به دلیل تعدیل، باعث از بین رفتن مطالبات کارکنان نمی‌شود. سازمان باید پیش از تسویه، قرارداد، سابقه کار و پرداخت‌های باقی‌مانده هر فرد را بررسی کند.

• دریافت حقوق و مطالبات باقی‌مانده: تمام مطالبات ناشی از قرارداد کار تا آخرین روز همکاری باید محاسبه و پرداخت شوند. قانون کار نیز کارفرما را در پایان کار ملزم به پرداخت مطالبات مربوط به دوره اشتغال می‌کند.
• دریافت حق سنوات: در پایان قرارداد، مزایای پایان کار باید متناسب با سابقه و براساس مقررات قانونی محاسبه شود. قانون کار برای قراردادهای مشمول، پرداخت یک ماه آخرین حقوق به‌ازای هر سال سابقه را پیش‌بینی کرده است.
• دریافت گواهی سابقه کار:کارمند می‌تواند پس از پایان همکاری، گواهی انجام کار شامل مدت اشتغال، زمان شروع و پایان و نوع فعالیت خود را از کارفرما دریافت کند.
• بررسی سوابق بیمه: حق بیمه کارکنان باید تا آخرین روز همکاری ثبت شود. کارمند نیز بهتر است پس از تسویه، سوابق بیمه خود را بررسی کند.
• امکان دریافت بیمه بیکاری: فردی که بدون میل و اراده خود بیکار شده و آماده به کار باشد، ممکن است با داشتن سایر شرایط قانونی مشمول بیمه بیکاری شود. تعدیل‌شدن به‌تنهایی به معنای تأیید قطعی مقرری نیست و پرونده باید توسط مراجع مربوط بررسی شود.
• امکان پیگیری اختلافات: اگر درباره علت پایان همکاری، مبلغ تسویه یا اجرای قرارداد اختلافی وجود داشته باشد، کارمند می‌تواند موضوع را از طریق مراجع حل اختلاف کار پیگیری کند.

میزان مطالبات و شرایط پایان همکاری به نوع قرارداد، سابقه و علت خاتمه همکاری بستگی دارد و بهتر است هر پرونده به‌صورت جداگانه بررسی شود.

تفاوت تعدیل نیرو و اخراج چیست؟

تعدیل نیرو و اخراج هر دو به پایان همکاری منجر می‌شوند، اما علت آن‌ها یکسان نیست. تعدیل معمولاً از شرایط سازمان ناشی می‌شود؛ درحالی‌که اخراج بیشتر با عملکرد یا رفتار یک فرد ارتباط دارد. بااین‌حال، در هر دو حالت باید نوع قرارداد و الزامات قانون کار بررسی شود. قرارداد موقت یا قرارداد انجام کار معین نیز اصولاً نباید به‌صورت یک‌جانبه پیش از پایان مدت فسخ شود.

سخن پایانی

تعدیل نیرو معمولاً به دلایل اقتصادی، ساختاری یا راهبردی انجام می‌شود و لزوماً به عملکرد ضعیف کارکنان ارتباط ندارد. بااین‌حال، این تصمیم می‌تواند بر کارکنان، اعتماد سازمانی و برند کارفرمایی اثر بگذارد. سازمان‌ها باید پیش از تعدیل، گزینه‌هایی مانند جابه‌جایی داخلی، توقف استخدام، آموزش کارکنان و کاهش هزینه‌های غیرضروری را بررسی کنند. در صورت اجتناب‌ناپذیر بودن تعدیل نیز رعایت الزامات قانونی، پرداخت مطالبات و اعلام محترمانه تصمیم اهمیت زیادی دارد.

سوالات متداول