پرتال سازمانی چیست؟ کاربردها، مزایا و ویژگی‌ها

پرتال سازمانی یا Enterprise Portal یک بستر تحت وب است که اطلاعات، خدمات و ابزارهای موردنیاز کاربران را در یک محیط متمرکز ارائه می‌کند. کاربران پس از ورود به پرتال می‌توانند متناسب با نقش و سطح دسترسی خود، اخبار و اطلاعیه‌ها، اسناد، فرم‌ها، درخواست‌ها، گزارش‌ها و سامانه‌های سازمانی را مشاهده یا استفاده کنند.

پرتال سازمانی لزوماً جایگزین نرم‌افزارهایی مانند اتوماسیون اداری، منابع انسانی، ERP یا CRM نیست؛ بلکه می‌تواند دسترسی به این سامانه‌ها و اطلاعات آن‌ها را از طریق یک رابط واحد فراهم کند. در نتیجه، کارکنان یا سایر ذی‌نفعان برای انجام امور روزمره مجبور نیستند میان چند نرم‌افزار و منبع اطلاعاتی پراکنده جابه‌جا شوند.

این راهکار بیشتر برای سازمان‌هایی کاربرد دارد که تعداد زیادی کاربر، شعب متعدد، سامانه‌های مختلف یا حجم بالایی از اطلاعات و خدمات دارند و به یک نقطه دسترسی امن، شخصی‌سازی‌شده و یکپارچه نیاز دارند.

هدف از راه‌اندازی پرتال سازمانی چیست؟

هدف اصلی پرتال سازمانی، ایجاد یک نقطه دسترسی متمرکز و امن برای اطلاعات، خدمات و نرم‌افزارهای موردنیاز کاربران است. هر کاربر پس از ورود می‌تواند متناسب با نقش، واحد سازمانی و سطح دسترسی خود، محتوای مرتبط و خدمات موردنیازش را مشاهده کند. مهم‌ترین اهداف راه‌اندازی پرتال سازمانی عبارت‌اند از:

• فراهم‌کردن امکان ارائه خدمات غیرحضوری به مشتریان و شرکای سازمان
• کاهش پراکندگی اطلاعات و سامانه‌ها
• تسهیل دسترسی کارکنان و مدیران به خدمات
• شخصی‌سازی محتوا براساس نقش کاربران
• افزایش شفافیت اطلاع‌رسانی درون‌سازمانی
• کاهش مراجعات حضوری برای دریافت خدمات
• ایجاد دسترسی یکپارچه به فرم‌ها، اسناد و گزارش‌ها
• بهبود همکاری میان واحدها و شعب سازمان
• کنترل امنیت و سطح دسترسی کاربران
• کاهش ورودهای جداگانه به نرم‌افزارهای مختلف

انواع پرتال سازمانی

• پرتال کارکنان
• پرتال مشتریان
• پرتال تأمین‌کنندگان
• پرتال شرکای تجاری
• پرتال دانش
• پرتال خدمات عمومی

کاربردهای پرتال سازمانی

پرتال سازمانی فقط یک سایت داخلی برای انتشار اخبار نیست؛ بلکه می‌تواند به یک درگاه واحد برای دسترسی به خدمات، اطلاعات و سامانه‌های مختلف سازمان تبدیل شود. هرچه سازمان بزرگ‌تر و فرایندهای داخلی پیچیده‌تر باشد، نقش پرتال سازمانی در کاهش پراکندگی اطلاعات و افزایش بهره‌وری بیشتر می‌شود.

• اطلاع‌رسانی اخبار و بخش‌نامه‌ها
• دسترسی به فرم‌ها و آیین‌نامه‌ها
• ثبت درخواست‌های پرسنلی
• مشاهده فیش حقوقی و سوابق
• دسترسی به سامانه‌های سازمانی
• انتشار دانش و مستندات
• نمایش داشبوردها و گزارش‌ها
• همکاری تیمی و اشتراک فایل
• ارائه خدمات به مشتریان و تأمین‌کنندگان
• ثبت و پیگیری درخواست‌های پشتیبانی
• دسترسی به تقویم و رویدادهای سازمان
• نظرسنجی و دریافت بازخورد

مزایای استفاده از پرتال سازمانی

نرم افزار پرتال سازمانی امکانات متعددی را در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد. این امکانات نهایتاً به کاهش وقت و صرفه‌جویی در هزینه‌های سازمان منجر می‌شود. برخی از مهم‌ترین مزایای پرتال سازمانی در ادامه به اختصار آورده می‌شود:

• دسترسی متمرکز به اطلاعات و خدمات
• کاهش جابه‌جایی میان سامانه‌ها
• شخصی‌سازی تجربه کاربران
• کاهش مراجعات حضوری
• افزایش سرعت اطلاع‌رسانی
• کاهش وابستگی به کاغذ
• تسهیل همکاری میان واحدها
• بهبود دسترسی کارکنان شعب مختلف
• کنترل بهتر دسترسی‌ها
• افزایش استفاده از دانش سازمانی
• کاهش ورود و ثبت دوباره اطلاعات
• بهبود تجربه کارکنان و مشتریان

پرتال سازمانی به چه سامانه‌هایی متصل می‌شود؟

با توجه به اندازه، نیازها، زمینه فعالیت و سطح دانش و آگاهی کارکنان هر سازمان می‌توان بخش‌های مختلفی را از نرم افزار پرتال سازمانی طراحی و پیاده‌سازی کرد. برخی از اصلی‌ترین بخش‌ها در ادامه آورده می‌شوند که تقریباً برای تمامی سازمان‌ها کاربردهای مهم و شایان ذکری دارند.

پرتال می‌تواند به این سامانه‌ها متصل شود:

• اتوماسیون اداری
• نرم‌افزار منابع انسانی
• ERP
• CRM
• BPMS
• مدیریت اسناد
• هوش تجاری
• مدیریت پروژه
• سامانه پشتیبانی
• سامانه آموزش
• پایگاه دانش

بخش‌های داخلی خود پرتال

بخش‌های خود پرتال می‌توانند شامل این موارد باشند:

• صفحه اصلی شخصی‌سازی‌شده
• اخبار و اطلاعیه‌ها
• پروفایل کاربر
• فرم‌ها و درخواست‌ها
• جست‌وجوی سازمانی
• داشبوردها
• تقویم و رویدادها
• پایگاه دانش
• نظرسنجی
• لینک سامانه‌ها
• اعلان‌ها
• میز خدمت

ویژگی‌ها و امکانات نرم افزار پرتال سازمانی

دسترسی و تجربه کاربری

• رابط کاربری ساده
• طراحی واکنش‌گرا
• شخصی‌سازی صفحه
• دسترسی موبایلی

مدیریت محتوا

• اخبار و اطلاعیه‌ها
• تقویم و رویدادها
• آیین‌نامه‌ها
• صفحات و بنرها

خدمات سازمانی

• فرم‌ساز
• میز خدمت
• ثبت و پیگیری درخواست
• نظرسنجی

جست‌وجو و دانش

• جست‌وجوی یکپارچه
• آرشیو
• پایگاه دانش
• پرسش‌های متداول

امنیت

• احراز هویت
• سطح دسترسی
• ثبت رویدادهای کاربران
• حفاظت از اطلاعات محرمانه

یکپارچه‌سازی

• نمایش داشبوردها و گزارش‌ها
• اتصال API
• ورود یکپارچه یا SSO
• اتصال به ERP، CRM و منابع انسانی

تفاوت پرتال سازمانی با پرتال کارکنان

پرتال سازمانی مفهوم گسترده‌تری دارد و می‌تواند برای کارکنان، مدیران، مشتریان، تأمین‌کنندگان و سایر کاربران طراحی شود. در مقابل، پرتال کارکنان یا Employee Portal فقط بر نیازهای نیروی انسانی تمرکز دارد و خدماتی مانند مشاهده اطلاعات پرسنلی، ثبت مرخصی و مأموریت، دریافت فیش حقوقی، مشاهده احکام و دسترسی به آیین‌نامه‌های داخلی را ارائه می‌کند.

تفاوت پرتال سازمانی با وب‌سایت و اینترانت

سخن پایانی

پرتال سازمانی به عنوان یک بستر و زمینه مناسب برای انجام تمام عملیات و تعاملات سازمانی در نظر گرفته می‌شود. نرم افزار پرتال سازمانی قابلیت‌های مختلفی را در خود دارد که به کمک آن می‌توان با ابزارهای مختلف مدیریت و انجام عملیات سازمانی ارتباط داشت و یکپارچگی داده‌ها را تضمیم می‌کند.

به عبارت دیگر به کمک پرتال سازمانی می‌توان تمامی ابزار موردنیاز و همچنین اسناد و اطلاعات را در یک سامانه منسجم در اختیار داشت. با استفاده از پرتال سازمانی علاوه بر آنکه از تعداد ترددهای سازمانی کاسته می‌شود، می‌توان تجربه بسیار خوشایندتری را در کاربران به وجود آورد. نتیجه رضایت و تجربه خوشایند در افزایش بهره‌وری سازمان به خوبی مشهود خواهد بود.

در برخی از سازمان‌های سنتی هنوز در برابر استفاده از ابزار پیشرفته و تکنولوژی‌های روز مقاومت احساس می‌شود. در این سازمان‌ها اسناد به صورت فیزیکی، تعاملات به صورت حضوری و تبادل اطلاعات با طی فرایندها و کسب اجازه از سلسله‌مراتب صورت می‌گیرد که همگی موجب صرف و اتلاف زمان و هزینه سازمان می‌شوند.

این‌گونه موارد توصیه می‌شود از نرم افزار پرتال سازمانی برای ایجاد یک پرتال با کاربری ساده در گام اول استفاده شود. مراحل بعدی با آموزش پیوسته و ایجاد انگیزه در کارکنان برای تغییر روندهای اجرایی می‌توان از امکانات پیچیده‌تر پرتال سازمانی بهره‌مند شد.در حال حاضر با توسعه و رشد هوش مصنوعی می‌توان امکانات و مزایای بسیار زیادی در پرتال‌های سازمانی را در اختیار داشت.

سولت متداول