در این مقاله بایگانی به‌عنوان فرایندِ جمع‌آوری، ذخیره‌سازی و دسته‌بندی اسناد و اطلاعات سازمانی معرفی میشود. بایگانی شامل ثبت و نگهداری اسناد فعال و غیرفعال سازمان است تا در آینده به‌سادگی قابل دسترسی، مرجع و استناد باشند. سیستم بایگانی استاندارد باعث تسهیل انجام امور اداری، کاهش اتلاف وقت و افزایش سرعت دسترسی به اطلاعات میشود. مقاله انواع بایگانی (فیزیکی و الکترونیکی)، اصول اجرایی، وظایف بایگانی، قوانین مربوط به اسناد و مزایای آن را تشریح میکند و نشان می‌دهد که استفاده از روش‌های مدرن مانند بایگانی الکترونیکی با بهره‌گیری از ابزارها و فناوری‌های اطلاعاتی، دسترسی سریع، امنیت بیشتر و مدیریت بهتر اطلاعات را فراهم میکند.
بایگانی فرایند ثبت، طبقهبندی و نگهداری اسناد برای دسترسی و استفاده بعدی است. هدف بایگانی این است که سند موردنیاز، در زمان مناسب، توسط افراد مجاز پیدا و بازیابی شود. نامه‌ها، قراردادها، پرونده‌های کارکنان و اسناد مالی از نمونه مدارکی هستند که سازمان‌ها بایگانی می‌کنند. بایگانی از نظر شیوه نگهداری میتواند فیزیکی یا الکترونیکی باشد. از نظر میزان استفاده نیز اسناد در گروه‌های جاری، نیمهجاری و راکد قرار می‌گیرند. برای مثال، قرارداد در حال اجرا ممکن است مرتب بررسی شود، اما پس از پایان همکاری فقط برای رسیدگی به تعهدات یا بررسی سوابق موردنیاز باشد.
موارد لزوم بایگانی چیست؟
اسنادی باید بایگانی شوند که برای ادامه فعالیت، اثبات تصمیمها و تعهدات، پاسخ‌گویی یا مراجعه بعدی موردنیازند. بایگانی فقط به مدارک قدیمی یا پرونده‌های مختومه محدود نیست؛ اسناد در حال استفاده نیز به ثبت و نگهداری منظم نیاز دارند. قراردادها، مکاتبات، صورت‌جلسه‌ها، سوابق کارکنان و اسناد مالی، نمونه‌های رایج هستند. مدت و شیوه نگهداری هر گروه باید با توجه به نوع سند، الزامات مرتبط و برنامه نگهداری سازمان تعیین شود. پایان استفاده روزمره از یک سند، به‌تنهایی مجوز حذف یا امحای آن نیست.
اهمیت بایگانی اسناد
به مرور زمان اسناد و رویه‌های سازمانی دچار تغییراتی میشوند و همواره بر تعداد آنها نیز افزوده میشود. هر سازمان و کسبوکاری اسناد و اطلاعاتی دارد که ممکن است در بررسی‌های دوره‌ای یا وقایع آینده برای استناد، نیاز به دسترسی به آنها داشته باشد. در صورت عدم وجود یک سیستم بایگانی منظم و استاندارد، برای دسترسی به اسنادی که در گذشته از اهمیت زیادی برخوردار بودند، با مشکلات زیادی مواجه خواهیم شد.
حتی ممکن است فرسودگی و گم‌شدگی اسناد نیز اتفاق بیفتد که در روال بازرسی‌های مختلف اختلال ایجاد میکند. پس در پاسخ به این پرسش که اهمیت بایگانی چیست؟ باید پاسخ داد که بایگانی دسترسی به اسناد مهم را با سرعت و سهولت امکان‌پذیر میکند و در صورتی که انجام نشده باشد، موجب اختلال در انجام روندهای اداری و قانونی میشود.
روش‌های بایگانی
می‌توان روش‌های بایگانی اسناد را به دو دسته فیزیکی و الکترونیکی تقسیم کرد.
بایگانی فیزیکی
شکل سنتی بایگانی است که البته در برخی از موارد مدرن امروزی نیز به ضرورت انجام میشود و آنچه باید حفظ و نگهداری شود در یک محیط کاملاً فیزیکی و تحت استانداردهای لازم طبقهبندی و در محلی به نام اتاق یا بخش بایگانی، جایگذاری میشود. بهترین مکان در ساختمان سازمان و شرکت، اتاق‌هایی هستند که در طبقات پایینی قرار گرفته باشند. چون اسناد و مدارک وزن بالایی دارند و معمولاً کاغذی هستند، نباید در محیط مرطوب یا در معرض تابش آفتاب و دمای بالا باشند.
قوانین مربوط به فضای فیزیکی بایگانی چیست؟ اتاق بایگانی باید برای از بین بردن حشرات، تنظیم رطوبت و نور، ورود هوای مناسب و پاکیزگی و همچنین امنیت از قوانین نظارتی و استانداردهای خاص پیروی کند.
بایگانی الکترونیکی در حال حاضر اصلی‌ترین شیوه بایگانی است. از بایگانی فیزیکی بیشتر در کسب‌وکارها و سازمان‌هایی با ابعاد کوچک و یا بسیار بزرگ استفاده میشود. در صنایع و سازمان‌های بزرگ گاهی لازم میشود تا نمونه‌ها یا مدارک به صورت کاملاً قابل لمس و فیزیکی حفظ و نگهداری یا به اصطلاح بایگانی شوند.
بایگانی الکترونیکی
بایگانی الکترونیکی به نگهداری، طبقهبندی و بازیابی اسناد در قالب دیجیتال گفته میشود. اسناد می‌توانند از ابتدا دیجیتال باشند یا از مدارک کاغذی تهیه شوند. محل ذخیره‌سازی نیز بسته به زیرساخت سازمان، سرور داخلی، فضای ابری یا ترکیبی از آنهاست. این روش نیاز به فضای نگهداری کاغذ را کاهش می‌دهد، اما تهیه نسخه دیجیتال به‌تنهایی مجوز کنارگذاشتن اصل مدارک نیست.
بهترین راهکار در روش الکترونیکی بایگانی چیست؟ نرم افزار مدیریت اسناد با امکان جستجوی سریع، دسترسی آسان و کاهش نیاز به فضای فیزیکی از بهترین راهکارهای حاضر در بایگانی هستند. در این نوع بایگانی از استانداردها و فرمت‌های مشخصی استفاده میشود که اسناد در آن قابل پیگیری، جستجو و بازیابی باشند. حفظ امنیت نیز یکی دیگر از مواردی است که در بایگانی الکترونیکی بر آن تأکید میشود.
رمزنگاری، سطح‌بندی دسترسی، نظارت و قفل‌های امنیتی اهمیت بسیار زیادی دارند. یکی از بهترین امکانات بایگانی الکترونیک، قابلیت جستجوی پیشرفته و بازیابی اطلاعات است. فناوری‌هایی چون نمایه‌سازی متن، تحلیل زبان طبیعی و هوش مصنوعی در ساخت و پیشرفت این امکان نقش بسیار زیادی دارند.
انواع بایگانی چیست؟
انواع بایگانی را می‌توان از دو نظر بررسی کرد: شیوه نگهداری اسناد و میزان استفاده از آنها. این دو دسته‌بندی مستقلاند؛ برای مثال، یک پرونده جاری میتواند کاغذی یا الکترونیکی باشد.
انواع بایگانی بر اساس شیوه نگهداری
| نوع بایگانی | تعریف | مثال |
|---|---|---|
| فیزیکی | نگهداری اصل مدارک کاغذی یا سایر اقلام فیزیکی در محل مشخص | قراردادهای کاغذی در پرونده و قفسه شماره‌گذاری‌شده |
| الکترونیکی | نگهداری و مدیریت اسناد دیجیتال همراه با اطلاعات شناسایی و دسترسی | قراردادهای دیجیتال در سامانه مدیریت اسناد |
سازمان میتواند متناسب با نیاز خود، از ترکیب هر دو شیوه استفاده کند.
انواع بایگانی بر اساس میزان استفاده
| نوع بایگانی | وضعیت استفاده از اسناد | مثال |
|---|---|---|
| جاری | اسناد برای انجام فعالیتهای روزمره مرتب استفاده میشوند | پرونده یک قرارداد در حال اجرا |
| نیمهجاری | مراجعه به اسناد کمتر شده، اما همچنان موردنیازند | پرونده پروژه‌ای پایان‌یافته که تعهدات آن هنوز پیگیری میشود |
| راکد یا غیرجاری | اسناد دیگر کاربرد روزمره ندارند، اما ممکن است برای نگهداری بلندمدت یا مراجعه موردی حفظ شوند | پرونده مختومه‌ای که طبق برنامه نگهداری سازمان حفظ شده است |
راکدبودن سند به معنی بی‌ارزش‌بودن یا مجازبودن حذف آن نیست. همچنین، سطح دسترسی و امکان تغییر سند باید بر اساس ضوابط و وضعیت آن تعیین شود، نه صرفاً عنوان جاری یا راکد.
هدف اصلی بایگانی چیست؟
به دلایل قانونی، تجاری، اداری و تاریخی لازم است تا اسناد حفظ و نگهداری شوند. بایگانی به هر سازمان، ارگان، اداره و کسبوکاری کمک میکند تا به اسناد خود به راحتی دسترسی داشته باشند. از اسناد بایگانی‌شده معمولاً در تصمیم‌گیری‌ها، مقایسه‌های دوره‌ای و محتوایی، حل مشکلات و فعالیتهای استراتژیک سازمانی استفاده میشود.
اصول اجرایی بایگانی چیست؟
در بایگانی اصولی را باید رعایت کرد که عبارتند از آسان بودن، قابلیت اجرا، قابلیت انعطاف، دقت و سرعت، صلاحیت کارشناسان، نظم و اصول منطقی.
معنای آسان بودن بایگانی چیست؟ آسان بودن به معنی نحوه تنظیم مدارک و پرونده‌ها با یک روال ساده و قابل درک است. به صورتی که تمامی کارکنان یک سازمان یا کاربران با آموزش بسیار کم و محدود بتوانند به درستی از این بایگانی استفاده کنند.
معنای قابلیت اجرا در اصول بایگانی چیست؟ یعنی قوانینی در نظر گرفته شوند که پیچیدگی زیاد نداشته باشند و در اجرای آنها نیاز به ابزار دیگری نباشد.
معنی قابلیت انعطاف در اصول بایگانی چیست؟ یعنی امکان هماهنگی و تطبیق با تغییر و تحولات روز و ارتقاء به سطوح بالاتر در انجام امور بایگانی باید در نظر گرفته شود.
معنای دقت و سرعت در اصول بایگانی چیست؟ دقت و سرعت نیز از مهمترین اصول وجودی بایگانی هستند. طراحی و نحوه اجرای بایگانی باید به شکلی باشد که همه موارد لازم در اسناد ذکر شده باشند و همچنین یافتن و دسترسی به هر سند به سرعت امکان‌پذیر باشد.
معنای صلاحیت کارکنان در اصول بایگانی چیست؟ صلاحیت شامل ویژگی‌ها و مهارت‌هایی است که کارکنان باید داشته باشند یا به آنها آموزش داده شود.
معنای نظم اصولی و منطقی در اصول بایگانی چیست؟ نظم اصولی و منطقی در بایگانی به معنای شیوه تشکیل پرونده‌ها و طبقهبندی اسناد است. مثلاً باید ارتباط منطقی بین عنوان هر پرونده یا دسته‌بندی و اسناد و منابع درون آن وجود داشته باشد یا ترتیب اسناد با توجه به شماره آنها باشد. از یک سند چندین نسخه به ثبت نرسیده باشد.
مثال اجرای اصول بایگانی برای قراردادها
فرض کنید واحد خرید باید قرارداد یک تأمین‌کننده را پیدا کند. برای بازیابی سریع، صرفاً ذخیره فایل با نام «قرارداد جدید» کافی نیست؛ اطلاعات شناسایی و محل نگهداری آن نیز باید مشخص باشند.
| اطلاعات موردنیاز | نمونه |
|---|---|
| شناسه سند | قرارداد شماره ۱۴۰۵/۰۲۴ |
| موضوع | خرید تجهیزات اداری |
| طرف قرارداد | شرکت تأمین‌کننده |
| تاریخ قرارداد | تاریخ درج‌شده در سند |
| وضعیت | در حال اجرا یا خاتمه‌یافته |
| محل نگهداری | مسیر پرونده الکترونیکی و محل اصل کاغذی، در صورت وجود |
| دسترسی مجاز | افراد یا واحدهای تعیین‌شده مطابق مسئولیت |
در بایگانی فیزیکی، این اطلاعات به یافتن پوشه و قفسه کمک می‌کنند. در بایگانی الکترونیکی، ثبت آنها در فیلدهای مشخص، جست‌وجو و بازیابی سند را آسان‌تر میکند. دسترسی و دریافت سند نیز باید مطابق مجوزهای سازمان انجام شود.
وظایف بایگانی چیست؟
بایگانی فیزیکی در سازمان شامل شرح وظایف متعددی است، بایگانی الکترونیکی نیز فرایندهای ویژه خود را دارد. عمل بایگانی چه به صورت فیزیکی و در واحد بایگانی یا به صورت نرم افزاری توسط کارکنان بخش‌های مختلف یا کارکنان بخش بایگانی انجام شود، شامل وظایف زیر میشود:
- کنترل و بررسی اسنادی که قرار است بایگانی شوند،
- کنترل و نظارت بر بارگذاری (تحویل) و دریافت پرونده‌ها و اسناد از بخش‌های مختلف سازمان،
- تشکیل پرونده جدید برای مواردی که نیاز به بایگانی دارند،
- ثبت نامه‌ها در سیستم الکترونیکی بایگانی،
- ثبت پرونده‌ها در دفاتر و نرم افزارهای بایگانی،
- اطمینان از بارگذاری اسناد در پرونده‌ها و دسته‌بندی‌های درست.
قوانین و چگونگی تعریف اسناد بایگانی چیست؟
به مرور زمان و با توجه به شرایط برای بایگانی اصولی طراحی شده است. پیش از آنکه هر سازمانی اقدام به تأسیس بایگانی خود داشته باشد باید مواردی را در نظر بگیرد و نسبت به آنها تصمیم‌گیری کند که مهمترین آنها به صورت پرسش‌هایی در ادامه آورده میشوند:
ایجاد قانون در چرخه حیات اسناد بایگانی
در ایجاد و ثبت اسناد به صورت الکترونیک باید مواردی را در نظر گرفت که روند تولید اسناد تا حد امکان محدود شود. به همین منظور قوانینی تعیین شدهاند تا فرم‌ها به صورت استاندارد باشند، اسناد و سوابق بیش از اندازه تکثیر نشوند، دریافت سوابق با نظارت و دسترسی به آنها کاملاً تحت کنترل باشد و انجام کار با توجه به استانداردها صورت گیرد. به همین منظور موارد زیر به صورت قانون در ایجاد اسناد مطرح میشوند:
- همواره نظارت دقیقی بر چرخه تکثیر اسناد و سوابق وجود داشته باشد.
- بایگانی هر سند و مدرک با نظارت و تأیید کارشناسان صورت گیرد و یک فرایند خودکار و آنی نباشد.
- مکاتبات داخلی و خارجی سازمان طبق یک استاندارد مشخص باشد تا ثبت و ذخیره‌سازی اسناد را دچار مشکل نکند.
- فرم‌های سازمانی استاندارد برای هر منظور وجود داشته باشد.
- در اسناد فیزیکی برای هر دسته از اسناد ویژگی‌های یکسانی تعریف شده باشد. مثلاً اندازه و رنگ کاغذ و پوشه برای هر دسته از مکاتبات و اسناد ثابت و مشخص باشد.
روش به‌کارگیری و استفاده از اسناد بایگانی
مدارک باید به صورتی بایگانی شوند که دسترسی به آنها منطقی و آسان باشد و اطلاعات ضروری هر سند در بایگانی در ردیف اول و به راحتی قابل مشاهده باشد. یک پرونده در چه صورتی راکد اعلام شود و از چرخه استفاده مکرر خارج شود.
- چگونگی تعیین تکلیف اسناد
تمامی مدارک باید مورد ارزیابی قرار گیرند و شرایط لازم برای بایگانی شدن را داشته باشند. باید چگونگی امحای مدارکی که نیازی به بایگانی آنها نیست نیز مشخص شود.
مزایای بایگانی اسناد
اسناد و مدارک هر سازمان و کسبوکار یا بنگاه اقتصادی نیاز به بایگانی دارند تا به راحتی قابل ارجاع و دسترسی باشند. در پاسخ به اینکه مزایای بایگانی اسناد چیست، باید گفت اسناد بایگانی میشوند تا موانعی که در ادامه آورده میشود از مسیر اسناد حذف شوند.
مخدوش و نابود نشوند
اسناد و اطلاعات اگر به هر طریقی بایگانی نشوند ممکن است از دست بروند. این بایگانی چه به صورت فیزیکی باشد چه الکترونیکی، به حفظ و نگهداری اسناد کمک میکند. در بایگانی الکترونیکی اگر اسناد تنها در یک منبع مثل سیستم کامپیوتری یک نفر از کارکنان ذخیره شده باشند نیز امکان مخدوش و از بین رفتن آنها با یک اشتباه وجود دارد. اما زمانی که در یک نرم افزار و پایگاه داده به درستی ذخیره‌سازی شوند می‌توان به ماندگاری و امنیت آنها تا حد بسیار زیادی اتکا داشت.
رعایت الزامات قانونی را تسهیل کنند
بایگانی به رعایت الزامات قانونی نیز بسیار کمک میکند تا از گم شدن اسناد مورد نیاز جلوگیری کند. کاربران و کارمندان می‌توانند به راحتی اسناد و اطلاعات مورد نیاز برای ادامه روند سازمان را ذخیره‌سازی و از به وجود آمدن مشکلات حقوقی و قانونی در آینده پیش‌گیری کنند.
امنیت اسناد را افزایش دهند
بایگانی اسناد به شکل فیزیکی و الکترونیکی نقش بسیار مهمی را در حفظ امنیت اطلاعات ایفا میکند. پس از بایگانی دسترسی به اسناد با شرایط خاصی صورت می‌گیرد و قابل پیگیری است، به همین خاطر از امنیت بیشتری برخوردار است. اگر قفل‌های فیزیکی یا نرم افزاری نیز در مسیر دسترسی به اطلاعات باشد، سطح امنیت بیشتر بالا می‌رود.
در هزینه‌ها صرفه‌جویی شود
با بایگانی کردن اسناد دسترسی به آنها آسان میشود و اتلاف وقت و انرژی کمتری را به دنبال خواهد داشت که به معنای صرفه‌جویی در هزینه‌ها خواهد بود.
امکان دسترسی سریع و آسان به اسناد مهیا شود
بایگانی به شکلی منظم و طبقه‌بندی‌شده انجام میشود و مسیر دستیابی به اسناد کاملاً مشخص خواهد بود.
چه سازمان‌هایی باید بایگانی داشته باشند؟
برخی قوانین و امور اداری به شکلی هستند که ایجاد بایگانی را برای بنگاه‌های اقتصادی اجتناب‌ناپذیر کرده‌اند. اندازه سازمان و کسبوکار تأثیری بر لزوم ایجاد بایگانی ندارد. اما یک بایگانی کاملاً منظم و اصولی برای شرکت‌هایی ضروری است که:
- دائماً با اسناد اداری سروکار دارند و لازم است به آنها مراجعه کنند،
- دسترسی به اسناد قدیمی از ضروریات کار آنهاست،
- حسابرسی دارند،
- ذخیره اطلاعات در آنها بخشی از ملزمات قانونی و اجرایی انجام کار است.
بایگانی در چه دسته از صنایع و شرکت‌ها کاربرد دارد؟
شرکت‌های تأمین‌کننده خدمات مالی: امور مالی با بایگانی اسناد همراه است، چون حسابرسی و ممیزی‌های دوره‌ای در برخی موارد لزوم به رویت اسناد دارد. اتوماسیون‌های مالی کمک می‌کنند تا تمام سابقه ثبتی مشتریان، رسیدهای مبادله پول و اسناد مربوط به آنها حفظ و ذخیره‌سازی شوند.
شرکت‌های حقوقی: تمامی قراردادهای حقوقی، اسناد و مدارک ذخیره و نگهداری میشوند تا در زمان اجرا یا در صورت بروز مشکل و اختلاف قابل استناد و دسترسی باشند. امنیت بایگانی در این شرکت‌ها اهمیت بسیار زیادی دارد.
شرکت‌های خرده‌فروشی: در این شرکت‌ها ثبت اطلاعات مشتریان، فروشندگان و تأمین‌کنندگان ثبت میشود تا از بروز هر گونه مغایرت و مشکل در آینده جلوگیری به عمل آید.
شرکت‌های بزرگ: شرکت‌های بزرگ که در آنها انواع اسناد و مدارک وجود دارد باید بایگانی درستی داشته باشند و برنامه کاملاً هوشمندی برای دسترسی به اسناد و اطلاعات در نظر داشته باشند. در غیر این صورت با توجه به ابعاد سازمانی ممکن است اسناد گم شوند و وقت زیادی برای بازیابی و پیدا کردن اسناد صرف شود.
نرم افزار بایگانی چیست؟
مدیریت اسناد نرم افزارهای ویژه سازمانی در فرایندهای منظمی برنامه‌ریزی شده است. نرم افزار مدیریت اسناد دیدگاه به منظور رفع پراکندگی اطلاعات در سازمان و ایجاد یک بایگانی متمرکز متشکل از اسناد، فایل‌ها و اطلاعات طراحی شده است. به این ترتیب کاربران در سطوح مختلف در نرم افزار وارد شده و اسناد و مدارک را با حفظ محدوده‌های امنیتی و تعریف چرخه حیات سند ذخیره می‌کنند.
یک نرم افزار مدیریت اسناد خوب باید قابلیت‌های زیادی را در خود داشته باشد. قابلیت‌هایی چون یکپارچگی و اتصال به نرم افزارهای اتوماسیون اداری، مکاتبات و جلسات، امکان ایجاد فرم‌های مختلف در الگوهای مختلف امکان ایجاد پرونده، تعریف سطح دسترسی کاربران و موارد مورد نیاز سازمانی دیگر.
سخن پایانی
بایگانی مناسب باید یافتن، استفاده و حفاظت از اسناد را ساده‌تر کند. انتخاب روش فیزیکی، الکترونیکی یا ترکیبی به نوع مدارک، میزان مراجعه و نیازهای سازمان بستگی دارد. در بایگانی الکترونیکی، نیاز به فضای نگهداری کاغذ کاهش می‌یابد؛ بااین‌حال، نگهداری اصل برخی مدارک و تأمین زیرساخت، امنیت و نسخه پشتیبان همچنان باید در نظر گرفته شود.
سوالات متداول
- زمان مطالعه: 21 دقیقه
- بازدید مقاله: 13,780 بازدید
- اشتراک‌گذاری:
- https://chargoon.com/?p=62030
-
بسیار کامل و جامع بود ، سپاس