استفاده از وردآنلاین در نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه

قابلیت وردآنلاین در نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه امکانی فراهم می‌کند که کاربران دیدگاه بدون نیاز به نصب نرم‌افزار ورد مایکروسافت از این ویرایشگر متنی استفاده کنند.

یکی از قابلیت‌های دیدگاه، امکان ویرایش فایل متن نامه‌ها در نرم‌افزار مکاتبات اداری شرکت چارگون به نحوی است که کاربر دقیقا فایلی را که ویرایش و تکمیل می‌کند بدون تغییر میتواند پرینت کرده و بعنوان نسخ Hard Copy و بدون تغییر در فرمت آن استفاده کند. پیاده‌سازی از این امکان با استفاده از ویرایشگر ورد شرکت مایکروسافت در دیدگاه برای کاربران این امکان را به ارمغان آورده است. به همین دلیل سازمان‌های استفاده کننده از دیدگاه باید کلاینت‌های کاربران خود را به این ابزار مجهز کنند.

استفاده از ورد آنلاین دیدگاه در پلتفرم‌های لینوکس و مک

با امکان استفاده از ورد آنلاین در نسل جدید دیدگاه ، کابران این نرم‌افزار قادر خواهند بود بدون نیاز به نصب این نرم‌افزار در سمت کلاینت از امکانات Word استفاده کنند. همچنین کاربران سایر پلتفرم‌ها مانند لینوکس و مک نیز می‌توانند بدون نیاز به ابزار اضافه از امکان ویرایش فایل متن در دیدگاه بهره ببرند. استفاده از امکانات مذکور در تبلت یکی دیگر از ویژگیهای استفاده از این قابلیت جدید در دیدگاه به شمار می‌آید.

استفاده دیدگاه از سرور مشتری برای ذخیره فایل‌های مرتبط با وردآنلاین به جای سرور مایکروسافت

ورد آنلاین نیز مانند کلاینت ورد، محصول شرکت مایکروسافت است که توسط متخصصان شرکت چارگون به دیدگاه متصل شده و با تغییراتی که ذیلا به آن اشاره می‌شود درجهت سهولت کاربران در اختیار مشتریان شرکت چارگون قرار خواهد گرفت. ورد آنلاین و آفیس آنلاین مدتی است ازطریق شرکت مایکروسافت در اینترنت در اختیار کاربران آفیس آنلاین قرار دارد و فقط می‌توان فایل‌هایی که در سرویس One Drive این شرکت و در اکانت شخصی کاربر قرار گرفته است را بوسیله آن ویرایش نمایند و این درحالی است که دیدگاه فایل‌های خود را روی این سرویس ذخیره نکرده و بجای آن از سرور مشتری برای نگهداری این فایلها استفاده می‌کند.

تفاوت در نحوه ذخیره سازی تغییرات فایل‌ در وردآنلاین

از سوی دیگر محدودیت ذخیره کردن فایل در این سرویس به این شکل است که اگر فایلی در این ابزار آنلاین ویرایش شود، بلافاصله و بدون استفاده از گزینه Save، فایل موردنظر تغییر می‌کند. این نحوه استفاده از این سرویس با کارکرد دیدگاه تفاوت‌هایی دارد ، درحالیکه کاربران نرم‌افزار مکاتبات شرکت چارگون درصورتیکه گزینه ذخیره را انتخاب کنند یعنی به دیدگاه اجازه داده‌اند که فایل متن تغییر داده شده روی نامه ذخیره شده و درغیر اینصورت فایل متن نامه باید بدون تغییر باقی بماند.

محدودیت‌های وردآنلاین

ابزار وردآنلاین کلیه امکانات نسخه دسکتاپ را ندارد و عملا با دراختیار گذاشتن زیرمجموعه‌ای از امکانات اصلی، برای استفاده حرفه‌ای ویرایش متن درنظر گرفته نشده است. طی بررسی که روی نسخه آنلاین این ابزار صورت گرفته بیشتر امکاناتی که جهت ویرایش نامه مدنظر می‌باشد در این ابزار وجود دارد و کمبودهای حرفه‌ای آن منعی برای استفاده کاربران دیدگاه ایجاد نمی‌کند.

بعنوان مثال از برخی از محدودیت‌های نسخه آنلاین این ابزار می‌توان به موارد زیر اشاره نمود :

1. در صورت استفاده از الگویی با سربرگ تعریف شده در Header&Footer ، موارد داخل این قسمت‌ها مانند باکس شماره، تاریخ و … نمایش داده نمی‌شود و جهت مشاهده آن‌ها می‌توان از فعال کردن Header&Footer از منوی View استفاده کرد.
2. . عنوان مخاطب نامه در زمان ویرایش بوک‌مارک‌های داخل فایل Word  به صورت چسبیده نمایش داده می‌شود و Enter را در نظر نمی‌گیرد اما در نمایش PDF درست است.
3. در هنگام ویرایش فایل متن الگوی نامه، امکان جابجایی باکس امضا و رونوشت وجود ندارد و باید از Copy و Paste استفاده شود.

لازم به توضیح است که محدودیت‌های فعلی مربوط به Word Online شرکت Microsoft می‌باشد.

جمع‌بندی

استفاده از ورد آنلاین در نرم‌افزار مکاتبات می‌تواند تحول قابل توجهی در مدیریت اسناد و گردش مکاتبات سازمانی ایجاد کند. امکان ویرایش همزمان، دسترسی آسان به مستندات، کاهش وابستگی به ابزارهای جانبی و کنترل بهتر نسخه‌های اسناد از مهم‌ترین مزایای این قابلیت محسوب می‌شود. سازمان‌هایی که به دنبال افزایش سرعت، دقت و یکپارچگی در فرآیندهای اداری هستند، می‌توانند با بهره‌گیری از ابزارهای نوین مدیریت اسناد و مکاتبات، بهره‌وری بیشتری در مدیریت اطلاعات سازمانی به دست آورند.