اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری مجموعه‌ای از نرم‌افزارها و ابزارهای یکپارچه است که برای ثبت، گردش، پیگیری و بایگانی مکاتبات، اسناد، درخواست‌ها و فعالیت‌های اداری سازمان استفاده می‌شود. این سیستم با کاهش کارهای دستی، امکان دسترسی سریع‌تر به اطلاعات و ثبت سوابق اقدامات، ارتباط میان کارکنان، مدیران، واحدهای سازمانی و مخاطبان بیرونی را منظم‌تر و شفاف‌تر می‌کند.

یک سیستم اتوماسیون اداری می‌تواند بخش‌هایی مانند دبیرخانه و مکاتبات، کارتابل کارکنان، مدیریت اسناد، جلسات، وظایف، پیشخوان ارباب‌رجوع و دسترسی تحت وب و موبایل را پوشش دهد. در این مقاله با کاربردها، مزایا، اجزای اصلی، تفاوت اتوماسیون اداری با ERP و BPMS و معیارهای انتخاب یک نرم‌افزار مناسب آشنا می‌شوید.

دلایل اهمیت اتوماسیون اداری

در سازمان‌هایی که مکاتبات، درخواست‌ها و اسناد به‌صورت دستی یا در ابزارهای پراکنده مدیریت می‌شوند، پیگیری امور زمان‌بر است و احتمال گم‌شدن اطلاعات، دوباره‌کاری و تأخیر افزایش می‌یابد. اتوماسیون اداری با ایجاد یک بستر متمرکز، سوابق اقدامات را ثبت می‌کند و امکان پیگیری وضعیت هر نامه، سند یا وظیفه را در اختیار کاربران قرار می‌دهد.

مهم‌ترین نشانه‌های نیاز یک سازمان به اتوماسیون اداری عبارت‌اند از:

• پیگیری حضوری و مکرر نامه‌ها و درخواست‌ها
• دشواری دسترسی به سوابق مکاتبات و اسناد
• توقف کارها در زمان غیبت مسئول مربوط
• گم‌شدن یا فراموش‌شدن مهلت انجام فعالیت‌ها
• نبود شفافیت درباره مسئول و وضعیت هر اقدام
• پراکندگی اطلاعات میان شعب و واحدهای سازمانی
• نبود دسترسی امن تحت وب یا موبایل
• دشواری تهیه گزارش از عملکرد مکاتبات و فعالیت‌ها

هدف اتوماسیون اداری حذف نیروی انسانی نیست؛ بلکه این سیستم با کاهش فعالیت‌های تکراری و دستی، زمان کارکنان را برای تصمیم‌گیری، تحلیل و انجام وظایف تخصصی‌تر آزاد می‌کند.

مزایای اتوماسیون اداری

استفاده از اتوماسیون اداری باعث می‌شود مکاتبات، اسناد، درخواست‌ها و فعالیت‌های سازمانی با سرعت و نظم بیشتری مدیریت شوند. این سیستم با کاهش کارهای دستی، ثبت سوابق اقدامات و ایجاد دسترسی متمرکز به اطلاعات، شفافیت و بهره‌وری سازمان را افزایش می‌دهد.

مهم‌ترین مزایای اتوماسیون اداری عبارت‌اند از:

• افزایش سرعت انجام امور: ثبت، ارجاع و پیگیری نامه‌ها و درخواست‌ها بدون جابه‌جایی دستی انجام می‌شود.
• کاهش خطاهای انسانی: ثبت سیستمی اطلاعات، احتمال گم‌شدن اسناد، اشتباه در ارجاع و فراموش‌شدن کارها را کاهش می‌دهد.
• شفافیت در مسئولیت‌ها: مسئول هر اقدام، زمان ارجاع و وضعیت انجام کار در سیستم ثبت و قابل‌پیگیری است.
• دسترسی سریع به اطلاعات: کاربران می‌توانند براساس سطح دسترسی، نامه‌ها، اسناد و سوابق موردنیاز را جست‌وجو و مشاهده کنند.
• کاهش مصرف کاغذ: دیجیتالی‌شدن مکاتبات و بایگانی، وابستگی سازمان به اسناد چاپی و فضای فیزیکی را کاهش می‌دهد.
• کاهش دوباره‌کاری: یکپارچگی اطلاعات مانع ثبت چندباره داده‌ها و انجام فعالیت‌های تکراری می‌شود.
• بهبود ارتباط میان واحدها: اطلاعات و درخواست‌ها با سرعت بیشتری میان کارکنان، مدیران و واحدهای مختلف گردش پیدا می‌کنند.
• امکان گزارش‌گیری مدیریتی: مدیران می‌توانند از وضعیت مکاتبات، وظایف، تأخیرها و عملکرد واحدها گزارش دریافت کنند.
• دسترسی از راه دور: نسخه تحت وب و موبایل امکان پیگیری امور را در مأموریت، دورکاری یا خارج از محل سازمان فراهم می‌کند.
• افزایش امنیت اطلاعات: تعیین سطح دسترسی، ثبت سوابق فعالیت کاربران و مدیریت اسناد محرمانه، امنیت اطلاعات سازمانی را بهبود می‌دهد.

میزان بهره‌مندی از این مزایا به کیفیت نرم‌افزار، نحوه استقرار، آموزش کاربران و میزان یکپارچگی آن با سایر سامانه‌های سازمان بستگی دارد.

برای مشاهده امکانات، زیرسیستم‌ها و قابلیت‌های راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه، صفحه محصول را ببینید.👇

کاربردهای اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری برای مدیریت ساخت‌یافته ارتباطات، مکاتبات و فعالیت‌های روزمره سازمان استفاده می‌شود. مهم‌ترین کاربردهای این سیستم عبارت‌اند از:

• ثبت و گردش مکاتبات اداری: نامه‌های وارده، صادره و داخلی در سیستم ثبت، شماره‌گذاری، ارجاع و پیگیری می‌شوند. کاربران می‌توانند وضعیت نامه، اقدامات انجام‌شده و سوابق ارجاع آن را مشاهده کنند.

• مدیریت دبیرخانه: ثبت اندیکاتور، مدیریت دبیرخانه‌های مستقل و محرمانه، تعریف الگوی نامه، ثبت امضا و مهر و کنترل دسترسی کاربران از طریق سیستم انجام می‌شود.

• مدیریت و بایگانی اسناد: اسناد و فایل‌های سازمانی در یک آرشیو متمرکز نگهداری می‌شوند و کاربران براساس سطح دسترسی خود می‌توانند آن‌ها را جست‌وجو، مشاهده یا ویرایش کنند.

• ارجاع و پیگیری کارها: مدیران می‌توانند فعالیت‌ها را به کارکنان ارجاع دهند، مهلت انجام تعیین کنند و وضعیت پیشرفت یا تأخیر هر کار را بررسی کنند.

• مدیریت جلسات: برنامه‌ریزی جلسه، دعوت از اعضا، ثبت دستور جلسه، صورت‌جلسه، مصوبات و پیگیری اقدامات بعد از جلسه از طریق سیستم انجام می‌شود.

• ارائه خدمات الکترونیکی: میز خدمت یا پیشخوان ارباب‌رجوع امکان ثبت درخواست، ارسال مدارک، دریافت کد رهگیری و مشاهده وضعیت ارائه خدمت را برای مخاطبان بیرونی فراهم می‌کند.

• دسترسی از راه دور: نسخه‌های تحت وب و موبایل به کارکنان و مدیران اجازه می‌دهند متناسب با مجوزهای امنیتی، مکاتبات و وظایف خود را خارج از محل سازمان مشاهده و پیگیری کنند.

• تبادل اطلاعات میان سامانه‌ها: اتوماسیون اداری می‌تواند از طریق API و سایر روش‌های یکپارچه‌سازی، اطلاعات موردنیاز را با سامانه‌های منابع انسانی، مالی، لجستیک، BPMS و سایر نرم‌افزارهای سازمانی مبادله کند.

مهم‌ترین امکانات یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری

• ثبت و گردش مکاتبات
• کارتابل شخصی و سازمانی
• سطوح دسترسی و محرمانگی
• جست‌وجو و بایگانی
• امضای الکترونیکی
• تفویض اختیار
• گزارش‌گیری
• اعلان و یادآوری
• وب و موبایل
• اتصال به سایر سامانه‌ها
• پشتیبانی از چند دبیرخانه و چند سازمان

تجربه مشتریان چارگون

اجزای اصلی سیستم اتوماسیون اداری

یک سیستم اتوماسیون اداری کامل معمولاً از چند نرم‌افزار یا زیرسیستم تشکیل می‌شود که هرکدام بخشی از فعالیت‌های اداری سازمان را مدیریت می‌کنند. این اجزا با یکدیگر در ارتباط‌اند و باعث می‌شوند مکاتبات، اسناد، وظایف، جلسات و درخواست‌های مراجعان در بستری یکپارچه ثبت و پیگیری شوند.

نرم‌افزار مکاتبات و دبیرخانه

نرم‌افزار مکاتبات اداری و دبیرخانه برای ثبت، شماره‌گذاری، ارجاع، پیگیری و بایگانی نامه‌های وارده، صادره و داخلی استفاده می‌شود. این سیستم امکان مدیریت دبیرخانه‌های عادی و محرمانه، تعریف الگوی نامه، ثبت امضا و مهر، تفویض اختیار و کنترل سطح دسترسی کاربران را فراهم می‌کند. کارکنان نیز می‌توانند از طریق کارتابل شخصی، نامه‌های دریافتی، ارجاع‌ها و اقدامات مرتبط با هر مکاتبه را مشاهده و پیگیری کنند.

نرم‌افزار مدیریت اسناد

نرم‌افزار مدیریت اسناد بستری متمرکز برای ثبت، نگهداری، دسته‌بندی و جست‌وجوی اسناد سازمانی فراهم می‌کند. در این سیستم می‌توان نسخه‌های مختلف یک سند، اطلاعات توصیفی، فایل‌های پیوست و سوابق ویرایش را مدیریت کرد. دسترسی کاربران نیز براساس نقش و سطح مجوز آن‌ها تعیین می‌شود تا اسناد محرمانه تنها در اختیار افراد مجاز قرار گیرند و احتمال گم‌شدن، حذف یا استفاده از نسخه‌های قدیمی کاهش پیدا کند.

نرم‌افزار مدیریت کارها

نرم‌افزار مدیریت کارها به مدیران و کارکنان کمک می‌کند وظایف سازمانی را تعریف، ارجاع و پیگیری کنند. برای هر کار می‌توان مسئول، مهلت انجام، اولویت، توضیحات و فایل‌های مرتبط را مشخص کرد. کاربران نیز می‌توانند وضعیت پیشرفت کار را ثبت کنند و مدیران از فعالیت‌های انجام‌شده، کارهای در حال اجرا و موارد دارای تأخیر گزارش بگیرند. این قابلیت باعث افزایش شفافیت مسئولیت‌ها و کاهش فراموش‌شدن فعالیت‌ها می‌شود. در ادامه ویدیو ویژگی‌های نرم افزار کارهای دیدگاه راه مشاهده کنید.👇

نرم‌افزار مدیریت جلسات

نرم‌افزار جلسات برای برنامه‌ریزی، برگزاری و پیگیری جلسات سازمانی استفاده می‌شود. از طریق این سیستم می‌توان زمان و محل جلسه، اعضای دعوت‌شده، دستور جلسه و مدارک موردنیاز را ثبت کرد. پس از برگزاری جلسه نیز صورت‌جلسه، مصوبات، مسئول اجرای هر تصمیم و مهلت انجام آن مشخص می‌شود. ثبت یکپارچه این اطلاعات، پیگیری مصوبات را ساده‌تر می‌کند و مانع فراموش‌شدن تصمیم‌های گرفته‌شده در جلسات می‌شود.

نرم‌افزار میز خدمت

نرم‌افزار میز خدمت امکان ارائه خدمات الکترونیکی به کارکنان، مشتریان، ارباب‌رجوع و سایر مخاطبان سازمان را فراهم می‌کند. کاربران می‌توانند بدون مراجعه حضوری، درخواست خود را ثبت کنند، مدارک لازم را ارسال کرده و کد رهگیری دریافت کنند. درخواست‌ها پس از ثبت، براساس نوع خدمت به واحد مربوط ارجاع داده می‌شوند و متقاضی می‌تواند وضعیت رسیدگی را مشاهده کند. این سیستم به کاهش مراجعات حضوری و افزایش شفافیت ارائه خدمات کمک می‌کند.

تجربه سازمان امور مالیاتی کشور از کاربرد اتوماسیون اداری دیدگاه 👇

کاربرد اتوماسیون اداری در تحول سیستم اداری

اتوماسیون اداری با دیجیتالی‌کردن ثبت، ارجاع، پیگیری و بایگانی مکاتبات، وابستگی سازمان به روش‌های دستی را کاهش می‌دهد. دسترسی سریع به سوابق، ثبت مسئول هر اقدام، گزارش‌گیری و ارسال اعلان موجب می‌شود گردش امور شفاف‌تر و قابل‌پیگیری‌تر باشد. میزان کاهش مصرف کاغذ و بایگانی فیزیکی به نوع فرآیندها، قوانین سازمان و میزان استقرار کامل سامانه بستگی دارد.

تفاوت اتوماسیون اداری با سیستم ERP

توماسیون اداری لزوماً زیرمجموعه ERP نیست. ممکن است این دو سامانه مستقل باشند و از طریق یکپارچه‌سازی با هم کار کنند. ERP بر منابع و عملیات اصلی سازمان مانند مالی، منابع انسانی، تولید، تدارکات و زنجیره تأمین تمرکز دارد؛ اتوماسیون اداری بیشتر مکاتبات، اسناد، کارتابل، وظایف و تعاملات اداری را مدیریت می‌کند. همچنین ادعای اینکه بسیاری از ERPهای موفق ایرانی بر پایه اتوماسیون اداری شکل گرفته‌اند، بدون داده و منبع مشخص بهتر است حذف شود. متن فعلی این ادعاها را مطرح کرده است.

هوش مصنوعی در اتوماسیون اداری

راهکار هوش مصنوعی فضای زیادی برای خلاقیت و رشد دارد و در آینده نیز جهان را به طرق مختلف تغییر خواهد داد. موارد زیر قابل توجه‌ترین مزیت‌های هوش مصنوعی است که به تغییر شکل کسب‌وکار شما به صورتی که امروزه می‌شناسیم کمک می‌کند.

• شناسایی فرآیندهای مناسب برای اتوماسیون
• خواندن / تفسیر / طبقه‌بندی داده‌ها در اسناد
• شناخت گفتار و تبدیل آن به متن
• طبقه‌بندی اسناد بر اساس آرم و سربرگ
• پیش‌بینی تقاضا برای کالا

اتوماسیون، این امکان را به شما و کارمندانتان می‌دهد تا همدل‌تر باشید و روی چیزهایی مانند تجربه مشتری، مشارکت کارکنان و فرهنگ محل کار تمرکز کنید.

قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری

قیمت نرم‌افزار اتوماسیون اداری معمولاً رقم ثابتی ندارد و براساس ابعاد و نیازهای سازمان تعیین می‌شود. تعداد کاربران، ماژول‌های موردنیاز، نوع استقرار، سطح سفارشی‌سازی، تعداد شعب، اتصال به سایر سامانه‌ها، انتقال اطلاعات، آموزش و خدمات پشتیبانی از مهم‌ترین عوامل مؤثر بر هزینه هستند. برای مقایسه دقیق راهکارها، بهتر است هزینه خرید اولیه، استقرار، زیرساخت، نگهداری و توسعه آینده به‌صورت هم‌زمان بررسی شوند.

اثربخشی اتوماسیون اداری در زمان دورکاری

نسخه تحت وب و اپلیکیشن موبایل اتوماسیون اداری به مدیران و کارکنان اجازه می‌دهد متناسب با سطح دسترسی خود، نامه‌ها، اسناد، جلسات و وظایف را خارج از محل سازمان مشاهده و پیگیری کنند. اعلان‌های لحظه‌ای، امضای مجاز، تفویض اختیار و ثبت سوابق اقدامات نیز مانع توقف امور در زمان مأموریت، دورکاری یا حضور کارکنان در شعب مختلف می‌شود. در این شرایط، کنترل دسترسی، احراز هویت و امنیت ارتباطات اهمیت ویژه‌ای دارد.

نتیجه‌گیری

اتوماسیون اداری با متمرکزکردن مکاتبات، اسناد، وظایف و تعاملات سازمانی، پیگیری امور را سریع‌تر و شفاف‌تر می‌کند. انتخاب نرم‌افزار مناسب باید براساس ساختار سازمان، تعداد کاربران، نیازهای امنیتی، قابلیت یکپارچه‌سازی، دسترسی تحت وب و موبایل و خدمات استقرار و پشتیبانی انجام شود. راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه مجموعه‌ای از نرم‌افزارهای مکاتبات، اسناد، کارها، جلسات و میز خدمت را در بستری یکپارچه ارائه می‌کند. برای بررسی تناسب این راهکار با نیازهای سازمان، می‌توانید امکانات آن را مشاهده یا درخواست دمو ثبت کنید.

سوالات متداول