اتوماسیون اداری مجموعه‌ای از نرم‌افزارها و ابزارهای یکپارچه است که برای ثبت، گردش، پیگیری و بایگانی مکاتبات، اسناد، درخواست‌ها و فعالیت‌های اداری سازمان استفاده می‌شود. هدف آن این است که کارهایی که پیش‌تر با نامه‌های کاغذی، فایل‌های پراکنده، پیگیری تلفنی یا مراجعه حضوری انجام می‌شدند، در یک محیط مشخص، قابل پیگیری و امن مدیریت شوند.

در یک سیستم اتوماسیون اداری، کارکنان و مدیران می‌توانند نامه‌های وارده و صادره را ثبت و ارجاع کنند، اسناد را پیدا کنند، وظایف و مصوبات جلسات را پیگیری کنند و ببینند هر درخواست در چه مرحله‌ای قرار دارد و مسئول ادامه آن چه کسی است.

بنابراین نرم‌افزار اتوماسیون اداری فقط «نرم‌افزار نامه‌نگاری» نیست. در یک راهکار کامل، بخش‌هایی مانند مکاتبات و دبیرخانه، کارتابل، مدیریت اسناد، جلسات، کارها، میز خدمت، گزارش‌گیری و دسترسی تحت وب و موبایل می‌توانند در کنار یکدیگر قرار بگیرند. اگر با مفهوم اتوماسیون اداری آشنا هستید و در حال بررسی نرم‌افزار مناسب برای سازمان خود هستید، امکانات و زیرسیستم‌های نرم‌افزار اتوماسیون اداری دیدگاه را ببینید.

اتوماسیون اداری چه مشکلی را در سازمان حل می‌کند؟

مشکل اصلی در بسیاری از سازمان‌ها کمبود اطلاعات نیست؛ بلکه پراکندگی اطلاعات و دشواری پیگیری کارها است.

ممکن است یک نامه در دبیرخانه ثبت شود، فایل مربوط به آن در سیستم شخصی یک کارمند قرار داشته باشد، پیگیری آن از طریق تلفن انجام شود و تصمیم نهایی نیز در جلسه‌ای گرفته شود که صورت‌جلسه مشخصی ندارد. در چنین شرایطی، حتی یک کار ساده می‌تواند به مجموعه‌ای از پیگیری‌های زمان‌بر تبدیل شود.

اتوماسیون اداری این اطلاعات و فعالیت‌ها را در بستری قابل پیگیری قرار می‌دهد تا مشخص باشد:

• هر نامه یا درخواست چه زمانی ثبت شده است.
• به چه فرد یا واحدی ارجاع شده است.
• چه اقداماتی روی آن انجام شده است.
• مسئول فعلی انجام کار چه کسی است.
• مهلت انجام کار چه زمانی است.
• چه اسناد و فایل‌هایی به آن مرتبط هستند.
• کار در چه مرحله‌ای قرار دارد.
• چه کسی به اطلاعات دسترسی داشته است.

در نتیجه، هدف اصلی اتوماسیون اداری صرفاً دیجیتالی‌کردن نامه‌ها نیست؛ بلکه ایجاد نظم، شفافیت و قابلیت پیگیری در فعالیت‌های اداری سازمان است. نیست؛ بلکه این سیستم با کاهش فعالیت‌های تکراری و دستی، زمان کارکنان را برای تصمیم‌گیری، تحلیل و انجام وظایف تخصصی‌تر آزاد می‌کند.

چه زمانی یک سازمان به اتوماسیون اداری نیاز دارد؟

اندازه سازمان به‌تنهایی تعیین نمی‌کند که به اتوماسیون اداری نیاز دارید یا نه. مهم‌تر از تعداد کارکنان، حجم مکاتبات، تنوع واحدها و میزان پیچیدگی ارتباطات داخلی و بیرونی سازمان است. نشانه‌های زیر معمولاً نشان می‌دهند روش‌های فعلی مدیریت امور اداری دیگر پاسخ‌گو نیستند:

• کارکنان برای پیدا کردن یک نامه یا سند زمان زیادی صرف می‌کنند.
• پیگیری درخواست‌ها به تماس تلفنی یا مراجعه حضوری وابسته است.
• مشخص نیست یک کار در اختیار چه فرد یا واحدی قرار دارد.
• با غیبت یک کارمند، بخشی از فعالیت‌ها متوقف می‌شود.
• بعضی نامه‌ها یا درخواست‌ها بدون پاسخ باقی می‌مانند.
• اطلاعات میان ایمیل، پیام‌رسان، فایل شخصی و بایگانی فیزیکی پراکنده است.
• سازمان چند شعبه یا واحد مستقل دارد و تبادل اطلاعات میان آن‌ها دشوار است.
• کنترل دسترسی به نامه‌ها و اسناد محرمانه دشوار شده است.
• تهیه گزارش از وضعیت مکاتبات و فعالیت واحدها زمان زیادی می‌گیرد.
• یک اطلاعات واحد باید چند بار در نرم‌افزارهای مختلف وارد شود.

اگر چند مورد از این مسائل به‌صورت مداوم در سازمان اتفاق می‌افتد، استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری یکپارچه می‌تواند بخشی از این پراکندگی را برطرف کند.

برای مشاهده امکانات، زیرسیستم‌ها و قابلیت‌های راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه، صفحه محصول را ببینید.👇

مزایای اتوماسیون اداری چیست؟

ارزش اتوماسیون اداری زمانی مشخص می‌شود که فعالیت‌های روزمره سازمان از حالت وابسته به افراد و پیگیری‌های دستی خارج شوند و به فرایندهایی قابل مشاهده و قابل پیگیری تبدیل شوند.

• افزایش سرعت انجام امور: ثبت، ارجاع و پیگیری نامه‌ها و درخواست‌ها بدون جابه‌جایی فیزیکی اسناد انجام می‌شود و افراد می‌توانند سریع‌تر به اطلاعات موردنیاز دسترسی پیدا کنند.

• کاهش احتمال گم‌شدن یا فراموش‌شدن کارها: وقتی نامه، وظیفه، مهلت انجام و مسئول هر اقدام در سیستم ثبت شده باشد، احتمال فراموش‌شدن درخواست‌ها یا گم‌شدن سوابق کمتر می‌شود.

• شفافیت مسئولیت‌ها: برای هر فعالیت مشخص است چه کسی مسئول انجام آن است، چه زمانی آن را دریافت کرده و چه اقداماتی انجام داده است.

• دسترسی سریع‌تر به سوابق: به‌جای جست‌وجو میان پوشه‌های کاغذی یا فایل‌های متعدد، کاربران می‌توانند متناسب با سطح دسترسی خود سوابق مکاتبات و اسناد را جست‌وجو کنند.

• کاهش دوباره‌کاری: یکپارچگی میان زیرسیستم‌ها و سایر نرم‌افزارهای سازمانی می‌تواند نیاز به ورود چندباره اطلاعات را کاهش دهد.

• دسترسی خارج از محل سازمان: در راهکارهایی که نسخه وب یا موبایل دارند، مدیران و کارکنان می‌توانند براساس سطح دسترسی تعریف‌شده، در مأموریت، شعب مختلف یا خارج از محل سازمان نیز امور ضروری را پیگیری کنند.

• کاهش وابستگی به کاغذ: ثبت و بایگانی الکترونیکی مکاتبات و اسناد می‌تواند حجم چاپ و نگهداری فیزیکی مدارک را کاهش دهد.

• امکان گزارش‌گیری مدیریتی: مدیران می‌توانند وضعیت نامه‌ها، فعالیت‌های در انتظار اقدام، تأخیرها و عملکرد واحدهای مختلف را ساده‌تر بررسی کنند.

البته میزان تحقق این مزایا فقط به خرید نرم‌افزار بستگی ندارد. نحوه استقرار، آموزش کاربران، طراحی دسترسی‌ها و میزان یکپارچگی نرم‌افزار با سایر سامانه‌ها نقش مهمی در نتیجه نهایی دارند.

تجربه مشتریان چارگون

کاربردها و اجزای اصلی اتوماسیون اداری

یک سیستم اتوماسیون اداری کامل معمولاً از چند نرم‌افزار یا زیرسیستم تشکیل می‌شود که هرکدام بخشی از فعالیت‌های اداری سازمان را مدیریت می‌کنند. این اجزا با یکدیگر در ارتباط‌اند و باعث می‌شوند مکاتبات، اسناد، وظایف، جلسات و درخواست‌های مراجعان در بستری یکپارچه ثبت و پیگیری شوند.

۱. مدیریت مکاتبات و دبیرخانه

یکی از اصلی‌ترین کاربردهای اتوماسیون اداری، مدیریت نامه‌های وارده، صادره و داخلی است. در نرم‌افزار مکاتبات می‌توان فعالیت‌هایی مانند ثبت نامه، شماره‌گذاری، ارجاع، پیگیری، ثبت پیوست، تعیین سطح محرمانگی و نگهداری سوابق گردش نامه را مدیریت کرد. کاربران نیز از طریق کارتابل خود می‌توانند نامه‌ها و ارجاع‌های مرتبط را ببینند و اقدامات لازم را ثبت کنند.

۲. مدیریت و بایگانی اسناد

در سازمان‌ها معمولاً حجم زیادی از قراردادها، فرم‌ها، نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و سایر فایل‌ها تولید می‌شود. سیستم مدیریت اسناد به سازمان کمک می‌کند این اطلاعات را در یک بستر متمرکز ثبت و دسته‌بندی کند و دسترسی به آن‌ها براساس نقش و سطح مجوز کاربران انجام شود. یکی از مزایای مهم این بخش، جلوگیری از پراکندگی فایل‌ها و استفاده ناخواسته از نسخه‌های قدیمی یا اشتباه یک سند است.

۳. مدیریت کارها و وظایف

همه فعالیت‌های سازمان در قالب نامه انجام نمی‌شوند. بسیاری از کارها پس از یک جلسه، تماس، درخواست مدیر یا تصمیم داخلی ایجاد می‌شوند. نرم‌افزار مدیریت کارها امکان تعریف مسئول، مهلت، اولویت و وضعیت انجام هر فعالیت را فراهم می‌کند. به این ترتیب مدیر می‌تواند ببیند چه کارهایی انجام شده‌اند، چه فعالیت‌هایی در جریان‌اند و کدام موارد از زمان تعیین‌شده عبور کرده‌اند.

۴. مدیریت جلسات و مصوبات

برنامه‌ریزی جلسه فقط تعیین زمان و دعوت افراد نیست. بخش مهم‌تر، ثبت تصمیم‌ها و پیگیری اجرای مصوبات بعد از جلسه است. سیستم مدیریت جلسات می‌تواند اطلاعاتی مانند اعضای جلسه، دستور جلسه، اسناد مرتبط، صورت‌جلسه، تصمیمات، مسئول اجرای هر مصوبه و مهلت انجام آن را در یک محل نگهداری کند. در نتیجه، تصمیم‌هایی که در جلسه گرفته می‌شوند به فعالیت‌های قابل پیگیری تبدیل می‌شوند.

۵. میز خدمت و ارتباط با ارباب‌رجوع

بخشی از درخواست‌های سازمان از بیرون آن وارد می‌شوند. در روش سنتی، متقاضی باید نامه یا مدارک خود را حضوری تحویل دهد و برای اطلاع از نتیجه نیز چند بار با سازمان تماس بگیرد. میز خدمت الکترونیکی این امکان را فراهم می‌کند که مخاطب درخواست و مدارک خود را ثبت کند، کد رهگیری دریافت کند و وضعیت رسیدگی را مشاهده کند.

۶. کارتابل سازمانی

کارتابل نقطه‌ای است که کاربر بسیاری از نامه‌ها، درخواست‌ها، وظایف و اقداماتی را که به او ارجاع شده‌اند مشاهده می‌کند. طراحی مناسب کارتابل اهمیت زیادی دارد؛ زیرا بخش بزرگی از تعامل روزانه کارکنان با اتوماسیون اداری از همین قسمت انجام می‌شود.

۷. گزارش‌ها و داشبورد مدیریتی

اتوماسیون اداری فقط برای ثبت اطلاعات نیست. داده‌های ثبت‌شده می‌توانند برای بررسی حجم مکاتبات، وضعیت فعالیت‌ها، تأخیرها و عملکرد واحدهای مختلف استفاده شوند.گزارش مناسب به مدیر کمک می‌کند به‌جای پیگیری موردبه‌مورد، تصویر دقیق‌تری از وضعیت امور در اختیار داشته باشد.

۸. دسترسی وب و موبایل

در سازمان‌هایی که کارکنان در چند ساختمان، شعبه یا شهر فعالیت می‌کنند، دسترسی محدود به شبکه داخلی می‌تواند روند کار را کند کند. نسخه وب یا موبایل این امکان را فراهم می‌کند که کاربران مجاز بتوانند برخی فعالیت‌های ضروری را بدون حضور در محل سازمان انجام دهند.

۹. اتصال به سایر سامانه‌های سازمان

یکی از معیارهای مهم در یک اتوماسیون اداری امروزی، توانایی ارتباط با سایر سیستم‌هاست.برای مثال ممکن است اطلاعات مربوط به کارکنان از سیستم منابع انسانی دریافت شود یا یک فرایند ایجادشده در BPMS در کارتابل کاربر نمایش داده شود. استفاده از API و روش‌های استاندارد یکپارچه‌سازی باعث می‌شود سیستم‌های سازمان مانند جزیره‌های جداگانه عمل نکنند.

تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS چیست؟

اتوماسیون اداری و BPMS هر دو به دیجیتالی‌شدن فعالیت‌های سازمان کمک می‌کنند، اما هدف یکسانی ندارند. اتوماسیون اداری بیشتر برای مدیریت مکاتبات، اسناد، کارتابل، جلسات و فعالیت‌های عمومی اداری استفاده می‌شود. BPMS یا سیستم مدیریت فرایندهای کسب‌وکار برای طراحی، اجرا و بهبود فرایندهایی استفاده می‌شود که مراحل، قوانین، نقش‌ها و مسیر گردش مشخصی دارند.

آیا سازمان به اتوماسیون اداری و BPMS هر دو نیاز دارد؟

در بسیاری از سازمان‌ها بله؛ چون این دو سیستم مکمل یکدیگرند. برای مثال یک نامه ممکن است در نرم‌افزار مکاتبات وارد سازمان شود و پس از بررسی، یک فرایند مشخص در BPMS را آغاز کند. نتیجه آن فرایند نیز می‌تواند دوباره در کارتابل یا مکاتبات سازمان نمایش داده شود. بنابراین بهتر است به‌جای انتخاب یکی به‌عنوان جایگزین دیگری، ابتدا مشخص شود چه فعالیت‌هایی مکاتبه‌محور و چه فعالیت‌هایی فرایندمحور هستند.

تفاوت اتوماسیون اداری و ERP چیست؟

اتوماسیون اداری و ERP نیز دو حوزه متفاوت را پوشش می‌دهند. ERP بر مدیریت منابع و عملیات اصلی کسب‌وکار مانند مالی، منابع انسانی، فروش، تولید، تدارکات یا لجستیک متمرکز است؛ درحالی‌که اتوماسیون اداری بیشتر ارتباطات، اسناد و فعالیت‌های اداری را مدیریت می‌کند.

اتوماسیون اداری لزوماً بخشی از ERP نیست و ERP نیز جایگزین آن محسوب نمی‌شود. این دو سامانه می‌توانند مستقل باشند و از طریق یکپارچه‌سازی اطلاعات موردنیاز را با یکدیگر مبادله کنند.

هوش مصنوعی چه تغییری در اتوماسیون اداری ایجاد می‌کند؟

هوش مصنوعی در اتوماسیون اداری زمانی ارزشمند است که انجام فعالیت‌هایی را ساده‌تر کند که امروز همچنان به بررسی دستی کاربران وابسته‌اند.

برای مثال، در راهکارهای جدید می‌توان از AI برای چنین کاربردهایی استفاده کرد:

• استخراج اطلاعات از متن نامه‌ها و فایل‌های پیوست
• دسته‌بندی خودکار اسناد و مکاتبات
• خلاصه‌سازی نامه‌ها و مستندات طولانی
• تبدیل گفتار جلسه به متن
• کمک به تهیه پیش‌نویس صورت‌جلسه
• جست‌وجوی هوشمند در اسناد سازمان
• پیشنهاد پاسخ یا اقدام بعدی براساس محتوای مکاتبه
• شناسایی موضوع و اولویت نامه‌ها
• کمک به یافتن ارتباط میان نامه‌ها و اسناد مرتبط

در این مدل، هوش مصنوعی جایگزین سیستم اتوماسیون اداری نمی‌شود؛ بلکه به‌عنوان یک لایه هوشمند می‌تواند سرعت جست‌وجو، ثبت، تحلیل و استفاده از اطلاعات را افزایش دهد.

هنگام انتخاب نرم‌افزار اتوماسیون اداری به چه نکاتی توجه کنیم؟

صرف وجود امکانات زیاد به معنی مناسب‌بودن یک نرم‌افزار برای سازمان شما نیست. یک راهکار مناسب باید با ساختار، تعداد کاربران و شیوه کاری سازمان سازگار باشد. هنگام بررسی گزینه‌ها بهتر است این معیارها را ارزیابی کنید:

• پوشش نیازهای واقعی سازمان: ابتدا مشخص کنید به کدام قسمت‌ها نیاز دارید؛ مکاتبات، اسناد، جلسات، مدیریت کار، میز خدمت یا مجموعه‌ای از آن‌ها.
• امکان یکپارچگی: بررسی کنید نرم‌افزار چگونه با سیستم‌های منابع انسانی، مالی، BPMS و سایر نرم‌افزارهای فعلی سازمان ارتباط برقرار می‌کند.
• امنیت و سطح دسترسی:امکان تعریف دسترسی براساس سازمان، واحد، سمت و نوع اطلاعات اهمیت زیادی دارد؛ به‌خصوص در سازمان‌هایی که با اسناد محرمانه سروکار دارند.
• قابلیت استفاده در سازمان‌های چندشعبه‌ای: اگر سازمان شعب یا شرکت‌های زیرمجموعه دارد، نحوه مدیریت ساختارهای مستقل و ارتباط میان آن‌ها باید بررسی شود.
• تجربه کاربری: پیچیدگی بیش از حد رابط کاربری می‌تواند باعث مقاومت کارکنان در برابر استفاده از نرم‌افزار شود.
• دسترسی وب و موبایل: نیاز مدیران و کارکنان برای استفاده خارج از شبکه داخلی را پیش از انتخاب محصول مشخص کنید.
• قابلیت توسعه:
• نرم‌افزاری که امروز نیازهای سازمان را پوشش می‌دهد باید بتواند با افزایش کاربران، شعب یا نیازهای جدید نیز توسعه پیدا کند.
• استقرار و انتقال اطلاعات: اگر از یک نرم‌افزار قدیمی مهاجرت می‌کنید، انتقال سوابق و اطلاعات قبلی اهمیت زیادی دارد.
• آموزش و پشتیبانی: نرم‌افزار سازمانی زمانی موفق است که کاربران بتوانند به‌درستی از آن استفاده کنند و در زمان بروز مشکل به خدمات پشتیبانی دسترسی داشته باشند.

هزینه اجرای اتوماسیون اداری به چه عواملی بستگی دارد؟

برای نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری سازمانی نمی‌توان یک قیمت ثابت برای همه مجموعه‌ها در نظر گرفت؛ زیرا نیاز یک شرکت کوچک با یک سازمان چند هزار نفره یکسان نیست. عوامل زیر معمولاً روی هزینه تأثیر دارند:

• تعداد کاربران
• تعداد زیرسیستم‌های موردنیاز
• ابعاد و ساختار سازمان
• تعداد شعب یا شرکت‌های زیرمجموعه
• نوع استقرار
• میزان سفارشی‌سازی
• اتصال به سایر نرم‌افزارها
• انتقال اطلاعات سیستم قبلی
• آموزش کاربران
• خدمات استقرار و پشتیبانی

هنگام مقایسه گزینه‌ها بهتر است فقط مبلغ خرید اولیه بررسی نشود؛ هزینه استقرار، زیرساخت، نگهداری، توسعه و مهاجرت اطلاعات نیز بخشی از هزینه واقعی سیستم است.

اتوماسیون اداری دیدگاه چارگون

اتوماسیون اداری دیدگاه مجموعه‌ای یکپارچه برای مدیریت مکاتبات و فعالیت‌های اداری سازمان است. این راهکار بخش‌هایی مانند مکاتبات اداری، مدیریت اسناد، کارها، جلسات، میز خدمت و تابلو اعلانات را در کنار یکدیگر قرار می‌دهد و امکان ارتباط با سایر سامانه‌های سازمانی را نیز فراهم می‌کند. سازمان‌هایی که در مرحله بررسی یا انتخاب راهکار اتوماسیون اداری هستند، می‌توانند امکانات هر زیرسیستم، شرایط استقرار و تناسب آن با ساختار سازمان خود را در صفحه محصول بررسی کنند.

تجربه سازمان امور مالیاتی کشور از کاربرد اتوماسیون اداری دیدگاه 👇

نتیجه‌گیری

اتوماسیون اداری ابزاری برای تبدیل فعالیت‌های پراکنده و دستی سازمان به مجموعه‌ای از امور متمرکز و قابل پیگیری است. مکاتبات، اسناد، وظایف، جلسات و درخواست‌هایی که پیش‌تر در ابزارها و مسیرهای مختلف مدیریت می‌شدند، می‌توانند در یک بستر مشخص ثبت شوند و سابقه اقدامات آن‌ها در دسترس باشد.

بااین‌حال، انتخاب سیستم مناسب فقط به تعداد امکانات بستگی ندارد. امنیت، یکپارچگی با سایر نرم‌افزارها، تجربه کاربری، قابلیت توسعه، دسترسی وب و موبایل، کیفیت استقرار و پشتیبانی از عواملی هستند که در موفقیت اتوماسیون اداری نقش مهمی دارند.

اگر هدف شما صرفاً آشنایی با مفهوم اتوماسیون اداری بود، حالا می‌دانید این سیستم چه بخش‌هایی از فعالیت‌های سازمان را پوشش می‌دهد و چه تفاوتی با ERP و BPMS دارد. اگر در مرحله انتخاب نرم‌افزار هستید، قدم بعدی باید بررسی نیازهای واقعی سازمان و مقایسه راهکارها براساس همین نیازها باشد.

سوالات متداول