شرکت مبناکارت آریا

مبناکارت آریا شرکتی فعال در حوزه خدمات پولی و بانکی است که دامنه فعالیت‌های آن طی سال‌های اخیر فراتر از خدمات مرسوم بانکی رفته است. این شرکت امروز بیش از ۱۸ هزار دستگاه سخت‌افزاری فعال در سراسر کشور را پشتیبانی می‌کند و با داشتن شبکه‌ای از نمایندگی‌های تعمیر و خدمات، تمامی استان‌ها را پوشش می‌دهد. مبناکارت آریا به سازمان‌ها، بیمارستان‌ها و دفاتر پیشخوان خدمات ارائه می‌دهد و در حوزه نرم‌افزار بانکی با سه بانک بزرگ کشور همکاری دارد. همچنین نرم‌افزار هوشمند چک «چابک‌چک» که توسط این مجموعه توسعه یافته، در حال حاضر در پنج بانک در حال استفاده است. این گستره فعالیت با همراهی حدود ۱۵۰ نفر نیروی مستقیم و قراردادی در سطح کشور مدیریت می‌شود.

گسترش تدریجی خدمات و افزایش تعداد پروژه‌ها، مبناکارت آریا را به مرحله‌ای رساند که ادامه مسیر با همان ابزارها و روش‌های قبلی دشوار شده بود. نیاز به شفافیت بیشتر، سرعت بالاتر و کنترل دقیق‌تر فرآیندها، بیش از هر زمان دیگری احساس می‌شد.

شرایط مبناکارت آریا پیش از استفاده از نرم‌افزارهای دیدگاه

افزایش پیچیدگی در هماهنگی‌های سازمانی

با بزرگ‌تر شدن سازمان و پراکندگی فعالیت‌ها در سطح کشور، هماهنگی میان واحدها و استان‌ها زمان‌بر شده بود. ارتباطات داخلی و تعامل با بانک‌ها و سازمان‌های طرف همکاری، نیازمند مکاتبات و پیگیری‌های متعدد بود و همین موضوع باعث کاهش سرعت تصمیم‌گیری و اجرای کارها می‌شد.

توسعه سریع و فشار بر سازوکارهای موجود

در سه تا چهار سال گذشته، تمرکز سازمان بر توسعه خدمات، افزایش کیفیت سرویس‌ها و ارتقای سیستم‌ها پررنگ‌تر شد. هم‌زمان با این توسعه، حجم کارها و تعداد چالش‌ها نیز افزایش یافت. مشخص بود که برای ادامه این مسیر، نمی‌توان صرفاً با روش‌های قبلی پیش رفت و لازم است ساختارها و ابزارها متناسب با شرایط جدید بازطراحی شوند.

محدودیت‌های اتوماسیون اداری و منابع انسانی

اگرچه مبناکارت آریا از اتوماسیون اداری و سیستم منابع انسانی استفاده می‌کرد، اما این ابزارها امکان مدیریت فرآیندمحور را به‌طور کامل فراهم نمی‌کردند. بسیاری از فعالیت‌ها همچنان مبتنی بر مکاتبه بود و پیگیری وضعیت کارها یا گزارش‌گیری دقیق به‌سادگی انجام نمی‌شد. در حوزه منابع انسانی نیز محدودیت‌هایی در ثبت و مدیریت تایم‌شیت‌ها وجود داشت و اختصاص نیروی جداگانه برای این کار، تمرکز سازمان را از فعالیت‌های اصلی دور می‌کرد.

کندی و عدم شفافیت در فرآیند تدارکات

تدارکات و خدمات پشتیبانی یکی از بخش‌هایی بود که بیشترین فشار عملیاتی را تجربه می‌کرد. درخواست‌های خرید و تأمین کالا به‌صورت کاغذی گردش می‌کرد و همین موضوع باعث می‌شد برخی فرم‌ها با تأخیر به نتیجه برسند یا در مسیر گردش گم شوند. نبود زمان‌بندی مشخص، در حالی که واحدهایی مانند مالی، انبار، فناوری اطلاعات و تدارکات هم‌زمان درگیر بودند، روند انجام کارها را فرسایشی کرده بود.

پراکندگی در مکاتبات و قراردادها

تنوع بالای مکاتبات و قراردادهای درون‌سازمانی و برون‌سازمانی باعث شده بود قالب و الگوهای یکپارچه‌ای وجود نداشته باشد. برای هر قرارداد یا نامه، لازم بود الگوی جداگانه‌ای ایجاد شود؛ فرآیندی که هم زمان زیادی می‌گرفت و هم ریسک خطا را افزایش می‌داد.

دستاوردهای شرکت مبناکارت آریا

حرکت به سمت یک ساختار منسجم و فرآیندمحور

با انتخاب نرم‌افزارهای دیدگاه چارگون و استفاده از اتوماسیون اداری، نرم‌افزار منابع انسانی و BPMS دیدگاه چارگون، مبناکارت آریا وارد مرحله تازه‌ای از مدیریت سازمانی شد. هدف صرفاً جایگزین کردن نرم‌افزارها نبود، بلکه ایجاد انسجام و نظم در فرآیندها و افزایش چابکی سازمان دنبال می‌شد؛ تغییری که به‌مرور خود را در سرعت انجام کارها و کیفیت ارائه خدمات نشان داد.

سامان‌دهی فرآیند تدارکات با BPMS

یکی از ملموس‌ترین نتایج این تحول، در حوزه تدارکات و خدمات پشتیبانی دیده شد. پس از طراحی و پیاده‌سازی فرآیندها در BPMS دیدگاه و طی حدود سه ماه، مسیر درخواست تا تأمین کالا شفاف شد. واحدهای مالی، انبار، فناوری اطلاعات و تدارکات در یک جریان کاری مشخص قرار گرفتند، مصوبات مدیریت عامل یا کمیسیون‌ها بدون اتلاف زمان انجام شد و پس از تحویل نیز ثبت حُسن انجام کار در همان فرآیند صورت گرفت؛ تجربه‌ای که رضایت واحدهای مختلف را به همراه داشت.

ایجاد نظم و سرعت در مکاتبات سازمانی

با استقرار اتوماسیون اداری دیدگاه، قالب‌های استاندارد برای مکاتبات و قراردادها تعریف شد و امضای الکترونیکی در سازمان به‌کار گرفته شد. دسته‌بندی مشتریان و کنترل سطح دسترسی‌ها، هم سرعت مکاتبات را افزایش داد و هم دقت و اطمینان در انجام آنها را بالاتر برد.

افزایش چابکی و تمرکز بر توسعه

امکان انجام امور روزمره حتی در روزهای تعطیل، فشار کاری را کاهش داد و به سازمان کمک کرد تمرکز خود را بر توسعه خدمات و پاسخ‌گویی بهتر به مشتریان حفظ کند. تجربه مبناکارت آریا نشان داد زمانی که ابزارهای نرم‌افزاری و نیازهای واقعی سازمان در یک مسیر قرار می‌گیرند، مسیر رشد هموارتر می‌شود و سازمان می‌تواند با اطمینان بیشتری به آینده نگاه کند.