باشگاه پرسپولیس

باشگاه فرهنگی‌ورزشی پرسپولیس یکی از باسابقه‌ترین و شناخته‌شده‌ترین مجموعه‌های ورزشی کشور است که فعالیت آن فقط به امور ورزشی محدود نمی‌شود. این مجموعه، به‌عنوان یک سازمان حرفه‌ای، مسئول مدیریت منابع انسانی، امور اداری و ورزشگاه‌های مختلف این باشگاه است.

پرسپولیس با حدود ۷۰ نفر پرسنل فعالیت می‌کند و علاوه بر ساختمان مرکزی، سه مجموعه ورزشی دیگر را نیز مدیریت می‌کند. همین پراکندگی و تنوع فعالیت‌ها، نیاز به هماهنگی دقیق و مدیریت منسجم را به یکی از الزامات اصلی این مجموعه تبدیل کرده است.

از سوی دیگر، جایگاه اجتماعی و رسانه‌ای پرسپولیس باعث شده دقت در ثبت اطلاعات، حفظ سوابق و پاسخ‌گویی شفاف، اهمیت بالایی داشته باشد. به همین دلیل، این باشگاه همواره نیازمند ساختارهای مدیریتی منظم و قابل اتکا بوده است.

چالش‌های باشگاه پرسپولیس پیش از استقرار نرم‌افزارهای «دیدگاه»

انجام امور به‌صورت کاملاً سنتی

از ابتدای تأسیس تا پیش از استقرار نرم‌افزارهای چارگون، بسیاری از امور سازمانی به‌صورت دستی انجام می‌شد. این رویکرد سنتی، پاسخ‌گوی نیازهای روزافزون یک سازمان در حال توسعه نبود.

نبود فرآیندهای تعریف‌شده و چارت سازمانی مشخص

بخش قابل‌توجهی از فرآیندهای سازمانی تعریف نشده بودند و چارت سازمانی مشخصی وجود نداشت. همین مسئله باعث می‌شد امور پرسنلی، مکاتبات و پیگیری‌ها به‌شکل جزیره‌ای و غیراستاندارد انجام شوند.

ثبت دستی کارکردها و مشکلات ناشی از آن

ثبت کارکرد کارکنان به‌صورت دستی انجام می‌شد که علاوه بر زمان‌بر بودن، احتمال بروز خطا را افزایش می‌داد و نظم اداری را با چالش مواجه می‌کرد.

استفاده محدود و ناکارآمد از سیستم اتوماسیون قبلی

پیش از استقرار سامانه دیدگاه، یک سیستم اتوماسیون اداری در شرکت وجود داشت؛ اما این سیستم تنها توسط دبیرخانه استفاده می‌شد. با توجه به حجم بالای مکاتبات، ادامه این وضعیت عملاً امکان‌پذیر نبود.

مفقود شدن نامه‌ها و نبود امکان رهگیری سوابق

بررسی سوابق شکایات نشان می‌داد که به دلیل ثبت دستی مکاتبات، بسیاری از اسناد و نامه‌ها یا قابل رهگیری نبودند یا در طول زمان مفقود می‌شدند؛ موضوعی که در موارد متعددی، مشکلات جدی برای سازمان ایجاد کرده بود.

اتلاف وقت و ریسک بالا در مکاتبات با وزارت ورزش

ارسال دستی نامه‌ها به وزارت ورزش و دریافت شماره ثبت، هم زمان‌بر بود و هم در برخی موارد، نامه‌ها به مقصد نمی‌رسیدند یا در مسیر دچار مشکل می‌شدند.

نبود یکپارچگی در امور پرسنلی و حقوق و دستمزد

امور پرسنلی، حضور و غیاب، صدور احکام و محاسبه حقوق می‌توانست در سیستم‌های جداگانه انجام شود؛ اما این تفکیک، ریسک خطا و دوباره‌کاری را افزایش می‌داد و نظم سازمانی را مختل می‌کرد.

دستاوردها و مزایای استقرار نرم‌افزارهای دیدگاه در پرسپولیس

توسعه واقعی اتوماسیون اداری

پس از برگزاری جلسات با شرکت چارگون، بخش‌نامه‌ای در شرکت صادر شد که بر اساس آن، ارسال دستی نامه‌ها برای مدیرعامل ممنوع شد. این تصمیم، نقطه آغاز توسعه واقعی اتوماسیون اداری در باشگاه پرسپولیس بود.

استقرار سریع و فراگیر سیستم

به‌دلیل رابط کاربری ساده و دسترسی آسان سیستم‌های چارگون، در کمتر از پنج روز پس از ابلاغ بخش‌نامه، برای تمامی کارکنان دسترسی اختصاصی تعریف شد و امروز همه همکاران از سامانه استفاده می‌کنند.

ایجاد زیرساختی ماندگار برای مکاتبات سازمان

ارجاع نامه‌ها، پیگیری سوابق و دسترسی به مستندات به‌سادگی انجام می‌شود و با استقرار این سیستم، زیرساختی ماندگار برای مدیریت مکاتبات ایجاد شده است؛ به‌گونه‌ای که مدیران آتی نیز با چالش‌های گذشته در زمینه نامه‌ها، سوابق و شکایات مواجه نخواهند شد.

یکپارچگی الکترونیکی با وزارت ورزش

از آنجا که وزارت ورزش نیز از سیستم چارگون استفاده می‌کند، ارسال و دریافت مکاتبات به‌صورت الکترونیکی و بدون واسطه انجام می‌شود. این موضوع، زمان مکاتبات را به‌شدت کاهش داده و ریسک‌های قبلی را از بین برده است.

تسهیل امور مدیریتی با اپلیکیشن موبایلی

اپلیکیشن موبایلی چارگون به مدیران این امکان را می‌دهد که بدون نیاز به حضور دائم پشت سیستم، کارتابل خود را بررسی کنند. این موضوع باعث می‌شود کارها معطل نماند، مکاتبات انباشته نشود و فرآیندها بدون وقفه پیش بروند.

پشتیبانی مؤثر و پاسخ‌گویی سریع

پاسخ‌گویی سریع شرکت چارگون در تماس‌ها و ثبت درخواست‌ها، نقش مهمی در رضایت سازمان و گسترش همکاری داشته و زمینه استفاده از سایر ماژول‌ها را فراهم کرده است.

سامان‌دهی کامل امور منابع انسانی و کارگزینی

با استفاده از ماژول منابع انسانی و کارگزینی دیدگاه، فرآیند صدور احکام پرسنلی بر اساس ساختار و آیتم‌های تعریف‌شده انجام می‌شود. پیچیدگی محاسبات حقوقی که همواره یکی از چالش‌های منابع انسانی بوده، با دقت و سرعت بالاتری مدیریت شده است.

یکپارچگی فرآیندهای پرسنلی تا حقوق و دستمزد

از ثبت ورود و خروج کارکنان تا محاسبه و پرداخت حقوق، تمامی فرآیندها به‌صورت یکپارچه در چارگون پیاده‌سازی شده‌اند. این یکپارچگی، خطاها را کاهش داده و سرعت انجام امور را افزایش داده است.

ارزیابی عملکرد و ایجاد عدالت در پرداخت‌ها

سیستم ارزیابی عملکرد چارگون، امکان سنجش عملکرد کارکنان را در دوره‌های شش‌ماهه یا سالانه فراهم کرده است. خروجی این ارزیابی‌ها، مبنای پرداخت‌های انگیزشی و پاداش‌های مبتنی بر عملکرد قرار می‌گیرد و به ایجاد شفافیت و عدالت در نظام جبران خدمات کمک می‌کند.