شمارش مقدار و میزان موجودی، یکی از قسمت‌های مهم مدیریت موجودی برای هر کسب‌وکار مبتنی بر محصول است. انبارگردانی به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد که بدانند آیا به افزایش سفارش خرید برای یک محصول خاص نیاز دارند یا خیر. همین‌طور انبارگردانی این شرایط را برایشان ایجاد می‌کند تا بتوانند سطح بهینه میزان ذخیره‌سازی موجودی را شناسایی کنند.
یکی از موارد مهم در این فرایند این است که اگر مکانیزم کنترل موجودی مناسب نباشد، نمی‌توان در کسب‌وکارهای مبتنی بر محصول موفق عمل کرد. انبارگردانی که وظیفه اصلی کنترل موجودی به شمار می‌رود، به مدیران این امکان را می‌دهد تا نسبت به تعداد دقیق موجودی آگاه باشند. در این مقاله به اهداف و چگونگی انبارگردانی عمیق‌تر نگاه می‌کنیم و نسبت به جزئیات آن اطلاعات بیشتری ارائه می‌دهیم.
انبارگردانی چیست؟
انبارگردانی عبارت است از شمارش دستی و فیزیکی موجودی‌های یک سازمان و تطابق ارقام حاصل از آن، با تعدادی که به صورت الکترونیکی و در پایگاه‌های داده شرکت به ثبت رسیده است. این اقدام اغلب در روزهای پایانی هر سال انجام می‌گیرد و به عنوان قسمتی از فرایند حسابرسی است که احتمال دارد به وسیله ارزیابان و حسابران خارج از شرکت یا سازمان هم انجام شود.
این فرایند همچون سایر جنبه‌های بحث کنترل موجودی، از شرکتی به شرکت دیگر بسیار تفاوت دارد. برخلاف اسم این کلمه، اهداف انبارگردانی چیزی فراتر از مدیریت موجودی است؛ چرا که هر موجودی موردنیاز کسب‌وکار شما، باید در فرایند انبارگردانی گنجانده شود.
برای مثال، اگر شما یک تولیدکننده باشید، وظیفه دارید محصولات یا قطعات دیگری که برای تولید کالاهای نهایی خود از آنها استفاده می‌کنید را هم بشمارید؛ چرا که تمام شدن این محصولات به همان میزان مشکل‌ساز و فاجعه‌بار خواهد بود که موجودی کالای نهایی تمام شده باشد.
اهداف انبارگردانی چیست؟
مهم‌ترین اهداف این فرایند را می‌توان به صورت زیر خلاصه کرد:
- ارزیابی میزان موجودی‌ها در پایان سال برای ثبت اطلاعات دقیق و درست در صورت‌های مالی سازمان
- پیگیری و بررسی میزان موجودی‌های فیزیکی و تطبیق اطلاعات مالی با موجودی‌های در دسترس
- شناسایی مغایرت‌های احتمالی میان موجودی‌ها و صورت‌های مالی و حسابداری
- انجام تدابیر مرتبط با کنترل موجودی
استراتژی انبارگردانی: کلید مدیریت موجودی کالا
استراتژی انبارگردانی به عنوان یک نقشه راه برای انجام این فرآیند عمل می‌کند و شامل انتخاب روش‌های مناسب، تعیین زمان‌بندی، تخصیص منابع و تدوین دستورالعمل‌ها می‌شود. انواع مختلفی از استراتژی‌های انبارگردانی وجود دارد که هر کدام مزایا و معایب خاص خود را دارند. انتخاب استراتژی مناسب به عوامل مختلفی مانند نوع کالا، حجم موجودی، نرخ گردش موجودی و بودجه بستگی دارد.
برخی از استراتژی‌های رایج انبارگردانی عبارتند از:
- انبارگردانی کامل: در این روش، همه اقلام موجودی به طور همزمان شمارش می‌شوند. این روش دقیق‌ترین روش است، اما می‌تواند زمان‌بر و پرهزینه باشد.
- انبارگردانی چرخشی: در این روش، فقط بخش کوچکی از موجودی کالا در هر دوره شمارش می‌شود. این روش کم‌زمان‌تر و کم‌هزینه‌تر است، اما ممکن است دقت کمتری داشته باشد.
- انبارگردانی نقطه به نقطه: در این روش، موجودی کالا در زمان‌های مختلف و به طور تصادفی شمارش می‌شود. این روش می‌تواند روشی تعادل‌بخش بین دقت و کارایی باشد.
علاوه بر انتخاب روش مناسب، زمان‌بندی انبارگردانی نیز از اهمیت بالایی برخوردار است. بهترین زمان برای انبارگردانی زمانی است که حجم موجودی کالا در کمترین حد خود باشد. این می‌تواند در پایان دوره مالی، قبل از تعطیلات یا زمانی که حجم سفارش‌ها کم است، باشد.
تخصیص منابع مناسب نیز برای انجام موفقیت‌آمیز انبارگردانی ضروری است. نیاز به تعداد کافی پرسنل آموزش‌دیده، تجهیزات مناسب و فضای کافی برای انجام شمارش وجود دارد. در نهایت، تدوین دستورالعمل‌های واضح و دقیق برای انجام انبارگردانی ضروری است. این دستورالعمل‌ها باید شامل مراحل شمارش، روش‌های مستندسازی، فرآیند حل اختلافات و رویه‌های امنیتی باشد.
مزایای استراتژی انبارگردانی
استراتژی انبارگردانی مؤثر می‌تواند به موارد زیر کمک کند:
- کاهش هزینه‌ها: با شناسایی موجودی اضافی و اقلام منسوخ شده می‌توان هزینه‌های نگهداری را کاهش داد.
- بهبود کارایی: با بهینه‌سازی فرآیندهای زنجیره تأمین می‌توان گردش موجودی کالا را افزایش داد.
- افزایش رضایت مشتری: با اطمینان از دقت موجودی کالا می‌توان از کمبود کالا و تأخیر در تحویل جلوگیری کرد.
- کاهش ریسک: با شناسایی انحرافات و مشکلات می‌توان از بروز مشکلات بزرگ‌تر در آینده جلوگیری کرد.
انبارگردانی یک فرآیند ضروری برای هر کسب و کار یا سازمانی است که با موجودی کالا سروکار دارد. با انتخاب استراتژی مناسب، زمان‌بندی دقیق، تخصیص منابع کافی و تدوین دستورالعمل‌های واضح، می‌توان از مزایای متعددی از جمله کاهش هزینه‌ها، بهبود کارایی، افزایش رضایت مشتری و کاهش ریسک بهره‌مند شد.
دلایل اهمیت انبارگردانی
هر کسب‌وکاری مبتنی بر محصول، در راستای قسمتی از فرایند کنترل موجودی خود باید اطمینان داشته باشد که سطوح موجودی آنها 100% دقیق است. در بعضی از کشورها این مسئله حتی یک الزام قانونی محسوب می‌شود! اما اگر برای این کار با هیچ الزام قانونی هم روبه‌رو نباشید. در ادامه سه دلیل مهم و اساسی را مطرح می‌کنیم که چرا باید به طور مرتب انبارگردانی را در دستور کار خود قرار دهید:
– بررسی درست و دقیق بودن رهگیری میزان موجودی‌های شما
اتکای بیش از حد بر متدها و شیوه‌هایی که شرکت‌ها برای ارزیابی میزان موجودی‌های خود یا انبارگردانی استفاده می‌کنند، همواره امر مطلوبی برای آنها نیست. شما می‌توانید با مقایسه ارقام و تعداد موجودی‌های انبار با تعدادی که تصور می‌کنید در دسترس دارید، مغایرت‌ها را شناسایی کرده و مانع از بروز مشکلات اساسی شوید.
اگر ارقامی که از شمارش موجودی‌های انبار به دست آوردید، با آنچه که تصور می‌کردید تفاوت داشت، می‌تواند نشانه این مسئله باشد که شما کنترل موجودی ضعیفی دارید. در این شرایط بهتر است پیش از آنکه با مشکلات جدی‌تری روبه‌رو شوید، اقدامات لازم را انجام دهید. مشکلاتی همچون:
- تمام شدن موجودی انبار (محصولات برای فروش به اتمام برسند و دیگر موجودی در انبار وجود نداشته باشد.)
- انباشت موجودی در انبار (تلنبار شدن موجودی‌های بیش از اندازه در انبار)
- موجودی از بین رفته (منقضی شدن یا از بین رفتن موجودی‌ها در انبار قبل از فروش آنها)
– شناسایی مشکلات موجودی‌های انبار
سیستم‌های آنلاین یا آفلاین رهگیری موجودی این امکان را ایجاد می‌کنند تا میزان موجودی و مکان آنها در انبارها را به سادگی شناسایی کنید، اما این سیستم‌ها تمام اطلاعات لازم شما را در اختیارتان نمی‌گذارند. به عنوان مثال، سیستم شما مشکلات مربوط به جابه‌جایی موجودی‌ها در انبار را تشخیص نمی‌دهد؛ این در حالی است که بررسی موجودی‌ها به صورت دستی، به آسانی این مشکلات را شناسایی می‌کند.
به این منظور و برای شناسایی مشکلاتی که ممکن است سیستم مدیریت موجودی شما آنها را از قلم انداخته باشد، باید از انبارگردانی استفاده کنید، مشکلاتی همچون محصولات آسیب‌دیده، سفارش‌های گم‌شده، کنترل ضعیف یا سرقت.
– کسب اطمینان از اینکه کسب‌وکار در راستای اهداف خود پیش می‌رود
وقتی صحبت از نظارت بر عملکرد کسب‌وکارها می‌شود، آنها علاقه‌ای ندارند که هیچ قسمتی از این مسئله را به شانس واگذار کنند. محاسبه معیارهای اساسی همچون گردش موجودی، به ارقام 100% دقیق احتیاج دارد. به محض آنکه شما نسبت به چگونگی انجام فرایند کنترل موجودی خود اطمینان یابید، می‌توانید اصلاح رویه‌ها و برنامه‌های خود را در راستای افزایش کارایی و افزایش سود آغاز کنید. برای مثال ممکن است:
- در شرایط اضطراری یا در زمان افزایش تقاضا، مقدار موجودی احتیاطی که در دسترس دارید را کاهش دهید.
- قیمت خود را تغییر دهید تا اطمینان یابید که تمام محصولات شما به سرعت به فروش می‌رسند.
اصطلاحات تخصصی انبارگردانی
در دنیای انبارداری، با انبوهی از اصطلاحات تخصصی روبه‌رو می‌شویم که هر کدام معنای خاص خود را دارند. دانستن این اصطلاحات برای درک صحیح فرآیند انبارگردانی و مدیریت انبار ضروری است. در ادامه، به برخی از رایج‌ترین اصطلاحات انبارداری می‌پردازیم و با زبانی ساده و لحنی جذاب، آنها را شرح می‌دهیم.
مواد خام یا اولیه
مواد خام، بلوک‌های ساختمانی اصلی برای تولید محصولات هستند. این مواد می‌توانند شامل هر چیزی باشند، از سنگ معدن و چوب گرفته تا مواد شیمیایی و پلاستیک. مواد خام در ابتدای فرآیند تولید قرار می‌گیرند و در نهایت به محصول نهایی تبدیل می‌شوند.
مواد و لوازم مصرفی
این دسته از اقلام، عمر کوتاهی دارند و در طول زمان به طور کامل مصرف می‌شوند. به عنوان مثال، کاغذ، خودکار، پوشه فایل، تونر و کارتریج جوهر جزء مواد و لوازم مصرفی محسوب می‌شوند. در مقابل، کالاهای بادوام و سرمایه‌ای مانند کامپیوتر، دستگاه فکس و مبلمان اداری در این دسته قرار نمی‌گیرند.
مواد و لوازم در جریان ساخت
فرض کنید در حال ساخت یک میز چوبی هستید. در حین انجام مراحل مختلف ساخت، از چوب، میخ، چسب و سایر مواد استفاده می‌کنید. تا زمانی که میز به طور کامل ساخته و آماده استفاده شود، این مواد و لوازم در “جریان ساخت” قرار دارند.
کالای ساخته‌شده یا تکمیل‌شده
به میز چوبی ساخته‌شده در مثال قبل، “کالای ساخته‌شده” یا “تکمیل‌شده” می‌گوییم. این کالا مراحل تولید را پشت سر گذاشته و آماده فروش یا استفاده است.
تگ انبارگردانی
تگ انبارگردانی، برگه کوچکی است که اطلاعات مربوط به هر کالا را در حین شمارش ثبت می‌کند. این تگ‌ها به شما کمک می‌کنند تا از تکرار شمارش کالاها جلوگیری کرده و هیچ کالایی را از قلم افتادن نیندازید.
کارت موجودی انبار
کارت موجودی انبار، گنجینه‌ای از اطلاعات است که به شما می‌گوید در هر لحظه چه تعداد از هر کالا در انبار موجود است. با استفاده از این کارت، می‌توانید به راحتی برای سفارش مجدد کالاها در زمان مناسب برنامه‌ریزی کنید و از کمبود یا فزونی موجودی جلوگیری کنید.
قفسه‌بندی
قفسه‌بندی، انبار شما را به فضایی منظم و کارآمد تبدیل می‌کند. با دسته‌بندی کالاها در قفسه‌های مجزا، می‌توانید به راحتی آنها را پیدا و از آسیب دیدن آنها در اثر جابه‌جایی‌های نامناسب جلوگیری کنید.
کاردکس کالا
کاردکس کالا، سیستمی است که به شما کمک می‌کند تا تمامی اطلاعات مربوط به هر کالا را به طور دقیق ثبت و نگهداری کنید. با استفاده از کاردکس، می‌توانید تاریخ ورود و خروج کالا، تعداد موجودی، قیمت و سایر جزئیات را به راحتی پیگیری کنید.
کدگذاری کالا
به هر کالای موجود در انبار، یک کد منحصربه‌فرد اختصاص داده می‌شود. این کد، شناسایی و جست‌وجوی کالاها را به طور چشمگیری آسان و به شما کمک می‌کند تا در زمان صرفه‌جویی و از خطاهای انسانی جلوگیری کنید.
تفاوت انبارگردانی و شمارش سیکلی
شمارش سیکلی یکی از شیوه‌های انبارگردانی است که شامل بررسی منظم قسمتی از موجودی شما، در روزها و زمان‌های تعیین‌شده است. در واقع، در شمارش سیکلی به جای آنکه شمارش موجودی‌ها یک بار در سال انجام شود، چند بار و به صورت بخش‌بخش انجام می‌شود.
این شیوه مزایای بسیاری نسبت به روش سنتی دارد. مهم‌ترین مزیت شمارش سیکلی این است که با این کار می‌توانید از اختلال‌های بزرگ‌تر در آینده جلوگیری کنید. همچنین شمارش سیکلی به‌خصوص در میان سازمان‌های بزرگی که قادر نیستند فعالیت خود را برای انجام انبارگردانی به طور کامل تعطیل کنند، محبوبیت دارد.
با این وجود، شمارش سیکلی فرایندی پیچیده است که برای کارا بودن، نیازمند دقت بالا برای موجودی است. برخی از کسب‌وکارهای کوچک از شیوه سنتی و شمارش سیکلی به صورت ترکیبی استفاده می‌کنند؛ هر چند هنگامی که 100% اطمینان داشته باشند که فاصله گرفتن از رویکرد سنتی، مشکلات و عواقب جدی را برای کسب‌وکارشان به وجود نخواهد آورد.
انبارگردانی پایان سال: گام به گام تا یک فرآیند دقیق
انجام صحیح انبارگردانی در پایان سال، نقشی اساسی در حسابداری دقیق و مدیریت بهینه موجودی کالاها ایفا می‌کند. در ادامه، به مراحل کلیدی انبارگردانی، از جمله اقدامات قبل، حین و بعد از شمارش کالاها، می‌پردازیم.
مراحل قبل از شمارش کالاها
انتخاب هماهنگ‌کننده: اولین قدم، انتخاب فردی باتجربه و مسئولیت‌پذیر به عنوان هماهنگ‌کننده انبارگردانی است. این فرد وظیفه نظارت بر کل فرآیند را بر عهده دارد.
بررسی دستورالعمل: دستورالعمل انبارگردانی توسط هماهنگ‌کننده تهیه و به‌طور کامل بررسی می‌شود. در صورت وجود هرگونه اشکال، قبل از شروع شمارش، با مسئولان شرکت و مؤسسه حسابرسی هماهنگی لازم انجام می‌شود.
اطلاع‌رسانی و برنامه‌ریزی: روزها و ساعات شمارش انبار به طور کتبی به تمامی بخش‌ها اطلاع‌رسانی می‌شود. در این اطلاعیه، باید تعطیلی انبار در روزهای تعیین‌شده و ضرورت برآورد نیازها قبل از آن، قید شود.
تشکیل گروه‌های شمارش: اعضای گروه‌های شمارش از قبل مشخص و آموزش‌های لازم به آنها ارائه می‌شود.
بازدید و آماده‌سازی انبار: هماهنگ‌کننده قبل از شروع شمارش، از انبارها بازدید می‌کند و از چیدمان مناسب اقلام، جداسازی اقلام فرسوده و بدون استفاده و نصب برچسب مشخصات بر روی قفسه‌ها و کالاها اطمینان می‌یابد.
آماده‌سازی برگه‌های شمارش: برگه‌های شمارش در دو نسخه تهیه، شماره‌گذاری و از پیش آماده می‌شوند.
اطلاع از آخرین مدارک: آخرین شماره مدارک ثبت گردش موجودی‌ها، مانند برگ صدور کالا و رسید کالا، به هماهنگ‌کننده گزارش می‌شود.
گزارش موجودی‌های خاص: تعداد و مشخصات اقلام موجود در قسمت‌های دریافت و صدور کالا به هماهنگ‌کننده اطلاع داده می‌شود تا از ایجاد بدهی یا عدم صدور فاکتور برای این اقلام جلوگیری شود.
جلوگیری از جابه‌جایی کالاها: تا حد امکان، جابه‌جایی اقلام بین قسمت‌های مختلف در طول فرآیند انبارگردانی ممنوع است تا از شمارش مجدد یا عدم شمارش برخی اقلام جلوگیری شود.
مراحل حین شمارش کالاها
شمارش گروهی: موجودی‌برداری باید توسط گروه‌های دونفره انجام شود. یک نفر عمل شمارش را انجام می‌دهد و نفر دیگر ضمن تأیید شمارش، آن را ثبت می‌کند.
آمادگی برای توزین: اگر برخی موجودی‌ها بر اساس وزن ثبت می‌شوند، باید وسایل لازم برای توزین آنها در دسترس باشد.
شمارش دوباره: برای اطمینان بیشتر، ترجیحاً موجودی‌ها دو بار و هر بار توسط یک گروه دونفره متفاوت شمارش شوند.
جلوگیری از دوباره‌شماری: برای جلوگیری از دوباره‌شماری یا شمارش نشدن بخشی از موجودی‌ها، شمارش باید به طور اصولی انجام شود. به عنوان مثال، موجودی‌ها را ردیف به ردیف (از ابتدا تا انتها) شمارش کنید و اجناس شمارش‌شده را با علامت‌گذاری مشخص کنید.
امضای برگه‌ها: امضای تمام برگه‌های سفارش و هرگونه اصلاح در آنها توسط هر دو گروه شمارش‌کننده ضروری است.
ثبت موجودی‌های معیوب: موجودی‌های معیوب، فاسد، کم‌مصرف و غیراستاندارد باید با ذکر مورد در برگه‌ها ثبت شوند.
باز کردن برخی بسته‌ها: محتويات تعدادی از موجودی‌های سربسته باید توسط گروه‌های شمارش‌کننده مورد شمارش قرار گیرد.
مراحل پس از شمارش کالاها
جمع‌آوری برگه‌های شمارش: تمام برگه‌های شمارش (شامل استفاده‌شده، باطل‌شده و استفاده‌نشده) باید برای هماهنگ‌کننده موجودی‌برداری ارسال شوند تا از استفاده درست و به‌جا از تمام برگه‌ها اطمینان حاصل شود.
بررسی اختلافات: در صورت وجود اختلاف در شمارش دو گروه یا مغایرت با مدارک دائمی موجودی‌ها، شمارش دوباره با حضور هر دو گروه و حسابرسان برای تعیین عدد نهایی و درست انجام شود.
اصلاح برگه‌ها: پس از خاتمه شمارش، هر گونه اصلاح در برگه‌های شمارش باید با آگاهی حسابرسان و تأیید هماهنگ‌کننده موجودی‌برداری باشد.
مقایسه با مدارک: نتیجه نهایی باید با مدارک دائمی (در صورت وجود) و حساب کنترل در دفاتر مقایسه شود.
بررسی مغایرت‌ها: بررسی مغایرت‌ها و اصلاح مدارک پس از تأیید هماهنگ‌کننده موجودی‌برداری امکان‌پذیر خواهد بود.
امضای برگه‌ها: برگه‌های شمارش و صورت‌جلسات باید توسط تمام مسئولان (شمارش‌کنندگان، هماهنگ‌کننده موجودی‌برداری و حسابرس داخلی) امضا شود.
ارسال برگه‌ها: یک نسخه از دو نسخه مورداستفاده باید بلافاصله برای حسابرسان ارسال شود.
انبارگردانی هر چند وقت یک بار باید انجام شود؟
واقعیت این است که هیچ استانداردی برای آنکه انبارگردانی چندبار در سال باید انجام شود، وجود ندارد. با این حال می‌توان گفت هر چه این عمل به تعداد دفعات بیشتری در سال انجام دهید، برای کسب‌وکارتان عواقب بهتری خواهد داشت. در کل، دو رویکرد درباره زمان و تعداد دفعات این اقدام وجود دارد:
- رویکرد اول این است که این فرایند را یک‌بار در سال، به صورت گسترده و بزرگ انجام دهید. این موضوع به معنای متوقف کردن همه عملیات و اقدامات سازمان و بررسی و شمارش موجودی‌ها در یک لحظه است.
- رویکرد سودمندتر این است که موجودی خود را به صورت منظم، در طی سال بررسی کنید؛ در فواصل هفتگی یا ماهانه.
می‌توان گفت بهتر است انبارگردانی به صورت منظم انجام و اطلاعات مرتبط با موجودی‌هایتان به صورت منظم به‌روز شود. با این حال اگر انبارتان کوچک و احتمال وقوع خطا در آن کم باشد، بررسی و ارزیابی مداوم لزومی ندارد. در کل، فاصله زمانی دقیق برای انجام آن به طول چرخه عمر محصول شما وابسته است، با این حال بررسی‌های هفتگی ایده‌آل‌تر و مؤثرتر خواهند بود.
دفعات شمارش کالا در انبارگردانی
برای افزایش دقت و کاهش خطا، شمارش موجودی انبار در چند مرحله تکرار می‌شود:
تک شمارشی:
موجودی یک بار شمارش می‌شود. اگر مغایرت با کاردکس وجود نداشته باشد، گزارش صحت موجودی صادر می‌شود. در صورت وجود مغایرت، لیست کالاها تهیه و دو شمارشی انجام می‌شود.
دو شمارشی:
موجودی برای بار دوم شمارش می‌شود. اگر دو شمارش برابر باشند، عدد نهایی معتبر و به‌عنوان موجودی صحیح ثبت می‌شود. در صورت مغایرت، سه شمارشی انجام می‌شود.
سه شمارشی:
موجودی برای بار سوم شمارش می‌شود. فقط عدد حاصل از این شمارش معتبر و به‌عنوان موجودی صحیح ثبت می‌شود.
دستورالعمل و فرایند انبارگردانی
به صورت کلی، در راستای انجام این فرایند باید اقداماتی را در قالب سه مرحله قبل، حین و بعد از شمارش موجودی یا پایان انبارداری به انجام برسانید. در ادامه هر کدام از این مراحل را شرح خواهیم داد.
– قبل از انبارگردانی
ابتدا و پیش از هر چیزی، باید درباره تاریخ و زمان شروع این فرایند تصمیم‌گیری کنید. با توجه به اهمیت و حساسیتی که فرایند انبارداری دارد، باید از هر چیزی که باعث حواس‌پرتی و در نتیجه ایجاد خطا و اشتباه در داده‌های نهایی شما می‌شود، دوری کنید. از این رو هنگامی که تصمیم به انجام دستورالعمل گرفتید یا در طول آن روز، عملیات انبار یا کار را تعطیل کنید یا انجام این فرایند را به بعد از ساعات کاری موکل کنید. همچنین باید زمانی را هم برای رسیدگی به خطاها و ناهماهنگی‌های احتمالی بعد از اتمام آن اختصاص دهید.
در ادامه باید نقش تمام افرادی که در این فرایند مشارکت دارند و اینکه انبارگردانی وظیفه چه کسی است را مشخص کنید و روند را برای آنها توضیح دهید. تمام کارکنان باید از روند و نحوه انجام آن آگاه باشند و همه گام‌های ضروری برای آنها کاملاً روشن و واضح باشد. به این منظور لازم است که یکی از کارکنان را به عنوان مسئول فرایند تعیین کنید. به این شکل، یک زنجیره فرماندهی مشخص ایجاد شده و از ایجاد اختلال در نقش‌ها جلوگیری می‌کنید.
همچنین وظایف گوناگون را به کارمندان تیم مدیریت موجودی واگذار کنید. تیم‌هایی متشکل از دو یا سه کارمند ایجاد کنید: یکی برای شمارش موجودی‌ها، یکی برای ثبت اعداد و ارقام و دیگری برای کار با لیفتراک یا ماشین‌آلات موجودی دیگر. به هر تیم یک منطقه یا SKU برای شمارش اختصاص دهید.
درست قبل از شروع انبارگردانی دو اقدام مهم باید انجام دهید:
- همه خرید و فروش‌های خود را در روز انبارگردانی متوقف کنید؛ در غیر این صورت، ورودی‌ها و خروجی‌هایتان با اعداد و ارقامی که از این فرایند به دست می‌آورید، مطابقت نخواهد داشت.
- ناحیه یا مکانی که شمارش موجودی‌ها در آن انجام می‌شود را سازماندهی کنید. داشتن یک فضای مرتب و تمیز به شما این امکان را می‌دهد تا به این اطمینان برسید که هیچ چیزی در روند کار شما اختلال ایجاد نخواهد کرد.
– حین انبارگردانی
تمام آنچه در روز انجام این فرایند روی می‌دهد به ورند اقداماتی که شما انتخاب می‌کنید، وابسته است. با این حال، چند دستورالعمل کلی وجود دارد که کسب‌وکارها با انجام آن می‌توانند انبارگردانی خود را با موفقیت بیشتری پشت سر بگذارند.
همه چیز را مدنظر قرار دهید
در طول فرایند انبارداری، بررسی و شمارش هر کدام از آیتم‌های انبار به تنهایی کار خسته‌کننده‌ای به نظر می‌رسد، با این حال حذف شمارشی، هر چند جزئی، می‌تواند عواقب بسیار نامناسبی به دنبال داشته باشد. از این رو برای انجام فرایند انبارگردانی خود وقت و زمان کافی اختصاص دهید و تمام موارد را به صورت کامل شمارش کنید؛ از موجودی‌های احتیاطی تا موجودی‌های در چرخه تولید و حتی محصولات ناقص.
توجه همزمان به موجودی‌های داخل قفسه‌ها و داده‌های مربوط به آنها
اطمینان یابید که افراد درگیر در فرایند اقدامات زیر را حتماً انجام دهند:
- شمارش آن بخش از موجودی‌هایی که در داخل قفسه‌ها هستند.
- تطابق تعداد موجودی‌هایی که در سیستم و به صورت الکترونیکی ثبت شده‌اند، با تعداد واقعی آنها در قفسه‌ها.
ممکن است در ابتدا، نگاه کردن به سیستم و بعد بررسی قفسه کار ساده‌تری به نظر بیاید، اما این کار درصد و احتمال ایجاد خطا را افزایش خواهد داد.
استراحت کنید
انبارگردانی فرایندی خسته‌کننده است، زیرا انجام آن به تمرکز بسیار و تمام‌وکمال نیاز دارد. به همین دلیل بهتر است تمام افرادی که در این فرایند دخالت دارند، حین انجام آن به صورت منظم استراحت داشته باشند تا بتوانند از بهره‌وری مناسب برخوردار بوده و کار خود را با نهایت دقت انجام دهند.
– بعد از انبارگردانی
پایان شمارش موجودی‌ها به معنای به پایان رسیدن فرایند نیست. بعد از به دست آوردن آمار و ارقام میزان موجودی‌ها، هنوز چند گام دیگر تا پایان فرایند الزامی است؛ در غیر این صورت فرایند شما ناقص می‌ماند.
در ابتدا، ارزش هر کدام از موجودی‌ها را به درستی تعیین کنید؛ زیرا با این کار به ارزش تک‌تک دارایی‌های خود پی می‌برید. سپس اعداد و ارقامی که از شمارش به دست آورده‌اید را چک کنید و اطمینان داشته باشید که هر چه بیشتر این ارقام را چک کنید، می‌توانید آسوده‌تر آنها را در سیستم موجودی خود وارد کنید. بعد از آنکه نسبت به آنها اطمینان 100 درصدی یافتید، می‌توانید این ارقام را وارد سیستم موجودی کنید.
بعد از این کار، زمان آن است که کل فرایند خود را آنالیز کنید و اگر موجودی(هایی) در حال اتمام است، دوباره آنها را سفارش دهید. همین‌طور مراقب باشید که به اختلافات عمده یا جزئی میان ارقامی که در انبارگردانی به آنها دست یافتید، با ارقامی که در سیستم ثبت شده است توجه ویژه‌ای داشته باشید.
نحوه ثبت حسابداری اضافات و کسورات انبار در هنگام ثبت موجودی
در فرآیند انبارگردانی، ممکن است با دو نوع مغایرت بین موجودی فیزیکی و اسناد حسابداری مواجه شویم: کسری انبار و اضافی انبار. برای ثبت حسابداری این مغایرت‌ها، از حساب‌های “کسری و اضافات انبار” و “کنترل مواد” استفاده می‌شود.
کسری انبار:
در صورت وجود کسری انبار، به مبلغ کسری، حساب “کسری و اضافات انبار” بدهکار و حساب “کنترل مواد” بستانکار می‌شود. این تراکنش نشان می‌دهد که ارزش مواد موجود در انبار کمتر از مقدار ثبت شده در حساب‌های “کنترل مواد” است.
اضافی انبار:
در صورت وجود اضافی انبار، به مبلغ اضافات، حساب “کنترل مواد” بدهکار و حساب “کسری و اضافات انبار” بستانکار می‌شود. این تراکنش نشان می‌دهد که ارزش مواد موجود در انبار بیشتر از مقدار ثبت شده در حساب‌های “کنترل مواد” است.
بستن حساب کسری و اضافات انبار:
برای بستن حساب “کسری و اضافات انبار” روش‌های مختلفی وجود دارد. یکی از این روش‌ها، بستن این حساب به “خلاصه حساب سود و زیان” است.
اگر حساب “کسری و اضافات انبار” دارای مانده بدهکار باشد، برای بستن آن، حساب “خلاصه حساب سود و زیان” بدهکار و حساب “کسری و اضافات انبار” بستانکار می‌شود. این تراکنش نشان می‌دهد که کسری انبار باعث کاهش سود و زیان شرکت شده است.
نحوه ثبت حسابداری کسری و اضافات انبار
در جریان انبارگردانی و شمارش کالاهای موجود، ممکن است مغایرت‌هایی بین موجودی واقعی انبار و موجودی ثبت‌شده در سیستم مشاهده شود. این مغایرت‌ها به دو دسته کلی تقسیم می‌شوند:
اضافه انبار: زمانی که موجودی واقعی انبار بیشتر از موجودی سیستمی باشد، با عنوان اضافه انبار شناخته می‌شود.
کسری انبار: در مقابل، اگر موجودی واقعی انبار کمتر از موجودی سیستمی باشد، به آن کسری انبار می‌گویند.
ثبت حسابداری کسورات انبار
در صورت مشاهده کسری انبار، برای انعکاس دقیق موجودی واقعی در سیستم حسابداری، باید موجودی ثبت‌شده در سیستم را به میزان کسری کاهش دهیم. این کار با استفاده از دو حساب “کسر و اضافه انبار” و “موجودی کالا” انجام می‌شود.
| شرح | بدهکار | بستانکار |
| کسر و اضافه انبار | **** | |
| موجودی کالا | **** |
ثبت حسابداری اضافات انبار
در صورت مشاهده اضافی انبار، برای انعکاس دقیق موجودی واقعی در سیستم حسابداری، باید موجودی ثبت‌شده در سیستم را به میزان اضافه افزایش دهیم. این کار با استفاده از دو حساب “کنترل مواد” یا “موجودی کالا” و “کسر و اضافه انبار” انجام می‌شود.
| شرح | بدهکار | بستانکار |
| موجودی کالا | **** | |
| کسر و اضافه انبار | **** |
بستن حساب کسری و اضافات انبار
یکی از روش‌های بستن حساب کسر و اضافه انبار در پایان دوره مالی، انتقال مانده این حساب به حساب خلاصه سود و زیان است.
در صورتی که مانده حساب کسر و اضافه انبار بدهکار باشد، به معنای وجود کسری در انبار است و باید با ثبت سند زیر، این کسری به حساب سود و زیان منتقل شود:
| شرح | بدهکار | بستانکار |
| خلاصه سود و زیان | **** | |
| کسر و اضافه انبار | **** |
ثبت این سند نشان می‌دهد که مقدار کسری انبار به عنوان یک هزینه در حساب سود و زیان منظور شده است.
برخی معتقدند برای شفافیت بیشتر در گزارش‌دهی، می‌توان در سیستم حسابداری سرفصلی به نام “هزینه کسر کالا” ایجاد کرد. در این روش، حساب کسر کالا به جای حساب خلاصه سود و زیان، به حساب “هزینه کسر کالا” بست می‌شود.
از آنجا که “هزینه کسر و اضافه” ماهیت هزینه داشته و حسابی موقت است، در پایان دوره مالی به طور سیستماتیک به حساب خلاصه سود و زیان بسته خواهد شد.
در صورتی که مانده‌حساب کسر و اضافه انبار بستانکار باشد، ثبت زیر انجام می‌شود:
| شرح | بدهکار | بستانکار |
| کسر و اضافه انبار | **** | |
| خلاصه سود و زیان | **** |
در این روش نیز حساب کسر و اضافه انبار به حساب “درآمدهای متفرقه” بست می‌شود. با توجه به اینکه حساب “درآمد متفرقه” حسابی موقت است، در پایان دوره مالی به حساب خلاصه سود و زیان بسته خواهد شد.
مقابله با ناهماهنگی میان ارقام موجودی‌ها
هر نوع مغایرت و اختلاف در تعداد موجودی‌های سیستمی و تعدادی که در انبارگردانی به آن رسیده‌اید، خبر بدی برای کسب‌وکار شما است؛ حتی اگر متوجه شوید که موجودی بیشتری نسبت به آنچه تصور می‌کردید، در اختیار دارید.
این مسئله اغلب نشانه وجود یک مشکل بزرگ‌تر در کنترل موجودی شما است که اگر به خال خود رها شود، مشکل‌ساز می‌شود. همچنین این اختلاف‌ها می‌توانند به این معنا باشند که شما شرکت خود را بر مبنای اطلاعات نادرست اداره می‌کنید. هنگامی که با مسئله مغایرت موجودی روبه‌رو می‌شوید، اولین اقدامی که باید انجام دهید شناسایی ریشه این مشکل یا مسئله است. ریشه این اتفاق می‌تواند یک خطای انسانی ساده باشد، همچون قرار دادن موجودی در یک مکان یا قفسه نادرست و یا ورود اشتباه داده در سیستم.
همچنین این اتفاق می‌تواند حکایت از مسائل بزرگ‌تری داشته باشد؛ همچون دزدی یا مشکلات مربوط به تأمین‌کننده. مسئله یا مشکل هر چیزی که باشد، مهم‌ترین اقدام این است که شناسایی شود و گام‌های لازم و مناسب برای برآورده کردن آن برداشته شود.
برچسب انبارگردانی چیست؟
برچسب یا تگ انبارگردانی و موجودی، نوعی برچسب است که روی یک محصول یا بسته چسبانده می‌شود و با برچسب‌های حمل‌ونقل متفاوت است. هدف اصلی از استفاده این ابزار، مدیریت موجودی و نظارت و ردیابی حرکت کالا در طی زنجیره تامین است. فرایندهای مدیریت موجودی دستی و خودکار، هر دو از برچسب موجودی استفاده می‌کنند.
برچسب‌های موجودی شکل‌های گوناگونی دارند. این برچسب‌ها دربردارنده اطلاعاتی همچون شماره موجودی، بارکد و شرکت سازنده محصول است. لازم به ذکر است که زمان تصمیم‌گیری درباره استفاده از برچسب‌های موجودی، هیچ استراتژی خاص و ویژه‌ای وجود ندارد که تمام سازمان‌ها از آن استفاده کنند. بلکه انتخاب نوع آن به صنعت یا نوع فعالیتی وابسته است که سازمان در آن فعالیت دارد.
انواع برچسب انبارگردانی و موجودی
همان‌طور که گفتیم، انواع گوناگونی از برچسب‌های موجودی وجود دارد که هر یک مزایا و معایب خود را دارد. در ادامه مرسوم‌ترین انواع برچسب‌های موجودی که خرده‌فروشان باید آنها را بشناسند و در انبارگردانی فروشگاه به کار می‌آید، معرفی شده‌اند:
برچسب بارکد: بارکدها برچسب‌هایی هستند که از طریق بارکدخوان‌های مخصوص قابل خواندن هستند. این برچسب‌های تک‌بعدی، حاوی طالاعات مهمی درباره یک محصول، از جمله تعداد موجودی و قیمت آن است. برچسب‌های بارکد انتخاب محبوبی برای اغلب خرده‌فروشان تجارت الکترونیک هستند. چرا که استفاده از آنها آسان است، همچنین راه‌اندازی و استفاده از آنها به‌صرفه بوده و اغلب اطلاعات دقیقی را ارائه می‌دهند.
برچسب QR: برچسب‌های QR برچسب‌های دوبعدی هستند که در چند سال اخیر محبوبیت بیشتری یافته‌اند. این برچسب‌ها توجه بسیاری را به خود جلب کرده‌اند، زیرا برای خرده‌فروشان این امکان را فراهم می‌کنند تا یک اسکنر خاص و منحصربه‌فرد را برای خواندن کدهای QR خریداری کنند. با وجود آنکه اسکنرهای اختصاصی برای خواندن کدهای QR در بازار وجود دارد، نکته مهم و قابل توجه درباره آنها این است که حتی تلفن‌های هوشمند هم می‌توانند این برچسب‌ها را بخوانند. همچنین این برچسب‌ها قابلیت اسکن سریع و همین‌طور فضای ذخیره‌سازی وسیعی را ارائه می‌دهند. همین قابلیت یک گزینه عالی برای آن دسته از خرده‌فروشانی است که انواع گوناگونی از موجودی را حمل می‌کنند.
برچسب RFID: فناوری RFID از طریق قدرت امواج رادیویی کار می‌کنند و استفاده از آنها نوعی سرمایه‌گذاری برای کسب‌وکارها محسوب می‌شود. با این وجود، استفاده از آنها بیشتر برای عملیات در مقیاس بزرگ‌تر، هنگامی که شرکت‌ها در پی بهینه‌سازی فرایندهای مدیریت موجودی خود هستند، مناسب است. این دسته از برچسب‌ها به فروشندگان آنلاین این امکان را می‌دهد که چندین محصول را به صورت همزمان اسکن کنند که این امر یک نوع صرفه‌جویی در زمان محسوب می‌شود.
انبارگردانی در حسابداری
همان‌طور که گفتیم، انبارگردانی یکی از مهم‌ترین عملیات در انبارها است که از دقیق‌ترین شیوه‌های کنترل موجودی هم محسوب می‌شود. از آنجا که این فرایند مستقیماً با موجودی و سرمایه کسب‌وکارها در ارتباط است، استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری تسهیل‌کننده این فرایند هستند.
در حقیقت عملیات انبارداری و حسابداری انبار شامل اقدامات کلیدی همچون مدیریت انبار، جانمایی کالا، مدیریت موجودی، ثبت ورود و خروج کالا، قیمت‌گذاری و حسابداری مواد و کالا، مدیریت درخواست‌ها و سفارش‌گذاری، انبارگردانی و… است که جزئی مهم در نیازهای بسیاری از شرکت‌های تولیدی و تجاری است.
نرم افزار انبار و حسابداری انبار چارگون، متناسب با کسب‌وکار هر سازمان طراحی شده و قابلیت جداسازی به بخش‌های مجزا و مستقل از هم، متناسب با فرایندهای سازمان را دارد. سیستم حسابداری انبار فعالیت‌های مربوط به انبارداری را ساده‌تر کرده و ارتباط بین فرایندهای گوناگون انبار را با انعطاف‌پذیری بیشتری فراهم می‌کند.
[faq-schema id=”55675″]