هدف از مدلسازی فرایندهای کسب و کار با BPMN چیست و چه مزیت‌هایی دارد؟

مهم‌ترین عامل تعریف و طراحی فرآیندهای کسب و کار «مدلسازی» است که با استفاده از زبان و استاندارد BPMN به عنوان توافقی بین ذینفعان و طراحان فرآیند، پیاده‌سازی و اجرا می‌شود.

BPMN مخفف عبارت Business Process Modeling & Notation زبان استاندارد نمادگذاری برای مدلسازی و نمایش فرآیندهای کسب‌وکار است و طرحی گرافیکی، شفاف و کامل از آنچه فرآیندها هستند را  ترسیم می‌کند.
این زبان در واقع توافقی بین ذینفعان و طراحان فرآیند و همچنین ابزارهای مدلساز است تا به جای استفاده از نمادهای مختلف جهت مدلسازی فرآیندهای کسب‌وکار از یک مجموعه نماد واحد برای درک راحت‌ و آسان‌ مدل‌ها استفاده کنند. نسخه 2 زبان استاندارد BPMN جامع‌ترین و کاربردی‌ترین زبان برای مدلسازی است.

مدلسازی فرآیند به تصویر کشیدن توالی فعالیت‌های کسب‌وکار و اطلاعات مرتبط با آن‌ها است. از مدلسازی برای نمایش وضعیت فعلی (As-Is) و وضعیت آتی (To-Be) فرآیندهای سازمان استفاده می‌شود. مدلسازی فرآیند از گام‌های چرخه مدیریت فرآیندهای کسب و کار و شروع حرکت بهینه‌‎سازی فرآیندهاست و گام نخست مکانیزاسیون فرآیندها با استفاده از نرم‌‎افزار BPMS است.

 اهداف مدلسازی فرآیندهای کسب و کار با BPMN

زبان BPMN شامل مجموعه‌ای از اشکال گرافیکی‌ است که به راحتی برای تمام افرادی که در کسب‌و‌کار سازمان دخیل‌اند قابل فهم است. به طور کلی زبان مدلسازی BPMN، زبانی واحد میان همه سطوح دخیل در مدیریت فرآیند کسب و کار و متخصصان را به وجود می‌‎آورد. این زبان مشترک، روند مدیریت فرآیند را در سازمان، تسهیل می‎‌کند.
تصور کنید اگر این ابزار برای درک مشترک وجود نداشته باشد اختلاف آن فرایند که انتظار می‎‌رود با آن فرآیندی که در نهایت در سازمان جاری می‌‎شود بسیار قابل توجه خواهد بود.

اگر می‌خواهید فرایندهای سازمان خود را به‌صورت استاندارد مدل‌سازی و هوشمند مدیریت کنید، قابلیت‌های نرم‌افزار BPMS را بررسی کنید. روی بنر زیر کلیک کنید.

مستند‌سازی اولین گام ایجاد سازمان فرآیند‌محور

مستند‎سازی فرآیندهای سازمانی، سطح اول بلوغ فرآیندی یک سازمان و گام نخست در ایجاد سازمانی فرآیندمحور است. مدلسازی فرآیندهای کسب و کار هم بخش جدایی‌ناپذیر مستندسازی فرآیند در سازمان است. از طریق مدلسازی فرآیندها سازمان به آگاهی از فرآیندهای خود می‌رسد و مشخص می‌کند که چه فرآیندهایی در سازمان در حال اجرا هستند. کسب این آگاهی برای حرکت در جهت سطوح بالاتر بلوغ سازمانی ضروری است.

مدلسازی کسب‌وکار ضمن مستندسازی عملیات جاری سازمان، دید بهتر و کامل‌تری نسبت به فرآیندهای سازمان ارائه می‌کند. مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار مستلزم توصیف دقیق فرآیندهاست و مدلسازی این توصیف را در اختیار سازمان قرار می‌دهد.
مدلسازی فرآیند باعث ایجاد شفافیت و رفع ابهام در عملکرد سازمان می‌شود. با توجه به قابلیت مدلسازی از سطح کلاس سازمان تا سطح عملیاتی که قابلیت مکانیزاسیون دارند، سازمان‌ها می‌توانند شفافیت مورد نیاز در فرآیندها را سطوح مختلف به دست آورند.

شناسایی و اصلاح فرآیندهای ناکارآمد

هنگامی که فرآیندهای یک سازمان مدلسازی شوند و مسئولیت هر قسمت از فرآیند مشخص شود، با بررسی عملکرد فرآیندها از طریق مدلسازی و مستندات می‌توان گلوگاه‌های یک فرآیند را مشخص و فرآیندهای ناکارآمد را اصلاح کرد.
تحلیل چگونگی انجام کار در سازمان که می‌تواند به حذف یا بهبود برخی فرآیندها، شناسایی فرآیندهای زمان‌بر، بهبود مسیر جریان داده و یا شکستن برخی فرآیندها به فرآیندهای کوچک‌تر، منجر شود.

از طریق مدلسازی فرآیندهای کسب و کار با استفاده از ابزارها و امکانات نرم‎افزار BPMS تحلیل و شناسایی گلوگاه‌‎های فرآیند، تسهیل خواهد شد.
مدلسازی فرآیندهای کسب و کار با استفاه از زبان BPMN به کارکنان سازمان این امکان را می‎‌دهد تا در زمان اجرای فرآیندها از مسیر اجرای فرآیند، قوانین و محدوده‌‎های زمان و توافق‌نامه سطح خدمات (SLA) در فعالیت و فرآیند آگاه شوند. این آگاهی به آنها کمک می‌کند تا وظایف محوله در هر فرآیند را با بهره‌‎وری مطلوب‎‌تری انجام دهند.

قابلیت مدلسازی تعاملات سازمانی با جهان بیرون به کمک BPMN

با استفاده از مدلسازی فرآیندهای کسب و کار به زبان BPMN می‌توان تعاملات فرآیندهای سازمان با جهان بیرون را مدل کرد. جهان بیرون می‌تواند کاربر، ماشین، سازمان و یا یک سیستم نرم‌افزاری خارج از سامان باشد. این زبان مدلسازی قابلیت نمایش ارتباطات بین فرآیندی و بین سازمانی را نیز داراست.

زبان مدلسازی فرآیندهای کسب و کار BPMN با وجود جامع بودن، بسیار ساده است و ذینفعان مختلف فرآیند در سازمان‎‌ها می‌‎توانند با توجه به سطح نیازهایشان جزئیات این زبان را در 4 تا 16 ساعت یاد بگیرند.

جمع‌بندی

در نهایت، مدلسازی فرایندها با BPMN تنها ترسیم چند نمودار نیست، بلکه ابزاری راهبردی برای نظم‌بخشی، استانداردسازی و بهینه‌سازی عملیات سازمانی است. سازمان‌هایی که فرایندهای خود را با زبان مشترک و استاندارد مدل می‌کنند، سریع‌تر تصمیم می‌گیرند، خطاهای اجرایی کمتری دارند و آمادگی بیشتری برای اتوماسیون و رشد آینده پیدا می‌کنند. BPMN می‌تواند نقطه شروعی قدرتمند برای حرکت به سمت مدیریت فرایند حرفه‌ای و بهره‌وری پایدار باشد.