مزیت سیستم حضور و غیاب نسبت به روش‌های سنتی و ثبت دستی در موارد بسیار زیادی مشخص می‌شود و معمولاً بارزترین تأثیرات آن در بخش منابع انسانی است و در بخش حسابداری بیشترین کاربرد را دارد. این مزایا به شکل خلاصه عبارتند از ثبت دقیق ورود و خروج کارکنان، محاسبه دقیق و خودکار اضافه‌کار و کسر از کار، امکان محاسبه دقیق حقوق و دستمزد، سیستم مطمئن در کنترل تردد هم‌زمان، بایگانی و آرشیو اطلاعات، مدیریت زمان، صرفه اقتصادی، دسترسی و مشاهده وضعیت توسط کارکنان، پیش‌گیری از خطای انسانی، قابلیت انتقال و تبادل اطلاعات و رعایت پروتکل‌های بهداشتی.
سیستم حضور و غیاب
سیستم حضور و غیاب معمولاً در کسب‌وکارها و سازمان‌ها به کمک دستگاه‌های مخصوصی برای ثبت ورود و خروج به کمک کارت یا مشخصات بیومتریک انجام می‌شود. این دستگاه‌ها به اطلاعات سازمان و پرسنل اتصال دارند و به کمک نرم افزارهای تخصصی خود یک سیستم را تشکیل می‌دهند. برای ثبت زمان و هویت ورود و خروج افراد به محل کار از این سیستم استفاده می‌کنند تا از اتلاف وقت و انرژی جلوگیری شود و همچنین اطلاعات به راحتی قابل دسترس باشند. این مزیت سیستم حضور و غیاب باعث شده است تا تمامی سازمان‌ها و شرکت‌ها در هر ابعادی به فکر در اختیار داشتن مناسب‌ترین سیستم برای بهینه‌سازی فرایندهای محاسباتی خود در زمینه حضور و غیاب کارکنان باشند.
اطلاعات سیستم حضور و غیاب در انجام بسیاری از محاسبات کاربرد دارند. محاسبه غیبت کارکنان با توجه به قوانین اداره کار، محاسبه کسر کار، تعجیل، تأخیر، اضافه‌کار، مأموریت، مرخصی و صدور فیش و ارائه درخواست‌های مختلف به کمک این سیستم انجام می‌شود. بزرگ‌ترین مزیت سیستم حضور و غیاب جلوگیری از بی‌نظمی و تخلفات اداری است.
از دیگر مواردی که توسط این سیستم‌ها انجام می‌شود، بایگانی و نگهداری سابقه و وضعیت کارکنان است که در دوره‌های زمانی مختلف قابل بررسی هستند. این بررسی هم توسط کارکنان انجام می‌شود تا از میزان ساعات اضافه‌کاری، کسرکار یا مرخصی‌های خود مطلع باشند؛ هم توسط مدیران قابل ارزیابی و محاسبه است و در مواردی که لازم باشد قابل بازیابی و گزارش‌گیری هستند.
مزیت سیستم حضور و غیاب
سیستم حضور و غیاب از اطلاعات ثبت‌شده در خود برای انجام محاسبات و ارزیابی‌های زیادی استفاده می‌کند که در ادامه تمامی موارد مهم آن آورده می‌شوند و عبارتند از:
– ثبت دقیق زمان
سیستم‌های حضور و غیاب به اندازه‌ای دقت دارند که قابل مقایسه با روش‌های سنتی و ثبت دستی اطلاعات نیستند.
– کنترل دقیق ساعت کار
به کمک این سیستم زمان کارکرد هر کدام از پرسنل به دقت و درستی ثبت می‌شود. به این ترتیب در زمان محاسبه حقوق و دستمزد و بررسی ساعات کاری استاندارد؛ اضافه‌کاری و مرخصی‌های هر نفر به سرعت و دقت انجام خواهد شد.
– کاهش خطا در محاسبات
سیستم‌های ثبت ساعات کاری خطای محاسباتی ندارند و با اطمینان کامل می‌توان از درستی پرداخت دستمزد به کارکنان اطمینان داشت. این مزیت سیستم حضور و غیاب موجب رضایت کارکنان و بالا رفتن ضریب اطمینان عملکرد محاسباتی می‌شود.
– شفافیت در محاسبات
هر کدام از کارکنان پروفایل شخصی خود و دسترسی کافی برای مشاهده ساعات کارکرد و میزان مرخصی باقی‌مانده و اطلاعات بسیاری را دارند. در نتیجه هم حسابداری و امور مالی به درستی همه محاسبات لازم را انجام می‌دهند و هم تمامی کارکنان از شرایط خود مطلع هستند.
– افزایش بهره‌وری
با ثبت دقیق و انجام محاسبات و آنالیزهای مدیریتی می‌توان به عوامل مخل بهره‌وری پی برد و اقدامات لازم در راستای افزایش میزان بهره‌وری فردی و جمعی را به عمل آورد.
– کاهش اختلافات
زمانی که همه اطلاعات با دقت و درستی و توسط سیستم ثبت می‌شود و همیشه قابل مشاهده است، در محاسبات ایرادی وجود نخواهد داشت. همچنین از اختلافات احتمالی بین کارمند و کارفرما نیز پیش‌گیری می‌شود.
– کاهش هزینه
با در اختیار داشتن دستگاه و استفاده از مزیت سیستم حضور و غیاب، نیاز به انجام کارها به صورت دستی نیست و در نتیجه نیروی انسانی کمتری برای انجام امور لازم می‌شود.
– گزارش‌گیری
سیستم‌های حضور و غیاب قابلیت ساخت لحظه‌ای گزارش را دارند و می‌توان از این گزارش‌ها برای محاسبات مربوط به حقوق و دستمزد، اضافه‌کاری و مرخصی و موارد دیگر استفاده کرد.
– اتصال و تبادل اطلاعات با سیستم‌های دیگر
کسب‌وکارها برای انجام امور اداری و محاسباتی خود از سیستم‌های متنوعی استفاده می‌کنند که نیاز به داده‌های حضور و غیاب دارند. قابلیت اتصال به سیستم‌های دیگر موجب می‌شود تا انتقال اطلاعات به سهولت و محاسبات و فرایندهای دیگر نیز به سرعت و راحتی انجام شوند.
معایب سیستم حضور و غیاب
دستگاه‌هایی که برای ثبت ورود و خروج کارکنان به کار می‌روند، همواره از فناوری‌های مختلفی برای انجام این کار استفاده می‌کنند. کارت، اثر انگشت، تشخیص چهره و روش‌های مختلف ثبت ورود و خروج کارکنان که به صورت خودکار انجام می‌شود، در بسیاری از فرایندهای محاسباتی کاربرد دارند. مدیریت کسب‌وکار به کمک این سیستم‌ها انجام می‌شود.
با توجه به فرهنگ حاکم بر بیشتر جوامع، با ورود دستگاه‌هایی که از مشخصات بایومتریک برای ثبت ورود و خروج استفاده می‌کنند، به بازار مقاومتی برای استفاده از آنها ایجاد شد. کارکنان و حتی کارفرمایان ترجیح می‌دادند تا از سیستم‌های قدیمی‌تر مانند کارت یا حتی اثر انگشت استفاده کنند تا در مقابل دستگاه برای تشخیص چهره قرار بگیرند.
به همین منظور باید پیش از استفاده از هر سیستم، آموزش‌های لازم به افراد داده شود.
فرهنگ‌سازی و کسب اطلاعات و آشنایی بیشتر با هر سیستمی باعث می‌شود تا این مقاومت‌ها شکسته شوند. اما در دوره همه‌گیری کووید 19 و لزوم رعایت بیشتر بهداشت فردی و استفاده از ابزار عمومی غیرتماسی مزیت سیستم حضور و غیاب با دستگاه‌های مدرن‌تر آشکار شد و بیشتر مورد استفاده قرار گرفت.
از سوی دیگر کارفرمایان نیز فکر می‌کنند هزینه اولیه سیستم حضور و غیاب زیاد است و همچنین نیاز به نگهداری دارد و در برابر تبدیل شرایط مقاومت می‌کنند.
از جمله دیگر معایب سیستم‌های حضور و غیاب مشکلات ناشی از امور فنی یا احتمال عدم وجود امنیت اطلاعات است. همچنین تأثیرات محیطی مثل نور مستقیم خورشید، رطوبت یا گردوغبار و درجه حرارت بسیار زیاد یا کم نیز ممکن است بر عملکرد دستگاه تأثیرگذار باشد.
با در نظر گرفتن معایبی که گفته شد، می‌توان برای برطرف کردن هر کدام از آنها اقدامات لازم را به عمل آورد و همچنین از سیستم‌های مناسب با شرایط اقلیمی هر منطقه استفاده کرد.
انتخاب سیستم حضور و غیاب
با توجه به مواردی که مزیت سیستم حضور و غیاب به شمار می‌روند، استفاده از این سیستم همیشه موجب تسهیل بیشتر امور و سرعت بخشیدن به امور محاسباتی و ارزیابی‌های مدیریتی می‌شود. همچنین با توجه به حرکت سازمان‌ها به سمت هوشمندی بیشتر و کسب‌وکارهای هوشمند باید تمامی شرایط ارزیابی شوند و بهترین راهکارها در انتخاب سیستم مناسب در نظر گرفته شود. از جمله مهم‌ترین فاکتورهای انتخاب سیستم مناسب عبارتند از:
– شرایط سازمان و کسب‌وکار: اندازه سازمان، تعداد کارکنان و قابلیت‌هایی که از یک سیستم مناسب انتظار می‌رود باید مشخص باشند تا با توجه به گوناگونی سیستم‌ها و سطوح مختلف خدمات‌رسانی بتوان با هزینه مناسب از مزیت سیستم حضور و غیاب کارآمد و بهینه بهره‌مند شد.
– ویژگی‌های سیستم: در سیستم‌های مختلف می‌توان ویژگی‌های بسیار زیادی را مشاهده کرد اما از مهم‌ترین ویژگی‌های موردنیاز برای داشتن فرایند درست در ثبت حضور و غیاب کارکنان، قابلیت ارتقای یک سیستم است. همچنین امکان اتصال و یکپارچه شدن با دیگر سیستم‌ها و نرم افزارها نیز باید در هنگام انتخاب سیستم در گام اول در نظر گرفته شود.
– اعتبار ارائه‌دهندگان سیستم‌ها و خدمات و پشتیبانی: با توجه به اهمیت بالای اطلاعاتی که در سیستم حضور و غیاب ثبت می‌شود، باید همواره اعتبار شرکت سازنده و ارائه‌دهنده سیستم را در نظر داشت و سطح ارائه خدمات پس از فروش نیز مشخص باشد. در صورت بروز هر گونه ایراد و مشکل باید بتوان از گارانتی یا پشتیبانی شرکت سازنده و تأمین‌کننده سیستم حضور و غیاب بهره‌مند شد.
راهکار مدیریت منابع انسانی دیدگاه چارگون
ثبت تردد کارکنان در محل کار یک امر ضروری در مدیریت منابع انسانی و مدیریت کسب‌وکار است. مخصوصاً در مواردی که کارکنان دستمزد ساعتی دریافت کنند. کارفرمایان همواره به دنبال در اختیار داشتن راهکارهایی هستند که چندین نیاز امور اداری را برطرف سازند و موجب تسهیل و تسریع امور باشند. همچنین میزان دقت هر راهکاری نیز از شاخص‌های کلیدی آن در زمان انتخاب است.
راهکار منابع انسانی دیدگاه راه‌حل جامعی برای مدیریت منابع انسانی است. این مدیریت از ساخت پروفایل کارکنان و ثبت ورود و خروج آنها آغاز می‌شود. به این ترتیب نیازهای سازمانی از جذب تا بازنشستگی کارکنان توسط یک سیستم هوشمند و بهینه اجرا می‌شود. از مهم‌ترین مزیت سیستم حضور و غیاب دیدگاه می‌توان به شفافیت آن اشاره کرد.
راهکار دیدگاه یک سیستم یکپارچه با قابلیت خودکارسازی و بهبود تجربه کاربری است که تاکنون اعتماد و رضایت حدود یک میلیون کاربر را به خود جلب کرده است.
از جمله مزایای استفاده از راهکار مدیریت منابع انسانی دیدگاه و مزیت سیستم حضور و غیاب آن ایجاد عدالت و مساوات و ارتقای فرهنگی سازمانی، افزایش روحیه و انگیزه کارکنان با شفاف‌سازی فرایندها و ارتقای امنیت داده‌ها با بهره‌گیری از پروتکل‌های پیشرفته امنیتی را نام برد.
به کمک ثبت و نگهداری سوابق دقیق از حضور و غیاب و مرخصی کارکنان می‌توان از نحوه محاسبه و پرداخت دستمزد عادلانه و منطبق با شرایط کاری هر کدام از افراد اطمینان داشت.
سخن پایانی
مزیت سیستم حضور و غیاب نسبت به روش‌های قدیمی و سنتی ثبت ورود و خروج کارکنان، تسریع امور، تسهیل و دقت بالای آن است. مدیریت زمان در پروژه‌ها و مدیریت منابع انسانی وابستگی زیادی به ساعات کاری و میزان تخصص افراد دارد. یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های مدیران سازمان و کسب‌وکارهای ایجاد نظم و یکپارچگی درونی و بیرونی در سازمان است. برخی از مدیران هنوز استفاده از مزیت سیستم‌های حضور و غیاب را به درستی نمی‌شناسند و به همین جهت هنوز به صورت جدی برای تهیه یک سیستم کارآمد و مؤثر اقدام نکرده‌اند.
انواع سیستم‌های حضور و غیاب طراحی و ساخته شده‌اند و خدمات متنوعی بر اساس نیاز سازمان‌ها یا کسب‌وکارها ارائه می‌شود که کارفرمایان و مدیران می‌توانند به راحتی از بین آنها بهترین و مناسب‌ترین ابزار و راهکار را انتخاب کنند. اما همواره باید در نظر داشت که دنیای فناوری هر روز شاهد دستاوردی نو خواهد بود و سیستم‌هایی که بتوانند خود را با پیشرفت تکنولوژی بیشتر همگام سازند، کارایی و صرفه اقتصادی بیشتری برای صاحبان کسب‌وکار خواهند داشت.