دنیای تجارت با شاخص حسابداری سنجیده می‌شود. اطلاعات مالی هر شرکت، کسب‌وکار و بنگاه تجاری سند اصلی موفقیت و وضعیت آن به شمار می‌آید. به همین دلیل محاسبات و حسابداری نقش مهمی خواهد داشت و انواع شیوه‌های ارزیابی در حسابداری برای سنجش وضعیت به کار می‌آیند. یک از مباحثی که در حسابداری کسب‌وکار مطرح می‌شود، حسابداری دائمی و موقت است.
انواع حساب‌ها بر اساس ماندگاری و زمان بسته شدن به دو دسته تقسیم می‌شوند. این تقسیم‌بندی بر مبنای نحوه انتقال مانده‌حساب در دوره مالی است. این حساب‌ها باید از هم تفکیک شوند و قابل ارزیابی و محاسبه باشند تا بتوان اطلاعات مالی را به صورت سازمان‌دهی شده و دقیق جمع‌آوری کرد و بر اساس آنها تحلیل‌های درستی صورت گیرد. نتیجه این تحلیل‌های مبتنی بر داده‌های مالی به ایجاد بینش درست از وضعیت کسب‌وکار و تصمیم‌گیری‌هایی با ضریب موفقیت و اطمینان بیشتر است.
حساب‌های دائمی در حسابداری
حسابداری دائمی Permanent Account یا واقعی به حساب‌هایی مربوط می‌شود که فقط مربوط به یک دوره مالی نیستند و مانده آنها به دوره مالی بعد منتقل می‌شود. حساب‌هایی که در ترازنامه وارد می‌شوند، دائمی هستند و در پایان هر دوره مالی از آنها مانده‌گیری می‌شوند. مانده‌های جدید در ترازنامه پایان دوره ثبت و به دوره مالی بعد منتقل می‌شوند. حساب‌های دائمی به تمام حساب‌های دارایی، بدهی و سرمایه‌ای گفته می‌شود که در ترازنامه ذکر می‌شوند و اصطلاحاً به آنها حساب‌های ترازنامه‌ای گفته می‌شود.
حساب‌های دائمی در تمام مدت فعالیت شرکت باز هستند و تمام جزئیات و اطلاعات مربوط به دارایی‌ها، بدهی‌ها، حقوق صاحبان سهام و موارد دیگر را نشان می‌دهند.
انواع حساب‌های دائمی عبارتند از:
– حساب‌های دارایی
شامل اموالی است که در تملک شرکت یا مالک شرکت است. این اموال شامل دارایی جاری، وجه نقد، حساب بانکی، کالای موجود و خدمات می‌شود. دارایی‌های ثابت نیز در این حساب ثبت می‌شوند. دارایی‌های ثابت مواردی نظیر ماشین‌آلات و تجهیزات، زیرساخت‌ها و ساختمان ها هستند. حساب‌های تفصیلی دارایی عبارتند از موجودی نقد، سرمایه‌گذاری‌ها، حساب‌های دریافتنی، موجودی مواد و کالا، پیش‌پرداخت‌ها و دارایی‌های مشهود و نامشهود.
– حساب‌های بدهی
تعهدات مالی یا بدهی‌های شرکت یا مالک شرکت هستند. وام‌ها بدهی‌های تجاری یا تعهدات دیگر در این دسته قرار می‌گیرند. انواع حساب‌های تفصیلی بدهی عبارتند از حساب‌های پرداختنی، مالیات پرداختنی، سود سهام پرداختنی، تسهیلات مالی، ذخایر و پیش‌دریافت‌ها.
حساب‌های سرمایه
حقوق صاحبان و سرمایه شرکت در حساب‌های سرمایه‌ای است و نشان‌دهنده میزان سرمایه‌گذاری اولیه صاحب شرکت و سود و زیان به‌دست‌آمده در طول زمان است. انواع حساب‌های تفصیلی سرمایه‌ای عبارتند از صرف سهام، صرف سهام خزانه، اندوخته قانونی، سایر اندوخته‌ها، سود انباشته و سهام خزانه.
حساب‌های دائمی از زمان تأسیس یک شرکت شروع به کار می‌کنند و مانده‌گیری دارند. به این ترتیب تاریخچه مدونی از اطلاعات مالی مربوط به دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه مالک را در اختیار حسابدار قرار می‌دهند. انتقال مانده‌حساب‌های دائمی به دوره‌های مالی بعد کمک می‌کند تا گزارش‌های شفاف و عملکرد مالی درستی در حسابداری دائمی و موقت به دست بیاید و نقشی حیاتی در تعیین وضعیت مالی کسب‌وکار دارند.
حساب‌های موقت در حسابداری
حسابداری موقت Temporary Account یا اسمی به حساب‌های مربوط می‌شود که در پایان هر دوره مالی بسته می‌شوند. مانده این حساب‌ها به دوره مالی بعدی منتقل نمی‌شود. این حساب‌ها فقط در یک دوره مالی و برای طبقه‌بندی یا محاسبه تغییرات حساب‌های حقوق صاحبان سرمایه افتتاح می‌شوند و تنها افزایش‌ها را نشان می‌دهند. این حساب‌ها نمی‌توانند کاهش را نشان دهند و در پایان دوره مالی اعتبار آنها تمام شده و بسته می‌شوند. از جمله حساب‌های موقت می‌توان هزینه و درآمد و حساب‌های سود و زیان را در نظر گرفت.
حساب‌های موقت درآمدها و هزینه‌های و تراکنش‌های یک دوره مالی خاص را نشان می‌دهند و ثبت می‌کنند. مواردی مثل درآمد حاصل از فروش، هزینه‌های تولید، هزینه‌های تبلیغات و مخارج معمول در این حساب‌ها ثبت می‌شوند.
باید در نظر داشت که تمامی حساب‌هایی که در صورت سود و زیان آورده می‌شوند، از حساب‌های موقت به شمار می‌آیند. صورت‌های سود و زیان حساب‌های هزینه و برداشت و درآمد را در بر می‌گیرد.
مثال‌هایی از حساب‌های موقت
– برای بستن حساب درآمدی در پایان دوره از حساب خلاصه سود و زیان استفاده می‌کنند و آن را بستانکار و حساب درآمد را بدهکار اعلام می‌کنند. حساب درآمد مبلغی است که سازمان با فروش مخصوی یا ارائه خدمت به افراد حقیقی و حقوقی به دست می‌آورد.
– در پایان یک دوره حسابداری حساب هزینه را می‌بندند و حساب خلاصه سود و زیان را بدهکار و حساب هزینه را بستانکار می‌کنند. حساب هزینه مبالغی است که یک سازمان برای تأمین نیازهای خود پرداخت می‌کند و قابل بازگشت نیستند. پرداخت اجاره‌بها یک مثال ملموس از حساب هزینه است.
– حساب برداشت یک حساب موقت است و هزینه‌ای است که مالک برای پرداخت هزینه‌های شخصی خود از آن استفاده و پول برداشت می‌کند. برای بستن حساب برداشت در پایان دوره شرکت‌های بزرگ، مانده‌حساب برداشت به حساب سرمایه منتقل می‌شود و در پایان دوره مالی اقدامات لازم برای بسته شدنش انجام می‌گیرد.
اهمیت تفکیک حسابداری دائمی و موقت
حساب‌های دائمی و موقت در دفتر کل ثبت می‌شوند و تأثیر مستقیم بر صورت‌های مالی دارند. حسابداری دائمی و موقت باید از یکدیگر جدا باشند و اطلاعات مربوط به آنها به صورت جداگانه ثبت شوند. حساب‌های دائمی عناصر اصلی ترازنامه هستند و مانده آنها در پایان هر دوره به دوره بعد منتقل می‌شود. حساب‌های موقت در صورت سود و زیان نشان داده می‌شوند و شامل درآمد، هزینه و برداشت می‌شوند.
کسب درآمد باعث افزایش سرمایه مالک و شرکت می‌شود و به سرمایه می‌افزاید. هزینه‌های اضافی نیز باعث کاهش سرمایه می‌شود. حسابداری دائمی و موقت علاوه بر تأثیر مستقیم بر سرمایه مالک نقش مهمی در نشان دادن سود و زیان خالص در دوره‌های مالی دارند. تفکیک حسابداری دائمی و موقت مهم و ضروری است، دلایل اهمیت این جداسازی عبارت است از:
– تفکیک دوره‌های مالی و تمایز آنها: هر دوره مالی باید با تراز صفر شروع شود تا ترازنامه به درستی آماده‌سازی و تنظیم شود.
– ارزیابی مقطعی: حسابداری موقت این امکان را فراهم می‌آورد تا نتایج مالی و تغییرات دی یک دوره را به درستی قابل مشاهده و تحلیل باشند.
– انتقال داده‌های مالی: با تفکیک حسابداری دائمی و موقت اطلاعات مربوط به دوره‌های مالی قابل تبادل هستند و تاریخچه دقیقی از عملکرد و وضعیت تراکنش‌های مالی هر شرکت قابل دسترسی است.
– بررسی عملکرد مالی: در حسابداری موقت درآمد و هزینه هر دوره مالی به دقت محاسبه می‌شود و عملکرد مالی شرکت را در بازه‌های زمانی قابل اندازه‌گیری می‌کند.
حساب‌های مختلط
حساب‌های مختلط گروهی از حساب‌ها هستند که شامل هر دو مجموعه از حساب‌های دائمی و موقت می‌شوند. این حساب‌ها در بیشتر تعاریف حسابداری ذکر نمی‌شوند و ممکن است در پایان دوره مالی با توجه به شرایطی که دارند و ماهیتی که به دست آورده‌اند، به حساب دائمی یا موقت تبدیل شوند.
حساب‌های مختلط شامل حساب‌های پیش‌پرداخت اجاره‌بها یا درآمدها می‌شوند.
بستن حساب در حسابداری
بستن حساب در حسابداری دائمی و موقت به معنای صفرکردن مانده‌حساب در پایان دوره مالی است. مانده آخر حساب‌های دارای مانده بدهکار با بستانکار کردن و مانده آخر حساب‌های دارای بستانکار با بدهکار کردن انجام می‌شود. این فرایند برای تراز کردن حساب برای شروع دوره بعدی مالی و دقت گزارش انجام می‌شود.
بستن حساب‌های موقت اهمیت زیادی دارد، چون به تهیه صورت‌های مالی به شکل دقیق کمک می‌کند، مانع از بروز اشتباه در صورت‌های مالی می‌شود و شرایط را برای دوره‌های مالی بعدی به درستی مهیا می‌کند.
بستن حساب‌های موقت فرایندی است که معمولاً در پایان هر دوره مالی انجام و مانده‌حساب آن به حساب‌های دائمی منتقل می‌شود. روش‌های اصلی بستن حساب عبارتند از روش انتقال مستقیم و روش انتقال با استفاده از حساب‌های انتقال مانده.
در روش انتقال مستقیم هر چه مانده در حساب موقت وجود داشته باشد، مستقیماً تبدیل به حساب دائمی می‌شود. مثلاً اگر مانده‌حسابی از درآمد فروش وجود داشته باشد، به حساب درآمد انباشته انتقال می‌یابد.
در روش انتقال با استفاده از حساب‌های انتقال مانده، مانده‌های حساب موقت ابتدا به حساب انتقال مانده ارسال و در مرحله بعد به حساب‌های دائمی منتقل می‌شود. برای درک بیشتر در ادامه یک مثال ذکر می‌کنیم. مانده‌حساب درآمد فروش در این حالت ابتدا به حساب درآمد انباشت منتقل می‌شود و در مرحله بعد مانده‌حساب درآمد انباشته به حساب سود و زیان انتقال می‌یابد.
تفاوت حسابداری دائمی و موقت
حساب‌های دائمی معمولاً دارایی‌ها، سرمایه و بدهی‌ها هستند و مانده حساب خود را به سال یا دوره مالی بعد منتقل نمی‌کنند.
حساب‌های موقت شامل درآمدها، هزینه‌ها و حساب‌های عملیاتی هستند که مانده خود را در پایان هر دوره مالی به حساب‌های دائمی منتقل می‌کنند.
حساب‌های دائمی شامل موارد نقدی، موجودی کالا، تجهیزات، حساب‌های دریافتنی، حساب‌های پرداختنی، ساختمان و زمین، تسهیلاتی دریافتی، مالیات بر درآمد پرداختنی، اوراق قرضه، سرمایه صاحبات و مواردی از این دست است و نیازی به بستن ندارد.
حساب‌های موقت شامل فروش کالا، ارائه خدمت، درآمد ناشی از اجاره، هزینه حقوق و دستمزد کارکنان، هزینه مواد اولیه و کالاهای مورد نیاز، هزینه تبلیغات، سود و زیان و درآمد انباشته است و باید در پایان هر دوره مالی بسته شود.
سخن پایانی
مدیریت بهتر مالی در سیستم حسابداری موجب تفکیک دو دسته حساب‌ها از یکدیگر شده است. این تقسیم‌بندی به دو دسته حساب‌های دائمی و موقت برای پیگیری بهتر و دقیق‌تر وضعیت مالی در بلندمدت و کوتاه‌مدت صورت گرفته است. حساب‌های دائمی ابزاری برای نظارت بر عملکرد مالی در دوره‌های بلندمدت هستند که پایگاهی استوار برای ترازنامه شرکت به شمار می‌روند و حساب‌های موقت نقش مهمی در گزارش‌گیری از عملکرد مالی کوتاه‌مدت دارند. هر دو حسابداری با یکدیگر تفاوت‌های اساسی دارند.
از آنجا که این تفاوت‌ها تأثیر مستقیمی بر نحوه ثبت معاملات و صورت‌های مالی دارند، درک آنها برای تمامی کسانی که با امور مالی سروکار دارند ضروری است. این درک به حسابداران و مدیران مالی کمک می‌کند تا تصمیم‌گیری‌های بهتری در زمینه تخصیص منابع، تحلی و سودآوری کسب‌وکار داشته باشند.
انتقال برخی از حساب‌ها به دوره مالی جدید و اختتام برخی دیگر و مانده‌گیری از حساب‌ها باعث می‌شود تا شناخت انواع حسابداری دائمی و موقت بیشتر اهمیت داشته باشد.