15 دلیل علاقه مدیران بزرگ دنیا به سیستم اتوماسیون اداری

آیا می‌دانید چه چیزی بزرگ‌ترین و معتبرترین سازمان‌های جهان را وامی‌دارد تا به سمت استفاده از راهکارهای اتوماسیون اداری بروند. مهم‌ترین چالشی که کسب و کارها برای اجرای بهترین سیستم اتوماسیون اداری دارند، مقاومت کارکنان و فرهنگ سازمان در برابر تغییر است. با این وجود، خودکارسازی فرآیندها و دیجیتالی کردن فعالیت‌های سازمان به قدری اهمیت دارد که شرکت‌ها برای حفظ توانایی‌های رقابتی خود در بازار ناچار می‌شوند که به سراغ راهکارهای اتوماسیون بروند. اتوماسیون کسب و کار مزایای بسیاری را برای یک سازمان به همراه دارد، از این رو مدیران به استفاده از آنها تمایل زیادی دارند.

مزایای سیستم اتوماسیون اداری که مدیران را ترغیب می‌کند

در ادامه به 15 مزایا و دلایل که موجب می‌شود مدیران بزرگ دنیا از سیستم اتوماسیون اداری استفاده کنند، می‌پردازیم:

1. کاهش خطای انسانی

آدمیزاد بسیاری از اوقات اشتباه می‌کند و خطاپذیر است. این یکی از ویژگی‌های عادی هر فردی است. به گونه‌ای که هر اندازه هم کارکنان آموزش ببینند و دستورالعمل‌های لازم را رعایت کنند، باز هم امکان سر زدن اشتباه از سوی آنها وجود دارد. تا هنگامی که یک شرکت فعالیت‌هایشان را به صورت دستی انجام می‌دهد، این اشتباهات وجود دارند و با توجه به نوع آنها می‌توانند تبعات گوناگونی برای یک شرکت داشته باشند. برای مثال هر نوع خطا در نوشتن قراردادها یا ارائه گزارش‌های قانونی می‌تواند تبعات بسیار سنگینی برای یک سازمان داشته باشد. به همین علت مدیران و سازمان‌های بزرگ علاقه‌مند به استفاده از راهکارهای اتوماسیون اداری هستند. چرا که اکثر اشتباهات انسان از کارهای تکراری و دستی نشأت می‌گیرد که قابلیت خودکارسازی دارند. راهکارهای اتوماسیون می‌توانند آنها را بدون کمترین اشتباهی انجام دهند. چرا که برخلاف انسان‌ها، کامپیوترها خستگی‌ناپذیر و اشتباه‌ناپذیرند.

2. افزایش رضایت مشتریان به کمک سیستم اتوماسیون اداری

مدیران و سازمان‌های بزرگ به این امر آگاه هستند که موفقیت آنها تنها با جلب رضایت مشتریان حاصل می‌شود. مسئله‌ای که بعضی از مدیران به آن آگاه نیستند این است که راهکارهای اتوماسیون در افزایش رضایت مشتریان بسیار تأثیرگذارند. راهکارهای اتوماسیون اداری به شما کمک می‌کنند تا بدون محدودیت‌های مربوط به تعداد نیروی انسانی، در هر ساعت از شبانه‌روز و به سرعت پاسخگوی تعداد زیادی از مشتریان باشید. یکی از این راهکارها، ربات‌های چت هوشمند هستند که به سؤالات مشتریان به سرعت جواب می‌دهند.

گستره کاربردهای سیستم اتوماسیون اداری برای ارائه خدمت به مشتریان بسیار وسیع است و خدمات زیادی را به صورت خودکار و از بستر وب در اختیارشان می‌گذارد. این راهکارها برخلاف انسان‌ها خطاناپذیرند، به مرخصی و حقوق نیاز ندارند و اعتبار شما را با بهبود کیفیت خدمات به مشتریان افزایش می‌دهند.

3. استانداردسازی کارها با سیستم اتوماسیون اداری

از مهم‌ترین مزایای بهره‌مندی از نرم افزارهای اتوماسیون اداری، استانداردسازی کارهاست. به‌طور معمول کارکنان یک فرآیند معین را به شیوه‌های گوناگون و براساس سلیقه خود پیش می‌برند. این موضوع کارآمدی این فرآیندها را کاهش می‌دهد و درصد خطا یا اختلاف درباره چگونگی انجام کارها را هم بالا می‌برد. راهکارهای اتوماسیون، شما را وامی‌دارد تا تمام فرآیندها و کارها را به صورت استاندارد تعریف و پیاده‌سازی کنید. در این حالت کارکنان هم کارها را بر مبنای دستورالعمل‌ها و سازوکارهای یکسان و تعریف شده در اتوماسیون انجام خواهند داد و دیگر نمی‌توانند به شیوه دلخواه خودشان آنها را انجام دهند. بنابراین سیستم اتوماسیون اداری به‌خصوص اتوماسسیون مدیریت فرآیندهای کسب و کار، به شما کمک می‌کند تا فرآیندها را استانداردسازی کنید و کارآمدی آنها را افزایش دهید.

4. کاهش هزینه‌ها

راهکارهای اتوماسیون به روش‌های مختلف به کاهش هزینه‌های شما کمک می‌کنند. به‌طور مثال با کاهش خطاها، کاهش نیاز به نیروی انسانی، حذف کارهای غیرضروری، بهبود کارایی کارکنان و کاهش هزینه‌های عملیاتی را هم به دنبال دارد. در حالی که هر یک از این موارد ممکن است هزینه‌های بسیاری را به شرکت شما تحمیل کند. برای مثال استخدام کارکنان بیشتر، بسیار پرهزینه است خصوصاً اگر این کار را به منظور انجام کارهای تکراری توسط نیروی استخدامی صورت بگیرد. در حالی که سیستم اتوماسیون اداری قادر است کارها را در سریع‌ترین حالت ممکن و با کمترین هزینه انجام دهد و خستگی و نیاز به استراحت هم نخواهند داشت.

به همین علت مدیران و سازمان‌های بزرگ علاقه‌مندند تا از راهکارهای اتوماسیون اداری به منظور کاهش هزینه‌ها استفاده کنند. البته ممکن است هزینه و سرمایه‌گذاری اولیه برای اجرای یک راهکار اتوماسیون بیشتر از استخدام نیروی انسانی باشد. با این وجود، اتوماسیون و خودکارسازی یک سازمان یک سرمایه‌گذاری است که در زمان کمی علاوه بر جبران کردن هزینه اولیه خود، در هزینه‌های آینده شرکت هم صرفه‌جویی می‌کند.

5. کاهش نیاز به کارهای دستی

استفاده درست از منابع شرکت برای هر مدیری دارای اهمیت است. راهکارهای اتوماسیون اداری با دیجیتالی کردن و خودکارسازی فرآیندها تا حد زیادی از میزان انجام کارهای دستی و تکراری کم می‌کنند. به کمک این راهکارها می‌توانید بسیاری از فرآیندهای سازمان خود مثل ارسال ایمیل‌های تبلغیاتی و قرار دادن پست‌ها در شبکه‌های مجازی را خودکارسازی کنند. به این شکل کارکنان زمان آزاد بیشتری دارند و می‌توانند به کارهایی بپردازند که برای موفقیت سازمان و کسب و کار اهمیت بسیاری دارد. این موضوع به‌خصوص در شرکت‌های بزرگ به مدیران این امکان را می‌دهد تا میزان زیادی استفاده از نیروی انسانی خود را بهبود ببخشند.

6. افزایش بهره‌وری سازمان با سیستم اتوماسیون اداری

راهکارهای اتوماسیون به شکل‌های گوناگون بر بهره‌وری سازمان شما تأثیرگذارند. در حقیقت بسیاری از مزایایی که هنگام استفاده از این ابزارها وجود دارند، به افزایش بهره‌وری کارکنان کمک می‌کنند. به‌طور مثال کاهش هزینه‌ها، کاهش خطای انسانی، بهبود مدیریت منابع، حذف کارهای دستی و تکراری، بهبود دیدگاه مدیران و برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری آنها، خودکارسازی کارها و پایداری قابل اتکا بودن فرآیندها، به تمامی بهره‌وری سازمان را بالا می‌برند. مدیران و سازمان‌های بزرگ هم برای بالا بردن توان رقابتی خود به چنین مزیتی احتیاج دارند. این یکی دیگر از عللی است که موجب ترغیب آنها به استفاده از سیستم اتوماسیون اداری می‌شود.

7. افزایش پایداری فرآیندها

ایجاد اطمینان و پایداری در فرآیندها و خروجی آنها، یکی از اساسی‌ترین مزیت راهکارهای اتوماسیون اداری برای سازمان‌ها و مدیران موفق است. به کمک ابزارهای اتوماسیون علاوه بر اینکه از خطاهای انسانی جلوگیری می‌شود، شما می‌توانید با ابزارهای BPMS تمام جزئیات فرآیندها را تعیین کنید و با ایجاد دستورالعمل‌های دقیق برای اجزای آنها، یک ثبات در خروجی آنها ایجاد سازید و بر اجرای درست آن نظارت داشته باشید. چنین ابزارهایی با گزارش‌های دقیقی که ارائه می‌دهند و با امکان نظارت کامل بر فرآیندها و فعالیت‌های شرکت، احتمال موفقیت آنها را بالا می‌برند. این موضوع کارکنان، مدیران و مشتریان را مطمئن می‌سازد که فرآیندها و فعالیت‌های آن، مشخص، پایدار و قابل اتکا هستند.

8. بهبود دیدگاه و توانایی پیشرفت مدیران

قبل از رواج راهکارهای اتوماسیون و در شرکت‌هایی که کارها به صورت دستی و سنتی انجام می‌شود، مدیران قادر نیستند دیدگاه درستی از فعالیت‌های سازمان و نحوه عملکرد آن داشته باشند. برای پیش‌بینی خروجی کارها بیشتر بر حدس و گمان تکیه داشتند. از طرف دیگر، امکان پیگیری دستی فعالیت‌ها و تهیه گزارش از آنها هم در عمل هزینه بسیار زیادی خواهد داشت. با این حال با استفاده از راهکارهای اتوماسیون اداری، مدیران می‌توانند بر همه فرآیندها و مشاهده‌های داده‌های مربوط به آنها بدون هیچ هزینه اضافه‌ای نظارت داشته باشند. این موضوع علاوه بر اینکه دیدگاه بهتری در مدیران به وجود می‌آورد، موجب تقویت توانایی آنان برای پیش‌بینی وضعیت آینده شرکت و فعالیت‌های آن هم می‌شود.

این مسئله به‌خصوص در کسب و کارهای بزرگی که فرآیندهای بسیاری را پیگیری می‌کنند، از اهمیت بسیاری برخوردار است. به همین علت  تعداد زیادی از بزرگ‌ترین مدیران جهان از راهکارهای اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند. به کمک اتوماسیون، ردیابی فرآیندها و درک بهتر آنها بسیار ساده‌تر و سریع‌تر صورت می‌گیرد و به شما این اجازه را می‌دهد که مدت زمان، میزان کار و منابع مورد نیاز برای موفقیت یک فرآیند خاص را پیش‌بینی کنید.

9. رعایت بهتر قوانین با سیستم اتوماسیون اداری

سیستم اتوماسیون اداری و خودکارسازی فرآیندهای شرکت، به شکل‌های مختلف کمک می‌کند تا رعایت قوانین توسط سازمان بهتر انجام گیرد. یکی از اصلی‌ترین آنها خودکارسازی فرآیندهای مرتبط با ارائه گزارش‌های قانونی است که از این طریق انجام هیچ کاری فراموش نمی‌شود. از طرف دیگر، استانداردسازی فعالیت‌های سازمانی آنها هم موجب کم شدن خطا در فعالیت‌هایی می‌شوند که سرانجام باید برای رعایت قوانین انجام گیرند. برای مثال استاندارد بودن فرآیند یک گزارش مالیاتی هر نوع شک و تردید یا خطای انسانی را از میان برمی‌دارد و خودکارسازی مراحل آن هم موجب کمتر شدن خطا در اجرای آنها می‌شود. سرانجام حفظ سوابق و داده‌های فعالیت‌ها در سیستم‌های اتوماسیون اداری می‌تواند شفافیت کافی برای پاسخ‌دهی و نظارت قانونی را ایجاد کنند.

10. بهبود مدیریت منابع

راهکارهای اتوماسیون اداری، به‌خصوص نرم افزارهای BPMS این امکان را در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد تا از وضعیت منابع خود آگاهی بهتری داشته باشند. در حقیقت، آنها شما را مجبور می‌کنند تا همه اجزای موجود در فرآیندهای سازمان خود را مشخص و متمایز کنید. به این شکل شما می‌توانید از منابعی که در اختیار سازمان است، درک بهتری داشته باشید و از تمام ظرفیت آنها بهره بگیرید. این نرم افزارها همچنین موارد هدررفت و گلوگاه‌ها را هم نشان می‌دهند که به شما در لستفاده بهتر از این منابع کمک می‌کند. به همین علت تعداد زیادی از سازمان‌های بزرگ جهان، بهره‌مندی از راهکارهای اتوماسیون اداری را به عنوان یکی از ابزارهای بهینه‌سازی فعالیت‌ها و بهبود مدیریت منابع سازمان می‌شناسند.

11. افزایش مسئولیت‌پذیری کارکنان

خودکارسازی فرآیندها و فعالیت‌های شرکت با بهره‌مندی از نرم افزارهای اتوماسیون اداری، به مشخص کردن دقیق وظایف و تعیین افراد مسئول برای انجام هر یک از آنها نیاز دارد. به این شکل زمانی که وظایف و مسئولیت‌ها تعیین می‌گردد، برای خطا یا اهمال‌کاری فرصتی باقی نمی‌ماند. در واقع هیچ‌کس نمی‌تواند ادعای ناآگاهی از مسئولیت‌های خود داشته باشد. از سوی دیگر، در سازمان‌هایی که فرآیندهای انها استاندارد نیست و وظایفشان به خوبی تعریف و به افراد سپرده نشده است، وظایف و کارها مسئولیت هیچ‌کس نیستند. شما نمی‌توانید از فرد خاصی انتظار پاسخگویی داشته باشید. از این رو نرم افزارهای اتوماسیون اداری در افزایش مسئولیت‌پذیری کارکنان در قبال وظایفشان نقش بسیار مهمی دارند. نظارت بر عملکرد آنها و عملکرد سازمان را بهبود می‌بخشند.

12. تسهیل رشد سازمان

یکی از اصلی‌ترین دلایل و انگیزه‌های روی آوردن به راهکارهای اتوماسیون اداری توسط مدیران بزرگ، تسهیل رشد سازمان است. رشد هر شرکت به‌خصوص در زمینه‌هایی که پیش از این سابقه‌ای در آن نداشته‌اند، اغلب با آزمون و خطای زیادی همراه است و به جذب تعداد بالای نیروی انسانی جدید و آموزش آنها برای انجام کارهای دستی نیاز پیدا می‌کنند. استفاده از ابزارهای اتوماسیون اداری، علاوه بر اینکه سازمان‌ها را برای استخدام نیروی بیشتر در مراحل رشد کسب و کار بی‌نیاز می‌کند، در صورت استفاده از ابزارهای BPMS آنها را ترغیب می‌کند تا قبل از انجام آزمون و خطا، رویه‌ها و فرآیندهای شرکت را با دقت بیشتری طراحی کنند و همه متغیرها را مدنظر قرار دهند. به این شکل، رشد شرکت‌های کوچک و بزرگ به کمک ابزارهای اتوماسیون راحت‌تر، ارزان‌تر و سریع‌تر پیش خواهد رفت.

13. بهبود کار تیمی

بهبود کار تیمی در سازمان یکی دیگر از دلایلی است که کسب و کارها را به استفاده از راهکارهای اتوماسیون اداری ترغیب می‌کند. ابزارهای اتوماسیون علاوه بر اینکه می‌توانند مکاتبات و ارتباطات بین کارکنان را آسان‌تر کند، با حذف کارهای دستی، این امکان را در اختیار آنها می‌گذارد تا زمان بیشتری را برای همکاری و مشارکت با همدیگر اختصاص دهند. همچنین بعضی از راهکارهای اتوماسیون، ابزارهای دقیقی برای تقسیم وظایف، ایجاد هماهنگی بین کارکنان و مدیریت پروژه‌ها به سازمان‌ها اعطا می‌کند که تأثیر بسیاری بر بازدهی کارکنان می‌گذارد.

14. سرعت بخشیدن به تحول دیجیتال به کمک سیستم اتوماسیون اداری

تحول دیجیتال، موضوعی که توجه بسیاری از مدیران را به خود جلب کرده است. در صورتی که کسب و کارهای زیادی از مزایای تحول دیجیتال آگاهی دارند، با این حال برای اجرای آن با مشکلاتی مواجه هستند. یکی از مهم‌ترین مشکلات آنها، هزینه‌های مربوط به تهیه و اجرای نرم افزارهای مختلف است که برای دیجیتالی کردن و خودکارسازی مقدار زیادی از فعالیت‌های خود به آنها نیاز خواهند داشت. از طرف دیگر، تغییر فرهنگ کاری و افزایش دورکاری بعد از همه‌گیری ویروس کرونا موجب شده تا کسب و کارهای بسیاری نسبت به تحول دیجیتال در سازمانشان اهمیت بیشتری قائل شوند تا بتوانند کارایی و رشد خود را تضمین کنند.

استفاده از راهکارهای اتوماسیون اداری همچون سیستم اتوماسیون اداری چارگون، ابزاری است که به کسب و کارها کمک می‌کند تا بتوانند همه فرآیندهای خود و امور اداری مرسوم در سازمان خود را دیجیتالی و خودکارسازی کنند و به تهیه و اجرای نرم افزارهای مختلف نیاز نداشته باشند. به‌کارگیری ابزارهای اتوماسیون اداری تحت وب همچون اتوماسیون اداری چارگون موجب کاهش هزینه اولیه و افزایش سرعت استقرار آنها می‌شوند.

15. بهبود روحیه کارکنان

استفاده از اتوماسیون در کسب و کارها به شکل‌های مختلف می‌تواند روحیه کارکنان را بالا ببرد. افزایش روحیه کارکنان در بهره‌وری آنها و افزایش خلاقیتشان هم بسیار تأثیرگذار است. برای مثال استفاده از سیستم اتوماسیون اداری و استانداردسازی فرآیندها، همه وظایف و چگونگی انجام آنها را مشخص می‌کند و اختلافات و ابهامات مربوط به نحوه انجام کارها را از میان برمی‌دارد که این امر موجب کاهش اصطکاک و تنش در محیط کار می‌شود. خودکارسازی گردش کارها سرعت کارکنان را افزایش می‌دهد و موجب تأیید سریع‌تر کارها توسط مدیران می‌شود.

سخن آخر

برای ضرورت استفاده از سیستم اتوماسیون اداری در هر کسب‌وکاری دلایل بسیاری وجود دارد. در این مقاله به بعضی از دلایلی که مدیران شرکت‌های بزرگ دنیا را به استفاده از اتوماسیون تشویق می‌کنند، اشاره کردیم. بدون در نظر گرفتن اینکه سازمان شما کوچک، متوسط یا بزرگ باشد، نرم افزارهای اتوماسیون اداری فواید بسیاری برایتان خواهند داشت. نرم افزار اتوماسیون اداری چارگون مجموعه‌ای از نرم افزارهای مکاتبات، جلسات، اسناد، کارها و پیشخوان است که توسط بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ ایران مانند بانک کشاورزی، اسنپ، سازمان فرهنگ و ارتباطات اسلامی و … مورد استفاده قرار می‌گیرد.