در مدیریت سازمان‌ها و کسب‌وکارها داده مهم‌ترین عاملی است که به شفاف‌سازی شرایط کمک می‌کند. تصمیم گیری داده محور Data Driven Decision Making که به اختصار DDDM نیز گفته می‌شود، پربازده‌ترین نتایج را به بار می‌آورد. تصمیمگیری سنتی بر اساس شهود و به شیوه آزمون و خطا با وجود سیستم‌های دقیق و الگوهای تحلیل داده و در مقایسه با تصمیمگیری با پشتوانه و بر اساس رفتار داده‌ها، دیگر جایگاهی در مدیریت ندارند و حتی اگر سودمند هم باشند در برابر بازده تصمیمگیری مبتنی بر داده هیچ برتری نخواهند داشت.
تصمیمگیری در هر شرایطی نیاز به بینش دارد، بینش نتیجه ارزیابی اطلاعات است و اطلاعات از داده‌ها به دست می‌آید. “داده” در برخی از تعاریف، نفت دنیای جدید است! و استخراج آن به گردش کسب‌وکار و بهینه‌سازی بازده فرایندهای مختلف کمک‌های شایانی می‌کند.
تصمیمگیری بر اساس داده را به اصطلاح داده‌محوری گویند. تصمیم گیری داده محور یعنی اتخاذ تصمیمی کاملاً آگاهانه و بر اساس تحلیل رفتارهای قبلی. این روش پیش‌بینی قانونمندی است که توسط الگوها و الگوریتم‌های علم داده، درستی آنها به اثبات رسیده است.
تصمیم گیری داده محور در چه حوزه‌هایی امکان‌پذیر است؟
تصمیمگیری در تمام زمینه‌های فعالیت اقتصادی و خدماتی قابل پیاده‌سازی در اصول داده‌محوری است. می‌توان حوزه‌های مختلف تصمیم‌هایی که اتخاذ می‌شوند را در دو حالت برنامه‌ریزی‌شده و برنامه‌ریزی‌نشده محدود کرد.
– تصمیم‌های برنامه‌ریزی‌شده: تصمیم گیری داده محور برنامه‌ریزی‌شده در دسته تصمیم‌های بلندمدت نیز قرار می‌گیرد. این تصمیم‌ها نتیجه بررسی و پایش شاخص‌های کلیدی عملکرد هستند و با جمع‌آوری داده از منابع مختلف و در طول زمان به دست می‌آِیند.
این تصمیم‌گیری‌ها در واقع خط مشی یک حرکت ساختارمند را برای یک سازمان و کسب‌وکار تعیین می‌کنند. در صنعت تولید و بازاریابی می‌توان از این‌گونه تصمیمگیری بهره‌مند شد و شاهد مزایای استفاده مؤثر و بهینه از داده‌ها بود.
– تصمیم‌های برنامه‌ریزی‌نشده: این دسته از تصمیم‌ها نیاز به تجزیه و تحلیل داده‌ها دارند و ممکن است به آنها تصمیمات عملیاتی و اجرایی نیز گفته شود. این تصمیم‌گیری‌ها بر اساس نیاز سازمان و با توجه به شرایط در مقاطع زمانی مختلف اتخاذ می‌شوند.
در مواردی که لازم است برای انجام یک فعالیت در کوتاه‌مدت تصمیمی گرفته شود و نتیجه آن پیش از اتخاذ تصمیم تا حدود بسیار زیاد قابل پیش‌بینی باشد، از این نوع تصمیمگیری استفاده می‌شود. برای شفافیت بیشتر در مورد این نوع تصمیمگیری می‌توان به موارد مختلفی اشاره کرد. در تهیه گزارش فروش در مقاطع زمانی کوتاه از سوی مدیر فروش و مدیر بازاریابی، تصمیمات داخل سازمانی مثل تحلیل صنعت، تحلیل بازار و تصمیم‌های استراتژیک از این نوع تصمیمگیری استفاده می‌شود.
مراحل تصمیم گیری داده محور
تغییر شیوه تصمیمگیری از شکل سنتی به شیوه داده‌‌محور و با استفاده از ابزار مدرن و تکنولوژی روز به آموزش اندکی نیاز دارد. این تصمیمگیری نسبت به شیوه سنتی بازده بسیار بیشتری دارد و همچنین به صرف وقت و انرژی کمتری می‌انجامد. پس از انتخاب ابزار و راهکارهای مناسب برای تصمیمگیری در سازمان با پیاده‌سازی چند مرحله مختصر و کوتاه می‌توان به بهترین راه‌حل‌های ممکن دست یافت و از بین آنها مناسب‌ترین راه‌‌حل را به عنوان تصمیم نهایی به کار گرفت. مراحل پنج‌گانه برای رسیدن به تصمیم گیری داده محور عبارتند از:
اول: شناخت دیدگاه و چشم‌انداز
تصمیم آگاهانه و مؤثر نتیجه شناخت دیدگاه و چشم‌انداز درست سازمان است. برای تبدیل داده‌های خام به بینش، لازم است تا اهداف و مسیر دستیابی به آنها در سازمان شناسایی شوند. طی مراحل بعد این داده‌ها پاکسازی می‌شوند و داده‌های نامرتبط به این چشم‌انداز از داده‌های مؤثر جدا می‌شوند تا تأثیر منفی بر روی تصمیمگیری و نتایج نداشته باشند. تمرکز و آگاهی از آنچه مورد انتظار است، مسیر و استراتژی عملکرد را به خوبی مشخص می‌کند.
دوم: دسترسی به منابع داده
داده‌ها از درگاه‌های مختلف به دست می‌آیند. جمع‌آوری داده در یک سیستم یکپارچه در این مرحله مطرح می‌شود. باید ابزار و منابع داده متناسب با نوع و حجم داده در سازمان در نظر گرفته شود. دسترسی به تمام داده‌ها برای رسیدن به یک نتیجه جامع که همه ابعاد قضیه را سنجیده باشد، اهمیت زیادی دارد. ابزار به‌کارگرفته‌شده برای جمع‌آوری داده از جمله مواردی است که باید در مورد آن به درستی تصمیمگیری شود تا در آینده نیز تأمین‌کننده نیاز برای تصمیم‌گیری‌ها باشد.
سوم: سازماندهی داده‌ها
سازماندهی داده به کمک ابزار مختلف مدیریت داده انجام می‌شود که در آن تمامی داده‌های مرتبط با یک موضوع در یک محل قرار می‌گیرند. داده‌ها آماده هستند تا دانشمندان داده با استفاده از تکنیک‌های مختلف، آنها را به اطلاعات معنادار و قابل فهم برای مدیران تبدیل کنند. داشبوردهای مدیریت اجرایی از جمله ابزاری هستند که در این مسیر به سازماندهی داده کمک می‌کنند.
چهارم: آنالیز داده‌ها
آنالیز یا تجزیه و تحلیل داده مهم‌ترین عملیات استخراج بینش از داده‌ها است که به تصمیم گیری داده محور منجر می‌شود. در بازار رقابتی امروز هر چه از شیوه‌های دقیق‌تر و شاخص‌های درست‌تری برای آنالیز داده‌ها استفاده شود، نتایج به‌دست‌آمده بیشتر مثمرثمر واقع می‌شوند.
پنجم: نتیجه‌گیری
با وجود تمام ابزار کمکی و بصری‌سازی داده‌ها در این مرحله می‌توان بهترین راهکار و تصمیم برای رسیدن به اهداف سازمان را از پیش‌بینی‌های موجود انتخاب کرد. در این مرحله مهارت و دانش مدیریت، تجربه و شناخت مدیران از بازار و فعالیت‌های جاری در آن در شکل‌گیری تصمیم مناسب تأثیر زیادی دارد.
راهکار جامع مدیریت منابع انسانی دیدگاه
برای شفافیت بیشتر در مقوله تصمیم گیری داده محور می‌توان در حوزه منابع انسانی از راهکار جامع مدیریت منابع انسانی دیدگاه نام برد. این راهکار داده‌های بسیار مختلفی را از بخش‌های سازمان در خود جمع‌آوری می‌کند تا در تصمیمگیریهای مهم سازمانی از آنها به بهترین شکل استفاده کند.
کارکنان یک سازمان سرمایه‌های اصلی آن هستند و ایجاد حس رضایت و وفاداری در آنها از اهداف اصلی مدیران بخش منابع انسانی در هر سازمان و کسب‌وکاری خواهد بود. در راستای تصمیمگیری مؤثر لازم است تا داده‌های متنوع و متعددی مورد بررسی قرار گیرند و از نتایج به‌دست‌آمده برای شکل‌گیری بهترین راه‌حل‌ها استفاده شود.
نرم‌افزارهای این راهکار اطلاعات پرسنلی، حضور و غیاب، موارد آموزشی، نظرسنجی، ارزیابی عملکرد و موارد متعدد دیگر را بسته به نیاز مدیران در خود ذخیره می‌کنند. در مرحله بعد داده‌ها تحلیل می‌شوند و نتایج به‌دست‌آمده به صورت گزارش یا در داشبوردهای مدیریتی بصری‌سازی می‌شوند تا برای یک سازمان تصمیماتی گرفته شود که بهبود تجربه کارکنان را به دنبال داشته باشد.
نتیجه تصمیم گیری داده محور در بخش منابع انسانی هر سازمان تجربه‌ای مثبت و ارزشمند برای تک‌تک افرادی است که در آن مشغول به کار هستند. کارکنانی شاد، خلاق و متعهد موجب موفقیت سازمان و کسب‌وکار می‌شوند.
توصیه‌هایی برای بهبود تصمیم گیری داده محور
– درک مفاهیم تحلیل داده
با یادگیری و درک مفاهیم تحلیل داده می‌توان بر فرایند تصمیمگیری بر اساس داده‌ها تسلط بیشتری داشت. در چنین شرایطی اگر داده‌های اضافه در سیستم وجود داشته باشند، می‌توان آنها را پاکسازی و از تحلیل آنها صرف‌نظر کرد، چون ممکن است داده‌های اضافه باعث تغییر در نتیجه تصمیمگیری شوند.
– بازبینی شیوه‌های تصمیمگیری
با تکرار فرایندها ممکن است انجام آنها به صورتی درآید که آگاهانه نیستند. تصمیمگیری نیز از این حالت خارج نیست و ممکن است منطق تصمیمگیری صرفاً بر اساس مطلوب ذهنی و تمایلاتی ناآگاهانه باشد که مبنای درستی نیز ندارند.
داده‌ها باعث می‌شوند که برای هر تصمیم گیری داده محور تصویر جدیدی از وضعیت موجود ساخته شود و همچنین پیش‌بینی در مورد نتایج هر نوع تصمیمگیری در آینده تا حدود زیادی امکان‌پذیر باشد.
با بازبینی و تغییر شیوه‌های تصمیمگیری که تبدیل به عادت شده‌اند، دیدگاه واقعی‌تری نسبت به شرایط به وجود می‌آید و با استفاده از آنالیز داده‌ها نتایج مؤثرتری نیز واقع می‌شوند که در مجموع برای هر سازمان بازده بیشتر را به دنبال دارد.
– مشخص کردن اهداف سازمان
زمانی که تصمیم‌گیری‌ها بر اساس اهداف مشخصی باشند، می‌توان از صرف هزینه و انرژی برای موارد غیرضروری اجتناب کرد. همچنین با مشخص بودن اهداف شاخص‌های کلیدی عملکرد مرتبط با آن اهداف نیز سنجیده می‌شوند.
– مشخص کردن معیارهای سنجش برای دستیابی به اهداف
در اتخاذ تصمیم و حتی پس از آن، باید معیارهایی برای درستی یا میزان موفقیت هر تصمیمگیری مشخص شود که بتوان به کمک آنها راهکارهایی که مفیدتر واقع شده‌اند را شناسایی و برای آینده از آنها الگوبرداری کرد.
– ارزیابی و بازبینی مداوم
با ارزیابی مداوم داده‌ها می‌توان زمینه‌های بروز خطا و مشکل در تصمیمگیری را شناسایی کرد و همچنین تمرینی برای انعطاف‌پذیری مداوم داشت. نتیجه این ارزیابی و بازبینی مداوم عادت به پویایی و یادگیری پیوسته از خطاها و اشتباهات گذشته است.
– بصری‌سازی و تجسم داده
یکی از لذت‌بخش‌ترین مراحل تصمیم گیری داده محور زمانی است که داده‌ها به شکل قابل فهم و بصری در می‌آیند و با یک نگاه می‌توان به بسیاری از اطلاعات نهفته در آنها پی برد. ابزار بصری‌سازی داده مختلفی وجود دارند که کسب‌وکارها از آنها کمک می‌گیرند. این بصری‌سازی در داشبوردهای مدیریتی انجام می‌شود و می‌توان برای تمامی انواع داده از این نمودارها و اشکال گویا استفاده کرد.
– بهبود سیستم تصمیم گیری داده محور
با مشاهده نتایج به‌دست‌آمده و سنجش وضعیت‌های متفاوت یا استفاده از امکانات مختلف در تحلیل داده و تصمیمگیری می‌توان این سیستم را بهبود و گسترش داد. به این ترتیب هدف اصلی هر سازمان که ایجاد ارزش از طریق داده است راحت‌تر محقق خواهد شد.
سخن پایانی
برای رسیدن به نتایج بهتر باید تصمیم‌هایی واقع‌بینانه و مؤثرتر گرفته شود. تجربه، رفتار قبلی و تأثیر پیاده‌سازی راهکارهای مختلف و اطلاعات به‌روز و واقعی از شرایط از داده‌هایی استخراج می‌شود که به مرور در سازمان ثبت شده‌اند. ابزار ثبت، ذخیره‌سازی، پاکسازی، آنالیز و بصری‌سازی داده در به وجود آوردن درک درست از شرایط هر کسب‌وکار و سازمان برای تصمیمگیری نقش مهمی را ایفا می‌کنند. به همین منظور از راهکارهای مختلف می‌توان در مسیر بهبود تصمیمگیریهای سازمانی استفاده کرد.
استخراج و الگوهای پیش‌بینی در روندهای آینده را داده محوری گویند. تصمیم‌هایی که بر اساس این داده‌ها گرفته می‌شوند احتمال موفقیت بیشتری نسبت به تصمیم‌هایی دارند که بر اساس شهود یا تجربه یا آزمون و خطا گرفته می‌شوند. در تصمیم گیری داده محور تمامی ابعاد و شرایط موجود به درستی و شفافیت قابل بررسی است و نتایج ممکن نیز قابل پیش‌بینی است به همین دلیل انتخابی مطمئن برای دستیابی به اهداف سازمان به شمار می‌رود.