BPMN چیست و تیم مدلسازی فرآیندهای کسب و کار چه نقش‌هایی دارد؟

BPMN مخفف عبارت Business Process Model & Notation است و به معنی مجموعه‌ای از علائم و اشکال گرافیکی برای مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار است. با استفاده از این زبان نمادین می‌توان فرآیندهای کسب و کار را مدل‌سازی کرد. BPMN زبانی استاندارد برای نمایش فرآیندهای کسب‌وکار است و ابزار اصلی در مدیریت فرآیندهای کسب و کار محسوب می‌شود.

در هر سازمان، آشکار کردن و فهم دقیق فرآیندهای کسب‌وکار پیش‌نیازی ضروری برای بهبود عملکرد و افزایش بهره‌وری است. BPMN یا Business Process Model & Notation یک زبان استاندارد مدل‌سازی گرافیکی است که به تیم‌های مختلف کمک می‌کند تا تعاملات، جریان‌های کاری و نقاط تصمیم‌گیری را به‌صورت واضح و قابل فهم تصویرسازی کنند. استفاده از این زبان، ارتباط میان ذینفعان فنی و غیر‌فنی را تسهیل می‌کند و ابزار قدرتمندی برای مستندسازی، تحلیل و بهینه‌سازی فرآیندها فراهم می‌آورد. در این چارچوب، یک تیم مدل‌سازی فرآیندها نقش حیاتی در ترسیم دقیق، هم‌راستا کردن فرایندها با اهداف سازمان و تضمین موفقیت پروژه‌های مدیریت فرآیند دارد.

تاریخچه زبان مدلسازی BPMN

مفهوم BPMN ابتدا توسط بنیاد مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPMI) ارائه شد. این بنیاد ابتدا نسخه 1.0 را در سال 2004 منتشر کرد. در سال 2005 بنیاد مدیریت فرآیندهای کسب و کار با Object Managment Group ادغام شد. OMG در سال 2010 نسخه دوم زبان مدلسازی BPMN را منتشر کرد. پس از انتشار  آخرین نسخه BPMN یعنی نسخه 2.0.2، BPMN به سرعت به یک استاندارد شناخته شده برای مدل‌سازی در مدیریت فرآیندهای کسب و کار تبدیل شد.

تیم مدلسازی فرآیند

مدل‌سازی فرآیند

یکی از مراحل مدیریت فرآیندهای کسب و کار است. فعالیت‌های این مرحله باید یک تیم تشکیل شود. هر کدام از اعضای این تیم وظیفه‌ مشخصی دارد که در ادامه مطلب به معرفی شرح وظایف ایشان پرداخته می‌شود:

مدیر فرآیندهای کسب و کار

مسئول چرخه مدریت فرایندهای کسب و کار و پیاده‌سازی پروژه مدلسازی فرآیندها با استفاده از BPMN است. این نقش در پروژه‌های مدیریت فرآیند مشخص می‌کند که چه زمانی نیاز به اجرای آن در سازمان است. شناسایی موانع اجرایی نیز بر عهده مدیر فرآیند است و معمولاً جزء رتبه‌های بالایی سازمان است. او مسئول و صاحب‌اختیار برای تصمیم‌گیری در پروژه‌های مدلسازی است.

مالک فرآیند

کسی است که مسئول اثربخشی فرآیند است. به عنوان مثال مدیر بازرگانی یک کارخانه مالک فرآیندهای مرتبط با خرید تهیه مواد اولیه است. مالک فرآیند کسی است که فرآیند را طراحی می‌کند، ارتباطش را با دیگر فرآیندها شناسایی، آن را با اهداف استراتژیک سازمان هماهنگ و فرآیند را از نظر هزینه، زمان و کیفیت کنترل می‌کند.

مدیر پروژه

شخصی است که مسئول برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، مدیریت و راهبری پروژه مدلسازی فرآیندهای کسب و کار با استفاده از BPMN است. او به مالک فرآیند کمک کند که به اهدافی که در نظر دارد برسد و مسئولیت کارایی پروژه را بر عهده می‌گیرد. مدیر پروژه سعی می‌کند محدودیت‌های سازمان و مدیر فرآیندهای کسب و کار را در نظر بگیرد و کمک کند تا در زمان و با اختصاص هزینه تصویب شده، پروژه به اهداف خود برسد.

معمار سازمان

او ساختار سازمانی یک مجموعه را تعریف می‌کند و مشخص می‌کند که در سازمان باید چند دپارتمان وجود داشته باشد و  هر یک چه وظیفه‌ای دارند. این نقش همچنین مشخص می‌کند که ارتباط دپارتمان‌های یک مجموعه با هم چگونه است و هر بخش از چه نقش‌هایی تشکیل شده است. به‌طور خلاصه معمار سازمان تعیین می‌کند که ساختار سازمان چگونه چیده شود تا به اهداف از پیش تعیین‌شده‌اش، دست یابد.

تحلیل‌گر فرآیند یا تحلیلگر کسب و کار: فرآیند‌های سازمان را به صورت بصری طراحی می‌کند. تحلیل‌گر فرآیند با مدیران پروژه یک رابطه‌ی نزدیک دارد تا روندهای کلیدی در هر پروژه را استخراج کند و با استفاده از نرم‌افزارهای مدل‌سازی، فرآیند را مستند و ریسک‌های آن را شناسایی کند.
نقش تحلیل‌گر فرآیند، توسعه‌ نقشه‌های فرایندی است که به صورت واضح بتواند نیازهای تجاری یک مجموعه را مشخص کند. به تحلیل‌گر فرآیند، مدل‌ساز فرآیند، مهندس فرآیند و یا مهندس روند نیز می‌گویند.
لازم به تأکید است که در هر پروژه مستندسازی فرآیندهای کسب و کار، لزوماً نیاز به همه این نقش‌ها نیست و احتمال دارد که یک فرد چند نقش را بر عهده بگیرد. تصمیم‌گیری درباره اینکه یک سازمان به چه گروهی از نقش‌های بالا برای مستند‌سازی فرآیندهای خود نیاز دارد به عواملی از جمله پیچیدگی‌فرآیند، زمان و هزینه پروژه و سطح حیاتی بودن فرآیندهای کسب و کار بستگی دارد.

طبقه‌بندی فرآیندهای کسب و کار در هر سازمان

فرآیندهای اصلی

هسته‌ مرکزی فرآیندهای یک سازمان را فرآیندهای اصلی تشکیل می‌دهند که به صورت محوری در یک سازمان اجرا می‌شوند و فعالیت‌های مستقیم را از تأمین‌کنندگان تا مشتری در‌برمی‌گیرند.
فرآیندهای اصلی گروهی از فرآیندهای کسب و کار هستند که سهم عمده‌ای در موفقیت سازمان دارند و برای سازمان ارزش افزوده ایجاد می‌کنند. مانند فروش، خدمات پس از فروش، ارائه خدمت و …

فرآیندهای پشتیبانی

این فرآیندها برای پشتیبانی فرآیندهای اصلی کسب و کار مورد نیاز هستند که باعث ایجاد داده و اطلاعات و یا قانون‌مندسازی روش اجرایی می‌شوند. مانند حسابداری، فرآیندهای حوزه فناوری اطلاعات، فرآیندهای حوزه منابع انسانی و …

فرآیندهای مدیریتی

فرآیندهایی هستند که وظیفه‌ آن‌ها هدایت و رهبری سازمان برای رسیدن به اهداف است. درواقع این فرآیندها نقش هدایت، حمایت و نظارت بر سایر فرآیندها را دارند و به عنوان یک پایگاه اطلاعاتی برای کنترل، تصمیم‌گیری مدیریتی و سنجش میزان اثربخشی و کارآمدی سیستم عمل می‌کنند. گروه فرآیند برنامه‌ریزی استراتژیک، برنامه‌ریزی نیروی انسانی، فرآیند بودجه‌ریزی و … از این جمله‌اند.

سطوح فرآیند

فرآیند کسب و کار

در سازمان‌ها و کسب‌وکارها به مجموعه‌ای از اعمال ساختاریافته و مرتبط برای ایجاد یک خدمت یا محصول فرآیند می‌گویند. به عبارتی دیگر  فرآیند، مجموعه‌ای از فعالیت‌هاست که با یکدیگر هماهنگی دارند و برای رسیدن به اهداف سازمان تلاش می‌کنند.

گروه فرآیندهای کسب و کار

هر گروه فرآیند از دو یا چند فرآیند که تناسب و ارتباط بیشتری با هم دارند، تشکیل شده است. آنها وظایف و فعالیت‌های مشابه دارند و به عنوان گروهی از فرآیندها شناسایی می‌شوند.

کلان فرآیند کسب و کار

هر کلان فرآیند از دو یا چند گروه فرآیند تشکیل شده است. بسیاری از کسب‌وکارها فراتر از سازمان خود نگاه کرده و تلاش می‌کنند مشتریان و تأمین‌کنندگان را در زنجیره ارزش و سیستم‌های خود وارد کنند و به سیستم خود در سطح کلان بنگرند.

جمع بندی

در نهایت، BPMN به‌عنوان یک زبان استاندارد و مشترک برای مدل‌سازی فرایندهای کسب‌وکار، نقش کلیدی در شفاف‌سازی جریان‌های کاری و بهبود ارتباط میان ذی‌نفعان فنی و غیر‌فنی ایفا می‌کند. استفاده مؤثر از این زبان، زمانی بیشترین ارزش را ایجاد می‌کند که توسط یک تیم مدل‌سازی فرایندها متخصص و هماهنگ هدایت شود؛ تیمی که بتواند نیازهای کسب‌وکار را به مدل‌های دقیق، قابل تحلیل و قابل اجرا تبدیل کند. ترکیب دانش فرایندی، مهارت‌های تحلیلی و درک اهداف سازمانی در این تیم، زمینه‌ساز بهبود مستمر فرایندها، افزایش بهره‌وری و موفقیت پروژه‌های مدیریت فرایندهای کسب‌وکار خواهد بود.