ممکن است صاحبان مشاغل کوچک برای استفاده از نرم افزار حسابداری مالی دچار شک و تردید باشند و تصور کنند نرم افزاری که برای کسب و کار آنها مناسب باشد، وجود ندارد. در اینجا به این موضوع می‌پردازیم که یک نرم افزار حسابداری چگونه می‌تواند برای مشاغل کوچک مفید باشد. در ادامه به ویژگی‌های بهترین نرم افزار حسابداری برای مشاغل کوچک می‌پردازیم:
- فاکتورهای خودکار
- پیگیری هزینه‌ها
- تسهیل ثبت مالیات
- همکاری دوستانه
- مدیریت موجودی
- کنترل امور مالی کسب و کار
- تطبیق با صورت حساب بانکی
[aparat id=’rbhlmx9′]
مزایای نرم افزار حسابداری برای مشاغل کوچک
فاکتورهای خودکار
صدور صورت‌حساب به‌موقع برای حفظ حرکت کسب و کار کوچک شما بسیار مهم است. ایجاد فاکتورهای مکرر و ارسال یادآوری‌های بعدی در مورد پذیرش مستقیم پرداخت‌های دیجیتال کاری است که نرم افزار حسابداری شرکتی قرار است انجام دهد.
پیگیری هزینه‌ها
پول نقد و جریان نقدی، اهداف نهایی برای هر تجارت کوچک هستند. حتی یک اشتباه حسابداری می‌تواند هزینه زیادی برای شما داشته باشد که منجر به کمبود بودجه شود. با نرم افزار حسابداری، می‌توانید با خودکار کردن ردیابی هزینه‌ها، از این اتفاق جلوگیری کنید. همچنین می‌توانید رسیدها را اسکن و ثبت کنید و هزینه‌های انجام شده از طرف مشتریان را پیگیری نمایید.
تسهیل ثبت مالیات
ثبت مالیات برای مشاغل کوچک با توجه به پیچیدگی‌های فراوان ممکن است چالش‌برانگیز باشد. نرم افزار حسابداری به شما کمک می‌کند تا با تهیه فرم‌های مالیات بر فروش و انواع مالیات دیگر، کارتان را آسان‌تر کنید.
همکاری دوستانه
نرم افزار حسابداری به خوبی سازماندهی شده است و دسترسی آسان حسابدار شما به ابزارها را فراهم می‌کند. درک سیستم نرم افزار حسابداری مالی و عملکردهایی که این نرم افزار را کاربرپسند می‌کند برای یک حسابدار بسیار ساده‌تر خواهد بود.
مدیریت موجودی
موجودی اساس هر کسب و کار کوچکی را تشکیل می‌دهد. چه شما یک فروشگاه خرده‌فروشی دارید یا به صورت آنلاین فعالیت می‌کنید، میزان موجودی بسیار مهم است. نرم افزار حسابداری مالی می‌تواند به شما در مدیریت موجودی کالا و فرآیند سفارش کمک کند تا از کمبود کالا جلوگیری کنید. همچنین می‌تواند گزارش‌های ردیابی و در حال اجرا را انجام دهد. به این ترتیب که در آن می‌توانید بفهمید کدام نوع کالاها عملکرد خوبی دارند و چه چیزهایی نه.
کنترل امور مالی کسب و کار
مدیریت امور مالی شخصی از اهمیت زیادی برخوردار است. با این حال، به محض اینکه فرایندهای کسب و کار به‌طور مداوم رشد می‌کند، به چیزی نیاز دارید که بتواند به شما در اداره و مدیریت مؤثر امور مالی‌تان کمک کند.
نرم افزار حسابداری می‌تواند به شما کمک کند تا داده‌های مالی خود را یک‌جا سازماندهی و ذخیره کنید. علاوه بر این، می‌تواند به شما امکان دسترسی به پایگاه‌های اطلاعاتی و اطلاعات مالی‌تان را در زمان واقعی بدهد تا بتوانید تصمیمات مالی و سرمایه‌گذاری خود را به طور مؤثر اتخاذ کنید.
تطبیق با صورت‌های بانکی
در طول فرآیند حسابداری، ممکن است متوجه شوید که تراکنش‌ها با صورت‌حساب‌های بانکی مطابقت ندارند. برنامه‌های نرم افزار حسابداری به جای صرف زمان و تلاش زیاد با بررسی دستی، می‌توانند این کار را برای شما انجام دهند. شما می‌توانید آن تراکنش‌های بانکی را به‌طور خودکار مطابقت داده و تطبیق دهید و آنها را اصلاح کنید. همان‌طور که مشاغل کوچک رشد می‌کنند، حسابداری نیز باید رشد کند.
به همین دلیل است که هر کسب و کار کوچکی باید مزایای نرم افزار حسابداری را به عنوان یک الزام کامل، در نظر بگیرد. در طول انتخاب یک نرم افزار حسابداری، یک کسب و کار کوچک باید تمام نکات ذکر شده در بالا را در نظر بگیرد چرا که می‌تواند به شما در محدود کردن جست‌وجو، مقایسه و انتخاب بهترین آن بر اساس نیازتان کمک کند.
اهمیت نرم افزار حسابداری برای مشاغل کوچک چیست؟
بسیاری از مشاغل کوچک قبلاً به سمت حسابداری هوشمند رفته‌اند، جایی که حدود 91٪ از حسابداران برای افزایش بهره‌وری به نرم افزار متکی هستند. نرم افزار حسابداری نه تنها به شما کمک می‌کند تا سوابق مالی کسب و کار خود را ساده کنید، بلکه به مدیریت امور مالی‌تان نیز کمک می‌کند.
در زیر سه مزیت مهم اتخاذ یک فناوری خودکار و استفاده از نرم افزار حسابداری مالی برای کسب و کار کوچک شما آورده شده است:
- افزایش بهره‌وری کسب و کار
- کنترل جریان نقدی
- تکنیک‌های کنترل اعتبار کارآمد
افزایش کارایی کسب و کار
با محیطی که به سرعت در حال تغییر و تحول است، هر کسب و کار کوچک مجبور است خود را با نرم افزاری که برای راه‌اندازی کسب و کار استفاده می شود، تطبیق دهد. با نرم افزار حسابداری، می‌توانید کارها را به سرعت و به راحتی انجام دهید که به‌طور کلی کارایی کسب و کار را ارتقا می‌دهد.
کنترل جریان نقدی
یک راه‌حل خودکار برای مدیریت قبوض دریافتنی و پرداختنی، ردیابی و مدیریت صورت‌حساب است که می‌تواند به شما کمک کند سریع‌تر و بدون دردسر آنها را کنترل کنید. با مدیریت بهینه جریان نقدی، شما با خیالی آسوده خواهید توانست تصمیمات اطمینان‌بخش بگیرید و رشد کسب و کار خود را به خوبی برنامه‌ریزی کنید.
تکنیک‌های کنترل اعتبار کارآمد
برای اطمینان از سیستم مدیریت اعتبار، می‌توانید از نرم افزار حسابداری استفاده کنید که می‌تواند حداکثر سقف اعتبار را بر اساس اعتبار مشتری تعیین کند. به این ترتیب، کنترل مستقیم فعالیت‌های مرتبط با اعتبار خود را دریافت می‌کنید و همچنین در صورت وجود صورت‌حساب معوق از سوی مشتری، به شما اطلاع داده می‌شود. اگر می‌خواهید کسب و کار خود را به سمت موفقیت و پیشرفت هدایت کنید، نرم افزار حسابداری بهترین و مناسب‌ترین راه برای دستیابی به هدف ایده‌آل شما است.
نرم افزار حسابداری برای مشاغل کوچک چگونه عمل می‌کند؟
اگر شما صاحب کسب و کار کوچکی هستید که در جست‌وجوی یک نرم افزار حسابداری مالی خوب هستید، باید معیارهای خاصی را رعایت کنید تا نیازها و اولویت‌های شما برآورده شود. این معیارها به شما کمک می‌کند تا تصمیم بگیرید و پول خود را در آن سرمایه‌گذاری کنید. در زیر شش مورد از پارامترهایی که یک کسب و کار کوچک باید در نرم افزار حسابداری به دنبال آن باشد آورده شده است:
گزینه‌های سفارشی‌سازی باید در دسترس باشد
از آنجایی که کسب و کارها انواع مختلفی دارند، نرم افزار حسابداری نیز بر همین اساس است. هیچ سیستم حسابداری وجود ندارد که برای همه مشاغل مناسب باشد. بنابراین، نرم افزار حسابداری شما باید دارای سیستمی باشد که بتواند با مدل کسب و کارتان مطابقت داشته باشد و عملیات شما را تنظیم کند که به شما در رشد کسب و کار کمک کند.
استفاده از نرم افزار حسابداری مالی باید آسان باشد
هدف اصلی نرم افزار حسابداری فراهم کردن محیطی بصری برای کار است. اگرچه این نرم افزار شامل پیاده‌سازی دانش حسابداری، رویه‌ها و محاسبات است، اما سیستم باید به گونه‌ای باشد تا بتواند از عملکردهایی پشتیبانی کند که به راحتی قابل ارائه و در دسترس باشد. با این کار می‌توانید به راحتی عملیات و فعالیت‌های مختلف را هدایت کنید.
ایمنی و امنیت باید در اولویت باشد
ایمنی و امنیت مهم‌ترین پارامترها برای هر کسب و کاری است. از آنجایی که نرم افزار حسابداری حاوی داده‌های حساس کسب و کار است، سیستم باید دارای مکانیزم امنیتی بسیار قوی باشد.
خدمات پشتیبانی قابل اعتماد داشته باشد
حسابداری یک فرآیند مستمر است و از این رو صاحب کسب و کار کوچک باید خدمات پس از فروش نرم افزار حسابداری را در رابطه با سؤالات و پاسخ‌های مشتری به‌طور مداوم بررسی کند.
سطح اتصال و یکپارچگی آن مناسب باشد
به عنوان یک صاحب کسب و کار کوچک، هر سیستم حسابداری‌ای که برای کسب و کار خود انتخاب می‌کنید، باید یک سیستم یکپارچه با ابزارهایی که ممکن است به آن نیاز داشته باشید داشته باشد. این بدان معناست که نرم افزار حسابداری باید مجموعه‌ای از قطعات و ابزارهایی داشته باشد که بتوان آنها را با هم ترکیب کرد تا یک زیرساخت نرم افزاری بر اساس نیازهای برنامه شما ایجاد کند.
به عنوان مثال، اگر صاحب کسب و کار به یک نرم افزار حسابداری برای صورت‌حساب و حقوق و دستمزد نیاز داشته باشد، باید به سراغ نرم افزاری برود که خدمات حقوق و دستمزد را هم ارائه می‌کند. این به صاحب کسب و کار کمک می‌کند تا در زمان صرفه‌جویی کند چرا که دیگر مجبور نیست برای دریافت این خدمات به جست‌وجوی نرم افزار دیگری بپردازد.
قیمت‌گذاری و سطح کیفیت خوبی داشته باشد
برای خدمات حسابداری چه قیمتی باید پرداخت شود؟ این یکی از شاخص‌ترین پارامترهایی است که یک صاحب کسب و کار کوچک باید قبل از انتخاب نرم افزار حسابداری در نظر بگیرد. شما باید نرم افزاری که می‌تواند حداکثر وظایف را با کیفیت و با قیمت مقرون‌به‌صرفه انجام دهد در نظر بگیرید.
علاوه بر این، نرم افزار حسابداری نیز بر اساس نیازهای مشتریان در نظر گرفته می‌شود تا اطمینان حاصل شود که امکانات آن با آنچه مشتری احتیاج دارد، مطابقت داشته باشد. علاوه بر این، نرم افزار حسابداری باید شهرت خوبی در بازار داشته باشد که بتوانید به عنوان صاحب یک کسب و کار به آن انتخاب کنید.
برای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری برای کسب و کار کوچک خود، باید به این پارامترها توجه و قبل از انتخاب مناسب، هر یک از عوامل را با جزئیات ارزیابی کنید. این فرآیند ممکن است بخش مهمی از زمان شما را بگیرد. اما در نهایت، انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب در زمان مناسب باعث می‌شود تا کسب و کار کوچک‌تان سربلند باشد!
سؤالات متداول (FAQ) مربوط به نرم افزار حسابداری برای مشاغل کوچک
تاکنون به تمامی جنبه‌های نرم افزار حسابداری و نقش مهم، نیاز و کارکردهای آن برای کسب و کارهای کوچک پرداخته‌ایم. در پایان به سؤالات متداول مربوط به نرم افزار حسابداری مشاغل کوچک پرداخته‌ایم تا به نوعی کل این مقاله را خلاصه کنیم.
Q1. آیا برای کسب و کار کوچک خود به نرم افزار حسابداری نیاز دارم؟
اگر به دنبال صرفه‌جویی در زمان، انرژی و تلاش برای رسیدگی به تمام نیازهای حسابداری خود هستید، باید به سراغ نرم افزار حسابداری بروید.
نرم افزار حسابداری نه تنها به شما کمک می‌کند تا کارهای روتین را خودکار کنید، بلکه زمان آزادی را نیز در اختیار شما قرار می‌دهد تا بتوانید بر روی استراتژی طرح کسب و کار خود و اجرای مؤثر آن تمرکز کنید.
Q2. آیا نرم افزار حسابداری برای استفاده امن است؟
بله کاملاً بدون هیچ شکی.
نرم افزار حسابداری مبتنی بر ویژگی‌های امنیتی استاندارد مانند محرمانه بودن اعتبار و رمزگذاری داده‌هاست. همچنین به شما کمک می‌کند تا از هرگونه نقض امنیتی در عملیات بانکی و مالی و کسب و کار خود اطمینان حاصل کنید.
Q3. انواع نرم افزار حسابداری مشاغل کوچک موجود در بازار کدامند؟
به عنوان یک صاحب کسب و کار کوچک، می توانید نرم افزارهای حسابداری مالی زیر را بر اساس نیاز خود انتخاب کنید:
- نرم افزار صورت‌حساب
- نرم افزار سیستم مدیریت حقوق و دستمزد
- نرم افزار سیستم‌های ERP
نرم افزار صورت‌حساب
صورت‌حساب یکی از کارکردهای اساسی یک نرم افزار حسابداری محسوب می‌شود. اگر صاحب کسب و کار کوچکی هستید که در مقیاس کوچک فعالیت دارید، می‌توانید نرم افزار صورت‌حساب را انتخاب کنید. این نرم افزار همچنین وظایف روزمره از جمله چک‌نویسی و اطلاع‌رسانی به مشتریان در مورد بدهی‌ها را انجام می‌دهد.
نرم افزار سیستم مدیریت حقوق و دستمزد
نرم افزار سیستم مدیریت حقوق و دستمزد برای مدیریت حقوق و دستمزد کارکنان شرکت است. وظایف مختلفی مانند محاسبه حقوق کارمندان، واریز غرامت به حساب بانکی کارکنان، کاهش کسورات و تهیه فرم‌های مالیاتی و فیش حقوقی را انجام می‌دهد.
نرم افزار سیستم‌های ERP
ERP مخفف عبارت Enterprise Resource Planning است که با ترکیب تمام سیستم‌های مورد استفاده در کسب و کار، راه‌حلی برای مدیریت سبد عملیات در اختیار شما قرار می‌دهد. این موضوع شامل برنامه‌ریزی محصول، مدیریت موجودی، خرید مواد، کنترل، توزیع، بازاریابی، حسابداری، مالی و منابع انسانی است. سیستم ERP برای صاحبان مشاغل با مقیاس‌پذیری عملیات بالا به شدت توصیه می‌شود. همچنین برای مدیریت تمامی فعالیت‌های خود در یک نرم افزار واحد بسیار مفید است.
Q4. نرم افزار حسابداری مشاغل کوچک چه امکاناتی دارد؟
نرم افزار حسابداری به نوعی به مدیریت جنبه‌های مختلف کسب و کارهای کوچک می‌پردازد. مدیریت موجودی، مدیریت صورت‌حساب دریافتنی و پرداختنی، مدیریت حقوق و دستمزد، تهیه صورت‌های مالی و انطباق‌های مالیاتی برای تهیه گزارش‌های مالی را پوشش می‌دهد.
Q5. نوع ایده‌آل نرم افزار حسابداری مناسب برای مشاغل کوچک چیست؟
ابتدا نرم افزار حسابداری باید تحت پارامترهای زیادی از جمله قیمت‌گذاری، امنیت، شهرت و غیره در نظر گرفته شود.
به‌طور کلی، نرم افزار حسابداری که مناسب مشاغل کوچک است باید بتواند خود را بر اساس شرکت تطبیق دهد و بر اساس رشد کسب و کار، خود را گسترش دهد. این نرم افزار نباید تنها به انجام وظایف محدود شود، بلکه مزایای پیش‌بینی برای تصمیم‌گیری صحیح، بهبود کارایی کسب و کار و مدیریت کامل آن را نیز ارائه می‌دهد.
Q6. آیا استفاده از نرم افزار حسابداری برای مشاغل کوچک ضرر قابل توجهی دارد؟
اگرچه نرم افزار حسابداری مملو از مزایا است، اما هنوز هم تنها یک نقطه ضعف در نرم افزار حسابداری وجود دارد. تعداد کمی از نرم افزارهای حسابداری هستند که استفاده از آنها دشوار است و ممکن است برای کسب و کار شما مناسب نباشند. اما این معایب دائمی نیستند.
می‌توان با صرف زمان مناسب برای تحقیق در مورد نرم افزار بر اساس کسب و کار کوچک، ارزیابی بودجه، نیاز، اندازه، رشد و … بر این مشکل غلبه کرد.
انتخاب یک نرم افزار حسابداری برای مشاغل کوچک
چه یک کسب و کار کوچک باشید و چه یک سازمان بزرگ، هر شرکتی در تلاش است تا کارایی خود را بهبود ببخشد. بهترین نرم افزار حسابداری مالی برای سازمان‌های دولتی هم ممکن است قابلیت‌های متفاوتی داشته باشد. اما در نهایت هدف سیستم حسابداری این است که هزینه را به حداقل برساند و کارهای پیچیده و معمولی را ساده کند. نرم افزار حسابداری می‌تواند با خودکار کردن فرآیندهای دستی از ابتدایی تا پیشرفته، به شما در دستیابی به اهدافتان کمک و کاری کند تا یک عمل حسابداری بدون خطا انجام دهید.
به عنوان یک صاحب کسب و کار کوچک، شما وظایف متعددی از مدیریت موجودی، منابع انسانی و مدیریت آنها دارید. پس چرا عملیات مالی خود را با استفاده از یک نرم افزار حسابداری مالی مناسب که هدف شما را برآورده می‌کند، آسان نکنید.