اجزای اصلی راهکار جامع مدیریت منابع انسانی چیست؟

مجموعه‌های نرم‌افزاری زیادی برای مدیریت منابع انسانی در بازار وجود دارند ولی مهمترین مزیت رقابتی این سیستم‌ها یکپارچگی و جامع بودن آنهاست. سیستم جامع مدیریت منابع انسانی باید بتواند نیازهای مختلف یک سازمان را جدای از وسعت و پراکندگی آن پوشش دهد، روال‌ها و دستوراالعمل‌های متنوع اداری و استخدامی را پشتیبانی کند و مطابق جدیدترین متدهای مدیریت منابع انسانی در حوزه‌هایی مثل ارزیابی عملکرد کارکنان یا نظام جبران خدمات و خدمات رفاهی پاسخگوی نیازها‌ی سازمان باشد.

اجزای اصلی راهکار جامع مدیریت منابع انسانی چیست؟

در اولین قدم یک سیستم یکپارچه منابع انسانی باید بتواند در حالت‌های مختلف سازمان‌های دولتی، شرکت‌های تجاری یا صنایع، ساختار سازمانی را به نحو بهینه‌ای مدیریت کند و اطلاعات آنرا بروز نگه دارد.  در مرحله بعد نرم‌افزار پرسنلی یا سیستم کارگزینی قرار می‌گیرد که اطلاعات کاملی از مشخصات فردی و سازمانی هر کارمند را نگه‌ می‌دارد و بخش مهم آن صدور احکام و آرشیو پرونده پرسنلی کارکنان است.

سیستم حضور و غیاب برای نگهداری اطلاعات کارکرد دوره‌ای کارکنان استفاده می‌شود که با ارتباط با نرم‌افزار پرسنلی سوابق اجرایی هر کارمند را تشکیل می‌دهد. نرم‌افزار حقوق و دستمزد که به دلیل ماهیت مالی و حسابداری آن در محاسبه حقوق ماهانه کارکنان ،در برخی ساختارهای نرم‌افزاری در حوزه نرم‌افزارهای مالی قرار می‌گیرد، با دریافت اطلاعات نرم‌افزار حضور و غیاب و براساس دستورالعمل‌های اختصاص هر سازمان؛ عملیات محاسبه حقوق ماهانه کارکنان را انجام می‌دهد و به این ترتیب بخش چهارم بنیان‌های اصلی یک سیستم جامع مدیریت منابع انسانی را تشکیل می‌دهد.

نرم‌افزار تشکیلات سازمانی 

تشکیلات سازمانی یکی از سیستم‌های پایه‌ای حوزه منابع انسانی است که امکان نگهداری کلیه اطلاعات مربوط به پست‌های سازمانی را از سنوات قبل تاکنون فراهم می‌کند. در اين سيستم تمامی ویرایش‌های ساختار مصوب سازمان ثبت شده، بنحوی كه کلیه مستندات، تاريخچه‌ها، وظايف و اطلاعات مرتبط به سهولت قابل دسترسی است. ارتباط گسترده نرم‌افزار تشکیلات سازمانی با سایر سیستم‌های حوزه منابع‌انسانی به خصوص نرم‌افزار پرسنلی موجب مکانیزه شدن مفاهیم کارگزینی شده و در سطحی بالاتر بستر اجرایی مناسبی برای تعالی سازمانی ایجاد می‌کند.

نرم‌افزار پرسنلی

«نرم‌افزار پرسنلی» یا همان سیستم کارگزینی به همراه نرم‌افزار تشکیلات سازمانی از سیستم‌های پایه‌ای حوزه منابع انسانی دیدگاه شمرده می‌شود و برخلاف بسیاری سیستم‌های مشابه، عملکردی فراتر از مفهوم کارگزینی الکترونیک را ارائه می‌دهد. نرم‌افزار پرسنلی بستری برای چرخه بزرگ منابع انسانی از جذب تا خاتمه همکاری و بازنشستگی فراهم می‌کند و کلیه سیستم‌های حوزه منابع انسانی و مالی دیدگاه چه مستقیم و چه با واسطه، اطلاعات پرسنلی کارکنان سازمان را از این سیستم دریافت می‌کنند.

نرم‌افزار حقوق و دستمزد

در انتهای فرآیندنظام جبران خدمات، محاسبه حقوق و مزاياي پرسنل و نيز توليد اسناد مربوط به پرداخت‌ها قرار می‌گیرد. نرم‌افزار حقوق و دستمزد دیدگاه نیز در همین راستا در حوزه منابع ‌انسانی مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه قرار گرفته و طراحی آن به‌گونه‌ایست که از طریق تعریف دسترسی، کاربر این سیستم، از واحد مالی سازمان نیز می‌تواند به اجرای فرآیندهای موردنظر اقدام کند. ارتباط مکانیزه نرم‌افزار «حقوق و دستمزد» با سایر نرم‌افزارهای دیدگاه موجب می‌شود اطلاعات حکمی کارکنان بطور اتوماتیک از سیستم پرسنلی دریافت شود و پس از محاسبه کارکرد با توجه به اطلاعات تردد ثبت شده در نرم افزار حضور و غیاب، محاسبات حقوق و مزایا در نرم‌افزار حقوق و دستمزد انجام شود. تولید اتوماتیک سندهای پرداخت جهت تامین اعتبار و صدور سند قطعی در نرم‌افزارهای حوزه مالی دیدگاه نیز این چرخه را کامل می‌کند.

نرم‌افزار حضور و غیاب 

نرم­ افزار حضور و غياب به عنوان نرم‌افزار کنترل تردد کارکنان در سازمان استفاده می‌شود و با ثبت اطلاعات كاركرد پرسنل و تهيه گزارشات ساعات حضور و غياب كاركنان و ارسال خودکار این داده‌ها به نرم‌افزار حقوق‌و دستمزد دیدگاه، نقش مهمی در محاسبه حقوق کارکنان ایفا می‌کند. انعطاف‌پذیری و ساختار داینامیک این نرم‌افزار اجازه ارتباط با انواع مختلف سخت‌افزارهای ثبت تردد و دستگاه‌های كارت‌ساعت را فراهم می‌کند و سازمان‌های مشتری در این زمینه با هیچ محدودیتی مواجه نیستند. 

جمع بندی

یکپارچه‌سازی تمامی اجزای مدیریت منابع انسانی در قالب یک راهکار جامع، باعث می‌شود تمام فرآیندهای مرتبط با کارکنان، از جذب و استخدام تا ارزیابی عملکرد، آموزش، حقوق و دستمزد و مدیریت مزایا، در بستری واحد و هوشمند انجام شود. این رویکرد، نه‌تنها سرعت و دقت عملیات منابع انسانی را افزایش می‌دهد، بلکه به مدیران امکان می‌دهد با دسترسی به داده‌های دقیق و به‌روز، تصمیمات استراتژیک‌تری اتخاذ کنند و بهره‌وری نیروی انسانی را به‌طور مستمر ارتقا دهند. هم‌افزایی میان اجزای سیستم موجب حذف فعالیت‌های زائد، شفافیت بیشتر و ایجاد رضایت در کارکنان می‌شود. در نهایت، راهکار جامع منابع انسانی، زیرساختی پایدار و منعطف برای رشد، توسعه و موفقیت بلندمدت سازمان‌ها فراهم می‌کند.