مهم‌ترین عامل تعریف و طراحی فرآیندهای کسب و کار «مدلسازی» است که با استفاده از زبان و استاندارد BPMN به عنوان توافقی بین ذینفعان و طراحان فرآیند، پیاده‌سازی و اجرا می‌شود.
BPMN مخفف عبارت Business Process Modeling & Notation زبان استاندارد نمادگذاری برای مدلسازی و نمایش فرآیندهای کسبوکار است و طرحی گرافیکی، شفاف و کامل از آنچه فرآیندها هستند را ترسیم می‌کند.
این زبان در واقع توافقی بین ذینفعان و طراحان فرآیند و همچنین ابزارهای مدلساز است تا به جای استفاده از نمادهای مختلف جهت مدلسازی فرآیندهای کسبوکار از یک مجموعه نماد واحد برای درک راحت و آسان مدل‌ها استفاده کنند. نسخه 2 زبان استاندارد BPMN جامع‌ترین و کاربردی‌ترین زبان برای مدلسازی است.
مدلسازی فرآیند به تصویر کشیدن توالی فعالیت‌های کسبوکار و اطلاعات مرتبط با آنها است. از مدلسازی برای نمایش وضعیت فعلی (As-Is) و وضعیت آتی (To-Be) فرآیندهای سازمان استفاده می‌شود. مدلسازی فرآیند از گام‌های چرخه مدیریت فرآیندهای کسب و کار و شروع حرکت بهینهسازی فرآیندهاست و گام نخست مکانیزاسیون فرآیندها با استفاده از نرم‌افزار BPMS است.
اهداف مدلسازی فرآیندهای کسب و کار با BPMN
زبان BPMN شامل مجموعه‌ای از اشکال گرافیکی است که به راحتی برای تمام افرادی که در کسبوکار سازمان دخیل‌اند قابل فهم است. به طور کلی زبان مدلسازی BPMN، زبانی واحد میان همه سطوح دخیل در مدیریت فرآیند کسب و کار و متخصصان را به وجود میآورد. این زبان مشترک، روند مدیریت فرآیند را در سازمان، تسهیل می‌کند.
تصور کنید اگر این ابزار برای درک مشترک وجود نداشته باشد اختلاف آن فرایند که انتظار میرود با آن فرآیندی که در نهایت در سازمان جاری می‌شود بسیار قابل توجه خواهد بود.
مستندسازی اولین گام ایجاد سازمان فرآیندمحور
مستندسازی فرآیندهای سازمانی، سطح اول بلوغ فرآیندی یک سازمان و گام نخست در ایجاد سازمانی فرآیندمحور است. مدلسازی فرآیندهای کسب و کار هم بخش جدایی‌ناپذیر مستندسازی فرآیند در سازمان است. از طریق مدلسازی فرآیندها سازمان به آگاهی از فرآیندهای خود می‌رسد و مشخص می‌کند که چه فرآیندهایی در سازمان در حال اجرا هستند. کسب این آگاهی برای حرکت در جهت سطوح بالاتر بلوغ سازمانی ضروری است.
مدلسازی کسبوکار ضمن مستندسازی عملیات جاری سازمان، دید بهتر و کامل‌تری نسبت به فرآیندهای سازمان ارائه می‌کند. مدیریت فرآیندهای کسبوکار مستلزم توصیف دقیق فرآیندهاست و مدلسازی این توصیف را در اختیار سازمان قرار می‌دهد.
مدلسازی فرآیند باعث ایجاد شفافیت و رفع ابهام در عملکرد سازمان می‌شود. با توجه به قابلیت مدلسازی از سطح کلاس سازمان تا سطح عملیاتی که قابلیت مکانیزاسیون دارند، سازمان‌ها می‌توانند شفافیت مورد نیاز در فرآیندها را سطوح مختلف به دست آورند.
شناسایی و اصلاح فرآیندهای ناکارآمد
هنگامی که فرآیندهای یک سازمان مدلسازی شوند و مسئولیت هر قسمت از فرآیند مشخص شود، با بررسی عملکرد فرآیندها از طریق مدلسازی و مستندات می‌توان گلوگاه‌های یک فرآیند را مشخص و فرآیندهای ناکارآمد را اصلاح کرد.
تحلیل چگونگی انجام کار در سازمان که می‌تواند به حذف یا بهبود برخی فرآیندها، شناسایی فرآیندهای زمان‌بر، بهبود مسیر جریان داده و یا شکستن برخی فرآیندها به فرآیندهای کوچک‌تر، منجر شود. از طریق مدلسازی فرآیندهای کسب و کار با استفاده از ابزارها و امکانات نرم‌افزار BPMS تحلیل و شناسایی گلوگاه‌های فرآیند، تسهیل خواهد شد.
مدلسازی فرآیندهای کسب و کار با استفاه از زبان BPMN به کارکنان سازمان این امکان را می‌دهد تا در زمان اجرای فرآیندها از مسیر اجرای فرآیند، قوانین و محدودههای زمان و توافق‌نامه سطح خدمات (SLA) در فعالیت و فرآیند آگاه شوند. این آگاهی به آنها کمک می‌کند تا وظایف محوله در هر فرآیند را با بهرهوری مطلوبتری انجام دهند.
قابلیت مدلسازی تعاملات سازمانی با جهان بیرون به کمک BPMN
با استفاده از مدلسازی فرآیندهای کسب و کار به زبان BPMN می‌توان تعاملات فرآیندهای سازمان با جهان بیرون را مدل کرد. جهان بیرون می‌تواند کاربر، ماشین، سازمان و یا یک سیستم نرم‌افزاری خارج از سامان باشد. این زبان مدلسازی قابلیت نمایش ارتباطات بین فرآیندی و بین سازمانی را نیز داراست.
زبان مدلسازی فرآیندهای کسب و کار BPMN با وجود جامع بودن، بسیار ساده است و ذینفعان مختلف فرآیند در سازمان‌ها می‌توانند با توجه به سطح نیازهایشان جزئیات این زبان را در 4 تا 16 ساعت یاد بگیرند.
درخواست دموی نرم‌افزار BPMS دیدگاه
