سفارشهایی که بین میزها معطل میشوند، بودجهای که بهصورت بهینه صرف نمیشود و خریدهایی که بدون هماهنگی و بدون اطلاعات کافی از تأمینکننده انجام میگیرد، میتوانند بهسرعت فرآیندهای یک سازمان را مختل کنند.
نرمافزار خرید و تدارکات دیدگاه، تمام مسیر خرید کالا و خدمت را از ثبت درخواست تا تحویل و تسویه، در یک بستر دیجیتال یکپارچه و شفاف مدیریت میکند؛ به طوری که هر درخواست در هر مرحله، وضعیت مشخص و قابل پیگیری دارد.
با این نرمافزار، هر درخواست از لحظه ثبت تا تحویل بهصورت شفاف قابل ردیابی است، فرآیندها بدون توقف و منظم اجرا میشوند و تصمیمگیریها سریع، دقیق و مستند خواهد بود.
تمام مراحل خرید کالا و خدمت، از ثبت درخواست تا انجام خرید و تسویه، بهصورت متمرکز قابل مشاهده و ردیابی است.
انطباق با مقررات
فرآیندها طوری طراحی شدهاند که تمامی مراحل خرید با آییننامهها و الزامات قانونی سازمان هماهنگ باشد.
مدیریت یکپارچه خرید کالا و خدمت
ثبت، پیگیری و مدیریت خرید کالا و خدمت در یک سامانه واحد انجام میشود.
یکپارچگی با سامانههای سازمانی
این نرمافزار با سامانههای انبار، بودجه و اعتبارات و قراردادها یکپارچه بوده و از ناهماهنگی اطلاعات جلوگیری میکند.
کاهش زمان و هزینه خرید
با حذف فعالیتهای دستی و جلوگیری از خریدهای تکراری، زمان چرخه خرید و هزینههای سازمان کاهش مییابد.
مستندسازی و پاسخگویی
تمام سوابق، مستندات و اقدامات انجامشده در فرآیند خرید، ثبت و نگهداری میشود و امکان پاسخگویی دقیق فراهم است.
پشتیبانی از تصمیمگیری مدیریتی
گزارشها و داشبوردهای متنوع، اطلاعات لازم برای پایش عملکرد و تحلیل هزینهها را در اختیار مدیران قرار میدهد.
کاربری آسان و ساختارمند
طراحی ساده و ساختارمند سامانه، استفاده از نرمافزار را برای کاربران با نقشهای مختلف ساده و آسان میکند.
امکانات نرمافزار خرید و تدارکات دیدگاه
ثبت درخواست و تأییدات
ثبت درخواست خرید کالا و خدمات با جزئیات کامل و ارسال برای تأییدکنندگان. فرآیند تأییدات مطابق گردش کار داخلی سازمان طراحی شده و امکان تعیین اولویت، تاریخ مورد نیاز و ضمیمه مستندات فراهم است تا درخواستها شفاف و بدون خطا ثبت شوند.
پیگیری وضعیت و تأییدیهها
وضعیت هر درخواست و مراحل تأیید بهصورت شفاف برای درخواستدهنده و مسئولان قابل مشاهده است. هشدارها و اطلاعرسانیها، پیگیری مراحل را سادهتر کرده و زمان انجام فرآیندها را کاهش میدهند.
پیگیری و اجرای خدمات داخلی
درخواستهای خدماتی پس از تأیید، به مرحله اجرای خدمت منتقل میشوند. خدماتی که توسط نیروهای داخلی سازمان ارائه میشوند، مانند خدمات IT، پذیرایی، تأسیسات و حملونقل نیز با سیستم مدیریت شده و به مجری یا مسئول مربوطه اختصاص داده میشوند. تمامی اقدامات انجامشده، ثبت شده و پیشرفت هر خدمت بهصورت مرحلهای قابل مشاهده است.
مدیریت سفارشها
درخواستهای خرید کالا و خدمات پس از تأیید نهایی به مأمور خرید مربوطه اختصاص داده میشوند. هر مأمور فقط سفارشهای مرتبط با خود را مشاهده میکند و مسئولیتها تفکیک شدهاند تا پیگیریها ساده و شفاف باشند. تمامی خریدها مطابق گردشهای داخلی و آییننامه سازمان کنترل شده و امکان ایجاد سبد خرید تجمیعی برای کالا و خدمات فراهم است تا فرآیند خرید هماهنگ و بهینه انجام شود.
استعلام و جلسات کمیسیون
استعلامهای خرید با جمعآوری قیمتها و مشخصات تأمینکنندگان انجام میشوند. جلسات کمیسیون قبل از خرید برای تعیین نحوه خرید و حین فرآیند برای انتخاب برنده استعلام با ثبت دلیل تأیید یا رد برگزار میشوند تا تصمیمگیری شفاف، مستند و مطابق ضوابط سازمان انجام شود.
مناقصه و ارزیابی مناقصهگرها
فرآیند مناقصه بهصورت ساختارمند انجام میشود، پیشنهادها ثبت میشوند و مناقصهگرها بر اساس شاخصهای عملکردی و قانونی ارزیابی میشوند. امکان مشاهده تاریخچه و سوابق مناقصهها نیز وجود دارد.
مدیریت تأمینکنندگان و یکپارچگی اطلاعات
بانک اطلاعاتی تأمینکنندگان، ثبت سوابق همکاری و ارزیابی عملکرد آنها با سیستم انبار، بودجه و قراردادها یکپارچه است. امکان تعریف دستهبندیها و گروههای تأمینکننده برای مدیریت بهتر فراهم شده است.
گزارشگیری و داشبورد مدیریتی
گزارشها و داشبوردهای تحلیلی، وضعیت درخواستها، سفارشها، خریدها و عملکرد تأمینکنندگان را در اختیار مدیران قرار میدهند. گزارشها قابل فیلتر و سفارشیسازی هستند تا تصمیمگیری سریع و مستند انجام شود.
برخی از چالشهای سازمانها و راهحلهای نرمافزار خرید و تدارکات دیدگاه
درخواستهای زیاد، زمان کم
در سازمانهای بزرگ، حجم بالای درخواستهای خرید باعث میشود مأمور یا مدیر خرید فرصت بررسی دقیق همه موارد را نداشته باشد. این فشار زمانی، اغلب باعث میشود سفارشها بر اساس اولین اطلاعات موجود پردازش شوند، نه بر اساس اهمیت واقعی آنها. نتیجه این شرایط، تأخیر در خرید کالاهای ضروری یا انجام خریدهای کماهمیت است که منابع ارزشمند سازمان را هدر میدهد.
نرمافزار دیدگاه، درخواستها را بر اساس فاکتورهایی مانند فوریت، ارزش ریالی و تأثیر بر عملیات سازمان اولویتبندی میکند. این قابلیت باعث میشود تیم خرید فوراً روی مهمترین سفارشها تمرکز کند و سفارشهای کماهمیت در زمان مناسب خود رسیدگی شوند، بدون اینکه کیفیت کار یا سرعت تأمین آسیب ببیند.
نیازسنجی نادرست
ثبت درخواستهای خرید بدون تحلیل دقیق نیاز واقعی، سازمان را دچار مازاد کالا یا کمبود اقلام حیاتی میکند. این سوءمدیریت اغلب از نبود ارتباط شفاف بین تیمهای درخواستکننده و انبار ناشی میشود و نتیجه آن، پر شدن انبار از اقلام غیرضروری یا توقف فعالیتها به دلیل کمبود موجودی است.
ارتباط مستقیم نرمافزار خرید دیدگاه با سیستم انبار این امکان را میدهد که قبل از ثبت هر درخواست، موجودی فعلی و محل مصرف بررسی شود. علاوه بر این، فیلدهای مشخص برای ثبت هدف و اولویت خرید در فرم درخواست، شفافیت تصمیم را افزایش میدهد و مدیران میتوانند نیاز واقعی را از درخواست غیرضروری تفکیک کنند.
نبود بانک تأمینکنندگان
انتخاب تأمینکننده بدون داشتن پایگاه داده معتبر، سازمان را به سمت انتخابهای سلیقهای یا وابسته به تجربه محدود افراد میبرد. این رویه نهتنها کیفیت خرید را کاهش میدهد، بلکه ریسک همکاری با تأمینکنندگان غیرقابل اعتماد را افزایش میدهد و در طولانیمدت هزینههای جبرانناپذیری ایجاد میکند.
نرمافزار خرید و تدارکات دیدگاه، بانک اطلاعاتی جامعی از تأمینکنندگان ایجاد میکند که شامل سوابق همکاری، امتیازدهی عملکرد، حوزه فعالیت و حتی لیست سیاه برای تأمینکنندگان نامناسب است. با دسترسی سریع و فیلترهای پیشرفته، تیم خرید میتواند در هر لحظه بهترین تأمینکننده را بر اساس تجربه واقعی سازمان انتخاب کند.
عدم هماهنگی با انبار
زمانی که فرآیند خرید جدا از سیستم انبار انجام شود، خریدهای تکراری و مازاد اجتنابناپذیر است. این وضعیت نهتنها سرمایه سازمان را بلوکه میکند، بلکه موجب انباشت کالا و اشغال فضای انبار میشود و توان لجستیکی سازمان را کاهش میدهد.
نرمافزار خرید و تدارکات دیدگاه پیش از آغاز فرآیند خرید، موجودی انبار را بهصورت خودکار بررسی میکند. اگر کالا در انبار موجود باشد، برداشت از انبار جایگزین خرید میشود. این فرآیند بهینه، مسیر خرید را کوتاهتر و از مصرف بیرویه منابع جلوگیری میکند.
کنترل مالی ناکافی
نبود سیستم نظارت مالی در خریدها باعث میشود تعهدات و هزینهها از سقف بودجه تعیینشده فراتر رود. چنین تخلفهایی اغلب دیر شناسایی میشوند، زمانی که مغایرتهای مالی جدی ایجاد شده و اصلاح آن دشوار یا غیرممکن است.
نرمافزار خرید و تدارکات دیدگاه با اتصال به سیستم بودجه، قبل از صدور هر سفارش، اعتبار موردنیاز را بهصورت سیستمی بررسی میکند. تنها در صورت تأیید بودجه، فرآیند تکمیل و پس از خرید، ثبت خودکار هزینه در سیستم مالی انجام میشود. این حلقه کنترل از شروع تا پایان، انضباط مالی را تضمین میکند.
فرآیند دستی
استفاده از فرمهای کاغذی یا فایلهای پراکنده برای ثبت و پیگیری خرید، سرعت کار را پایین آورده و احتمال بروز خطای انسانی را بالا میبرد. علاوه بر این، برای مدیران امکان پایش لحظهای عملیات وجود ندارد و شفافیت روند آسیب میبیند.
دیجیتالسازی کامل فرآیند خرید در نرمافزار دیدگاه باعث میشود تمام مراحل از ثبت درخواست تا تحویل و تسویه، در یک بستر واحد انجام شود. این تمرکز، خطا را به حداقل میرساند، گزارشدهی لحظهای را ممکن میکند و سرعت انجام کار را چندبرابر افزایش میدهد.
چرخه کامل تأمین
1 پیش از خرید
همهچیز با شناسایی نیاز آغاز میشود. اگر کالا در انبار موجود باشد، نرمافزار با اتصال مستقیم به سیستم انبار، موجودی را بررسی کرده و امکان برداشت کالا را ثبت میکند تا از خریدهای غیرضروری جلوگیری شود. در صورت نبود موجودی یا نیاز به خدمت، درخواست خرید ثبت شده و محل مصرف، واحد متقاضی، اولویت و مجوزهای لازم مشخص میشود تا تأییدها بهصورت مکانیزه انجام شود. برای خدمات نیز مسیر رسیدگی متناسب با روش تأمین، به دو حالت «خرید خدمت» یا «اجرای مستقیم» هدایت میشود. انتخاب دقیق دپارتمان، تحویلگیرنده و محل مصرف هم با اتصال به ساختار سازمانی انجام میگیرد.
2 حین خرید
پس از ثبت و تأیید درخواست، نرمافزار با توجه به نوع و ارزش خرید مسیر مناسب را از میان استعلام یا مناقصه انتخاب و مراحل را طبق آییننامه پیش میبرد. اعتبار بودجهای سیستمی کنترل و در صورت نیاز اطلاعات خرید به قراردادها منتقل میشود. خریدهای مشمول تشریفات با نرمافزار مربوط انجام شده و امور کمیسیون از هماهنگی تا برگزاری آنلاین از طریق سیستم جلسات پیش میرود. اطلاعات بهروز تأمینکنندگان نیز از بانک متمرکز در دسترس است.
3 پس از خرید
پس از تحویل کالا به سازمان، رسید انبار بهعنوان سند رسمی در سامانه ثبت و با سفارش خرید تطبیق داده میشود تا مطابقت اقلام دریافتشده با درخواست اولیه تأیید شود. سپس اطلاعات سفارش، قرارداد، بودجه و اسناد مرتبط بهطور سیستمی در اختیار واحد مالی قرار میگیرد تا فرآیند بررسی و تسویهحساب با تأمینکننده انجام شود. این روند یکپارچه با نرمافزارهای انبار، بودجه و قراردادها پیش میرود و تمامی مراحل تحت کنترل و مستندسازی دقیق قرار دارد. گزارشهای جامع و بهروز نیز برای پایش موجودی، تعهدات مالی و ارزیابی عملکرد تأمینکنندگان در دسترس مدیران است.
خدمات استقرار و پشتیبانی
چارگون، با رویکردی همراهانه در استقرار نرمافزار، تجربهای روان و بدون پیچیدگی را برای مشتریان فراهم میکند. از آغاز کار تا بهرهبرداری کامل، تیم چارگون در هر مرحله در کنار سازمانها ایستاده است تا مطمئن شود نرمافزار بهدرستی در خدمت اهداف و نیازهای آنها قرار گیرد.
پس از استقرار، پشتیبانی چارگون همواره با ارائه پاسخهای سریع و خدمات بیوقفه ادامه دارد. این تعهد به همراهی و اطمینان خاطر، فضایی ایجاد میکند که مشتریان بتوانند با آرامش بر توسعه و بهبود سازمان خود تمرکز کنند.
ارتباط نرمافزار خرید و تدارکات دیدگاه با سایر نرمافزارها
نرمافزار انبار و حسابداری انبار
ارسال خودکار درخواست کالای ناموجود در انبار، ثبت رسید و بهروزرسانی موجودی
نرمافزار بودجه و اعتبارات
رزرو و ثبت تعهد اعتبار قبل از سفارش و ثبت تأمین اعتبار بعد از خرید
نرمافزار قراردادها
مدیریت خریدهای مبتنی بر قرارداد چه کلان چه روزمره
نرمافزار حسابداری
ارسال اطلاعات فاکتور به سیستم مالی بدون ورود مجدد داده
ماژول تشریفات معاملات
مدیریت کامل فرآیند مناقصه از ثبت کمیسیونها تا انتخاب تأمینکننده
دسترسی متمرکز و بهروز به سوابق و ارزیابیهای تأمینکننده
برای یک انتخاب هوشمندانه، همه جوانب را بررسی کنید
در سازمان ما چند نرمافزار دیگر هم در حال استفاده است، آیا دیدگاه قابلیت یکپارچهسازی با آنها را دارد؟
بله. دیدگاه با استفاده از APIهای استاندارد، بهراحتی با سایر سیستمهای شما یکپارچه میشود. در صورتی که نرمافزارهای فعلی امکان اتصال داشته باشند، تیم فنی چارگون شما را در پیادهسازی و تکمیل این اتصال همراهی خواهد کرد.
آییننامه خرید سازمان ما دولتی است، نرمافزار با این مقررات سازگار است؟
بله کاملاً. دیدگاه طوری طراحی شده که با انواع آییننامهها و مقررات معاملاتی، اعم از عمومی یا اختصاصی، سازگار باشد. گردش کار خرید بر اساس ضوابط خاص سازمان شما پیادهسازی خواهد شد.
آییننامه سازمان ما با بقیه متفاوت است، میتوانم فرآیند خرید را مطابق آن تنظیم کنم؟
بله. نرمافزار دیدگاه کاملاً قابل سفارشیسازی است. ما ساختار و فرآیندهای خاص سازمان شما را بررسی کرده و نرمافزار را دقیقاً بر همان اساس پیکربندی میکنیم.
کار کردن با این نرمافزار برای من یا همکارانم سخت نخواهد بود؟
خیر. دیدگاه دارای رابط کاربری ساده و فرآیندهای شفاف است. یادگیری کار با آن سریع و راحت بوده و آموزشهای کامل و کاربردی در اختیار شما و تیمتان قرار میگیرد.
من به گزارشهای متنوع و دقیق نیاز دارم، نرمافزار خرید و تدارکات دیدگاه این امکان را دارد؟
بله. در این نرمافزار، میتوانید گزارشهای جامع و پارامتریک از درخواستها، خریدها، عملکردها و تأمینکنندگان تهیه کنید.
آیا من میتوانم گزارش دلخواه خود را طراحی کنم؟
بله. شما میتوانید گزارشهای اختصاصی خودتان را بسازید، ستونها را انتخاب و ترتیب دهید و خروجی مورد نظر را دریافت کنید.
سازمان ما خصوصی است. این نرمافزار بیشتر مناسب چه نوع سازمانی است؟
این نرمافزار انتخاب بسیاری از سازمانهای دولتی، نیمهدولتی، بانکها، دانشگاهها، شرکتهای بیمه، کارگزاریها و همچنین شرکتهای خصوصی بوده است.
تفاوت دیدگاه با نرمافزارهای مشابه برای ما چیست؟
برتری دیدگاه در یکپارچگی کامل آن با سایر سیستمهای سازمانی است، از حسابداری و انبار تا بودجه، قراردادها و تشریفات. علاوه بر این، طراحی ساده و کاربرپسند باعث میشود کارها سریعتر و با اثربخشی بیشتر انجام شوند.