هر جلسه باید چیزی بسازد، تصمیمی، راهحلی یا ایدهای که مسیر سازمان را جلو ببرد. اما واقعیت این است که بسیاری از جلسات فقط وقت میگیرند. نرمافزار جلسات دیدگاه این روند را تغییر میدهد. جلسه درست همان زمانی برگزار میشود که برای همه مناسب است، دستور و فایلها از قبل آمادهاند و تصمیمها همان روز وارد مسیر پیگیری میشوند. با جلسات دیدگاه، از جلسه حضوری تا آنلاین (صوتی و تصویری)، از هماهنگی تا نتیجهگیری، همهچیز روان و بیدردسر پیش میرود.
نرمافزار جلسات طراحی شده برای پاسخگویی به نیاز انواع کسبوکارها از شرکتهای کوچک تا سازمانهای بزرگ دولتی، با قابلیت سفارشیسازی کامل متناسب با ساختار و سبک جلسات شما. بر اساس تحلیل سالها تجربه واقعی، چالشهایی مانند تداخل زمانبندی و جلسات بینتیجه برطرف میشوند.
تضمین اجرای تمام مصوبات
مصوبات جلسات بهصورت خودکار به وظایف (Tasks) در نرمافزار کارها تبدیل شده و به افراد مسئول تخصیص داده میشوند. علاوه بر این، این وظایف قابلیت انتقال و تخصیص در سایر نرمافزارهای مجموعه را دارند تا پیگیری، اجرا و مدیریت وظایف نهایی ساده شود.
جلسه آنلاین امن و یکپارچه
دیدگاه با یکپارچگی Jitsi، ارتباطات مجازی امن، حرفهای و یکپارچه را فراهم میکند. تماس صوتی و تصویری با کیفیت بالا و بدون نیاز به نصب نرمافزار از طریق مرورگر وب، فقط برای افراد دعوتشده قابل دسترسی است. تمام دادهها روی سرورهای شما میزبانی میشوند و امکان اشتراک صفحه، وبینار و ضبط جلسات نیز در دسترس است.
توسعه و بهروزرسانی مستمر
این نرمافزار به طور مداوم در حال تکامل است تا همیشه پاسخگوی نیازهای در حال تغییر کسبوکارها باشد. فناوریهای زیرساختی آن بهصورت پیوسته بهروزرسانی میشوند، تجربه کاربری در هر نسخه بهبود مییابد و قابلیتهای کاربردی تازهای به آن اضافه میشود. همزمان، سطح امنیت سیستم نیز بر اساس نیازهای واقعی کاربران و استانداردهای روز ارتقا پیدا میکند.
امکانات نرمافزار جلسات دیدگاه
هماهنگی جلسه؛ ساده، سریع و دقیق
یکپارچگی در تقویمهای سازمان، بررسی سیستمی زمانهای آزاد و مدیریت دعوتنامهها و پاسخها، برنامهریزی جلسه را در کمترین زمان ممکن انجام میدهد و روند هماهنگی را سادهتر، سریعتر و دقیقتر میکند؛ بهگونهای که همه افراد بدون رفتوبرگشتهای اضافی روی یک برنامهریزی مشترک قرار میگیرند.
مدیریت تقویم و دسترسیهای سازمانی
برگزاری و هماهنگی جلسات با تقویم سازمانی هوشمند و قابلاشتراکگذاری سادهتر میشود. مدیریت جلسات و تقویم را میتوان به مسئولان دفاتر یا کاربران منتخب واگذار کرد تا پیگیری و برنامهریزی آسانتر انجام شود. مناسبتهای رسمی، تعطیلات و رویدادهای سازمانی در تقویم نمایش داده میشوند تا از تداخل و دوبارهکاری جلوگیری شود. همچنین، تقویم از نماهای متنوع روزانه، هفتگی، ماهانه و کاری پشتیبانی میکند تا با نیاز و سبک کاری کاربران هماهنگ باشد.
مدیریت محل و انواع جلسه و رویداد
محلهای برگزاری جلسات را میتوان بهصورت دائمی، موقت، داخلی یا خارجی تعریف و دستهبندی کرد و برای هر محل، اطلاعاتی مانند آدرس، منابع موردنیاز، مختصات و فایلهای مرتبط ثبت کرد. رزرو این محلها بهصورت هوشمند انجام میشود و با بررسی ظرفیت و زمانهای خالی، از تداخل برنامهها جلوگیری میکند. انواع جلسه بر اساس نیاز سازمان (حضوری، مجازی، ترکیبی و...) قابل تعریف است و برای هر نوع جلسه میتوان الگوهای قابل تنظیم دعوتنامه و صورتجلسه طراحی و استفاده کرد.
سرویس تماس صوتی و تصویری
دیدگاه با یکپارچگی پلتفرم تماس آنلاین، ارتباطات مجازی امن، حرفهای و یکپارچه را فراهم میکند. تماس صوتی و تصویری با کیفیت بالا و بدون نیاز به نصب نرمافزار از طریق مرورگر وب قابل دسترسی است و فقط افراد دعوتشده با نام و سمت میتوانند وارد جلسات شوند. امکان اشتراک صفحه و وایتبرد، همکاری را در جلسات سازمانی و مصاحبهها ساده میکند. تمام دادهها روی سرورهای شما میزبانی میشوند، امنیت بیرقیب فراهم میشود و این سرویس، ارتباطات مجازی را امن، ساده، انعطافپذیر و کمهزینه میکند.
تولید صورتجلسه و امضای دیجیتال
فرایند تولید صورتجلسه با جمعآوری خودکار دستورات، گفتوگوها و تصمیمات بر پایه الگوهای از پیشتعریفشده سازمانی انجام و خروجی آن بهصورت منسجم و استاندارد آماده میشود. این صورتجلسه قابلیت دریافت امضای دستی یا حضوری و همچنین ارسال دیجیتال از طریق کارتابل برای امضای الکترونیکی را دارد. ثبت امضاها همراه با تضمین صحت و اصالت سند انجام میشود و سیستم امکان پیگیری وضعیت امضاها و ارسال یادآوریهای خودکار در کارتابل را فراهم میکند.
پیگیری اقدامات جلسه
اقدامهای ثبتشده در صورتجلسه با وضعیت مشخص در کارتابل جلسات نمایش داده میشوند و کاربران میتوانند مراحل انجام آنها را ببینند، فیلتر و مدیریت کنند. سیستم همچنین یادآوریهای خودکار میفرستد تا کارها بهموقع پیش بروند. اگر سازمان از نرمافزار «کارها» استفاده کند، این اقدامها بهسادگی به پروژه یا وظیفه تبدیل شده و در همان محیط بهصورت کامل پیگیری میشوند. این ارتباط، مدیریت وظایف و پیگیری تصمیمات جلسات را در سازمان یکپارچه میکند.
ویجتهای جلسات؛ نمای روشن از سه بخش حیاتی جلسات
این ویجتها سه بخش اصلی چرخه جلسه را یکجا نمایش میدهند: جلسات پیشِ رو برنامه زمانبندی را دمدست میآورد، پیگیری اقدامات وضعیت اجرای تصمیمها را مشخص میکند و پیگیری صورتجلسه روند تهیه و تأیید صورتجلسهها را نشان میدهد. کاربر بدون رفتن به بخشهای مختلف، تصویر دقیقی از وضعیت جلسات دارد و سریعتر میتواند پیگیری کند.
چالشهای سازمانها و راهحلهای نرمافزار جلسات دیدگاه
مشکلات هماهنگی جلسات
در بسیاری از سازمانها، هنگام برنامهریزی جلسه دید همزمان و دقیقی از تقویم افراد و محل برگزاری وجود ندارد. همین موضوع باعث میشود جلسهای در زمانی تنظیم شود که یکی از افراد کلیدی یا محل موردنظر در دسترس نیست و در نهایت به جابهجایی، تأخیر یا لغو جلسه منجر میشود.
نرمافزار جلسات با نمایش یکپارچه تقویم اشخاص و محلهای برگزاری جلسه، امکان بررسی همزمان دسترسی افراد و وضعیت محل را فراهم و به هماهنگکننده کمک میکند جلسه را در زمان و مکانی بدون تداخل برنامهریزی کند.
ناهماهنگی در دعوت، پاسخ و برگزاری جلسه
در بسیاری از سازمانها، فرآیند دعوت به جلسه، دریافت پاسخ شرکتکنندگان و اطلاع از زمان نهایی برگزاری بهصورت یکپارچه مدیریت نمیشود. این ناهماهنگی باعث میشود برخی افراد از وضعیت جلسه، تغییرات زمان یا قطعی بودن برگزاری آن مطلع نباشند.
نرمافزار جلسات با مدیریت متمرکز دعوتها، ثبت و نمایش وضعیت پاسخ شرکتکنندگان و ارسال یادآوریهای سیستمی، کل فرآیند دعوت تا برگزاری جلسه را شفاف و هماهنگ میکند؛ بهطوری که همه افراد در زمان مناسب از وضعیت جلسه مطلع هستند.
آماده نبودن شرکتکنندگان و ثبت ناقص خروجی جلسه
در بسیاری از سازمانها، دستور جلسه قبل از برگزاری مشخص نمیشود و تصمیمها یا خروجیهای جلسه بهصورت پراکنده ثبت میشوند. این باعث میشود افراد بدون آمادگی وارد جلسه شوند، بحثها پراکنده پیش برود و خروجی جلسه ناقص یا مبهم باقی بماند.
نرمافزار جلسات با امکان تعریف و ارسال دستور جلسه پیش از جلسه و ثبت خروجیها و تصمیمات جلسه، اطمینان میدهد که همه شرکتکنندگان با آمادگی کامل در جلسه حاضر شوند و تصمیمها بهصورت منسجم و قابل پیگیری ثبت شوند.
تأخیر در تولید و تأیید صورتجلسه
در بسیاری از سازمانها، صورتجلسهها بلافاصله پس از جلسه تولید نمیشوند یا ثبت آنها زمانبر است. علاوه بر این، فرآیند تأیید و امضای صورتجلسهها اغلب طولانی و دستی است، که باعث تأخیر در دسترسی به خروجیها و کاهش اثربخشی جلسات میشود.
نرمافزار جلسات با امکان تولید سریع صورتجلسه بهصورت ساختیافته و فرآیند دیجیتال تأیید و امضا، زمان لازم برای ثبت و تأیید جلسه را به حداقل میرساند. این امکان باعث میشود همه تصمیمات و مصوبات بهسرعت در دسترس قرار گرفته و قابل پیگیری باشند.
عدم پیگیری تصمیمها و مصوبات جلسه
در بسیاری از سازمانها، تصمیمات و مصوبات جلسه ثبت میشوند اما پس از جلسه پیگیری نمیشوند و مسئولیت انجام آنها مشخص نیست. این باعث میشود تصمیمها صرفاً روی کاغذ باقی بمانند و خروجی جلسه در عمل محقق نشود.
نرمافزار جلسات با امکان ثبت اقدامات مشخص، تعیین مسئول و مهلت انجام برای هر تصمیم جلسه و ارائه کارتابل برای هر کاربر، فرآیند پیگیری را شفاف میکند. بدین ترتیب، تصمیمات جلسه به اقدامات قابل اجرا تبدیل شده و هر فرد میتواند مسئولیتها و وظایف خود را در یک نگاه مدیریت کند.
عدم امکان جستجوی جزئیات جلسات گذشته
در بسیاری از سازمانها، بعد از برگزاری جلسات، امکان جستجو و دسترسی به جزئیات دقیق مباحث، تصمیمها و دستورهای هر جلسه وجود ندارد. این باعث میشود مرور موضوعات قبلی زمانبر شود، اطلاعات پراکنده شوند و تصمیمات مهم از دست بروند.
نرمافزار جلسات با ثبت ساختیافته صورتجلسهها و تصمیمات و امکان جستجوی دقیق در جزئیات ریز هر جلسه، دسترسی به اطلاعات مهم گذشته را ساده و قابل اعتماد میکند. به این ترتیب هر فرد میتواند به سرعت تمام مباحث مرتبط با یک موضوع یا تصمیم را پیدا کرده و از دست رفتن اطلاعات جلوگیری شود.
عدم دسترسی به جلسات و یادآوریها خارج از دفتر
در بسیاری از سازمانها، کاربران تنها زمانی که پشت سیستم هستند میتوانند دعوتها، پاسخها، صورتجلسهها و برنامه کاری خود را مشاهده کنند. این باعث میشود هماهنگیها به سختی انجام شود و افراد خارج از دفتر یا در حال جابهجایی از تغییرات جلسه و اقدامات مهم عقب بمانند.
نرمافزار جلسات با نسخه موبایل اختصاصی و تقویم یکپارچه، امکان مشاهده دعوتها، پاسخها، صورتجلسهها، برنامه کاری روزانه و دریافت یادآوریهای سیستمی را در هر زمان و مکان فراهم میکند. بدین ترتیب کاربران همیشه به اطلاعات جلسات دسترسی دارند، آماده حضور در جلسه هستند و هیچ اقدام مهمی از دست نمیرود.
تجربه کامل یک جلسه موفق با نرمافزار جلسات دیدگاه
1 برنامهریزی و ایجاد جلسه
برای ایجاد جلسه در نرم افزار دیدگاه، پس از ثبت اطلاعات پایه (مانند عنوان، هدف و مکان)، سیستم به طور هوشمند تقویم مدعوین را بررسی و بهترین زمان بدون تداخل را پیشنهاد میدهد. همچنین بر اساس سوابق، افراد کلیدی را برای دعوت معرفی میکند. پس از انتخاب مدعوین و تایید نهایی، رویداد جلسه به صورت خودکار در تقویم کاری آنها ثبت میشود تا هماهنگیها به آسانی انجام گیرد.
2 دعوت، پاسخگویی و یادآوری
همزمان با ثبت جلسه، دعوتنامه بهصورت سیستمی ارسال میشود. مدعوین میتوانند با مراجعه به تقویم یا از طریق اعلانها و پیامک، وضعیت حضور خود را مشخص کنند (تأیید، عدم حضور یا رد).
3 آمادهسازی دستور جلسه و مستندات
در ادامه، مالک یا دبیر جلسه میتوانند دستور جلسه را تنظیم کرده و مستندات مرتبط را به آن پیوست کنند، این مستندات ممکن است شامل فایلها، سوابق جلسات پیشین یا اسناد دریافتی از نرمافزارهای دیگر مانند مکاتبات و مدیریت اسناد باشند. سیستم امکان تعریف خروجی برای هر بند دستور جلسه و تعیین مسئول آن را نیز فراهم کرده است.
4 برگزاری جلسه و ثبت حضور
در حین برگزاری جلسه، ابزارهای یکپارچهای برای مدیریت آن در دسترس است. دبیر جلسه حضور و غیاب را دیجیتالی ثبت کرده و همه اعضا نیز به دستور جلسه دسترسی آنلاین دارند تا مباحث به شکل مؤثر دنبال شود. برای اینکه نکتهای از قلم نیفتد، میتوان با اپلیکیشن موبایل، صدا را ضبط و فایلهای تصویری یا اسناد مرتبط را به صورتجلسه پیوست کرد. این ویژگی منحصربهفرد، به ثبت دقیق تصمیمات کمک زیادی میکند.
5 ثبت خروجیها و تولید صورتجلسه
در حین یا پایان جلسه، تصمیمات و خروجیها برای هر بند دستور جلسه بهصورت فرم ساختیافته ثبت میشوند. سپس از طریق الگو، صورتجلسه بهصورت خودکار تولید میشود و پس از بررسی و ویرایش، میتواند بهصورت سیستمی امضا و ثبت نهایی شود. صورتجلسه نهایی امکان تبدیل به سند در نرمافزار مدیریت اسناد یا نامه در مکاتبات را دارد.
6 تبدیل خروجیها به اقدام و پیگیری در کارتابل
در پایان جلسه، برگزارکننده یا دبیر جلسه میتواند خروجیها و مصوبات را به اقدامات قابل پیگیری تبدیل کند. هر خروجی میتواند دارای مسئول، مهلت انجام و وضعیت پیگیری باشد. این اقدامات در کارتابل اختصاصی افراد مسئول قرار میگیرند تا از طریق همان محیط دیدگاه، روند انجام یا تکمیلشدن آنها بهصورت یکپارچه قابل مشاهده و گزارشگیری باشد.
اپلیکیشن موبایل جلسات دیدگاه
اپلیکیشن موبایل جلسات دیدگاه با حفظ ساختار و امکانات نسخه وب، تجربهای کامل و روان از مدیریت جلسات را روی گوشی فراهم میکند. کاربران میتوانند در هر زمان و مکان، جلسات خود را مشاهده، ثبت و ویرایش کنند، وضعیت حضور مدعوین را ببینند، خروجیها و مصوبات را مرور و حتی صورتجلسات را مشاهده و پیگیری کنند.
این نسخه از قابلیتهای سختافزاری گوشی هوشمند بهره میگیرد تا ثبت و مستندسازی جلسات آسانتر شود. کاربر میتواند هنگام جلسه، صدا یا تصویر را مستقیماً ضبط کرده و فایل تولیدشده را به جلسه پیوست یا در قالب خروجی ذخیره کند. این ویژگی برای جلسات حضوری، میدانی یا خارج از سازمان بسیار کاربردی است و دقت در ثبت اطلاعات را افزایش میدهد.
اپلیکیشن جلسات، گردش اطلاعات را با سایر نرمافزارهای دیدگاه هماهنگ نگه میدارد و به کاربر اجازه میدهد اقدامات مرتبط با هر جلسه را پیگیری یا مصوبات را به کار در نرمافزار «کارها» تبدیل کند. نتیجه، تجربهای ساده، امن و پیوسته از مدیریت جلسات است که امکان تصمیمگیری و پیگیری را بدون محدودیت زمان و مکان در اختیار مدیران و کارکنان قرار میدهد.
خدمات
چارگون، با رویکردی همراهانه در استقرار نرمافزار، تجربهای روان و بدون پیچیدگی را برای مشتریان فراهم میکند. از آغاز کار تا بهرهبرداری کامل، تیم چارگون در هر مرحله در کنار سازمانها ایستاده است تا مطمئن شود نرمافزار بهدرستی در خدمت اهداف و نیازهای آنها قرار گیرد.
پس از استقرار، پشتیبانی چارگون همواره با ارائه پاسخهای سریع و خدمات بیوقفه ادامه دارد. این تعهد به همراهی و اطمینان خاطر، فضایی ایجاد میکند که مشتریان بتوانند با آرامش بر توسعه و بهبود سازمان خود تمرکز کنند.
ارتباط نرمافزار جلسات دیدگاه با سایر نرمافزارها
نرمافزار مکاتبات اداری
مصوبات صورتجلسه را با یک کلیک به پیشنویس نامه تبدیل و برای پیگیری ارسال کنید.
نرمافزار اسناد
صورتجلسات مهم را به یک سند رسمی تبدیل و در آرشیو دیجیتال سازمان بایگانی کنید.
نرمافزار کارها
جلسات مرتبط با وظایف را مستقیماً ثبت کرده و مصوبات آن را به “کار” تبدیل کنید تا روند پیشرفت آنها قابل مدیریت باشد.
نرمافزار جذب و استخدام
جلسات مصاحبه را مستقیماً در سیستم ثبت و سوابق آن را در پرونده داوطلب ذخیره کنید.
سایر نرمافزارهای دیدگاه
بر اساس محتوای جلسه، موجودیتهای مرتبط مانند پرونده یا پروژه را در سایر نرمافزارها ایجاد کنید.
نرمافزارهایی غیر از دیدگاه
فایلها و مستندات مرتبط با موضوع جلسه را از سایر سیستمها فراخوانی و پیوست کنید.
برای یک انتخاب هوشمندانه، همه جوانب را بررسی کنید
چه خدماتی پس از تهیه نرم افزار جلسات ارائه میشود؟
پس از تهیه نرمافزار، تیم پشتیبانی چارگون خدماتی شامل نصب و راهاندازی، آموزش کاربران، پشتیبانی فنی و بهروزرسانیهای دورهای نرمافزار را ارائه میدهد.
چگونه میتوانم با تیم پشتیبانی چارگون تماس بگیرم؟
میتوانید از طریق شماره تماس، ایمیل یا پورتال پشتیبانی آنلاین با تیم پشتیبانی چارگون در ارتباط باشید.
فرآیند استقرار نرم افزار جلسات چگونه است؟
فرآیند استقرار شامل مراحل تحلیل نیازها، طراحی و پیادهسازی نرمافزار، تست و ارزیابی و نهایتاً آموزش کاربران و تحویل نهایی است.
چه مدت زمانی برای استقرار نرم افزار جلسات نیاز است؟
مدت زمان استقرار بستگی به پیچیدگی و حجم نیازهای سازمان دارد، اما معمولاً بین چند هفته تا چند ماه متغیر است.
آیا نرم افزار جلسات با سیستمهای دیگر قابل یکپارچهسازی است؟
بله، این نرم افزار قابلیت یکپارچهسازی با نرم افزار مکاتبات اداری، اسناد و... را دارد و میتواند با سیستمهای موجود در سازمان شما هماهنگ شود.