گاهی رسیدن به نیروی مناسب، درست به‌موقع و بدون هدررفت زمان و انرژی، یکی از همان برگ‌های برنده‌ای است که آینده یک سازمان را می‌سازد. نرمافزار جذب و استخدام دیدگاه چارگون این مسیر را از لحظه تشخیص نیاز تا روز پیوستن نیروهای جدید، هوشمند، استاندارد و یکپارچه هدایت میکند.
با حذف مراحل غیرضروری و ساماندهی دقیق جریان کار، مراحل استخدامی به‌طور قابل‌توجهی کوتاه میشود و تیم منابع انسانی میتواند شغل‌های کلیدی را سریع‌تر تکمیل کند.
تمام مراحل از درخواست نیرو تا استخدام به شکلی روشن و قابل‌پیگیری ثبت میشود، هیچ اقدام یا تصمیمی بدون سابقه و دلیل باقی نمی‌ماند.
با دادهها و شاخص‌های به‌روز، مدیران میتوانند نقاط ضعف را شناسایی کنند و براساس آمار واقعی، تصمیم‌های سریع و دقیق بگیرند.
یکپارچگی کامل با سایر سیستمهای منابع انسانی و اتکا به داده‌های متمرکز، خطاهای ناشی از ورود چندباره اطلاعات را به‌طور چشمگیری کاهش می‌دهد.
روند ارتباط، پاسخگویی و پیشبرد مراحل استخدام بهصورت روان و سریع انجام میشود که حس مثبتی از برند کارفرمایی در ذهن متقاضیان شکل می‌گیرد.
از لحظه تعریف و ثبت مجوز استخدام، فرآیند آغاز جذب تحت کنترل کامل قرار می‌گیرد. سوابق همه مجوزها در آرشیو امن ذخیره شده و در هر زمان قابل جست‌وجو و مشاهده است. همچنین، این مجوزها میتوانند برای اهداف مختلف مانند تعدیل نیرو، توسعه یا تکمیل کادر میان بخش‌ها و واحدهای مرتبط توزیع شوند تا تصمیم‌گیری‌ها هدفمند و هماهنگ باشد.
پیش از هر استخدام، فرآیند نیازسنجی دیجیتال اجرا میشود تا اهداف و شاخص‌های جذب مشخص شود. فرمهای نیازسنجی بلافاصله در سیستم آرشیو می‌شوند و در صورت تأیید، به پرونده استخدامی تبدیل می‌شوند. دلایل درخواست نیرو نیز ثبت و مستند میشود تا شفافیت و انطباق با سیاستهای سازمان تضمین شود.
با تخصیص گروهی از فرمها و پست‌های پایه به هر موقعیت شغلی، ساختار روشنی برای مراحل استخدام ایجاد میشود. نتایج آزمون، مصاحبه و سایر مراحل ارزیابی در هر بخش ثبت شده و سیستم از انواع آزمون‌ها، مصاحبه‌ها و سهمیه‌های استخدامی پشتیبانی میکند. مراحل مختلف جذب با توجه به سیاست سازمان تعریف میشود و گردشکار هوشمند، به همراه ثبت کدهای اتوماتیک بر اساس اندیکاتور، فرآیند را سریع و منظم پیش می‌برد. در تمامی مراحل، امکان الصاق مدارک و مستندات فراهم است.
برای سازمانهای چندشعبهای، میتوان محدوده جغرافیایی و رابطین منطقهای تعریف کرد تا هماهنگی کامل بین واحدها و شعب حفظ شود. تمام مکاتبات مرتبط با مراحل استخدام در سیستم ثبت و قابل پیگیری خواهد بود، تا هیچ پیام یا تصمیمی از دست نرود.
فرم استخدام تأیید‌شده بهصورت هوشمند به پرونده پرسنلی تبدیل و ارتباط مستقیم با سایر زیرسیستمهای منابع انسانی برقرار میشود. گزارش‌گیری در این بخش هم ساده و هم پیشرفته است، و داشبوردهای تحلیلی امکان بررسی روندها و عملکرد تیم جذب را فراهم می‌کنند. تمام سوابق جذب و استخدام نیز در بایگانی الکترونیکی متمرکز ذخیره میشود.
مدیران میتوانند از طریق اپ موبایل مراحل جذب، رزومه‌ها، تأییدها و وضعیت موقعیت‌های شغلی را بهصورت آنلاین و بدون نیاز به حضور در محل پیگیری کنند. این قابلیت به مدیران امکان می‌دهد در هر زمان و مکان، جریان استخدام را کنترل و هدایت کنند.
ابزارهای تحلیل داده و BI چرخه‌های استخدامی را زیر ذره‌بین برده، نقاط گلوگاه را شناسایی و روندها را ترسیم می‌کنند. این داشبوردهای تحلیلی دید دقیقی از عملکرد تیم جذب ارائه می‌دهند و مسیر تصمیم‌گیری را هوشمندتر می‌سازند.
ساختار نرمافزار به‌طور کامل قابل سفارشی‌سازی است، از فیلدها و فرمها تا مراحل استخدام متناسب با ماهیت کسب‌وکار طراحی میشود. پشتیبانی چندزبانه و چندواحدی، این راهکار را برای سازمانهای پراکنده و چندبخشی ایده‌آل کرده و انطباق آن را با نیازهای متنوع تضمین میکند.
در بسیاری از سازمان‌ها، فرآیند جذب از همان ابتدا با مجموعه‌ای از فرمهای مفصل و تکراری شروع میشود. این فرمها که هرکدام چندین بخش اضافه دارند، نه تنها زمان کارشناسان جذب را می‌گیرند، بلکه داوطلبان نیز در تکمیل آنها دلسرد می‌شوند یا اطلاعات ناقص ارائه می‌دهند.
نرمافزار جذب و استخدام دیدگاه فرمها را بهصورت هوشمند طراحی میکند تا فقط اطلاعات ضروری را در مراحل درست جمع‌آوری کند. گردش کار کوتاه و مرحله‌بندی‌شده باعث میشود داوطلب درگیر حجم غیرضروری سؤالات نشود و کارشناس هم بتواند سریع‌تر وارد مرحله بررسی شود. فرمها قابلیت سفارشی‌سازی دارند و سازمان میتواند هر بخش غیرضروری را حذف یا متناسب با نیازهایش تنظیم کند.
وقتی مدارک و سوابق داوطلبان بهصورت پراکنده بین ایمیل‌ها، پوشه‌ها یا فایل‌های دستی نگهداری میشود، احتمال گم شدن یا ناقص ماندن اطلاعات بسیار بالاست. این ناهماهنگی باعث میشود در مراحل بعدی مانند مصاحبه یا عقد قرارداد، داده‌های مهمی در دسترس نباشد.
این نرمافزار یک بانک اطلاعاتی امن و متمرکز ایجاد میکند که مدارک و سوابق هر داوطلب را در پروفایل دیجیتال او نگهداری میکند. هر مدرک یا فرم جدید به‌طور خودکار به این پرونده اضافه میشود و هر زمان امکان جست‌وجو، مشاهده یا دانلود آن وجود دارد. ثبت تاریخ و مسئول بارگذاری هر مدرک نیز تضمین میکند هیچ داده‌ای بدون پیگیری باقی نماند.
در سازمانهای چندشعبهای یا با واحدهای مختلف، ارسال درخواست جذب، مصاحبه یا تأییدها گاهی با تأخیر انجام میشود، چون مسیر ارتباطی مشخص و یکپارچه وجود ندارد. نتیجه این میشود که نیروهای مناسب از دست می‌روند یا فرایند جذب بی‌دلیل طولانی میشود.
نرمافزار امکان تعریف رابط‌های منطقهای و سطوح دسترسی متفاوت را فراهم میکند تا هر شعبه یا واحد، دقیقاً بداند چه کاری را باید انجام دهد. ارتباطات و تأییدها در بستر سیستم انجام می‌گیرد و همه افراد مسئول میتوانند بهصورت لحظه‌ای وضعیت هر پرونده را ببینند و هماهنگی حفظ شود. به این ترتیب، ورودی اطلاعات از همه شعب به شکل درست و به‌موقع انجام میشود.
نبود گزارش‌های به‌روز باعث میشود که مدیران نتوانند از روند واقعی جذب مطلع شوند، گلوگاه‌ها را شناسایی کنند یا تصمیمات سریع بگیرند. بعضی سازمان‌ها مجبورند برای تولید یک گزارش عملکرد، ساعت‌ها یا حتی روزها داده را به‌طور دستی جمع‌آوری کنند.
این نرمافزار با داشبوردهای BI و سیستم گزارش‌گیری پیشرفته، امکان ساخت گزارش‌های آماری، تحلیلی و نموداری را بهصورت لحظه‌ای می‌دهد. اطلاعات به‌طور خودکار از تمام مراحل جذب جمع‌آوری و به شکل بصری نمایش داده میشود. مدیران میتوانند با چند کلیک، از شاخص‌هایی مثل زمان میانگین پر کردن موقعیت‌ها، میزان تطابق رزومه‌ها با نیازها و کارایی هر مرحله مطلع شوند.
وقتی تعداد زیادی رزومه برای یک موقعیت شغلی ارسال میشود، بررسی دستی همه آنها زمان‌بر، فرسایشی و مستعد خطاست. نتیجه این است که رزومه‌های ارزشمند ممکن است نادیده گرفته شوند یا به‌موقع بررسی نشوند.
این نرمافزار، غربالگری رزومه را با جست‌وجو و فیلتر پیشرفته آسان میکند. کارشناسان میتوانند پارامترهایی مانند رشته تحصیلی، سابقه کاری، مهارت یا حتی محل سکونت را تعیین کنند تا سیستم، رزومه‌های منطبق را جدا کند. این کار سرعت عمل را چندین برابر و احتمال خطای انسانی را به حداقل می‌رساند.
در برخی سازمان‌ها، تأیید مراحل استخدامی بهصورت ایمیل یا مکاتبه کاغذی انجام میشود که علاوه بر طولانی کردن فرایند، باعث گم شدن درخواست‌ها یا ابهام در مسئولیت‌ها میشود.
با گردش کار الکترونیک نرمافزار، تأییدها بهصورت سیستمی و خودکار انجام میشود. هر درخواست به‌محض ارسال، در لیست مسئول تأیید قرار می‌گیرد و او میتواند آن را در همان لحظه بررسی و تأیید کند. تمامی مراحل ثبت میشود تا هیچ ابهامی درباره وضعیت و محل توقف فرآیند وجود نداشته باشد.
چارگون، با رویکردی همراهانه در استقرار نرمافزار، تجربه‌ای روان و بدون پیچیدگی را برای مشتریان فراهم میکند. از آغاز کار تا بهره‌برداری کامل، تیم چارگون در هر مرحله در کنار سازمان‌ها ایستاده است تا مطمئن شود نرمافزار به‌درستی در خدمت اهداف و نیازهای آنها قرار گیرد.
پس از استقرار، پشتیبانی چارگون همواره با ارائه پاسخ‌های سریع و خدمات بی‌وقفه ادامه دارد. این تعهد به همراهی و اطمینان خاطر، فضایی ایجاد میکند که مشتریان بتوانند با آرامش بر توسعه و بهبود سازمان خود تمرکز کنند.
انتقال خودکار سوابق و اطلاعات کارجویان پذیرفته‌شده به پرونده پرسنلی
ورود داده‌های قرارداد و توافقات استخدامی به بخش حقوق و مزایا
ثبت برنامه‌ها و دوره‌های آموزشی ویژه نیروی جدید در ماژول آموزش
افزودن مشخصات پرسنل تازه‌وارد به سیستم حضور و غیاب
انتقال یا دریافت داده‌های جذب و استخدام با نرم‌افزارهای غیر از دیدگاه از طریق ارتباط API