پراکندگی اطلاعات یکی از مشکلات همیشگی سازمان‌ها و تأسیس آرشیوی متمرکز از اسناد، فایلها و اطلاعات از دغدغه اصلی آن‌ها است. سیستم مدیریت اسناد به شما این امکان را می‌دهد تا اسناد، اطلاعات، فایلها و مدارک مختلف را با حفظ محدوده‌های امنیتی ذخیره نمایید.
همچنین با تعریف فیلدهای اطلاعاتی پویا بر روی اطلاعات ذخیره‌شده، قابلیت جستجوی و گزارش‌گیری گسترده‌ای را در اختیار کاربر قرار می‌دهد.
| ویژگی‌های نرم‌افزار مدیریت اسناد |
|---|
| مزیت | توضیحات |
| آرشیو مستندات به صورت سازمانی و یا شخصی | - دسترسی همه کاربران به امکانات آرشیو اطلاعات و اسناد
- دسترسی به اطلاعات ذخیره‌شده از هر نقطه و در هر زمان
- امکان تعریف ساختار آرشیو مستندات
- امکان تعریف اطلاعات تکمیلی با ساختار قابل تعریف برای انواع اسناد و مدارک
|
| اشتراک و کنترل دسترسی افراد به اطلاعات | - ایجاد بستر مناسب جهت ایجاد Enterprise Information Portal در سازمان
- امکان همکاری چند کاربر برای تکمیل یک مستند
- اشتراک‌گذاری فایلها و مستندات سازمان با رعایت سطح و نوع دسترسی
- ذخیره و نگهداری متمرکز اطلاعات متنوع تولیدشده توسط منابع مولد اطلاعات
- امکان مدیریت ویرایش فایلها
|
| جستجو و دستیابی سریع به اطلاعات | - آرشیو کامل ویرایش‌ها و نسخ قدیمی هر مستند
- جستجوی کامل متن و کلیدواژه
- گزارش‌گیری پویا بر روی فیلدهای اطلاعات تکمیلی
- دسترسی به اطلاعات نگهداری شده از هر نقطه و در هر زمان
|
