پیگیری فرآیندهای مرتبط با مکاتبات اداری بخش عمده‌ای از فعالیت‌های روزانه در سازمان‌ها و شرکت‌ها را شامل می‌شود و تجربه استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری در بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌های ایرانی با ایجاد تحول چشم‌گیر در تسریع عملکرد سازمانی و صرفه‌جویی در هزینه‌ها همراه بوده است.

نرم افزار مکاتبات اداری از حوزه اتوماسیون اداری مجموعه نرم افزاری دیدگاه از اولین نرم افزارهایی است که در شرکت چارگون توسعه داده شده و پس از سال‌ها استفاده بیش از یک میلیون کاربر در سازمان‌های مشتری، اکنون از کامل‌ترین و پرکاربردترین نرم افزارهای دیدگاه به شمار می‌آید.

برگزاری جلسه یکی از متداول‌ترین امور سازمانی است و بخش زیادی از زمان مفید کارکنان در سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف در جلسات سپری می‌شود. استفاده از ابزارها و نرم افزارهایی که مدیریت بهینه جلسات را ممکن می‌کند، در بهبود عملکرد سازمان‌ها تأثیر ویژه‌ای دارد.
نرم افزار برنامه ریزی جلسات دیدگاه از مجموعه اتوماسیون اداری نیز امکانات متنوعی جهت برگزاری مؤثرتر جلسات در اختیار کاربر می‌گذارد.

نرم افزار بایگانی اسناد از راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه با هدف رفع پراکندگی اطلاعات در سازمان‌ها و تأسیس آرشیوی متمرکز از اسناد، فایل‌ها و اطلاعات طراحی شده است. نرم افزار آرشیو اسناد به کاربران امکان می‌دهد تا اسناد، اطلاعات، فایل‌ها و مدارک مختلف را با حفظ محدوده‌های امنیتی و نیز تعریف چرخه حیات سند ذخیره نمایند.

در دنیای پویای امروز، سازمان‌ها با انبوهی از فعالیت‌ها و پروژه‌ها روبه‌رو هستند که موفقیت آن‌ها در گرو مدیریت کارآمد و تعامل اثربخش میان اعضای تیم‌های کاری است.

نرم افزار مدیریت کار به عنوان راه‌حلی جامع، با هدف ساماندهی وظایف، تسهیل پیگیری و ارتقای شفافیت در فرآیند انجام کارها طراحی شده است. این نرم افزار به شما کمک می‌کند تا وظایف و پروژه‌ها را به طور منسجم سازماندهی کنید، از پیشرفت کارها آگاه باشید و تعاملات اثربخشی بین اعضای تیم ایجاد کنید.

در دنیای امروز، اطلاع‌رسانی سریع و دقیق به کارکنان و ارباب رجوع، نقشی حیاتی در موفقیت سازمان‌ها ایفا می‌کند. تابلوی اعلانات به عنوان ابزاری شناخته‌شده و پرکاربرد، در این زمینه به کمک سازمان‌ها می‌آید. نرم‌افزار تابلوی اعلانات به عنوان نسل جدید این ابزار، با ارائه امکانات و قابلیت‌های پیشرفته، اطلاع‌رسانی را به سطحی نوین ارتقا می‌دهد.

این نرم‌افزار تحت وب، امکان اطلاع‌رسانی به مخاطبان سازمان را به صورت دسته‌بندی‌شده فراهم می‌کند. به این ترتیب، دپارتمان‌های مختلف می‌توانند تابلوی اعلانات اختصاصی خود را داشته باشند و اطلاعات مربوط به بخش خود را به طور مستقیم و بدون واسطه به مخاطبان مربوطه ارائه دهند.

مرحله دریافت نامه از ارباب رجوع هنوز در بسیاری سازمان‌ها به روش‌های سنتی و به صورت دریافت نسخه کاغذی نامه انجام می‌شود و هزینه‌های زیادی در مراحل ارسال، دسته‌بندی و ثبت نامه‌ها در نرم افزار مکاتبات به واحدهای دبیرخانه‌ای تحمیل می‌کند.

همه سازمان‌ها و شرکت‌هایی که درخواست‌های ارباب رجوع را در قالب نامه دریافت می‌کنند و با ثبت آن در دبیرخانه، نامه را در نرم افزار مکاتبات اداری مجموعه دیدگاه به گردش می‌اندازند، می‌توانند از نرم افزار میز خدمت (نرم افزار ارباب رجوع) برای مکانیزه کردن عملیات دریافت و ثبت نامه استفاده کنند.

شناسه ملی سند یا به اختصار شمس، شناسه‌ای است حاوی اطلاعات سند که در قالب بارکد دو بعدی ایجاد و بر روی نامه درج و بر اساس آن هویت مشخصی برای مکاتبات اداری و اسناد دولتی ایجاد می‌شود.

شمس از ادغام اطلاعاتی همچون شماره نامه، تاریخ و ساعت ثبت و صدور، شناسه یکتای عمومی، کد ملی امضاکننده، نشانی پست الکترونیک سازمان و شناسه ملی سازمان تشکیل شده است.
مهم‌ترین هدف طراحی شناسه ملی سند (شمس) ایجاد شناسه یکتا و قابل پیگیری، افزایش سرعت و امنیت و ایجاد سهولت در ثبت مکانیزه مکاتبات اداری است. این شناسه امکان بازخوانی و شناسایی توسط اسکنرهای مربوط یا دوربین تلفن‌های هوشمند را فراهم می‌کند.

امنیت و عدم مغایرت نسخه‌های ارائه‌شده توسط ارباب رجوع، یکی از دغدغه‌های سازمان‌هاست. بسیاری از مکاتبات بین دستگاهی برای اخذ تأییدیه و استعلام نامه‌های ارائه‌شده توسط ارباب رجوع است.

مخدوش یا ناخوانا بودن نامه در هنگام ثبت در سازمان مقصد و به تبع آن ثبت اطلاعات به شکل نادرست، همواره هزینه‌های زیادی را به ذینفعان آن نامه و هر دو سازمان مبدأ و مقصد تحمیل نموده است.

سامانه احراز اصالت فیزیکی نامه به شما کمک می‌کند تا ضمن حفظ کرامت ارباب رجوع، مغایرت‌های احتمالی نسخه فیزیکی ارائه‌شده با اصل نامه در سرور مبدأ را هنگام ثبت آن نامه در مقصد تشخیص دهید.