دفتر تبلیغات اسلامی حوزه علمیه قم
دفتر تبلیغات اسلامی حوزه علمیه قم با ساختار سازمانی گسترده‌ای متشکل از 5 معاونت و 9 مؤسسه و مرکز پژوهشی و آموزشی، فعالیت‌های متنوعی را در حوزه‌های مختلف علمی، فرهنگی و پژوهشی انجام می‌دهد. این مجموعه با اتکا به سابقه درخشان خود، همواره در پی ارتقای سطح کیفی خدمات و بهینه‌سازی فرآیندهای سازمانی خود بوده است.
امکان یکپارچگی نرم‌افزار BPMS با سایر سیستم‌های اطلاعاتی مستقر در سازمان مانند سامانه‌های اداری و مالی در انتخاب درست مسیر مکانیزه‌کردن فرآیندهای سازمان اهمیت زیادی دارد.
45 سال سابقه فعالیت
دفتر تبلیغات اسلامی حوزه علمیه قم با ساختار سازمانی گسترده‌ای متشکل از 5 معاونت و 9 مؤسسه و مرکز پژوهشی و آموزشی، فعالیت‌های متنوعی را در حوزه‌های مختلف علمی، فرهنگی و پژوهشی انجام می‌دهد. این مجموعه با اتکا به سابقه درخشان خود، همواره در پی ارتقای سطح کیفی خدمات و بهینه‌سازی فرآیندهای سازمانی خود بوده است.
چالش‌های اولیه
با توجه به گستردگی ساختار سازمانی و تنوع فعالیت‌های دفتر تبلیغات، چالش‌های متعددی در حوزه مدیریت فرآیندهای سازمانی وجود داشت. از جمله این چالش‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
– فقدان یکپارچگی در فرآیندهای سازمانی
فرآیندهای مختلف در واحدهای مختلف به صورت جداگانه و بدون ارتباط با یکدیگر انجام می‌شدند که این امر موجب ناهماهنگی، اتلاف وقت و افزایش هزینه‌ها می‌گردید.
– عدم وجود سیستم نظارت بر فرآیندها
به دلیل عدم وجود سیستم نظارتی، شناسایی و رفع گلوگاه‌های اجرایی و مشکلات در فرآیندها دشوار بود.
– استفاده از روش‌های سنتی در گردش مکاتبات و بایگانی اسناد
گردش مکاتبات و بایگانی اسناد به صورت سنتی و کاغذی انجام می‌شد که این امر موجب کندی در گردش کار، افزایش حجم کاغذبازی و عدم امکان جستجوی آسان و سریع اطلاعات می‌گردید.
– نیاز به سیستمی برای مدیریت اطلاعات
حجم بالای اطلاعات و عدم وجود سیستمی برای مدیریت آنها، موجب دشواری در دسترسی به اطلاعات مورد نیاز و اتخاذ تصمیمات درست می‌شد.
دستاوردها
دفتر تبلیغات اسلامی حوزه علمیه قم با هدف رفع چالش‌های مذکور و ارتقای کارایی سازمانی، اقدام به پیاده‌سازی نرم‌افزار BPMS دیدگاه از مجموعه نرم‌افزاری چارگون نمود. این نرم‌افزار با مکانیزه کردن فرآیندهای سازمانی، ایجاد یکپارچگی بین سیستم‌های مختلف و ارائه امکانات نظارت و کنترل، تحولات چشمگیری در این مجموعه ایجاد کرد.
پیاده‌سازی BPMS دیدگاه در دفتر تبلیغات اسلامی حوزه علمیه قم، فواید متعددی را به همراه داشت که از جمله آنها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
یکپارچه‌سازی فرآیندهای سازمانی
با پیاده‌سازی BPMS دیدگاه، فرآیندهای مختلف در واحدهای مختلف به صورت یکپارچه و مرتبط با یکدیگر انجام می‌شوند که این امر موجب افزایش هماهنگی، کاهش زمان انجام امور و صرفه‌جویی در هزینه‌ها شده است.
الکترونیکی شدن گردش مکاتبات و بایگانی اسناد
با الکترونیکی شدن گردش مکاتبات و بایگانی اسناد، سرعت انجام امور به طور قابل توجهی افزایش یافته و حجم کاغذبازی به طور چشمگیری کاهش یافته است. همچنین، امکان جستجوی آسان و سریع اطلاعات فراهم شده است.
ایجاد سیستم مدیریت اطلاعات
با پیاده‌سازی BPMS دیدگاه، اطلاعات مربوط به فرآیندها و فعالیت‌های مختلف در یک سیستم واحد جمع‌آوری و ذخیره می‌شوند که این امر امکان دسترسی آسان به اطلاعات مورد نیاز و اتخاذ تصمیمات درست را فراهم می‌کند.
با قابلیت‌های سیستم مدیریت فرآیندهای چارگون، شرکت چگالش موفق شده علاوه بر بهینه کردن فرآیندهای موجود، برای طراحی فرآیندهای آتی در ساختار اداری خود قدم‌های جدی و مؤثری بردارد.
مشاهده
یکپارچگی نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی دیدگاه به بهبود ساختار مالی و اداری و حذف عملکرد جزیره‌ای واحدهای دانشگاه، منجر شده است.
مشاهده
با پیاده‌سازی نرم‌افزارهای دیدگاه مطمئن هستیم که جهش فوق‌العاده‌ای در بهره‌وری سازمانی بانک را شاهد خواهیم بود.
مشاهده
چارگون به عنوان یک شرکت دانش‌بنیان راهکارهای نوآورانه نرم‌افزاری را جلوتر از نیازهای فعلی مشتریانش و با شوق و انرژی خاصی به آنها ارائه می‌کند.
مشاهده
بعد از استقرار نرم‌افزارهای دیدگاه، فعالیت سنتی و ثبت دستی اسناد از ساختار کاری ما حذف شده و سرعت ثبت اطلاعات و دقت در پرداخت و محاسبه حقوق و کارکردها افزایش یافته است.
مشاهده
مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه از طریق تهیه گزارش‌های پیشرفته، مدیران اسنپ را در مسیر رشد و تعالی بسیار کمک کرده و موجب شده تا تصمیمات بهتر و کارآمد‌تری اتخاذ کنند.
مشاهده
تطابق و تناسب با نیازهای سازمان و استاندارد مناسب برای پوشش انواع فرآیندهای سفارشی از ویژگی‌های سیستم‌های جامع مدیریت منابع انسانی دیدگاه است.
مشاهده
نرم‌افزارهای دیدگاه، راهکار مناسبی برای سازمان‌های فرآیند‌محور است که بتوانند با هزینه اندک و با سرعت، فرآیندهای معمول و یا اختصاصی‌شده خود را مکانیزه کنند.
مشاهده