دفتر تبلیغات اسلامی حوزه علمیه قم
دفتر تبلیغات اسلامی حوزه علمیه قم با ۵ معاونت و ۹ مؤسسه و مرکز پژوهشی و آموزشی، در حوزه‌های علمی، فرهنگی و پژوهشی فعالیت می‌کند. این مجموعه با تکیه بر سابقه خود، به ارتقای کیفیت خدمات و بهبود فرآیندهای سازمانی می‌پردازد و نقش فعالی در توسعه و ترویج معارف اسلامی ایفا می‌کند.
امکان یکپارچگی نرم‌افزار BPMS با سایر سیستم‌های اطلاعاتی مستقر در سازمان مانند سامانه‌های اداری و مالی در انتخاب درست مسیر مکانیزه‌کردن فرآیندهای سازمان اهمیت زیادی دارد.
دفتر تبلیغات اسلامی حوزه علمیه قم با ساختار سازمانی گسترده‌ای متشکل از 5 معاونت و 9 مؤسسه و مرکز پژوهشی و آموزشی، فعالیت‌های متنوعی را در حوزه‌های مختلف علمی، فرهنگی و پژوهشی انجام می‌دهد. این مجموعه با اتکا به سابقه درخشان خود، همواره در پی ارتقای سطح کیفی خدمات و بهینه‌سازی فرآیندهای سازمانی خود بوده است.
چالش‌های اولیه
با توجه به گستردگی ساختار سازمانی و تنوع فعالیت‌های دفتر تبلیغات، چالش‌های متعددی در حوزه مدیریت فرآیندهای سازمانی وجود داشت. از جمله این چالش‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
– فقدان یکپارچگی در فرآیندهای سازمانی
فرآیندهای مختلف در واحدهای مختلف به‌صورت جداگانه و بدون ارتباط با یکدیگر انجام می‌شدند که این امر باعث ناهماهنگی، اتلاف وقت و افزایش هزینه‌ها می‌شد.
– عدم وجود سیستم نظارت بر فرآیندها
به دلیل عدم وجود سیستم نظارتی، شناسایی و رفع گلوگاه‌های اجرایی و مشکلات در فرآیندها دشوار بود.
– استفاده از روش‌های سنتی در گردش مکاتبات و بایگانی اسناد
گردش مکاتبات و بایگانی اسناد به‌صورت سنتی و کاغذی انجام می‌شد که این امر باعث کندی در گردش کار، افزایش حجم کاغذبازی و عدم امکان جست‌وجوی آسان و سریع اطلاعات می‌شد.
– نیاز به سیستمی برای مدیریت اطلاعات
حجم بالای اطلاعات و عدم وجود سیستمی برای مدیریت آنها، موجب دشواری در دسترسی به اطلاعات مورد نیاز و اتخاذ تصمیمات درست می‌شد.
دستاوردها
دفتر تبلیغات اسلامی حوزه علمیه قم با هدف رفع چالش‌های مذکور و ارتقای کارایی سازمانی، اقدام به پیاده‌سازی نرم‌افزار BPMS دیدگاه از مجموعه نرم‌افزاری چارگون کرد. این نرم‌افزار با مکانیزه کردن فرآیندهای سازمانی، ایجاد یکپارچگی بین سیستم‌های مختلف و ارائه امکانات نظارت و کنترل، تحولات چشمگیری در این مجموعه ایجاد کرد.
پیاده‌سازی BPMS دیدگاه در دفتر تبلیغات اسلامی حوزه علمیه قم، فواید متعددی را به همراه داشت که از جمله آنها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
یکپارچه‌سازی فرآیندهای سازمانی
با پیاده‌سازی BPMS دیدگاه، فرآیندهای مختلف در واحدهای مختلف به‌صورت یکپارچه و مرتبط با یکدیگر انجام می‌شوند که این امر موجب افزایش هماهنگی، کاهش زمان انجام امور و صرفه‌جویی در هزینه‌ها شده است.
الکترونیکی شدن گردش مکاتبات و بایگانی اسناد
با الکترونیکی شدن گردش مکاتبات و بایگانی اسناد، سرعت انجام امور به طور قابل توجهی افزایش یافته و حجم کاغذبازی به‌طور چشمگیری کاهش یافته است. همچنین، امکان جست‌وجوی آسان و سریع اطلاعات فراهم شده است.
ایجاد سیستم مدیریت اطلاعات
با پیاده‌سازی BPMS دیدگاه، اطلاعات مربوط به فرآیندها و فعالیت‌های مختلف در یک سیستم واحد جمع‌آوری و ذخیره می‌شوند که این امر امکان دسترسی آسان به اطلاعات مورد نیاز و اتخاذ تصمیمات درست را فراهم می‌کند.
امکان یکپارچگی نرم‌افزارهای دیدگاه با سایر سیستم‌های اطلاعاتی مستقر در سازمان مانند سامانه‌های اداری و مالی در انتخاب درست مسیر مکانیزه کردن فرآیندهای سازمان اهمیت زیادی دارد.
مشاهده
استفاده از سیستم اتوماسیون اداری چارگون نه تنها بهره‌وری شرکت افق فولاد کسری را به میزان قابل توجهی افزایش داد، بلکه امکان دسترسی آسان و سریع به اسناد و مدارک را فراهم کرد و خطاهای انسانی را به حداقل رساند، که این امر برای ما یک تحول بزرگ در مدیریت اسناد و مکاتبات به شمار می‌رود.
مشاهده
مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه از طریق تهیه گزارش‌های پیشرفته، مدیران اسنپ را در مسیر رشد و تعالی بسیار کمک کرده و موجب شده تا تصمیمات بهتر و کارآمد‌تری اتخاذ کنند.
مشاهده
با پیاده‌سازی نرم‌افزارهای دیدگاه مطمئن هستیم که جهش فوق‌العاده‌ای در بهره‌وری سازمانی بانک را شاهد خواهیم بود.
مشاهده
سعی ما این بوده است که با استفاده از نرم‌افزار NIP شفافیت را به حداکثر برسانیم و تا جایی که ممکن است هوشمندی را وارد سیستم کنیم. در این راستا به کمک نرم‌افزار NIP چیدمان و توزیع شیفت‌های نیروی انسانی (پرستاران) به‌صورت کلی و با کد شناسایی قابل مشاهده است.
مشاهده
در حالی که چارگون شرکت‌ها و مشتریان زیادی دارد، هر زمانی که به پشتیبانی آنها نیاز داریم ما را همراهی کرده‌اند و برای یافتن راه‌حل‌های مناسب و برطرف کردن مشکلاتمان، اشتیاق زیادی نشان داده‌اند.
مشاهده
با قابلیت‌های سیستم مدیریت فرآیندهای چارگون، شرکت پلی پروپیلن جم گردش کار الکترونیکی را برای تسریع فرآیندهای داخلی خود به کار گرفته و این افزایش سرعت رضایت کارکنان را در این مجموعه به دنبال داشته است.
مشاهده
با قابلیت‌های سیستم مدیریت فرآیندهای چارگون، شرکت چگالش موفق شده علاوه بر بهینه کردن فرآیندهای موجود، برای طراحی فرآیندهای آتی در ساختار اداری خود قدم‌های جدی و مؤثری بردارد.
مشاهده