دفتر تبلیغات اسلامی حوزه علمیه قم

دفتر تبلیغات اسلامی حوزه علمیه قم با ساختار سازمانی گسترده‌ای متشکل از 5 معاونت و 9 مؤسسه و مرکز پژوهشی و آموزشی، فعالیت‌های متنوعی را در حوزه‌های مختلف علمی، فرهنگی و پژوهشی انجام می‌دهد. این مجموعه با اتکا به سابقه درخشان خود، همواره در پی ارتقای سطح کیفی خدمات و بهینه‌سازی فرآیندهای سازمانی خود بوده است.

دفتر تبلیغات اسلامی حوزه علمیه قم

امکان یکپارچگی نرم‌افزار BPMS با سایر سیستم‌های اطلاعاتی مستقر در سازمان مانند سامانه‌های اداری و مالی در انتخاب درست مسیر مکانیزه‌کردن فرآیندهای سازمان اهمیت زیادی دارد.

سیدحسن هانی
سیدحسن هانی مدیر فناوری اطلاعات

دفتر تبلیغات اسلامی حوزه علمیه قم با ساختار سازمانی گسترده‌ای متشکل از 5 معاونت و 9 مؤسسه و مرکز پژوهشی و آموزشی، فعالیت‌های متنوعی را در حوزه‌های مختلف علمی، فرهنگی و پژوهشی انجام می‌دهد. این مجموعه با اتکا به سابقه درخشان خود، همواره در پی ارتقای سطح کیفی خدمات و بهینه‌سازی فرآیندهای سازمانی خود بوده است.

چالش‌های اولیه

با توجه به گستردگی ساختار سازمانی و تنوع فعالیت‌های دفتر تبلیغات، چالش‌های متعددی در حوزه مدیریت فرآیندهای سازمانی وجود داشت. از جمله این چالش‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

فقدان یکپارچگی در فرآیندهای سازمانی

فرآیندهای مختلف در واحدهای مختلف به صورت جداگانه و بدون ارتباط با یکدیگر انجام می‌شدند که این امر موجب ناهماهنگی، اتلاف وقت و افزایش هزینه‌ها می‌گردید.

عدم وجود سیستم نظارت بر فرآیندها

به دلیل عدم وجود سیستم نظارتی، شناسایی و رفع گلوگاه‌های اجرایی و مشکلات در فرآیندها دشوار بود.

استفاده از روش‌های سنتی در گردش مکاتبات و بایگانی اسناد

گردش مکاتبات و بایگانی اسناد به صورت سنتی و کاغذی انجام می‌شد که این امر موجب کندی در گردش کار، افزایش حجم کاغذبازی و عدم امکان جستجوی آسان و سریع اطلاعات می‌گردید.

نیاز به سیستمی برای مدیریت اطلاعات

حجم بالای اطلاعات و عدم وجود سیستمی برای مدیریت آنها، موجب دشواری در دسترسی به اطلاعات مورد نیاز و اتخاذ تصمیمات درست می‌شد.

دستاوردها

دفتر تبلیغات اسلامی حوزه علمیه قم با هدف رفع چالش‌های مذکور و ارتقای کارایی سازمانی، اقدام به پیاده‌سازی نرم‌افزار BPMS دیدگاه از مجموعه نرم‌افزاری چارگون نمود. این نرم‌افزار با مکانیزه کردن فرآیندهای سازمانی، ایجاد یکپارچگی بین سیستم‌های مختلف و ارائه امکانات نظارت و کنترل، تحولات چشمگیری در این مجموعه ایجاد کرد.

پیاده‌سازی BPMS دیدگاه در دفتر تبلیغات اسلامی حوزه علمیه قم، فواید متعددی را به همراه داشت که از جمله آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

یکپارچه‌سازی فرآیندهای سازمانی

با پیاده‌سازی BPMS دیدگاه، فرآیندهای مختلف در واحدهای مختلف به صورت یکپارچه و مرتبط با یکدیگر انجام می‌شوند که این امر موجب افزایش هماهنگی، کاهش زمان انجام امور و صرفه‌جویی در هزینه‌ها شده است.

الکترونیکی شدن گردش مکاتبات و بایگانی اسناد

با الکترونیکی شدن گردش مکاتبات و بایگانی اسناد، سرعت انجام امور به طور قابل توجهی افزایش یافته و حجم کاغذبازی به طور چشمگیری کاهش یافته است. همچنین، امکان جستجوی آسان و سریع اطلاعات فراهم شده است.

ایجاد سیستم مدیریت اطلاعات

با پیاده‌سازی BPMS دیدگاه، اطلاعات مربوط به فرآیندها و فعالیت‌های مختلف در یک سیستم واحد جمع‌آوری و ذخیره می‌شوند که این امر امکان دسترسی آسان به اطلاعات مورد نیاز و اتخاذ تصمیمات درست را فراهم می‌کند.

سایر مشتریان چارگون
شرکت ایده گزین ارتباطات روماک (اسنپ)

مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه از طریق تهیه گزارش‌های پیشرفته، مدیران اسنپ را در مسیر رشد و تعالی بسیار کمک کرده‌ و موجب شده‌ تا تصمیمات بهتر و کارآمد‌تری اتخاذ کنند.

مشاهده
شرکت فولاد بافق کسری

استفاده از سیستم اتوماسیون اداری چارگون نه تنها بهره‌وری شرکت افق فولاد کسری را به میزان قابل توجهی افزایش داد، بلکه امکان دسترسی آسان و سریع به اسناد و مدارک را فراهم کرد و خطاهای انسانی را به حداقل رساند، که این امر برای ما یک تحول بزرگ در مدیریت اسناد و مکاتبات به شمار می‌رود.

مشاهده
سازمان تأمین اجتماعی

تطابق و تناسب با نیازهای سازمان و استاندارد مناسب برای پوشش انواع فرآیندهای سفارشی از ویژگی‌های سیستم‌های جامع مدیریت منابع انسانی دیدگاه است.

مشاهده
سازمان فرهنگ و ارتباطات اسلامی

ویژگی‌های مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه در امکان استفاده از پلتفرم‌ها و مرورگرهای مختلف خصوصاً در نسل ۵، کاربری نرم‌افزارها را برای کارکنان این سازمان در شعب داخلی و نیز نمایندگی‌های خارج از کشور تسهیل کرده است.

مشاهده
شرکت مهندسین مشاور چگالش

با قابلیت‌های سیستم مدیریت فرآیندهای چارگون، شرکت چگالش موفق شده علاوه بر بهینه کردن فرآیندهای موجود، برای طراحی فرآیندهای آتی در ساختار اداری خود قدم‌های جدی و مؤثری بردارد.

مشاهده
شرکت مهندسی نرم افزار شقایق

بعد از استقرار نرم‌افزارهای دیدگاه، ‌فعالیت سنتی و ثبت دستی اسناد از ساختار کاری ما حذف شده و سرعت ثبت اطلاعات و دقت در پرداخت و محاسبه حقوق و کارکردها افزایش یافته است.

مشاهده
شرکت سرمایه‌گذاری خانه گستر یکم

سیستم چارگون با ساختاری منظم و در حال توسعه، با هر به‌روزرسانی و رفع باگ، بهبودهای بیشتری را برای ما به ارمغان آورده است. این سیستم نه تنها توانسته است مشکلات ما را در مدیریت مکاتبات و اسناد برطرف کند بلکه باعث افزایش سرعت، دقت و کارایی در انجام امور روزمره سازمان شده است.

مشاهده
دانشگاه صنعتی امیرکبیر

با قابلیت یکپارچگی سیستم‌های مالی دیدگاه، تحول بزرگی در شفافیت و نظارت دقیق بر فرایندهای مالی دانشگاه، رخ داد و بهینه‌سازی فرآیندهای مالی عملاً امکان نظارت و کنترل کامل بر کلیه فرآیندهای مالی را برای مدیریت دانشگاه فراهم کرده است.

مشاهده