مقایسه نرم افزار مدیریت فرایند BPM و ERP مشابه کنار هم قرار دادن دو هنرمند موسیقی از ژانرهای مختلف است. این راه‌حل‌ها هدف مشابهی دارند اما رویکردهای متفاوتی برای تحقق آن هدف ارائه می‌دهند. علی‌رغم اهداف یکسان آنها، این راه‌حل‌ها قابل تعویض نیستند. مقایسه BPM و ERP تفاوت‌های اساسی میان آنها را نشان می‌دهد. درک نقشی که هر کدام ایفا می‌کنند ضروری است تا بتوانید تصمیم بگیرید کدام‌یک برای کسب و کار شما بهترین است. این مقاله با بررسی ویژگی‌ها، مزایا، نحوه کار این دو با یکدیگر و انتخاب بهترین راه‌حل، این دو سیستم را مورد تجزیه و تحلیل قرار می‌دهد.
ERP چیست؟
برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) نوعی نرم‌افزار است که دسترسی کاربران به قابلیت‌های بخش‌های مختلف را فراهم می‌کند. این ماژول‌ها به بخش‌های گوناگون کسب‌وکار مانند منابع انسانی، حسابداری، مدیریت موجودی، تولید، مدیریت چرخه عمر محصول (PLM) و غیره خدمات می‌دهند. هدف اصلی یک سیستم ERP این است که داده‌ها را از یک پایگاه داده مشترک ذخیره و جمع‌آوری کند.
این تمرکز داده‌ها همه کارمندان را قادر می‌سازد با مجموعه‌ای از داده‌ها کار کنند. شرکت‌ها دیگر مجبور نیستند در حالی که بخش‌های مختلف با سطوح سهام یا دفتر کل قدیمی کار می‌کنند، کنار بیایند. سیستم‌های ERP داده‌ها را در لحظه و فوری ارائه می‌کنند تا همه را در یک‌جا نگه دارند.
ERPها مزایای دیگری نیز ارائه می‌دهند، مانند:
- کاهش هزینه‌ها و مدیریت زمان با افزایش بهره‌وری
- نظارت و افزایش رضایت مشتری
- نظارت بر تمامی جنبه‌های زنجیره تأمین
- جمع‌آوری داده‌های هوش تجاری (BI) برای انتخاب کسب‌وکار آگاهانه‌تر
- تأیید اینکه شرکت شما با تمام انطباق‌های استاندارد و منطقه‌ای (به عنوان مثال FDA ،ISO و موارد دیگر) مطابقت دارد.
- با ارتقا یا کوچک کردن کسب و کار خود، مقیاس‌پذیری را ارائه دهید.
نرم افزار مدیریت فرایند BPM چیست؟
نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) راه‌حلی متشکل از استراتژی‌ها و تکنیک‌های متنوع برای خودکارسازی گردش کار است. این سیستم ابزارهای مدل‌سازی فرآیند را برای طراحی و ویرایش گردش کار ارائه می‌دهد. مدل‌سازی فرآیند به شما امکان می‌دهد توضیحاتی را اضافه کنید تا دیگران را در مورد آنچه در جریان کار اتفاق می‌افتد، مطلع کنید.
این ویژگی به شما کمک می‌کند دستورالعمل‌هایی را برای کارهای خاص درج کنید. این دستورالعمل‌ها ممکن است قوانین سختگیرانه یا دستورالعمل‌های انعطاف‌پذیری داشته باشند. مدل‌سازی فرآیند همچنین شامل توضیحات گردش کار برای توجیه مشاغل است. شما همچنین می‌توانید نحوه انجام وظایف خاص را توضیح دهید.
سایر ویژگی‌های نرم افزار BPM عبارتند از:
- گزارش‌ها و تحلیل‌های زمان واقعی
- مقیاس‌پذیری
- تحرک
- مدیریت دانش
- مدیریت انطباق
- یکپارچگی
BPM نیز مانند ERP، چندین مزیت دارد، از جمله:
- افزایش بهره‌وری با گرفتن و رفع تنگناهای تولید
- حصول اطمینان از رعایت همه موارد انطباق
- مدیریت دسترسی و حفاظت داده‌ها
- تسهیل همکاری داخلی و خارجی
ERP در مقابل نرم افزار مدیریت فرایند BPM
– ERP درباره ماژول‌ها و توابع است
اگر فکر می‌کنید که تعریف BPM هنوز هم بسیار شبیه به ERP به نظر می‌رسد، اشتباه نمی‌کنید!
سیستم‌های ERP بر عملکردها و ماژول‌های مختلف تجاری تمرکز دارند. ERP همچنین می‌تواند داده‌های ماژول را ردیابی کند. این راه‌حل همه چیز را از فروش گرفته تا دستمزد کارمندان ردیابی می‌کند، همچنین امکان جریان آزاد اطلاعات بین ماژول‌ها را فراهم می‌کند.
– نرم افزار مدیریت فرایند BPM سفارشی‌سازی گردش کار را ارائه می‌دهد
اما فرض کنید برای مدیریت یک گردش کار خاص HR به نرم‌افزار نیاز دارید. یک فروشنده ERP فقط می‌تواند کل ماژول منابع انسانی را ارائه دهد، که اگر از همه ویژگی‌های موجود بهره نبرید، می‌تواند پرهزینه باشد. یک نرم افزار مدیریت فرایند BPM به کسب‌وکار شما اجازه می‌دهد تا آن گردش کار را با سطحی از سفارشی‌سازی مدیریت کنید که سیستم‌های ERP از آن برخوردار نیستند.
نرم افزار مدیریت فرایند ERP وجود دارد، اما ERPها همیشه داده‌های ریز یکسانی را به عنوان یک سیستم BPM ارائه نمی‌دهند. هر دو نوع نرم‌افزار از ابزارهای BI استفاده می‌کنند، اما در حوزه تحلیل‌هایشان متفاوت هستند.
– هر دو نرم افزار مدیریت فرایند BPM و ERP هوش تجاری را ارائه می‌دهند
این دو سیستم با استفاده از KPIها و گزارش‌های سفارشی، تجزیه و تحلیل ارائه می‌کنند. با این حال، راهکار BPM می‌تواند کارایی فرآیندهای خاص را ردیابی کند. قابلیت‌های BI (Business Intelligence) BPM بینشی در مورد زمان‌های اجرای فرآیند، وضعیت‌ها و تعداد رویه‌های باز و بسته ارائه می‌کند.
– ERP ذخیره‌سازی و مشاهده داده‌ها را فراهم می‌کند
در این مقایسه ERP در مقابل BPM برای ذخیره‌سازی و شفافیت داده، ERP برنده است. ERP داده‌ها را در یک سرور مرکزی ذخیره می‌کند و به بخش‌های مختلف اجازه می‌دهد داده‌ها را وارد کنند و همه آنها در یک مکان ذخیره می‌شوند. این تمرکز نشان می‌دهد که چگونه شرکت و عملکردهای آن با یکدیگر همکاری می‌کنند.
ERP به کاربران دیدگاهی جامع می‌دهد که BPM نمی‌تواند ارائه دهد. همچنین داده‌های بسیار بیشتری را ذخیره و امکان تجزیه و تحلیل گسترده در تمام عملکردهای تجاری را فراهم می‌کند که نشان می‌دهد چگونه هر کدام به هم مرتبط هستند. این راه‌حل، کارکردها و وظایف تقریباً بی‌نهایتی را ارائه می‌کند که قابل توسعه است.
آیا می‌توانید نرم افزار مدیریت فرایند BPM و ERP را در کنار هم استفاده کنید؟
پاسخ کوتاه بله است؛ شما می‌توانید از این سیستم‌ها به عنوان راه‌حل مشترک BPM و ERP استفاده کنید.
بسیاری از سردرگمی‌های پیرامون BPM و ERP از این واقعیت ناشی می‌شود که آنها در برخی موارد زمانی که به‌طور جداگانه استفاده می‌شوند، یک کار را انجام می‌دهند. جالب اینجاست که شما تفاوت‌های بین این دو سیستم را زمانی که با هم به عنوان یک نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار ERP استفاده می‌شوند، به بهترین وجه مشاهده می‌کنید.
به‌طور معمول، BPM در یک سیستم ERP گسترده‌تر ادغام می‌شود تا آنچه را که ERPها نمی‌توانند انجام دهند، مدیریت کنند. این شکاف می‌تواند منجر به ناکارآمدی‌های متعدد شرکت و راه‌حل‌های خسته‌کننده در حین حل آنها شود.
تجزیه و تحلیل‌های افزایش‌یافته روند BPM را تقویت می‌کند و به ERP گسترده‌تر اجازه می‌دهد تا عملکردهای تجاری عمومی‌تر را تسهیل کند. اگر به درستی ادغام شوند، این دو می‌توانند مکمل یکدیگر باشند. می‌توانید مدیریت فرآیند خودکاری داشته باشید که استفاده از منابع را نظارت می‌کند و وظایفی را به همراه ذخیره‌سازی متمرکز داده انجام می‌دهد.
انتخاب نرم افزار مناسب
چه BPM و چه ERP و یا یک سیستم فرآیند تجاری ERP یا هر نرم افزار دیگری را انتخاب کنید، به یک استراتژی نیاز دارید. اول، ما باید عواملی را در نظر بگیریم که بر هزینه کل مالکیت (TCO) تأثیر می‌گذارد.
– شرکت شما چقدر بزرگ است؟
آیا شما صاحب یک سازمان بزرگ با 500 یا 1000 پرسنل، یا یک فروشگاه محلی یا کسب‌وکاری متوسط هستید؟ آیا به دنبال توسعه یا کاهش در پنج تا ده سال آینده هستید؟ بیشتر برنامه‌های تجاری با اضافه کردن کارمندان، ماشین‌آلات و سایر دارایی‌های بیشتر مقایسه می‌شوند. هنگامی که یک کسب‌وکار را در زیرزمین خود راه‌اندازی می‌کنید، نمی‌خواهید یک پلتفرم در سطح سازمانی با ویژگی‌های زیاد بخرید. اندازه کسب‌وکار، در این مورد، مهم است.
– چقدر می‌خواهید هزینه کنید؟
هزینه‌های ERP و سایر نرم‌افزارهای تجاری، بسته به فروشنده می‌تواند متغیر باشد. تعیین بودجه در مراحل اولیه به شما کمک می‌کند تا بدانید به چه ویژگی‌هایی نیاز دارید، گزینه استقرار موردنیازتان کدام است و چه چیزی را می‌خواهید در ROI (on investment Return) به دست آورید.
نرم‌افزارهای تجاری را همچون خرید خودرو، خانه یا لوازم خانگی در نظر بگیرید. مطمئناً، قیمت بالا است، اما ایجاد یک بودجه معقول و برنامه مالی می‌تواند تضمین کند که چیزی را که نیاز دارید، خریداری می‌کنید.
– کدام گزینه استقرار بهترین است؟
آیا فضای ابری، داخلی یا ترکیبی از هر دو را می‌خواهید؟ هر کدام مزایا و معایب خود را دارند و به شدت بر TCO (Total Cost of Ownership) شما تأثیر می‌گذارند.
راه‌حل‌های ابری، که معمولاً هزینه اشتراک دارند، به شما این امکان را می‌دهند که راه‌حل را از طریق سرورهای دیگر فروشنده اجرا کنید. به‌طور خلاصه، می‌توانید از طریق اینترنت در هر دستگاهی به راه‌حل دسترسی داشته باشید. اگر چندین کسب‌وکار منطقه‌ای یا جهانی دارید که باید از نزدیک به آنها نظارت کنید، این گزینه می‌تواند برایتان مفید باشد.
همچنین، اگر باید در کنفرانس‌ها یا جلسات ویژه حضور داشته باشید، می‌توانید به جای انتظار و صبر برای بازگشت به دفتر، داده‌ها را همان جایی که هستید کنترل کنید.
راه‌حل‌های داخلی گران‌تر هستند و روی سرورها و سخت‌افزار شرکت شما اجرا می‌شوند. شما مسئول نگهداری و به‌روزرسانی هستید. برخی از فروشندگان داخلی بسته‌های پشتیبانی مشتری را برای کمک به شما در صورت بروز مشکل ارائه می‌دهند. اگر شرکتتان چندین شعبه و ساختمان دارد و سفر کاری زیادی ندارید، این گزینه استقرار ایده‌آل است.
گزینه ترکیبی ویژگی‌های هر دو استقرار ابری و داخلی را ادغام می‌کند. شما باید در مورد هزینه‌ها، قابلیت‌ها و موارد دیگر با فروشندگان صحبت کنید.
– آیا به افزونه‌ها یا راه‌حل جدیدی نیاز دارید؟
وقتی موس کامپیوتر شما از کار می‌افتد، آیا یک لپ‌تاپ جدید می‌گیرید یا یک موس کاملاً جدید؟ این اصل را در نرم افزار کسب و کار خود اعمال کنید. اگر صاحب یک نرم افزار مدیریت فرایند BPM یا ERP هستید که حسابداری، CRM و BI را مدیریت می‌کند، اما به ابزارهای مدیریت زنجیره تأمین (SCM) نیاز دارید، می‌توانید فقط به دنبال فروشندگان SCM بگردید و بپرسید که آیا ویژگی‌های آنها می‌تواند با سیستم فعلی شما یکپارچه شود.
فرآیند انتخاب درست نرم افزار موردنیاز کسب و کار شما
پس از بررسی عوامل مؤثر در هزینه، وقت آن است که درباره استراتژی انتخاب نرم افزار بحث کنیم.
روش‌شناسی 9 مرحله‌ای Select Hub که به درستی Lean Selection نام دارد، نقشه راه کاملی را برای یافتن نرم افزار مناسب برای هر شرکت یا صنعتی ارائه می‌دهد. در ادامه خلاصه‌ای کوتاه از این تکنیک آورده شده است:
فراهم کردن: باید آگاه باشید که چرا به یک نرم افزار مدیریت فرایند BPM یا ERP جدید یا یک سیستم مستقل نیاز دارید. آیا برای تقویت گردش کار، همکاری با سایر بخش‌ها یا ذخیره اطلاعات مشکل دارید؟
همکاری: یک تیم انتخاب نرم افزار متشکل از ذینفعان داخلی و خارجی، رهبران بخش، کاربران نهایی، فناوری اطلاعات و غیره برای تجزیه و تحلیل عمیق ایجاد کنید.
تعریف: با تیم انتخاب نرم افزار خود برای تعیین الزامات و ماژول‌های ایده‌آل همکاری کنید.
توزیع: فروشندگان را با لیست نیازهای خود مقایسه و فهرستی از تأمین‌کنندگان بالقوه ایجاد کنید.
توجیه کنید: از خود و تیمتان بپرسید: آیا به نرم افزار جدید، ابزارهای افزودنی یا توقف فرآیند انتخاب نرم افزار نیاز داریم؟
اثبات: با ارائه‌دهندگان نرم‌افزارهای موردنظرتان جلسه بگذارید و بخواهید ویژگی‌های نرم‌افزار خود را از طریق دموهای استاندارد، موارد استفاده یا اثبات مفهوم (POC) به شما نشان دهند.
رتبه: حداقل دو تا سه نرم‌افزار بالقوه را بر اساس نمرات نسخه نمایشی و TCO دسته‌بندی کنید.
مذاکره: با فروشنده شماره یک خود در مورد شرایط و قراردادها صحبت کنید و چانه بزنید. در صورت لزوم به دنبال مشاوره حقوقی حرفه‌ای باشید. اگر نمی‌توانید با یک فروشنده به توافق برسید، این مرحله را با سایر ارائه‌دهندگان نرم‌افزار رتبه‌بندی شده خود تکرار کنید.
امضای قرارداد: با ارائه‌دهنده نرم‌افزار انتخابی خود قرارداد امضا و یک استراتژی پیاده‌سازی کنید.
سخن آخر
اگر به دنبال راه‌حلی هستید که بتواند عملکردهای تجاری شما را در سراسر شرکت با تمرکز زیاد بر ذخیره داده‌ها در یک پایگاه داده مشترک مدیریت کند، سیستم ERP مناسب شماست. اگر تمرکز بیشتری روی فرآیندهای خاص و بهینه‌سازی آنها با پتانسیل کامل خود دارید، نرم افزار مدیریت فرایند BPM مناسب‌تر است. شما همچنین می‌توانید این راه‌حل‌ها را برای حداکثر کارایی ادغام کنید. امیدواریم مقایسه BPM با ERP به شما کمک کند تا برای تجارت خود انتخاب درستی داشته باشید.