در نگاه اول استفاده از BPM برای مشاغل کوچک ممکن است ضروری به نظر نرسد، اما وقتی مزیت‌هایی که در ساماندهی و افزایش اثربخشی فعالیت‌ها ایجاد می‌کند را در نظر بگیریم، اهمیت آن بیش از پیش متوجه خواهیم شد.
در بعضی مواقع ممکن است صاحب یک کسب‌وکار کوچک به علت اتلاف منابع، تأخیر در حصول نتایج و ارتباطات نادرست در تیم و توانایی اندک افراد در کار، عصبی و ناامید باشد که باعث دلسرد شدن کارمندان و کاهش تولید می‌شود و درنهایت منجر به نارضایتی مشتری خواهد شد.
راه‌حل این نوع شرایط ممکن است به راحتی در دسترس اکثر کارآفرینان کوچک باشد. آن‌ها می‌توانند از BPM برای بهبود بهره‌وری مشاغل کوچک استفاده کنند. BPM به این شکل عمل می‌کند که باعث کارایی بیشتر یک کسب‌وکار می‌شود، تأخیرها و تنگناها را از بین می‌برد، ارتباطات را تسهیل می‌کند و همچنان داده‌های دقیق و روشنی را برای کنترل و تصمیم‌گیری در اختیار مدیران قرار می‌دهد. BPM با سازماندهی وظایف کارمندان، فرآیندی بهینه را با هدف ارائه دقیق محصول یا خدمتی که مشتری می‌خواهد عرضه می‌کند.
برای موفقیت در مشاغل کوچک، پاسخگو بودن یک الزام است. تصمیم‌گیرندگان در هر سازمانی باید ترجیحات مشتری را در نظر داشته باشند و سریع عکس‌العمل نشان دهند. یک استراتژی قوی و موفق BPM می‌تواند به شما کمک کند که تصمیم‌گیرندگان را مجبور به توجه کند.
نحوه پیاده‌سازی BPM در مشاغل کوچک و مزایای آن
زمانی که یک کارآفرین شغلی را شروع می‌کند، معمولاً برنامه‌ریزی مدل کسب‌وکار را انجام می‌دهند. این امر مستلزم تعریف هر آن‌چه برای خرید نیاز دارد، کارکنان مورد نیاز برای استخدام و آموزش، مخاطبان هدف، محل تأسیس، سازمان فروشندگان و موارد دیگر است اما به ندرت فرآیندهایی به درستی تعریف شده‌اند که به روش انجام هر وظیفه‌ای که برای ارائه بهترین خدمت یا محصول به مشتریان ضروری است، اشاره دارند.
این دقیقاً همان کاری است که BPM برای مشاغل کوچک انجام می‌دهد. از اتلاف منابع، تأخیر در تحویل کالا و ایجاد سردرگمی به دلیل ارتباط ناکارآمد جلوگیری خواهد کرد. البته ممکن است کسب‌وکار کوچک شما نتواند خیلی سریع به این درجه از پیچیدگی برسد اما مطمئناً بسیاری از شرکت‌های بزرگ کار خود را از کوچک آغاز کرده‌اند و این به این معنا نیست که آن‌ها نمی‌توانند از BPM برای داشتن فرآیندهای بهتر، کارایی بیشتر و مشتریانی شادتر استفاده کنند.
از نرم‌افزار مشاغل کوچک استفاده کنید
شما می‌توانید از ابزارهای BPM عالی برای کسب‌وکارهای کوچک خود استفاده کنید که قابل درک برای هر کاربری است. BPMS دیدگاه به شما این امکان را می‌دهد تا از طریق یک بستر ساده و مدرن، در مورد مدیریت فرآیند به صورت کلی یاد بگیرید و تیم شما با ذهن باز برای نوآوری و بازخورد مشتری، خواسته‌ها را برآورده کند و به‌روزرسانی‌های مداوم ارائه دهد.
گلوگاه‌ها را پیدا کنید
اگر نتوانید گلوگاه فرآیندهای خود را به موقع پیدا کنید ممکن است با هزینه‌های گزاف‌تری برای حل آن روبه‌رو شوید. بهبود فرآیند کسب‌وکار یکی از روش‌های مهم و ضروری برای آن سازمان‌هایی است که می‌خواهند گلوگاه فرآیند خود را تشخیص دهند. نرم‌افزار BPMS با اصلاح و بهبود مستمر فرآیند به شما کمک می‌کند تا گلوگاه را پیدا کنید. این امر به شما امکان می‌دهد در صورت بروز مشکلات بهتر مانور دهید.
بهبود مستمر یک تکنیک BPM است و برای اطمینان از این که فرآیندها همیشه به کارآمدترین روش ممکن انجام می‌شوند، استفاده می‌شود. یعنی با استفاده از منابع کمتر و ارائه ارزش بیشتر به فرآیند بعدی به کار می‌رود. بهبود فرآیند شامل به حداقل رساندن خطاها، کاهش ضایعات، بهبود بهره‌وری و ساده‌سازی و کارایی است.
تأخیرها را از بین ببرید
با سازماندهی منطقی و تقویمی وظایف خود، با استفاده از ابزاری بصری و کاربرد آسان، خواهید دید که تأخیرها به طور واضح‌تری می‌توانند رخ دهند. سپس می‌توانید اقدامات لازم را برای جلوگیری از آن‌ها انجام دهید. بنابراین تمام انحرافات از بین می‌روند و باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌شود.
کنترل ارتباطات و اطلاعات را استاندارد کنید
چه موقع و چگونه کارمندان شما باید پیام، گزارش و اسناد را ارسال کنند؟ اگر همه این‌ها به صورت استاندارد، حتی خودکار با ابزار BPM یا با کمک نرم‌افزارهای دیگر مانند فایل‌های اکسل، صفحه گسترده در گوگل درایو، برنامه‌های مدیریت تیم و ادغام بین آن‌ها انجام شود، همه چیز بسیار راحت‌تر و کارآمدتر خواهد شد.
به عنوان مثال یک شرکت شروع به سازماندهی فرآیندهای خود می‌کند. برای یافتن بسیاری از اسناد، داده‌ها و اطلاعات مورد نیاز خود زمان می‌برد. گاهی اوقات این امر منجر به انصراف مشتری از خرید می‌شود. با کمک BPM برای مشاغل کوچک یک مدیر می‌تواند دقیقاً تعریف کند که چه اطلاعاتی باید جمع‌آوری شود، کدام اسناد باید اسکن شوند، درایوها و پوشه‌ها در کجا ذخیره شوند و همین امر ضررهای فروش وی را بسیار کاهش می‌دهد.
در دنیایی که به سرعت در حال تحول است هیچ سازمان و یا حتی یک کسب‌وکار کوچک، نمی‌تواند به فعالیت خود با فرآیندهای قدیمی ادامه دهد. امروزه این مدل مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار و استفاده از یک ابزار یا BPMS مناسب است که چگونگی عملکرد سازمان‌ها و نحوه دستیابی به موفقیت در رقابت را فراهم می‌کند.