موجودی‌های یک سازمان شامل همه کالاهای موجود برای فروش به مشتریان در طی فرآیند تجاری آن است. موجودی به عنوان دارایی جاری به شمار می‌رود، چرا که اغلب در یک سال یا در طی چرخه عملیاتی یک تجارت به فروش می‌رسد. همچنین، موجودی‌ها به طور کلی ارزشمندترین دارایی برای کسب‌وکارهای گوناگون همچون خرده‌فروشان هستند. ممکن است این طور به نظر برسد که حسابداری و موجودی دو مبحث جداگانه و در عین حال مهم برای هر سازمانی باشند، اما در حقیقت این دو مبحث کاملاً به هم مرتبط هستند. حسابداری موجودی کالا یا حسابداری انبار شیوه‌ای برای ثبت و پیگیری موجودی و هزینه‌های موجودی است. هزینه‌های موجودی، تمام هزینه‌های لازم برای خرید کالا است که این هزینه‌ها شامل هزینه‌های حمل‌ونقل، هزینه‌های محصول و… می‌شود.
یک سیستم حسابداری موجودی مناسب برای سازمان‌ها این امکان را برایتان به وجود می‌آورد تا سود خالص خود را به طور دقیق نشان دهند. حسابداری موجودی کالا یا حسابداری انبار از راه محاسبه موجودی در علم حسابداری بخش خاص و ویژه‌ای از موفقیت یک کسب‌وکار است. مدیریت موجودی، گردش و حرکت موجودی را ردیابی و کنترل می‌کند، در حالی که حسابداری موجودی با اطلاعات مالی مربوط به خرید و فروش کالاهای نهایی در ارتباط است. در این مقاله می‌خواهیم در خصوص حسابداری انبار و نکات مهم حسابداری انبار صحبت کنیم و راهنمایی کاملی از آن ارائه دهیم.
حسابداری انبار چیست؟
حسابداری انبار به مجموعه‌ای از اقدامات و فرآیندهای مربوط به حسابداری گفته می‌شود که ارزش موجودی‌های انبار را حساب می‌کند. در حقیقت هدفی که حسابداری انبار در پی آن است، تعیین ارزش مادی موجودی‌ها و کالاهای داخل انبار است. انبارگردانی هم از جمله فرآیندهایی است که در دل حسابداری انبار قرار دارد و اغلب همراه با فرایند حسابداری انبار، در انتهای یک دوره مالی انجام می‌شود. تعیین دوره مالی با توجه به هر سازمان یا شرکت تفاوت دارد اما در حالت کلی، حسابداری انبار باید حداقل یک بار در سال انجام شود.
دلایلی که حسابداری انبار را بسیار مهم و باارزش می‌کند، عبارتند از:
- افزایش دقت کنترل موجودی و جلوگیری از کاهش یا ازدیاد بیش از اندازه موجودی انبار
- کاهش هزینه‌های مربوط به نگهداری موجودی در انبارها
- شناسایی ارزش و مبلغ موجودی‌های انبار
- تسهیل عملیات حسابداری و تعیین ارزش واقعی دارایی‌های سازمان
حسابداری موجودی چیست؟
حسابداری علم محاسبه، پردازش و انتقال اطلاعات مالی برای کسب‌وکار و افراد است. این نوعی حسابداری است که عملیات مالی و مسئولیت‌های مرتبط با موجودی کسب‌وکار را انجام و دارایی‌های شرکت را به طور دقیق نشان می‌دهد.
موجودی کالا همواره در حال تغییر است، از این رو متغیرهای مربوط به حسابداری آن باید شیوه‌ها و رویه‌های خاصی را دنبال کنند تا از وجود تصویری دقیق از وضعیت مالی کسب‌وکار مطمئن شوند. حسابداری موجودی یک وظیفه و مسئولیت بسیار مهم برای تمامی سازمان‌ها و شرکت‌ها است. در حسابداری موجودی انبار باید هم محصولات فروخته شده و هم محصولاتی که هنوز به فروش نرسیده‌اند را هنگام ورود و خروج از انبار، در نظر گرفت و مورد بررسی قرار داد.
در حوزه تولید، حسابداری انبار سه دسته از موجودی‌های زیر را شامل می‌شود:
- مواد خام
- مواد در فرآیند تولید
- محصولات تولید شده و آماده برای فروش
باید این نکته را مورد توجه قرار داد که هر افزایش یا کاهش در ارزش کالاها، رقم ارزش موجودی شما را نیز بالا می‌برد. بنابراین این امر به نوبه خود بر ارزش کلی تجارت شما تأثیر دارد.
نحوه کار حسابداری انبار
حسابداری انبار شامل نشان دادن دقیق سلامت مالی یک کسب‌وکار است و این موضوع توسط کنترل موجودی آن تعیین می‌شود. متغیرهای بسیاری وجود دارد که حسابداری موجودی انبار با آنها سروکار دارد، از جابه‌جایی موجودی تا نوسان‌های رزوانه در کمیت و تعداد موجودی‌ها، عمر آنها، موجودی‌های ازدست‌رفته و… .
کسبوکارها برای استخراج و محاسبه اطلاعات مالی ضروری درباره هزینه‌های نوسانی و درآمدهای خود، باید یک سیستم حسابداری موجودی کالا و روش ارزیابی بهای تمام شده خاص را انتخاب کنند و دستورالعمل‌های آن را اجرا کنند. حسابداری موجودی با ردیابی هزینه‌های موجودی، ثبت دارایی‌های موجودی و تعیین ارزش کلی موجودی در ابتدا و انتهای یک دوره حسابداری، کسب‌وکار را از جنبه‌های مختلف بررسی و ارزیابی می‌کند.
حسابداری موجودی انبار دو سیستم اصلی دارد که کسب‌وکار شما می‌تواند برای ردیابی و ثبت امور مالی موجودی از آنها استفاده کند:
- سیستم‌های حسابداری موجودی دائمی
- سیستم‌های حسابداری موجودی دوره‌ای
سیستم موجودی دائمی، ثبت و پیگیری موجودی‌ها را به صورت مداوم انجام می‌دهد. در این سیستم، به‌روزرسانی‌ها به صورت خودکار و دائمی در سیستم انجام می‌شوند و هنگامی که یک محصول به حساب موجودی وارد و یا از آن خارج می‌شود، توسط سیستم مورد ردیابی قرار می‌گیرد.
سیستم موجودی دوره‌ای، موجودی را با بررسی دوره‌ای موجودی و با استفاده از شمارش فیزیکی برای اندازه‌گیری میزان موجودی و بهای تمام شده کالاهای فروخته شده، ردیابی می‌کند.
عناصر حسابداری انبار
مهم‌ترین عناصر این حوزه عبارتند از:
– هزینه‌های موجودی برای خرده‌فروشان
هزینه مستقیم موجودی برای خرده‌فروشان شامل هزینه‌های خرید کالا و هزینه‌های اجباری آماده‌سازی محصول برای فروش، همچون مالیات حمل‌ونقل و فروش است. از این رو سود ناخالص از تفاوت میان قیمت فروش و قیمت واقعی یک محصول حاصل می‌شود. حفظ پایین‌تر بودن قیمت محصول فروخته‌شده در مقایسه با قیمت فروش، معیاری مهم از قدرت یک کسب‌وکار است.
– هزینه‌های موجودی تولیدکنندگان
هر کسب‌وکاری که به تولید کالاها و محصولات می‌پردازد، هزینه‌های موجودی تولیدکنندگان آن به عنوان هزینه‌های مستقیم محسوب می‌شوند. این هزینه‌ها شامل هزینه مواد خام، هزینه‌های تولید و هزینه‌های مستقیم نیروی کار همچون حقوق و دستمزد کارکنانی است که به طور مستقیم در فرآیند تولید نقش دارند.
هزینه تولید سربار، به هزینه‌های ایجادشده در طول فرایند تولید می‌پردازد. با این وجود، آنها به طور مستقیم به هزینه‌های مربوط به مواد و نیروی انسانی مرتبط هستند. نمونه‌هایی از هزینه تولید سرابر عبارت است از حقوق مدیران کارخانه و مواد موردنیاز برای نگه داشتن ماشین‌آلات و تأمین انرژی برای آنها.
ارزش موجودی چیست؟
ارزش‌گذاری موجودی، یک روش حسابداری محسوب می‌شود که شرکت‌ها از آن، هنگام تهیه گزارش‌های مالی سالانه خود، برای تعیین ارزش موجودی‌هایی که فروخته نمی‌شوند، استفاده می‌کنند. همان‌طور که گفتیم، موجودی جزء دارایی‌های یک کسب‌وکار به شمار می‌رود و برای ثبت در حساب‌های موجودی، باید از لحاظ مالی ارزش‌گذاری شود. ارزش موجودی می‌تواند در تعیین نرخ گردش موجودی به شما کمک کند. همچنین ارزش موجودی هنگام برنامه‌ریزی برای انجام خریدها هم کمک‌کننده خواهد بود.
اهیمت ارزش‌گذاری موجودی
یکی از مراحل مهم در حسابداری انبار، شناسایی اقلام فروخته نشده و استفاده از آنها به بهترین شکل ممکن است. به همین دلیل، شما به یک نرخ نهایی احتیاج دارید تا آن را در مقدار و تعداد اقلام باقی‌مانده ضرب کنید و به ارزش نهایی مشخصی برسید. همچنین این احتمال وجود دارد که در طول سال هم مبالغی را برای این دسته از موجودی‌ها پرداخت کرده باشید، از این رو انتخاب یک تکنیک برای محاسبه نرخ استاندارد اهمیت بسیاری دارد.
تصور کنید در پایان دوره مالی شما، 23 اتومبیل فروخته نشده در انبار باقی مانده است؛ با این حال شما نمی‌توانید درباره قیمت نهایی آنها تصمیم بگیرید، چرا که در این دوراهی قرار دارید که از کدام نرخ استفاده کنید. این امر به چندین تکنیک جهانی نیاز دارد که کمکتان می‌کند تا به بهترین نتایج دست یابید. در این نقطه است که فرایندهایی همچون روش‌های ارزش‌گذاری موجودی به کمک شما می‌آیند.
روش‌های اصلی ارزش‌گذاری موجودی
چهار شیوه اصلی برای حسابداری موجودی وجود دارد که سازمان‌ها می‌توانند برای محاسبه ارزش موجودی خود از آنها بهره بگیرند. برای محاسبه دقیق و ثبت ارزش موجودی در هر سال، کسبوکارها باید یکی از این شیوه‌ها را انتخاب کنند و به آن پایبند باشند.
– روش شناسایی منحصربه‌فرد
در این شیوه، هر کالای موجود در انبار شما از زمان موجود شدن در انبار تا زمان فروش ردیابی می‌شود. این روش اغلب برای اقلام بزرگی که به سادگی قابل شناسایی هستند و ویژگی‌ها و هزینه‌های بسیار متفاوتی نسبت به دیگران دارند، مورد استفاده قرار می‌گیرد. مهم‌ترین پیش‌نیاز استفاده از این شیوه این است که شما بتوانید هر کدام از محصولات را با تگ RFID یا شماره سریال مخصوص به خود ردیابی کنید.
با وجود آنکه این شیوه دقت ارزیابی موجودی‌ها را بسیار افزایش می‌دهد، اما تنها به اقلام و کالاهای ارزشمند و کمیابی محدود می‌شود که نسبت به کالاهای دیگر تعداد بسیار کمتری دارند.
– روش فایفو (FIFO)
روش FIFO که به عنوان تکنیک مدیریت موجودی اولین ورود، اولین خروج هم شناخته می‌شود، ارزش کالاها هنگام ورود و خروج از انبار ردیابی می‌شوند. اساس روش فایفو این است که کالا یا محصولی که زودتر خریداری می‌شود، باید اول از همه به فروش برسد. این تکنیک، تصویر دقیقی از موجودی نهایی و ارزش آن نزد کسبوکارها نشان می‌دهد.
کسب‌وکارهای بسیاری از این روش استفاده می‌کنند تا بتوانند اول موجودی‌های قدیمی‌تر خود را به فروش برسانند. در نتیجه، محاسبه بهای تمام شده کالاهای فروخته شده، ارزش کالا را منعکس خواهد کرد. این روش ارزیابی موجودی یکی از روش‌هایی است که توسط اکثر کسبوکارها به‌خصوص آنهایی که موجودی فاسدشدنی دارند، استفاده می‌شود.
– روش لایفو (LIFO)
روش لایفو یا تکنیک آخرین ورودی، اولین خروجی، بر این مبنا است که آخرین کالایی که به بازار وارد می‌شود، اولین کالایی خواهد بود که از آن خارج می‌شود. به این شکل در پایان یک دوره حسابداری، موجودی باقی‌مانده قدیمی‌ترین کالای خریداری شده خواهد بود.
معایب روش لایفو نسبت به مزایای آن بیشتر است، زیرا کسبوکارها اغلب در پی فروش موجودی‌های قدیمی‌تر خود هستند و به این صورت، این روش برای آنها غیرواقعی به نظر می‌رسد. روش ارزیابی موجودی لایفو معمولاً تصویر غلطی از ارزش موجودی ارائه می‌دهد، زیرا قیمت‌هایی ایجاد می‌کند که در طی سال دچار نوسان می‌شوند. در واقع، بسیاری از سازمان‌ها ترجیح می‌دهند که به جای این روش، از روش فایفو استفاده کنند.
– روش میانگین موزون (Weighted Average Method)
روش میانگین وزنی یا روش هزینه متوسط، نسبت به دو روش لایفو و فایفو بسیار متفاوت‌تر عمل می‌کند. منطق این شیوه بر این اساس است که ارزش کلی موجودی بر مبنای میانگین بهای تمام شده اقلام خریداری و فروخته شده در یک دوره حسابداری معین تعیین می‌شود.
اگر سازمان شما در یک بازه زمانی معین با نوسانات قیمت نامنظم سروکار داشته باشد، این شیوه ارزیابی ممکن است گزینه مناسبی برای ارزیابی موجودی شما نباشد، چرا که تفاوت‌های قابل توجه در قیمت، موجب ایجاد اختلال در محاسبات می‌شود.
مثال روش میانگین موزون
تصور کنید که یک فروشنده کفش در ابتدای سال 40 جفت کفش هر یک به ارزش 10 دلار می‌خرد. در اواسط سال او 30 جفت دیگر، هر یک به قیمت 15 دلار سفارش می‌دهد. سپس در انتهای سال هم 20 جفت دیگر به قیمت 20 دلار خریداری می‌کند. در این شرایط، موجودی این فروشنده 90 جفت کفش است که او در پایان این دوره، موفق به فروش 15 جفت از آنها می‌شود. این فروشنده برای تعیین بهای تمام شده کالاهای به فروش رفته باید از روش میانگین موزون استفاده کند.
فروشنده این عدد را با در نظر گرفتن کل هزینه‌ای که در طول سال برای خرید کفش‌ها پرداخته است، یعنی 1250 دلار، تقسیم بر تعداد کل کفش‌ها، یعنی 90 جفت، محاسبه می‌کند. به این شکل، متوسط هزینه کفش‌ها 13.89 دلار خواهد بود. از این رو او 15 جفت کفش را به قیمت 13.89 دلار فروخته است که در مجموع 208.35 خواهد بود.
بهترین روش ارزیابی موجودی انبار برای کسبوکارها
انتخاب روش مناسب برای حسابداری انبار اهمیت بسیار زیادی دارد، چرا که تأثیر مستقیمی بر حاشیه سود کسب‌وکار می‌گذارد. این انتخاب می‌تواند تفاوت‌های چشمگیری در قیمت تمام‌شده کالاهای فروخته شده، درآمد خالص و موجودی نهایی ایجاد کند.
هر یک از این روش‌ها مزایا و معایب مخصوص به خود را دارد. برای مثال، روش لایفو کمترین سود را به شما می‌دهد، چرا که آخرین اقلام موجودی خریداری شده معمولاً گران‌ترین هستند. در حالی که روش فایفو برعکس است و سود بیشتری به شما می‌دهد، چرا که اولین اقلام موجود در انبار معمولاً ارزان‌تر هستند.
برای آنکه متوجه شوید کدام روش برای شما بهتر است، باید توجه خود را روی هزینه‌های موجودی متمرکز کنید. به طور کلی:
- اگر هزینه‌های موجودی در حال افزایش باشد یا احتمال افزایش آن وجود دارد، روش لایفو ممکن است بهتر باشد. زیرا کالاهایی که قیمت بیشتری دارند، به فروش رسیده در نظر گرفته می‌شوند که این مسئله موجب ایجاد هزینه‌های بالاتر و سود کمتر می‌شود.
- در صورتی که هزینه‌های موجودی شما کاهش یابد، فایفو ممکن است بهترین گزینه برای شما باشد.
- برای در اختیار داشتن داده‌هایی دقیق‌تر از روش فایفو استفاده کنید، چرا که این روش فرض می‌کند اقلام قدیمی‌تر که هزینه کمتری هم دارند همان کالاهایی هستند که ابتدا و زودتر فروخته می‌شوند.
به عنوان صاحب یک کسب‌وکار، باید هر روش را تجزیه و تحلیل کنید و روشی که درآمد دوره‌ای را به طور دقیق منعکس می‌کند و با موقعیت خاص کسب‌وکار شما مطابقت دارد، به کار ببرید.
نرم افزار انبار و حسابداری انبار چارگون
همان‌طور که گفتیم، انبار و حسابداری انبار یک راهکار فرایندمحور در مدیریت موجودی کالا و انبار است که کسبوکارها با استفاده از آن می‌توانند به مدیریت انبار خود بپردازند. به کمک این سیستم، متناسب با کسب‌وکار یک سازمان، فعالیت‌های مربوط به انبارداری برای کاربران آسان‌تر شده و همچنین، ارتباط بین فرآیندهای گوناگون انبار با انعطاف‌پذیری بیشتری انجام می‌شود.
عملیات انبار و حسابداری انبار شامل فعالیت‌های مهمی همچون مدیریت انبار، جانمایی کالا، مدیریت موجودی، ثبت ورود و خروج کالا، قیمت‌گذاری و حسابداری مواد و کالا، مدیریت درخواست‌ها و سفارش‌گذاری، انبارگردانی و… است.
نرم افزار انبار و حسابداری انبار چارگون یک راهکار فرآیندمحور در مدیریت موجودی کالا و انبار است. این نرم افزار، متناسب با کسب‌وکار هر سازمان، قابلیت تفکیک شدن به بخش‌های جداگانه و مستقل از هم، متناسب با فرآیندهای آن سازمان را دارد. این سیستم فعالیت‌های مربوط به انبارداری را برای کاربران ساده‌تر می‌کند و در عین حال ارتباط بین فرآیندهای مختلف انبار را با انعطاف‌پذیری بیشتری فراهم می‌کند.