پرداخت بیمه پرسنل یکی از تعهداتی است که بر عهده کارفرما است. به همین دلیل کارفرمایان باید هر ماه مبلغی را به سازمان تأمین اجتماعی بپردازند و مدارک مورد نیاز را به این سازمان تحویل دهند. مفاصا حساب بیمه یکی از مدارکی است که پس از پرداخت بیمه کارکنان از طرف سازمان بیمه صادر می‌شود. هر فردی که مسئولیت پرداخت بیمه کارکنان را بر عهده دارد، باید با این سند مالی و نحوه تدوین آن آشنایی داشته باشد. به همین دلیل در این مطلب به معرفی مفاصاحساب بیمه، کاربرد و روش تدوین آن می‌پردازیم. پس تا انتهای مطلب همرا ما باشید.
مفاصا حساب چیست؟
مفاصا حساب یک سند مالی است که با هدف تسویه حساب با سازمان‌های دیگر تهیه می‌شود. در واقع واژه مفاصا به معنای «تسویه» است. بنابراین مفاصا حساب در لغت به معنای تسویه کردن حساب با دیگران خواهد بود.
زمانی که دو سازمان یا شرکت با یکدیگر مبادلات مالی دارند، باید اسناد این مبادلات را هم صادر و به طرفین معامله تحویل دهند. مفاصا حساب یکی از اسناد مالی است که پس از تسویه شدن بدهی‌های یک سازمان توسط سازمان دریافت‌کننده پول، صادر می‌شود. در واقع این سند مالی نشان‌دهنده تسویه شدن بدهی بین طرفین است و ثابت می‌کند که سازمان اول، هیچ بدهی به سازمان دوم ندارد.
معرفی انواع مختلف مفاصا حساب
مفاصا حساب انواع مختلفی دارد. در واقع با توجه به این که این برگه توسط چه سازمانی صادر شده است، نام متفاوتی به آن داده می‌شود. اینجا به برخی از مهم‌ترین انواع این سند مالی را به شما معرفی می‌کنیم:
- مفاصا حساب بیمه تأمین اجتماعی
- مفاصا حساب شهرداری
- مفاصا حساب خودرو
- مفاصا حساب ملک
- مفاصا حساب پیمانکاری
- مفاصا حساب نقل و انتقال سهام
- مفاصا حساب مالیاتی
- مفاصا حساب انفورماتیک
در ادامه این مطلب به معرفی مفاصا حساب بیمه تأمین اجتماعی و نکات مربوط به آن خواهیم پرداخت.
مفاصا حساب بیمه به چه معنا است؟
همان‌طور که قبلاً اشاره کردیم، مفاصا حساب بیمه (Insurance checkout) یکی از انواع مفاصا حساب است. این سند زمانی صادر می‌شود که یک سازمان تمام بدهی خود را با سازمان بیمه تأمین اجتماعی یا سایر سازمان‌های بیمه تسویه کرده باشد. لازم به ذکر است مفاصاحساب بیمه تنها در صورتی صادر می‌شود که سازمان مذکور درخواست صدور آن را به سازمان بیمه ارسال کند.
در برگه مفاصا حساب اطلاعاتی مانند:
- طرفین قرارداد
- مبلغ قرارداد
- محاسبه حق بیمه
و تمام جزئیات مربوط به قرارداد بین طرفین درج می‌شود.
چه سازمان‌هایی باید برای دریافت مفاصا حساب اقدام کنند؟
سازمان‌های فعال در کشور در سه حالت می‌توانند برای دریافت مفاصا حساب بیمه اقدام کنند. این سه حالت به شرح زیر هستند:
حالت اول
اگر شما مالک یک کارگاه، شرکت و… هستید و حق بیمه پرسنل خود را پرداخت می‌کنید، هنگام انتقال یا فروش ملک (یا منافع آن) باید تمام بدهی‌های پیشین آن را پرداخت کنید. حق بیمه هم یکی از همین بدهی‌ها محسوب می‌شود. شما باید پس از پرداخت بدهی‌های خود به بیمه، برای دریافت مفاصا حساب بیمه اقدام کنید و این سند مالی را در زمان انتقال کارگاه به خریدار، همراه داشته باشید. لازم به ذکر است، در صورتی که بدون برگه مفاصاحساب بیمه اقدام به فروش یا انتقال ملک مذکور کنید و مشخص شود که ملک مذکور در زمان انتقال، دارای بدهی بوده است، جریمه این بدهی شامل خریدار و فروشنده می‌شود. به عبارت بهتر، هر دو طرف قرارداد در برابر سازمان بیمه مسئول هستند و باید برای پرداخت این بدهی و جریمه آن اقدام کنند.
حالت دوم
در صورتی که مالک یک کارگاه، مغازه و… هستید و تصمیم دارید پروانه کسب خود را تمدید کنید باید برگه مفاصا حساب بیمه خود را دریافت کنید. در واقع طبق قوانین کشور ایران، تمدید پروانه کسب بدون مفاصاحساب بیمه امکان‌پذیر نیست.
حالت سوم
در قراردادهای پیمانکاری که به آن مقاطعه کاری هم گفته می‌شود، پیمانکار باید افراد شاغل در قرارداد را بیمه کند. به همین دلیل موظف به دریافت مفاصا حساب بیمه است، چرا که تنها از این طریق می‌تواند ثابت کند که بیمه پرسنل را پرداخت کرده است.
نکته: در تمام حالات ذکر شده، باید کارگاه، شرکت، مغازه و… مشمول قانون تامین اجتماعی باشند.
مدارک ضروری برای دریافت مفاصا حساب
همان‌طور که قبلاً اشاره کردیم، برای دریافت مفاصا حساب بیمه باید به سازمان بیمه مذکور درخواست داد. ارائه این درخواست مشروط به همراه داشتن مدارک است. در این بخش به معرفی مدارکی می‌پردازیم که باید پیش از درخواست مفاصا حساب، آماده کنید.
برخی از مهم‌ترین مدارکی که باید برای درخواست صدور مفاصاحساب بیمه همراه داشته باشید، به شرح زیر هستند:
- نامه درخواست مفاصا حساب بیمه
- تاریخ شروع قرارداد
- تاریخ پایان قرارداد
- صورت وضعیتی شامل مبلغ کل کارکرد
- اعلام کردن روش تأمین مصالح
- صورت وضعیت قطعی
- آگهی تأسیس و تغییرات
- ردیف پیمان و کد کارگاهی
- گواهی معرفی کارفرما
- برگه میزان بدهی ردیف پیمان و کد کارگاهی
- اساس‌نامه
- ثبت ارزش افزوده
- برای افراد حقیقی، کپی کارت ملی و شناسنامه هم ضروری است.
همراه داشتن مدارک مذکور برای دریافت مفاصا حساب بیمه الزامی است.
نامه مفاصا حساب بیمه چیست؟
همان‌طور که اشاره کردیم، نامه مفاصا حساب بیمه یکی از موارد ضروری برای درخواست صدور این سند مالی است، اما بسیاری از افراد نمی‌دانند که این نامه چیست و چطور نوشته می‌شود. نامه مفاصاحساب بیمه به نامه‌ای گفته می‌شود که کارفرما باید بنویسد و تحویل سازمان بیمه دهد. در نوشتن این نامه باید به نکات ویژه‌ای توجه کرد و اطلاعات مشخصی را در آن ذکر کرد. به عنوان مثال:
- جمع ناخالص کارکرد
- مبالغ حق بیمه کسر شده و ارسال شده
- فاکتورهای مالی
- نام کارفرما
- نشانی کارفرما
- موضوع قرارداد
- مبلغ قرارداد
موارد مذکور از جمله اطلاعاتی هستند که باید در نامه مفاصا حساب درج شوند.
روش درخواست صدور مفاصا حساب بیمه
برای دریافت مفاصا حساب بیمه باید مراحل مشخص را طی کرد؛ البته طی کردن این مراحل برای اشخاص حقیقی یا حقوقی که تمام بدهی‌های پیشین خود را پرداخت کرده‌اند، زمان زیادی نیاز ندارد. برای دریافت مفاصاحساب بیمه باید مراحل زیر را طی کنید:
- در ابتدا کارفرما باید نامه مفاصا حساب بیمه را تهیه و آن را به پیمانکار ارائه دهد.
- یک نسخه از قرارداد بین کارفرما و پیمانکار به سازمان بیمه تحویل داده شود.
- لیست پرسنل (برای پرداخت حق بیمه) به سازمان بیمه تحویل داده شود.
- مبلغ کل کارکرد باید با توجه به صورت وضعیت اعلام شده برای هزینه‌ها مشخص شود.
- نحوه تامین مصالح در نامه درخواست تسویه حساب مشخص شود.
- آگهی تأسیس و صورت وضعیت قطعی (برای اشخاص حقوقی) تهیه شود.
- مبلغ محاسبه شده از مبلغی که به صورت ماهانه به سازمان بیمه پرداخت می‌شود، کسر شود.
- با مشخص شدن هزینه لازم برای دریافت نامه مفاصا حساب، باید هزینه‌های باقی مانده پرداخت شوند.
- در مرحله آخر و پس از پرداخت تمام بدهی‌ها، مفاصاحساب بیمه صادر و به سازمان مربوطه تحویل داده می‌شود.
بهتر است بدانید در سال‌های اخیر و با پیشرفت تکنولوژی، امکان دریافت مفاصاحساب بیمه به صورت غیرحضوری و اینترنتی هم فراهم شده است. در حال حاضر کارفرمایان محترم می‌توانند با مراجعه به سایت Eservices.tamin.ir برای ثبت درخواست صدور مفاصا حساب بیمه اقدام کنند. برای اقدام از طریق سایت باید حساب کاربری خود را ایجاد کنید. سپس می‌توانید مدارک مورد نیاز را بارگذاری و درخواست خود را ثبت کنید.
میزان بدهی بیمه چطور محاسبه می‌شود؟
یکی از مراحل پراهمیت برای کارفرمایان در فرایند دریافت مفاصا حساب، روش محاسبه میزان بدهی کارفرما به سازمان بیمه است. محاسبه این بدهی توسط حسابداران باتجربه و حرفه‌ای انجام می‌شود. به همین دلیل شرکت‌های پیمانکاری اقدام به استخدام دائم یا موقت حسابداران می‌کنند تا مبلغ بدهی آن‌ها به سازمان بیمه را محاسبه کنند. وجود یک حسابدار در سازمان به شما کمک می‌کند تا با پرداخت به موقع حق بیمه، مشمول پرداخت جریمه دیرکرد پرداخت حق بیمه یا جریمه ارسال نکردن لیست بیمه نشوید. به همین دلیل اغلب مدیران ترجیح می‌دهند تا حداقل یک نفر آشنا به امور بیمه را در واحد حسابداری خود استخدام و به این ترتیب از پرداخت جریمه‌های سنگین اجتناب کنند.
سخن پایانی
مفاصا حساب بیمه یکی از اسناد مالی مهم برای سازمان‌ها است. این سند مالی ثابت می‌کند که سازمان مذکور هیچ‌گونه بدهی به سازمان بیمه ندارد. لازم به ذکر است که هیچ سازمان، کارگاه، مغازه یا واحد تجاری نمی‌تواند بدون وجود برگه مفاصاحساب بیمه منتقل یا فروخته شود. این برگه به خصوص در شرکت‌های پیمانکاری یا مالیاتی اهمیت زیادی دارد. به همین دلیل توصیه می‌شود مدیران، کارفرمایان و صاحبان کسب‌وکاری که مشمول پرداخت حق بیمه هستند، با این مبحث و نکات مربوط به آن آشنایی داشته باشند. به این ترتیب می‌توانند از پرداخت جریمه به سازمان بیمه جلوگیری کنند. مسئولان و کارشناسان سازمان‌ها می‌توانند از دو روش حضوری و غیرحضوری (اینترنتی) برای دریافت برگه مفاصاحساب بیمه اقدام کنند که هر دو روش در این مطلب به طور کامل توضیح داده شده‌اند.