کنترل بودجه Budget Control به محاسبه و مقایسه هزینهها و درآمدهای یک سازمان یا کسبوکار و واکنش و پیاده‌سازی عملکرد مناسب با مبلغ تخصیص داده‌شده به انجام امور گفته می‌شود. اصطلاح بودجه هم در موارد کلان دولتی و در سطوح بین‌الملل کاربرد زیادی دارد و هم در تمامی فعالیت‌های اقتصادی نقش مهم و تعیین‌کننده‌‌ای را ایفا می‌کند.
کنترل بودجه از مهم‌ترین دغدغه‌های بسیاری از مدیران مشاغل است. توانایی کنترل بودجه تبدیل به یکی از عوامل مؤثر در ارزیابی عملکرد و حتی فاکتوری مهم برای توسعه و ارتقای کلی کسبوکار و سازمان به شمار می‌رود. بودجه‌بندی یعنی عملیات پیش‌بینی و برآورد میزان درآمدها و مخارج یک سازمان یا کسبوکار در یک دوره زمانی مشخص.
اشخاص، شرکت‌ها و دولت‌ها منابع درآمدی و میزان هزینه‌های خود را معمولاً در یک دوره زمانی یک‌ساله تخمین می‌زنند. برنامه‌ریزی‌های مشخصی را براساس آن انجام می‌دهند.
مزایای کنترل بودجه
کنترل بودجه فرایندی است که در آن هزینه‌های واقعی یک شرکت با هزینه‌های برنامه‌ریزی‌شده از قبل مقایسه می‌شود. با این روش می‌توان از میزان نقدینگی و درآمد در هر زمان مطلع بود و با اطمینان بیشتری تصمیم‌گیری کرد. کنترل این فرایند و نظارت مستمر بر آن به بهبود وضعیت مالی و مدیریت هر مجموعه‌ای کمک می‌کند. مزایای کنترل بودجه عبارتند از:
– مؤثرترین روش نظارتی برای سنجش عملکرد مالی سازمان
– به دست آمدن درک درستی از وضعیت مالی سازمان
– کسب اطلاعات شفاف و واقعی و کمک به تصمیم‌گیری‌های آتی
نتیجه کنترل بودجه اطمینان از صحت و درستی برنامه‌ریزی‌ها و عدم ایجاد کسری در امور مالی است. کنترل بودجه به زبان ساده و مختصر یعنی یک سال مالی بدون مشکل به پایان خواهد رسید.
معایب کنترل بودجه
کنترل دوره‌ای بودجه اگر با دقت صورت گیرد سازمان دچار مشکل یا ایراد عملکردی نخواهد شد. اما در کنترل بودجه اگر محاسبات به درستی اجرا نشود، ممکن است مشکلاتی پیش آید و فرایند کنترل شکست بخورد. این مشکلات یا معایب به وجود آمده عبارتند از:
– عدم تطابق هزینه برآوردشده با هزینه‌های واقعی و کسری بودجه
– درک نادرست از وضعیت بودجه و عملکرد و در نتیجه تصمیم‌گیری نادرست
– شکل‌گیری تصویر ناخوشایند و تبلیغات منفی از سازمان به دنبال از دست رفتن کنترل بودجه
با توجه به نقش مهم محاسبات مالی در ادامه حیات و پیشرفت سازمان، همیشه سعی بر به حداقل رساندن معایب و مشکلات محاسبات و برنامه‌ریزی‌های مالی است. یکی از بزرگ‌ترین مشکلات و تهدیدها بر سر راه موفقیت؛ عدم تطابق مالی در پروژه‌های بودجه‌بندی سازمان است.
نکات مهم در کنترل بودجه
بودجه‌بندی و کنترل و نظارت بر نحوه عملکرد برنامه آن در مدیریت سازمان نقش مهمی دارد. به همین دلیل لازم است تا نکاتی را در تنظیم برنامه بودجه در نظر داشت. مهم‌ترین این نکات در ادامه آورده می‌شوند.
به دست آوردن درک درست از آمار و ارقام
یعنی اطلاع از میزان مسئولیت و کنترل ارقامی که در موارد عملیاتی و خدماتی در سازمان مطرح می‌شود.
برای روشن‌تر شدن این مقوله یک مثال آورده می‌شود. بالا بودن ارقام دستمزد می‌تواند دو علت داشته باشد. علت اول اختصاص حقوق و دستمزد بالا به کارکنان که در اختیار مدیران است و مدیران بر آن کنترل و مسئولیت مستقیم دارند. علت دوم مصوبه دولت بر مبنای افزایش حقوق و دستمزد کارکنان است که در این مورد کنترلی از سوی مدیران وجود ندارد و تنها مسئولیت پرداخت آن را دارند.
ارتباط مستقیم با حسابداری
اطلاع از نحوه محاسبات و هزینه‌های موجود در کسبوکار و هر بخش سازمان کمک می‌کند تا دیدگاه درست و منطقی نسبت به شرایط مالی به وجود آید.
ایجاد سیستم نظارتی
استفاده از نرم افزارهای کاربردی و هوشمند به جای محاسبات دستی و کاغذی امکان نظارت و هشداردهی به‌موقع را در امور مالی و بودجه فراهم می‌کند.
تدوین برنامه منظم نظارتی
برنامه‌ای مستمر و منظم برای بررسی هزینهها هم از نظارت بیش از حد روزانه و اتلاف وقت زیاد پیشگیری می‌کند هم اطلاعات را همیشه به‌روز نگه می‌دارد.
ارزیابی تغییرات
در این فرایند باید تغییرات مثبت و منفی به‌وجودآمده در برنامه بودجه تحت نظر گرفته شوند و طرح‌های بعدی با توجه به تجربه قبلی برنامه‌ریزی شوند تا با مشکلات مالی کمتری مواجه باشند.
انتشار اطلاعات
اطلاعات و نتایج گزارش‌های به‌دست‌آمده در اختیار تمامی افراد ذی‌نفع و ذی‌صلاح قرار گیرد.
بودجه‌بندی و کنترل آن نیازمند تخصص در امور مالی و اجرایی دارد و مسلماً نکات بسیار زیادی در آن مطرح می‌شود. در اینجا فقط به برخی از نکات مهم کلی اشاره شده است.
چالش‌های کنترل بودجه
کنترل بودجه با مقایسه و نظارت بر هزینهها، درآمدها و عملکردهای مالی مشخص انجام می‌شود. این فرایند برای هر کسب‌وکاری نقشی حیاتی دارد.
در تنظیم هزینهها تهدیدها و مشکلات متداولی وجود دارند که به عنوان تهدید و چالش به شمار می‌روند. باید پیش از تبدیل شدن به مشکل به آنها توجه کرد. این چالش‌ها عبارتند از:
– داده‌های نادرست: با توسعه سازمان و افزایش تراکنش‌های مالی، سازمان‌ها شاهد سرازیرشدن داده‌های بسیار زیادی به بخش حسابداری و مالی هستند که باید پاکسازی شوند و میزان اهمیت آنها در محاسبات مشخص شود. داده‌های پاکسازی‌نشده به منزله داده‌های نادرست هستند و ممکن است اختلالاتی در محاسبات ایجاد کنند که ارقام واقعی به دست نیاید. به همین دلیل باید داده‌ها را از چند فیلتر مختلف عبور داد تا داده‌های مربوط و درست وارد سیستم محاسبات مالی شوند.
– بودجه عملیات نامشخص: در بسیاری از موارد به دلیل عدم پایداری بازار و تغییرات آنی ممکن است بودجه نامشخص یا ناکافی برای انجام عملیات تخصیص داده شود. همین امر باعث تغییراتی نامطلوب در زنجیره هزینهها می‌شود که در محاسبات اولیه بودجه لحاظ نشده‌‌اند. به همین دلیل باید برآوردهای هزینه‌ای با بیشترین دقت و به صورت مستمر صورت گیرد تا بودجه عملیات به درستی مشخص و از بروز مشکلات بعدی پیشگیری شود.
مراحل کنترل بودجه
مراحل تهیه و تنظیم بودجه جهت کنترل به صورت زیر است:
– هدف‌گذاری مالی: در مرحله اول باید فهرستی از اهداف را تهیه کرد و در دو دسته کوتاه‌مدت و بلندمدت تقسیم‌بندی کرد.
– شناسایی منابع: منابع مالی و درآمدهای باید شناسایی و میزان هر کدام در نظر گرفته شود. درآمدهای سازمان ممکن است به صورت ثابت یا متغیر باشند. درآمدهای متغیر نیازمند توجه و محاسبات دقیق‌تری هستند.
– برآورد هزینهها: هزینه‌های آتی پیش‌بینی می‌شوند. این هزینهها ممکن است ثابت یا متغیر باشند و مانند وضعیتی است که درآمدهای متغیر دارند، هزینه‌های متغیر هم نیازمند دقت و محاسبات منظم و مداومی هستند.
– استراتژی: با توجه به نتایج به‌دست‌آمده و امکانات موجود باید یک استراژی انتخاب شود که احتمال موفقیت آن بیشتر از تمامی موارد دیگر است.
– تأیید بودجه: تأیید بودجه معمولاً برای سازمان‌های بزرگ انجام می‌شود. بودجه پس از تنظیم شدن توسط کارشناسان و حسابرسان برای تأیید مدیران فرستاده می‌شود تا از آن در سال آینده مالی استفاده شود.
– ارزیابی مستمر: در فرایند پیاده‌سازی بودجه دائماً شرایط و مطابقت بودجه با برنامه پایش می‌شود تا در صورت عدم مطابقت به سرعت بررسی شود و سازمان را دچار کسری و مشکل نکند.
کنترل بودجه به کمک نرم افزارها
حسابداری و عملیات مالی هر کسبوکار با کنترل بودجه ارتباط مستقیم دارد. وضعیت مالی هر کسبوکار نشان‌دهنده زمینه و استعداد موفقیت یا شکست آن خواهد بود. به همین دلیل صاحبان کسبوکار و مدیران همیشه سعی بر این دارند که از بهترین و به‌روزترین امکانات مربوط به محاسبات مالی استفاده کنند.
استفاده از تکنولوژی مزایایی را در مدیریت کسبوکار به همراه دارد که حذف آن را از روند کار غیرممکن می‌سازد. کنترل بودجه به کمک ابزار هوشمند به تصمیمات مبتنی بر داده منجر می‌شود. چنین تصمیم‌گیری احتمال شکست و عدم موفقیت کمی دارد چون بر اساس واقعیات موجود و تجربیات ثبت‌شده گذشته صورت می‌گیرد.
نرم افزار بودجه و اعتبارات دیدگاه
نرم افزار بودجه و اعتبارات دیدگاه یکی از نرم افزارهای راهکار جامع مالی شرکت چارگون است که امکان ثبت عملیات بودجه و اعتبارات سازمان را فراهم می‌کند. همچنین می‌توان انحرافات احتمالی از سقف بودجه سازمان را تحت نظارت و کنترل قرار داد. این نرم افزار با توجه به نیازها و وضعیت سازمان‌ها از انعطاف‌پذیری زیادی برخوردار است. مدیران می‌توانند با داشتن این ابزار ساختار بودجه و اعتبارات خود را به درستی تنظیم کنند و گزارش‌های مورد نظر خود را نیز دریافت کنند.
نرم افزار بودجه و اعتبارات دیدگاه امکانات قابل توجهی دارد. امکان تعریف برنامه‌ها، طرح‌ها، پروژه‌ها، فعالیت‌ها، فصول هزینه، مواد هزینه و سطوح مختلف سازمانی از جمله این امکانات هستند. این نرم افزار با رویه‌های مختلف سازمان هماهنگ می‌شود و می‌توان در آن فرم‌های عملیاتی را با جزئیات کامل طراحی کرد. امکان تخصیص خودکار اعتبار به واحدها بر اساس درصد یا به صورت ثابت، امکان مشاهده گزارش‌ها، لیست عملیات و امکان ایجاد سطوح امنیتی قابل تنظیم و تعیین سطح دسترسی برای بخش‌ها و پرسنل مختلف از دیگر قابلیت‌های حائز اهمیت این نرم افزار هستند.
از ویژگی‌های شاخص نرم افزار بودجه و اعتبارات دیدگاه می‌توان سیستم داینامیک، مدیریت برنامه‌ها و فصول هزینه، تولید سند اتوماتیک، تحلیل مالی و گزارش‌سازی، جلوگیری از خطای انسانی، یکپارچه‌سازی با نرم افزار خرید و تدارکات و زیرسیستم عاملین و درآمدها را نام برد.
از جمله مزیت‌های در اختیار داشتن این نرم افزار شامل صرفه‌جویی در زمان و هزینهها، افزایش دقت و بازده، بهبود تصمیم‌گیری‌ها، کنترل و نظارت دقیق، افزایش شفافیت و انضباط مالی را نام برد که موجب انسجام و نظم در امور مالی می‌شود.
ناترازی در سیستم کنترل بودجه
ناترازی بودجه زمانی به وجود آمده است که میزان درآمد و هزینه‌های بودجه با یکدیگر هم‌اندازه نباشند. یعنی زمانی که درآمد یا هزینه بیشتر از دیگری باشد. برای پیشگیری از چنین وضعیتی سعی بر آن است تا در برنامه‌ریزی بودجه هدف‌گذاری‌ها واقع‌بینانه باشند، در هزینهها صرفه‌جویی رعایت شود، نظارت مستمر بر نتایج و مقایسه آنها با برنامه بودجه صورت گیرد و در صورت بروز تناقص اقدامات اصلاحی به سرعت انجام شوند.
تفاوت هزینه و بودجه
هزینه شامل موارد مصرف وجه در جریان عملیات کار است که ممکن است ثابت یا متغیر باشد. هزینه متغیر ناشی از اتفاقات سیاسی و اجتماعی و تغییرات اقتصادی است.
بودجه به مقدار وجه اختصاص داده‌شده به یک پروژه گفته می‌شود که ممکن است ثابت یا متغیر باشد اما معمولاً میزان آن از ابتدای سال مالی مشخص است و تغییر نمی‌کند. بودجه مفهوم کلی‌تری است که هزینه‌های مختلف یک پروژه را در بر می‌گیرد.
سخن پایانی
کنترل بودجه یک فرایند مداوم است که با توجه به نوع کسبوکار و اندازه آن در بازه‌های زمانی مختلف انجام می‌شود تا نسبت به درستی مبالغ محاسبه‌شده اطمینان حاصل شود.
زمانی که یک بودجه محاسبه می‌شود لازم است تا در مراحل بعدی پیگیری شود و از مطابقت آن با عملیات واقعی و برنامه اصلی سازمان اطمینان حاصل شود. مدیریت و کنترل بودجه باعث می‌شود تا هزینه‌هایی که بر اساس پیش‌بینی اولیه مشخص شده‌اند در پایان نیز با همان مبالغ اولیه هم‌خوانی داشته باشند و کسری بودجه به وجود نیاید.
بودجه‌بندی و کنترل مصرف بودجه در میزان موفقیت سازمان و دستیابی به اهدافی که برای خود تعیین کرده است نقش مهمی را ایفا می‌کند. از آنجا که اختصاص بودجه ارتباط مستقیمی با مسائل مالی دارد کنترل و نظارت بر بودجه داده‌های یکسانی با حسابداری و امور مالی سازمان خواهد داشت.
پیچیدگی محاسباتی و لزوم دقت بالا موجب شده تا ابزار کمکی در بودجه‌بندی و امور مالی از اهمیت زیادی برخوردار باشد. به همین منظور لازم است تا برای انجام عملیات بودجه و کنترل آن از یک سیستم یکپارچه استفاده کرد تا تبادل داده‌ها با مشکل مواجه نشود. نرم افزارهای تخصصی مالی نه تنها احتمال خطای انسانی را در محاسبات حذف می‌کنند، بلکه با صرفه‌جویی در وقت و هزینه و خودکارسازی فرایندهای مختلف قابلیت ارائه گزارش‌های لحظه‌ای و مبتنی بر داده را نیز فراهم می‌آورند. به این ترتیب تصمیم‌گیری در سازمان بهینه‌سازی می‌شود و ریسک بروز مشکلات مالی ناشی از عدم دقت در محاسبات به حداقل میزان ممکن می‌رسد.
سازمان‌های موفق و پیشرو همیشه در حال نظارت و مقایسه بودجه‌بندی انجام‌شده از قبل و روند هزینه‌های جاری خود هستند. در صورت بروز هر گونه اختلاف در محاسبات به سرعت وارد عمل شده تا از هر گونه کسری بودجه یا اختلال مالی و محاسباتی پیشگیری کنند.