انبارداری فرایندی پیچیده است که اگر همراه با رعایت کامل اصول آن باشد به سرعت در انجام کار و ارسال سفارش مشتریان و در نهایت رضایت بیشتر مشتریان منجر می‌شود. اما در بهترین شرایط نیز ممکن است چالش های انبارداری وجود داشته باشند.
در سازمانها و کسب‌وکارهای مختلف، نقش‌ها و کارکردهای مختلفی برای انبار وجود دارد. تکنولوژی با سرعت بسیار بالایی در حال رشد و پیشرفت است و صنایع و کسب‌وکارهایی که از مزیت‌های انبارداری به کمک تکنولوژی یا به اصطلاح انبارداری هوشمند استفاده می‌کنند به حدی از رشد و پیشرفت رسیده‌اند که فاصله بسیار زیادی از رقبای خود گرفته و پیشتاز این عرصه شده‌اند.
خوشبختانه با وجود حجم بالای کالا و داده‌های مربوط به آنها، تغییراتی در فناوری‌های نوین و قابلیت‌های مدیریت انبار به وجود آمده که بسیاری از چالش های انبارداری که در گذشته وجود داشت را برطرف ساخته است.
مدیریت انبار و انبارداری
مدیریت انبار فرایندی کلی در نظارت و کنترل عملیات روزانه انبار است که نتیجه آن حصول اطمینان از اجرای درست و کامل فعالیت‌های انبارداری نظیر دریافت، کنترل موجودی، ذخیره‌سازی، بسته‌بندی و ارسال یا خروج محصولات به خارج از انبار برای تأمین سفارش‌های فروش است.
انبارداری شامل فرایندهای مختلفی است که تمامی فرایندهای آن در راستای ارائه خدمت به مشتریان خواهد بود. وجود سلائق و نیازهای مختلف در مشتریان، انتظاراتی را در آنها به وجود می‌آورد که سازمان‌های تأمین‌کننده کالا و خدمات برای تأمین این انتظارات باید برنامه‌ریزی‌های مدون و اصولی طراحی کنند.
انبارداری چه در مواردی که مشتریان مصرف‌کنندگان نهایی باشند و چه در مواردی که کالاهای انبار به مصرف شرکت‌ها برسد، نیازمند صرف دقت، هزینه، سرمایه و سرعت عمل در پاسخگویی به سفارش‌هاست.
انبارداری و فروش ارتباطی مستقیم با هم دارند. عدم حل مشکلات و چالش های انبارداری منجر به اختلالاتی در سیستم فروش خواهد شد و کاهش فروش به معنای متضرر شدن و بروز مشکلات جدی در هر کسب‌وکاری است. در ادامه به برخی از مهم‌ترین چالش های انبارداری اشاره می‌کنیم.
مهم‌ترین چالش های انبارداری
ماهیت و عملکرد انبار در نوع چالش های انبارداری که به وجود می‌آید، تأثیر مستقیم دارد. با توجه به حجم انبار، نوع کالا و قطعاتی که در انبار نگهداری می‌شوند، میزان ماندگاری کالا، حجم سفارشات، میزان گردش کالا و قطعات، سطح تجهیزات مکانیزه موجود در انبار و نحوه مدیریت انبار ممکن است مسائل مختلفی در کنترل و بهینه‌سازی فرایندهای انبارداری وجود داشته باشد.
بدون در نظر گرفتن این تفاوت‌ها و تنوع کاربردها چالش‌های کلی که در انبارداری به وجود می‌آید در ادامه معرفی می‌شوند:
سرعت عملیات
از مهم‌ترین چالش های انبارداری سرعت عملیات پاسخگویی به درخواست‌ها و تأمین نیازمندی‌های سفارش‌گذاری‌هاست. سرعت عملیات بیشتر در سازمانها و شرکت‌هایی اهمیت می‌یابد که میزان گردش کالای بالایی دارند. و در دسته شرکت‌های پخش، بازرگانی و فروش اینترنتی قرار می‌گیرند. تأخیر در ارسال و تحویل کالا از مواردی است که موجب نارضایتی مشتریان و مصرف‌کنندگان می‌شود و نتیجه عدم رسیدگی به چالش‌های سرعت عملیات است.
خطای عملیاتی
یکی از متداول‌ترین چالش های انبارداری احتمال بروز خطا در عملیات مختلف است. بیشترین درصد بروز خطا درسیستم‌های سنتی از نوع انسانی است. در سیستم‌های پیشرفته و هوشمند نیز امکان بروز خطا وجود دارد اما درصد آن نسبت به خطای انسانی بسیار کمتر است.
با افزایش حجم سفارش امکان خطا در فرایند ارسال انبار به شکل تصاعدی بالا می‌رود و برای جلوگیری از این خطا نیاز به تأییدهای چند مرحله‌ای خواهد بود. وقت و انرژی زیادی هم برای پیش‌گیری از این خطاها لازم است و هم برای اصلاح و جبران خطاهایی که شناسایی نشده‌اند.
طراحی و چیدمان انبار
طراحی انبار استانداردهایی را در نظر گرفته است که چیدمان و فرایند انبارداری با به‌کارگیری آن استانداردها تا حد بسیار زیادی تسهیل می‌شود. طبق استانداردهای انبارداری باید 85% فضای انبار برای ذخیره کالا و 15% آن برای ورود کالای جدید و شرایط خاص در نظر گرفته شود. عدم بهینه‌سازی فضا، در دسترس نبودن برخی از کالاها، استفاده نادرست از طبقه‌بندی‌ها، عدم استفاده صحیح از پالت‌ها و موارد جزئی و کلی بسیار زیادی وجود دارند که در صورت رعایت نشدن تبدیل به چالش‌های بزرگی در انبارداری می‌شوند.
ظرفیت انبار
فضای در نظر گرفته‌شده برای نگهداری کالا و اجناس و بخش‌بندی درست آنها یکی از چالش های انبارداری است. افزایش شرکت‌ها و بنگاه‌هایی که نیاز به انبار دارند از یک سو و بالا بودن هزینه‌های انبارداری از سوی دیگر موجب شده تا مدیریت فضای انبار به یکی از نقش‌های کلیدی انبارداری تبدیل شود.
ساخت انبار و تجهیز آن یا اجاره انبار مناسب فرایند نسبتاً پرهزینه‌ای است اما برای بالا بردن ظرفیت انبار راه‌گشا است. از سوی دیگر این راهکارها خود موجب طولانی و پیچیده شدن فرایندهای انبارداری می‌شوند. ساخت انبار مناسب نیازمند طراحی بسیار هوشمندانه برای پیش‌گیری از هر گونه فضای بدون استفاده و مجهز ساختن تمامی ابعاد و زوایای انبار است و اجاره انبار دیگر، تغییراتی را در فرایندهای حمل و نقل و مدیریت انبار به وجود می‌آورد.
نوسانات تقاضا
بسیاری از کالاها با افزایش یا کاهش تقاضا در فصول مختلف مواجه می‌شوند. تأمین و جای‌گذاری صحیح این کالاها به مدیریت نوسانات تقاضا کمک بسیار زیادی می‌کند. در صورت عدم شناخت و پیش‌بینی این نوسانات، انبارداری دچار چالش خواهد شد.
موجودی نامشخص
مشخص نبودن موجودی یکی دیگر از چالش های انبارداری است. در موارد زیادی کالایی به مقدار فراوان تأمین می‌شود اما به مرور زمان به دلیل خطاهای فردی و سیستمی، میزان موجودی کالا به‌روزرسانی نشده یا به فراموشی سپرده می‌شود و پردازش سفارش‌ها را با مشکل و تأخیر مواجه می‌کند.
نیروی انسانی
نیروی انسانی متخصص و کارآمد در حال حاضر از مهم‌ترین نیازهای بسیاری از صنایع و شرکت‌های فعال در عرصه تجارت است. هر چه تخصص نیروی انسانی بالاتر باشد، کمیاب‌تر است. در انبارداری نیز جایگاه شغلی کارشناس ارشد، سرپرست انبار، کارشناس سیستم و مدیر انبار از مواردی است که تبدیل به یک معضل اساسی در بیشتر سازمانها شده است.
کنترل کیفیت
اگر مواردی نظیر حمل و نقل، چیدمان و بسته‌بندی کالاهای انبار به درستی انجام نشود، ممکن است کالاها را دچار خسارت کند. همچنین کنترل کیفیت دوره‌ای انبار نیز موجب شناسایی وضعیت کالاها و برنامه‌ریزی درست بر مبنای شرایط انبار خواهد شد.
موجودی نامتناسب با نیاز
میزان موجودی در انبار باید همیشه متناسب با نیاز و در حد استاندارد باشد. اگر این موجودی بیشتر از حد باشد مشکلاتی نظیر عدم گردش مالی، کمبود فضا و افزایش هزینه‌های انبارداری را در پی خواهد داشت. حتی در برخی موارد که با مواد شیمیایی و قابل اشتعال سروکار داشته باشند، ممکن است احتمال بروز خطرهای زیستی و آتش‌سوزی بالا برود. موجودی کم انبار هم فرصت‌های فروش را از بین می‌برد و با ایجاد اختلال در تأمین سفارش‌ها موجب نارضایتی مشتریان خوهد بود.
راه‌حل چالش های انبارداری
زیرساخت‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری به کمک انبارداری می‌آیند تا در بهینه‌سازی فرایندهای انبار نقش‌آفرینی داشته باشند. لازم است تا انبارها با توجه به ویژگی‌ها و کارکردهایی که دارند با تکنولوژی و دانش روز هماهنگ شده و از نتایج این بهینه‌سازی نیز بهره‌مند شوند.
– سیستم‌های نوین قفسه‌بندی
سیستم‌های مهندسی‌شده قفسه‌بندی برای افزایش حجم و ظرفیت ذخیره‌سازی در انبار، افزایش سرعت و دقت در عملیات انبارداری طراحی شده‌اند. انواع مختلفی از این سیستم‌های طبقه‌بندی وجود دارد که می‌توان متناسب با فضای موجود و نیاز از آنها استفاده کرد.
– نرم‌افزارهای تخصصی انبار
نرم افزارهای انبارداری نوین و هوشمند به کمک صنایع آمده‌اند که در آنها بسیاری از فرایندها به صورت خودکار انجام می‌شود. مواردی نظیر نقطه سفارش، میزان موجودی، میزان تخفیفات، زمان‌های پیک فروش، امکان جایگزینی و … که ممکن است نادیده گرفته شود، از سوی نرم افزار یادآوری می‌شود تا مسئولین انبار با دقت و تمرکز بیشتری فرایندهای تأمین و پاسخگویی به سفارش‌های بخش فروش را پیگیری نمایند.
– ماژول‌های انبارداری
به جهت ردیابی محل موجودی کالا و میزان آن می‌توان از ماژول‌های انبار استفاده کرد. بیشتر این ماژول‌ها به کمک فناوری RFID کار می‌کنند. به این ترتیب که بارکدهای مخصوصی بر روی کالا نصب می‌شود و ماژول‌هایی در انبار قرار می‌گیرند که در زمان ورود و خروج کالا این بارکدها را اسکن می‌کنند و در خود ماژول یا نرم افزار متصل به آن ثبت می‌کنند تا میزان دقیق موجودی و محل قرارگیری آنها همیشه قابل پیگیری باشد.
مدیریت انبار: مدیریت انبار شامل نظارت بر انجام وظیفه تمام کارکنان، رصد تغییرات، اعلام موجودی، سلامت کالا، آموزش و کنترل فرایندهای حمل و نقل داخل انبار است. مدیریت انبار مجموعه عملیاتی است که روزانه انجام می‌شود تا کمترین چالش در سیستم انبار به وجود آید. مواردی که توسط مدیریت انبار انجام می‌شود تا به کاهش چالش های انبارداری کمک کند، عبارتند از:
- پیش‌بینی و مدیریت حجم کالای انبار و نیروی کار
- استفاده از تجهیزات و اصول ایمنی در نگهداری کالاهای انبار
- مطابقت استانداردی و اخذ گواهی‌نامه و مجوزهای لازم برای کالاها و کارکنان
- تداوم مدیریت عملیاتی و طراحی هم‌زمان با توسعه و افزایش کالای انبار
- آموزش و رعایت استانداردهای نحوه دریافت، بازکردن، سرکشی، بسته‌بندی و نگهداری از کالاهای موجود در انبار
- ثبت دقیق و کامل تمام محموله‌های ورودی و خروجی
نرم افزار انبارداری دیدگاه چارگون
نرم افزار انبارداری، وظيفه حفظ و به‌هنگام‌سازی كليه اقلام انبار يک يا چند سازمان را در ابعاد گوناگون بر عهده دارد. این نرم افزار به‌گونه‌ای طراحی شده است كه كليه واسط‌های ارتباطی لازم جهت دريافت و ارسال اطلاعات از/به حوزه‌های جانبی نظير سفارشات، تداركات را به دو صورت مكانيزه و غيرمكانيزه دارا است.
پیاده‌سازی روال گردش کار برای درخواست کالای هر سازمان، اسکن و پیوست فاکتور در زمان ثبت رسید قبض انبار، ثبت تاریخ انقضا برای کالاهای فاسدشدنی و ارسال یادآوری برای کاربر، عودت کالا به انبار و ثبت رسید برگشت از مصرف و گزارش کنترل موجودی بر اساس یک انبار یا تمامی انبارها و پیشنهاد سفارش خرید کالاها بر اساس موجودی و نقطه سفارش از مزایای نرم افزار انبارداری و حسابداری انبار به شمار می‌آیند.
با بهره‌گیری از امکانات نرم افزار انبار و حسابداری انبار دیدگاه، فرآیند گردش کالا از زمان ثبت درخواست تا تحویل به صورت مکانیزه مدیریت می‌شود. اطلاع‌رسانی شفاف و به‌موقع از وضعیت و محل نگهداری کالاها و برنامه‌ریزی برای کاهش هزینه‌های نگهداری آنها از مهم‌ترین ارزش‌های افزوده برای سازمانها است.
اختصاص سريال به کالاهای رسید شده و ردیابی کالا بر اساس شماره سریال، امكان استفاده از كارتابل بررسی درخواست و مشاهده موجودی کالا در انبار در زمان تأیید، امكان تهیه و صدور سند خودکار حسابداری انبار بر اساس موجودیت‌های کالا، گروه کالا، نوع رسید و حواله و … به سیستم مالی، امكان ثبت و نگهداری نتايج بازرسی كالاهای خریداری شده، امکان ثبت درخواست کالا، امکان مشاهده فهرست درخواست کالای شخصی و امکان مشاهده فهرست کامل درخواست کالا برخی از امکانات نرم افزار انبار دیدگاه است.
سخن پایانی
چالش های انبارداری از مواردی هستند که با مدیریت صحیح و اقدام به‌موقع می‌توان به سرعت آنها را رفع کرد. انبارداری متشکل از فرایندهای اجرایی و عملیاتی مختلف است که با مدیریت درست و برنامه‌ریزی دقیق می‌توان به بهترین شکل آن را اداره کرد. انبارداری نقطه شروع پاسخگویی به نیاز مشتریان است و هر چه بهتر انجام شود، احتمال رضایت مشتریان بالاتر می‌رود. هدف نهایی هر کسب‌وکار توسعه و افزایش درآمد است که این توسعه منوط به رضایت مشتریان و تشویق آنها به وفاداری و خرید مداوم و بیشتر خواهد بود.
[faq-schema id=”61817″]