BPMS هوشمند چیست و چه تفاوتی با BPMS معمولی دارد؟

در سال‌های اخیر، سازمان‌ها برای افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و بهبود کنترل فرآیندها، به‌طور گسترده از سیستم‌های مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPMS) استفاده می‌کنند. اما با پیشرفت فناوری‌هایی مانند هوش مصنوعی، یادگیری ماشین و تحلیل داده، نسل جدیدی از این سیستم‌ها با عنوان BPMS هوشمند وارد بازار شده‌اند.

سؤال اصلی بسیاری از مدیران این است که تفاوت BPMS هوشمند با معمولی چیست و آیا ارتقا به نسخه هوشمند، واقعاً ارزش افزوده‌ای برای سازمان ایجاد می‌کند یا خیر؟ در این مقاله به‌صورت کامل به این موضوع پاسخ می‌دهیم.

BPMS چیست؟ 

BPMS یا Business Process Management System یک بستر نرم‌افزاری جامع برای مدیریت چرخه کامل فرآیندهای کسب‌وکار در سازمان‌هاست. این چرخه از شناسایی و طراحی فرآیند آغاز می‌شود و تا اجرا، پایش، تحلیل و بهبود مستمر آن ادامه دارد. هدف اصلی BPMS این است که فرآیندهای سازمانی به‌جای وابستگی به افراد، سلیقه‌ها و روش‌های غیرساختاریافته، به‌صورت سیستمی، استاندارد و قابل‌کنترل اجرا شوند.

در BPMS، هر فرآیند به‌صورت گرافیکی مدل‌سازی می‌شود؛ به‌طوری‌که نقش‌ها، فعالیت‌ها، قوانین تصمیم‌گیری، ورودی‌ها و خروجی‌ها به‌وضوح مشخص هستند. این شفافیت باعث می‌شود همه افراد درگیر در فرآیند بدانند در چه مرحله‌ای قرار دارند، چه اقدامی باید انجام دهند و مسئولیت هر بخش دقیقاً بر عهده چه کسی است. به همین دلیل، BPMS نقش مهمی در کاهش خطاهای انسانی و افزایش هماهنگی بین واحدهای سازمانی ایفا می‌کند.

BPMS معمولی چیست و چگونه کار می‌کند؟

BPMS معمولی یک سیستم نرم‌افزاری برای مدیریت و اجرای ساختارمند فرآیندهای کسب‌وکار است که بر پایه قوانین و سناریوهای از پیش تعریف‌شده عمل می‌کند. در این نوع سیستم، فرآیندها قبل از اجرا به‌صورت کامل طراحی می‌شوند و مسیر انجام کارها از ابتدا تا انتها مشخص است. به بیان ساده، BPMS معمولی همانند یک نقشه راه ثابت عمل می‌کند که کاربران را مرحله‌به‌مرحله در انجام فعالیت‌ها هدایت می‌کند.

در BPMS معمولی، تحلیلگر فرآیند نقش کلیدی دارد. او با بررسی فرآیندهای سازمان، فعالیت‌ها، نقش‌ها، ترتیب انجام کارها، شرایط تصمیم‌گیری و استثناها را به‌صورت دستی طراحی و در سیستم پیاده‌سازی می‌کند. پس از طراحی، سیستم دقیقاً مطابق این مدل عمل می‌کند و هر فعالیت را در زمان مناسب به کاربر مربوطه ارجاع می‌دهد.

نحوه عملکرد BPMS معمولی در اجرای فرآیندها

عملکرد BPMS معمولی مبتنی بر قوانین ثابت (Rule-Based) است. به این معنا که اگر شرایط مشخصی برقرار باشد، سیستم یک مسیر از پیش تعیین‌شده را اجرا می‌کند. برای مثال، اگر یک درخواست از سقف مشخصی کمتر باشد، مستقیماً تأیید می‌شود و اگر از آن بیشتر باشد، به سطح مدیریتی بالاتر ارجاع داده می‌شود. این قوانین از قبل تعریف شده‌اند و سیستم صرفاً مجری آن‌هاست.

پس از شروع یک فرآیند، BPMS معمولی وظایف را به‌صورت خودکار بین کاربران توزیع می‌کند، وضعیت هر فعالیت را ثبت می‌کند و امکان مشاهده پیشرفت فرآیند را برای مدیران فراهم می‌سازد. این موضوع باعث می‌شود فرآیندها قابل پیگیری، قابل گزارش‌گیری و شفاف باشند.

مزایای BPMS معمولی برای سازمان‌ها

BPMS معمولی طی سال‌ها توانسته است بسیاری از چالش‌های رایج سازمان‌ها را برطرف کند. مهم‌ترین مزایای این سیستم عبارت‌اند از:

• کاهش خطاهای انسانی از طریق اجرای فرآیندهای استاندارد
• حذف یا کاهش کارهای تکراری و دستی
• افزایش شفافیت و قابلیت پیگیری فرآیندها
• مشخص شدن دقیق نقش‌ها و مسئولیت‌ها
• بهبود نظم و انضباط سازمانی
  

به همین دلیل، BPMS معمولی هنوز هم برای بسیاری از سازمان‌ها، به‌ویژه سازمان‌هایی با فرآیندهای ساده و ساختاریافته، یک راهکار مناسب و کارآمد محسوب می‌شود.

محدودیت‌های BPMS معمولی در شرایط پیچیده

با وجود مزایای قابل‌توجه، BPMS معمولی در مواجهه با شرایط پویا، غیرقابل پیش‌بینی و پیچیده انعطاف محدودی دارد. از آنجا که تمام قوانین و مسیرها از پیش طراحی شده‌اند، هرگونه تغییر در فرآیند یا تصمیم‌گیری نیازمند بازطراحی فرآیند و مداخله تحلیلگر است. این موضوع می‌تواند زمان‌بر باشد و سرعت واکنش سازمان به تغییرات محیطی را کاهش دهد.

همچنین BPMS معمولی توانایی تحلیل پیشرفته داده‌ها یا یادگیری از رفتار گذشته فرآیندها را ندارد. سیستم نمی‌تواند به‌صورت خودکار الگوها را شناسایی کند یا پیشنهاد بهبود ارائه دهد و همه اصلاحات باید به‌صورت دستی انجام شوند.

BPMS هوشمند چیست؟

BPMS هوشمند نسل پیشرفته‌تری از سیستم‌های مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار است که فراتر از اجرای صرف فرآیندها عمل می‌کند. این نوع BPMS علاوه بر تمام قابلیت‌های BPMS معمولی، از فناوری‌های نوینی مانند هوش مصنوعی (AI)، یادگیری ماشین (ML)، تحلیل پیشرفته داده‌ها، داده‌کاوی و تصمیم‌سازی خودکار بهره می‌برد تا فرآیندها نه‌تنها اجرا، بلکه درک، تحلیل و بهینه‌سازی شوند.

در BPMS هوشمند، سیستم صرفاً یک مجری قوانین از پیش تعریف‌شده نیست، بلکه به یک موتور تحلیل‌گر تبدیل می‌شود که می‌تواند رفتار فرآیندها، عملکرد کاربران و نتایج گذشته را بررسی کند و بر اساس آن‌ها تصمیم‌های هوشمندانه‌تری اتخاذ نماید. این موضوع، نقطه تمایز اصلی و بنیادین تفاوت BPMS هوشمند با معمولی محسوب می‌شود.

نقش داده و یادگیری در BPMS هوشمند

یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های BPMS هوشمند، یادگیری از داده‌های تاریخی است. این سیستم با تحلیل داده‌های ثبت‌شده از اجرای فرآیندها در طول زمان، الگوهای رفتاری، نقاط ضعف و گلوگاه‌های پنهان را شناسایی می‌کند. برخلاف BPMS معمولی که فقط گزارش ارائه می‌دهد، BPMS هوشمند می‌تواند از این داده‌ها برای پیش‌بینی آینده استفاده کند.

به‌عنوان مثال، سیستم می‌تواند تشخیص دهد که یک فعالیت خاص معمولاً در چه شرایطی با تأخیر مواجه می‌شود یا کدام مسیر فرآیند بیشترین احتمال خطا را دارد. این توانایی، سازمان را از مدیریت واکنشی به سمت مدیریت پیش‌نگرانه سوق می‌دهد.

شناسایی الگوهای پنهان در فرآیندها

در بسیاری از سازمان‌ها، مشکلات فرآیندی به‌صورت آشکار قابل مشاهده نیستند و تنها در داده‌های حجیم و پیچیده پنهان شده‌اند. BPMS هوشمند با استفاده از الگوریتم‌های تحلیل داده و یادگیری ماشین، می‌تواند این الگوهای پنهان را شناسایی کند؛ الگوهایی که تشخیص آن‌ها برای انسان بسیار دشوار یا زمان‌بر است.

این قابلیت به مدیران کمک می‌کند تا ریشه واقعی مشکلات را پیدا کنند، نه فقط نشانه‌های ظاهری آن‌ها را.

پیشنهاد خودکار بهبود فرآیندها

یکی دیگر از قابلیت‌های کلیدی BPMS هوشمند، ارائه پیشنهادهای بهبود فرآیند است. سیستم می‌تواند بر اساس تحلیل عملکرد گذشته، مسیرهای جایگزین، حذف فعالیت‌های غیرضروری یا تغییر توالی مراحل را پیشنهاد دهد. این پیشنهادها به مدیران و تحلیلگران کمک می‌کند تا فرآیندها را سریع‌تر و دقیق‌تر بهینه‌سازی کنند. در اینجا، تفاوت BPMS هوشمند با معمولی به‌وضوح دیده می‌شود؛ زیرا در BPMS معمولی، تمام بهبودها باید به‌صورت دستی و با تحلیل انسانی انجام شوند.

تصمیم‌گیری خودکار در BPMS هوشمند

در برخی سناریوها، BPMS هوشمند می‌تواند حتی تصمیم‌گیری خودکار انجام دهد. برای مثال، سیستم می‌تواند تشخیص دهد که یک درخواست بر اساس الگوهای گذشته، بدون نیاز به بررسی انسانی قابل تأیید است یا باید به سطح مدیریتی بالاتر ارجاع داده شود. این تصمیم‌گیری‌ها بر اساس داده واقعی و تحلیل آماری انجام می‌شوند، نه صرفاً قوانین ثابت.

البته این سطح از هوشمندی معمولاً به‌صورت کنترل‌شده و در چارچوب سیاست‌های سازمان پیاده‌سازی می‌شود تا ریسک‌ها به حداقل برسد.

تاثیر BPMS هوشمند بر چابکی سازمان

BPMS هوشمند باعث افزایش چابکی و انعطاف‌پذیری سازمان می‌شود. سازمان‌هایی که از این سیستم استفاده می‌کنند، می‌توانند سریع‌تر به تغییرات بازار، حجم کار و نیازهای جدید واکنش نشان دهند. این مزیت در محیط‌های رقابتی و داده‌محور امروز، یک عامل کلیدی موفقیت به شمار می‌رود.

تفاوت BPMS هوشمند با معمولی از نظر رویکرد مدیریتی

یکی از اساسی‌ترین وجوه تفاوت BPMS هوشمند با معمولی، نوع نگاه و رویکرد مدیریتی حاکم بر این دو سیستم است. در BPMS معمولی، مدیریت فرآیندها عمدتاً واکنشی است. به این معنا که مدیران پس از بروز مشکل، تأخیر، خطا یا افت عملکرد، با استفاده از گزارش‌های سیستمی وضعیت را بررسی کرده و سپس برای اصلاح فرآیند تصمیم‌گیری می‌کنند. در این رویکرد، مشکل ابتدا اتفاق می‌افتد و بعد از آن اقدام اصلاحی انجام می‌شود.

در مقابل، BPMS هوشمند رویکردی پیش‌نگرانه و تحلیلی دارد. این سیستم با تحلیل مداوم داده‌های فرآیندی، رفتار کاربران و الگوهای تاریخی، می‌تواند نشانه‌های اولیه بروز مشکل را شناسایی کند. به‌عنوان مثال، قبل از اینکه یک گلوگاه جدی ایجاد شود یا عملکرد فرآیند کاهش یابد، سیستم هشدارهایی به مدیران ارائه می‌دهد یا حتی پیشنهادهایی برای تغییر مسیر فرآیند مطرح می‌کند.

این تغییر رویکرد، تاثیر مستقیمی بر کیفیت تصمیم‌گیری مدیران دارد. مدیران به‌جای واکنش به بحران‌ها، می‌توانند تصمیم‌های سریع‌تر، دقیق‌تر و مبتنی بر داده واقعی بگیرند. به همین دلیل، BPMS هوشمند به یک ابزار استراتژیک برای مدیریت فرآیندها تبدیل می‌شود، نه صرفاً یک ابزار اجرایی.

تفاوت BPMS هوشمند با معمولی 

درک عمیق‌تر تفاوت BPMS هوشمند با معمولی زمانی امکان‌پذیر است که این دو سیستم به‌صورت مستقیم و از جنبه‌های مختلف مقایسه شوند. در ادامه، مهم‌ترین تفاوت‌ها را به‌صورت تحلیلی بررسی می‌کنیم.

سطح تصمیم‌گیری

در BPMS معمولی، تصمیم‌گیری‌ها کاملا بر اساس قوانین از پیش تعریف‌شده انجام می‌شوند. سیستم فقط اجراکننده دستورالعمل‌هایی است که توسط تحلیلگر فرآیند طراحی شده‌اند و توانایی یادگیری یا تطبیق ندارد.
در مقابل، BPMS هوشمند تصمیم‌گیری را بر پایه داده، الگوهای رفتاری و یادگیری از گذشته انجام می‌دهد. این سیستم می‌تواند شرایط مشابه را تحلیل کرده و بهترین تصمیم را پیشنهاد دهد یا اجرا کند.

انعطاف‌پذیری فرآیند

در BPMS معمولی، هرگونه تغییر در فرآیند نیازمند بازطراحی، تست و پیاده‌سازی مجدد است که معمولاً زمان‌بر و پرهزینه است.
اما در BPMS هوشمند، فرآیندها می‌توانند به‌صورت پویا و تطبیق‌پذیر با شرایط جدید تغییر کنند. سیستم قادر است بر اساس شرایط محیطی، حجم کار یا رفتار کاربران، مسیر اجرای فرآیند را بهینه کند.

تحلیل داده

تحلیل داده در BPMS معمولی عمدتاً به گزارش‌های توصیفی محدود می‌شود؛ یعنی سیستم فقط نشان می‌دهد چه اتفاقی افتاده است.
در BPMS هوشمند، تحلیل داده فراتر رفته و شامل تحلیل پیش‌بینانه (چه اتفاقی خواهد افتاد) و تحلیل تجویزی (چه اقدامی باید انجام شود) می‌شود. این سطح از تحلیل، ارزش مدیریتی بسیار بالاتری ایجاد می‌کند.

بهبود فرآیند

در BPMS معمولی، بهبود فرآیندها معمولا به‌صورت دستی و دوره‌ای انجام می‌شود. تحلیلگران پس از بررسی گزارش‌ها، تغییرات لازم را اعمال می‌کنند.
در مقابل، BPMS هوشمند می‌تواند به‌صورت خودکار پیشنهادهای بهبود فرآیند ارائه دهد؛ از حذف مراحل غیرضروری گرفته تا تغییر ترتیب فعالیت‌ها یا تخصیص بهینه منابع.

مدیریت گلوگاه‌ها

در BPMS معمولی، گلوگاه‌ها معمولا پس از وقوع شناسایی می‌شوند؛ زمانی که تاخیر یا افت عملکرد ایجاد شده است.
اما در BPMS هوشمند، سیستم با تحلیل روندها می‌تواند گلوگاه‌ها را قبل از وقوع پیش‌بینی کند و به مدیران هشدار دهد تا اقدام پیشگیرانه انجام دهند.

نقش هوش مصنوعی در BPMS هوشمند

یکی از مهم‌ترین عوامل ایجاد تفاوت BPMS هوشمند با معمولی، استفاده از هوش مصنوعی است. AI در BPMS هوشمند می‌تواند حجم بالایی از داده‌های فرآیندی را تحلیل کرده و رفتار کاربران، زمان انجام فعالیت‌ها و نقاط ضعف فرآیند را شناسایی کند.

این قابلیت به سازمان کمک می‌کند فرآیندها را نه بر اساس حدس، بلکه بر اساس داده واقعی بهینه‌سازی کند.

مزایای BPMS هوشمند برای سازمان‌ها

استفاده از BPMS هوشمند مزایای متعددی برای سازمان‌های متوسط و بزرگ به همراه دارد، از جمله:

• افزایش بهره‌وری کارکنان
• کاهش هزینه‌های عملیاتی
• تصمیم‌گیری دقیق‌تر مدیران
• بهبود تجربه مشتری
• افزایش چابکی سازمان در برابر تغییرات
  

این مزایا، دلیل اصلی گرایش سازمان‌ها به سمت BPMS هوشمند است.

آیا BPMS هوشمند جایگزین BPMS معمولی می‌شود؟

در بسیاری از سازمان‌ها، BPMS معمولی همچنان پاسخ‌گوی نیازهاست؛ به‌ویژه در فرآیندهای ساده و ساختاریافته. اما در سازمان‌هایی با فرآیندهای پیچیده، حجم بالای داده و نیاز به تحلیل پیشرفته، BPMS هوشمند انتخاب منطقی‌تری است.

بنابراین انتخاب بین این دو، به سطح بلوغ دیجیتال سازمان و اهداف استراتژیک آن بستگی دارد.

جمع‌بندی 

در یک نگاه کلی، تفاوت BPMS هوشمند با معمولی در میزان هوشمندی، تحلیل‌پذیری و قدرت تصمیم‌سازی آن‌هاست. BPMS معمولی ابزاری مناسب برای نظم‌دهی و اتوماسیون فرآیندهاست اما BPMS هوشمند فراتر از اتوماسیون عمل کرده و به یک دستیار تحلیلی و تصمیم‌ساز برای مدیران تبدیل می‌شود.

اگر سازمان شما به‌دنبال رشد پایدار، کاهش هزینه‌ها و مدیریت هوشمند فرآیندهاست، بررسی و استفاده از BPMS هوشمند می‌تواند یک گام استراتژیک مهم باشد.