به کار بردن نرم افزارهای الکترونیکی گوناگون و خودکارسازی فرایندها، به طور مستمر در شرکت‌ها و کسب و کارهای مختلف در حال گسترش است. از این رو بسیاری از شرکت‌ها اقدام به خرید نرم افزار اتوماسیون اداری می‌کنند. بنابراین انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری اهمیت بسیاری دارد و بسیاری از شرکت‌ها مرتکب اشتباه‌های گوناگونی در خرید اتوماسیون اداری می‌شوند.
در این مقاله علاوه بر معرفی اتوماسیون اداری و کاربردهای آن، به بررسی اشتباه‌های سازمان‌ها در خرید اتوماسیون اداری نیز می‌پردازیم.
اتوماسیون اداری چیست و چه کاربردهایی دارد؟
اتوماسیون اداری ابزار و نرم افزاری برای مدیریت و تسهیل فرایندها و فعالیت‌های مختلف به صورت یکپارچه و متمرکز است. نرم افزار اتوماسیون اداری به طور معمول زیرسیستم‌های مختلفی دارد که هر یک از آنها بخشی از نیازهای سازمان یا کسب و کارها را پاسخگو هستند و شرکت‌ها بر اساس نیازهای خود، می‌توانند از زیرسیستم‌های مختلف استفاده کنند. این امر باعث شده تا نرم افزارهای اتوماسیون اداری حرفه‌ای، کاربردها و قابلیت‌های گوناگونی داشته باشند؛ برخی از کاربردها و قابلیت‌های نرم افزار اتوماسیون اداری عبارتند از:
– مدیریت مکاتبات
با استفاده از زیرسیستم‌هایی مانند کارتابل و گردش مکاتبات، دبیرخانه و پیام‌رسان سازمانی، می‌توانید همه مکاتبات درون و برون‌سازمانی خود را مدیریت کنید. همچنین به کمک زیرسیستم‌هایی همچون سامانه انتقال فایل، می‌توانید فایل‌ها را در محیطی امن و یکپارچه انتقال دهید و به اشتراک بگذارید.
– مدیریت ارتباطات
یکی دیگر از کاربردهای نرم افزار اتوماسیون اداری، مدیریت ارتباطات درون و برون‌سازمانی است. به کمک قابلیت‌هایی مثل مدیریت ایمیل، مدیریت فکس، پروتکل امنیتی ECE، چند سازمانی و… می‌توانید انواع ارتباطات درون یا برون‌سازمانی خود را به طور یکپارچه و متمرکز مدیریت کنید.
– مدیریت اسناد
بایگانی و بازیابی اسناد، یکی از مهم‌ترین فرایندهای هر سازمان، شرکت و کسب‌وکاری است. به کمک سیستم مدیریت اسناد، می‌توانید انواع گوناگونی از اسناد، مدارک، قراردادها، گواهی‌نامه‌ها و… را به راحتی ثبت و دسته‌بندی کنید.
– مدیریت وظایف و تیم‌ها
همان‌طور که اشاره کردیم، اتوماسیون اداری با هدف تسهیل فرایندها و فعالیت‌های گوناگون سازمان‌ها و کسب‌وکارها طراحی شده است. یکی دیگر از امکانات و کاربردهای برخی از نرم افزارهای اتوماسیون اداری، امکان مدیریت وظایف و تیم‌ها به صورت یکپارچه و متمرکز است.
با استفاده از سیستم مدیریت کارها و وظایف، می‌توانید به سادگی، فضاهای کاری، پروژه‌ها، کارها و وظایف گوناگونی را برای خود، همکاران و اعضای تیم‌تان تعریف کنید، بر روند پیشرفت کارها و پروژه‌ها نظارت داشته باشید و عملکرد اعضای تیم خود را مورد ارزیابی قرار دهید.
– خودکارسازی و مدیریت فرایندها
یکی از مهم‌ترین کاربردها و قابلیت‌های نرم افزارهای اتوماسیون اداری، امکان خودکارسازی فرایندها و مدیریت آنها است. بسیاری از فرایندها به طور پیش‌فرض در نرم افزار اتوماسیون اداری خودکارسازی شده‌اند. اما به کمک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار BPMS، می‌توانید علاوه بر فرایندهای پیش‌فرض، فرایندهای دیگر را هم بهینه‌سازی، طراحی و خودکار کنید.
برای مثال، یکی از کاربردهای BPMS، در مدیریت زنجیره تأمین است. به کمک BPMS سازمان‌ها می‌توانند فرایندهای ثبت درخواست، پیگیری درخواست، ثبت سفارش و… را خودکارسازی کنند و همچنین به کمک ابزارهای ارتباطی و مکاتباطی، ارتباطات خود را با تأمین‌کنندگان و مشتریان بهبود ببخشند.
– اتصال به سامانه‌های گوناگون
اگر سازمانی از سامانه‌های مختلفی همچون HRS ،CRM و… استفاده می‌کند و یا قصد استفاده از آنها را دارد، می‌تواند به راحتی به کمک APIها، نرم افزار اتوماسیون اداری را به سامانه‌ها و نرم افزارهای دیگر مانند نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی، نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتریان و… متصل کند.
به کمک این اتصال و یکپارچه‌سازی، سازمان‌ها می‌توانند فرایندهای مرتبط با سامانه‌های دیگر همچون ثبت درخواست مرخصی، مدیرتی حضور و غیاب و… را به طور یکپارچه و متمرکز و با استفاده از اتوماسیون اداری مدیریت کنند.
همچنین سازمان‌ها می‌توانند اطلاعات و داده‌های نرم افزارها و سامانه‌های گوناگون را به کمک ابزارهای اتوماسیون اداری (مثل زیرسیستم گزارش‌ساز) تجزیه و تحلیل و گزارش‌های متنوعی تهیه کنند.
– تجزیه و تحلیل اطلاعات و تهیه گزارش
یکی دیگر از امکانات و قابلیت‌های نرم افزارهای اتوماسیون اداری، قابلیت تجزیه و تحلیل داده‌ها و اطلاعات و تهیه انواع مختلفی از گزارش‌ها است. گزارش‌هایی مثل گزارش عملکرد، گزارش حضور و غیاب و… .
اگر شما به هر یک از موارد گفته‌شده، نیاز داشتید باید از نرم افزارهای اتوماسیون اداری استفاده کنید، در غیر این صورت استفاده از اتوماسیون اداری برای شرکت یا سازمان شما، اتلاف زمان و هزینه خواهد بود. اکنون که آشنایی کاملی با اتوماسیون اداری و کاربردهای آن به دست آوردیم، زمان آن رسیده که به سؤال اصلی این مقاله پاسخ دهیم.
اشتباهات رایج سازمان‌ها هنگام خرید اتوماسیون اداری چیست؟
همان‌طور که گفتیم، خرید اتوماسیون اداری امر مهمی است، چرا که همه افراد و بخش‌های یک شرکت یا سازمان از آن استفاده خواهند کرد. به همین منظور هنگام خرید اتوماسیون اداری باید به نکات مختلفی توجه داشته باشید. برخی از اشتباهات رایج شرکت‌ها و سازمان‌ها هنگام خرید اتوماسیون اداری عبارتند از:
– عدم شناسایی و تعیین دقیق نیازها
یکی از اولین اشتباهاتی که سازمان‌ها برای خرید اتوماسیون اداری مرتکب می‌شوند، عدم شناسایی کامل و تعیین دقیق نیازها است. سازمان‌ها قبل از خرید نرم افزار اتوماسیون اداری و پیاده‌سازی آن، باید نیازها و اهداف خود را برای استفاده از اتوماسیون اداری شناسایی کنند و به بررسی و تحلیل آن بپردازند. در گام بعدی، باید راه‌حل‌ها و ابزارهای موجود برای رفع نیازهای خود را شناسایی کنند، سپس نسبت به خرید اتوماسیون اداری یا هر سامانه و نرم افزار تخصصی دیگری اقدام کنند.
– عدم بررسی کامل امکانات و قابلیت‌های اتوماسیون اداری
انواع گوناگونی از نرم افزارهای اتوماسیون اداری وجود دارند که هر یک از آنها زیرسیستم‌ها و قابلیت‌های مختلفی دارند. هنگام انتخاب و خرید نرم افزار اتوماسیون اداری، باید به زیرسیستم‌ها، امکانات و قابلیت‌های آن اتوماسیون اداری دقت کنید و نرم افزاری را انتخاب کنید که پاسخگوی نیازهای حال و آینده شما باشد.
خرید و پیاده‌سازی اتوماسیون اداری، همچون نصب نرم افزارهای ساده نیست. چرا که اتوماسیون اداری قرار است در همه بخش‌های سازمان مورد استفاده قرار بگیرد و تعویض و جایگزینی آن با اتوماسیون‌های دیگر، علاوه بر زمان، باعث اتلاف هزینه‌ها و ایجاد آشفتگی و بی‌نظمی در کارها و بخش‌ها می‌شود. به همین منظور هنگام انتخاب و خرید اتوماسیون اداری حتماً به امکانات، قابلیت‌ها و زیرسیستم‌های آن توجه داشته باشید. برخی از امکانات و قابلیت‌های یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب و جامع عبارت است از:
- مدیریت انواع مکاتبات صادره، وارده و داخلی
- مدیریت دبیرخانه و یکپارچگی آن با کارتابل مکاتبات
- امکان تعریف و مدیریت فرایندهای گوناگون (BPMS)
- مدیریت و بایگانی یکپارچه و متمرکز مستندات
- مدیریت کارها و وظایف تیمی
- پیگیری آنی و مرحله به مرحله درخواست‌ها و مکاتبات
- ارائه خدمات غیرحضوری به مشتریان و ارباب‌رجوع
- تجزیه و تحلیل داده‌ها و اطلاعات و تهیه انواع گزارش
- اتصال به نرم افزارها و سامانه‌های مختلف
- طراحی و ساخت فرم‌های الکترونیکی
- و…
– عدم توجه به زیرساخت‌های موردنیاز برای پیاده‌سازی اتوماسیون
همان‌طور که گفتیم، نرم افزار اتوماسیون اداری از ابزارها و زیرسیستم‌های مختلفی برخوردار است و برای استفاده درست و بهینه از آن، باید نحوه کار با اتوماسیون به افراد شرکت یا سازمان آموزش داده و بخش‌های مختلف آن معرفی شود.
هنگام خرید اتوماسیون اداری، باید به این نکته توجه کنید که کلاس‌ها، ویدئوها و حتی جزوه‌های آموزشی کامل و جامعی از سوی شرکت ارائه‌دهنده اتوماسیون اداری در اختیار شرکت‌ها گذاشته شود تا همه آموزش‌های لازم به اعضا و کارکنان شرکت یا سازمان منتقل شود و آشنایی کاملی با ابزارها و قابلیت‌های موردنیاز خود به دست آورند.
همچنین سازمان‌ها باید برنامه‌ریزی‌های دقیق و مناسبی برای پیاده‌سازی کلاس‌های آموزشی داشته باشند و منابع کافی را برای آموزش کامل کارکنان فراهم کنند، در غیر این صورت، بهره‌وری سامانه اتوماسیون اداری کاهش خواهد یافت و نتیجه مثبتی به دنبال نخواهد داشت.
– عدم انتخاب شرکت ارائه‌دهنده مناسب
انتخاب شرکت ارائه‌دهنده اتوماسیون اداری، یکی دیگر از مواردی است که بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها به راحتی از آن می‌گذرند و یا بررسی‌های دقیقی انجام نمی‌دهند. هنگام انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری، برای ارزیابی شرکت ارائه‌دهنده باید به معیارهای مختلفی توجه داشته باشید، معیارهایی مانند:
- میزان تجربه در پیاده‌سازی اتوماسیون اداری
- مشتریان فعلی و میزان رضایت آنها
- پشتیانی فنی و خدمات مشتریان
- قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری
- دوره‌ها و منابع آموزشی کافی
- و…
اتوماسیون اداری چارگون با بیش از 600 هزار کاربر در حدود 2600 شرکت، سازمان و نهاد دولتی و خصوصی، به طور کامل متناسب با نیازهای شرکت‌ها و سازمان‌های ایرانی بهینه‌سازی شده است؛ علاوه بر قابلیت‌ها و ویژگی‌هایی که در ابتدای مقاله بررسی کردیم، امکانات و قابلیت‌های دیگری هم در نرم افزار اتوماسیون اداری چارگون وجود دارد، که آن را به بهترین و کامل‌ترین ابزار برای استفاده در شرکت‌ها و سازمان‌ها تبدیل می‌کند. برخی از قابلیت‌ها و امکانات منحصربه‌فرد اتوماسیون اداری چارگون عبارتند از:
- مدیریت کارها و وظایف تیمی متمرکز و یکپارچه با اتوماسیون اداری
- تنها اتوماسیون اداری مجهز به فناوری OCR فارسی برای تبدیل خودکار تصویر به متن
- تبدیل گفتار به متن به کمک فناوری Speech To Text
- موتور جستجوی قدرتمند
- برگزاری ویدئو کنفرانس در بستر اتوماسیون اداری
- نسخه موبایل اتوماسیون اداری با تکنولوژی PWA
- اتصال آسان به سایر سامانه‌ها به کمک APIهای آماده چارگون
- چند سازمانی و مدیریت ارتباطات هلدینگ‌ها
- و…
برای آشنایی بیشتر با اتوماسیون اداری چارگون، می‌توانید با همکاران ما در تماس باشید و یا از طریق لینک زیر، نسخه دموی رایگان اتوماسیون اداری چارگون را تهیه کنید و مورد استفاده قرار دهید.
سخن پایانی
در این مقاله ابتدا آشنایی کاملی با نرم افزار اتوماسیون اداری و کاربردهای آن به دست آوردیم و سپس اشتباهات رایج سازمان‌ها هنگام خرید نرم افزار اتوماسیون اداری را با هم بررسی کردیم، امیدواریم اطلاعات مفید و سودمندی از مطالعه این مقاله به دست آورده باشید.