برخی از مدیران تصور می‌کنند خودکارسازی و اتوماسیون کسب و کار، بسیار سخت و مشکل است. با این حال برای روی آوردن به سامانه اتوماسیون اداری دلایل بسیار زیادی وجود دارد. در ادامه به شرح برخی از این دلایل می‌پردازیم.
سامانه اتوماسیون اداری به چه معناست؟
بسیاری از افراد وقتی صحبت از اتوماسیون می‌شود، ناخودآگاه ماشین‌آلات و ربات‌هایی را تصور می‌کنند که فعالیت‌های تولیدی را بدون دخالت انسانی و به‌طور خودکار انجام می‌دهند. هر چند استفاده از این دستگاه‌ها هم به نوعی اتوماسیون محسوب می‌شود، با این حال کاربردشان تنها منحصر به برخی از صنایع خاص است و ترکیب اتوماسیون کسب و کار محدود به اینها نمی‌شود.
اتوماسیون کسب و کار به معنای خودکارسازی همه فعالیت‌های تکراری و روزانه در شرکت یا سازمان است که می‌تواند شامل انواع کارهای دستی مثل ورود داده‌ها، انتقال اطلاعات، یادآوری فعالیت‌ها، به‌روزرسانی وظایف و ارسال ایمیل به مشتریان باشد. بهبود و شتاب بخشیدن به فعالیت‌های روزمره کسب و کار شما و به حداقل رساندن احتمال خطا، هدف اتوماسیون کسب و کار است. نرم افزار اتوماسیون اداری ابزاری است که می‌توان از آن برای اتوماسیون و خودکارسازی این کارها استفاده کرد. این نرم افزارها به شما کمک می‌کنند تا فعالیت‌هایی را که باید توسط شما و تیم‌تان انجام شود سازماندهی و خودکارسازی کنید.
مسیر حرکت به سمت اتوماسیون
نرم افزارهای اتوماسیون همچون اتوماسیون اداری چارگون اصلی‌ترین ابزار برای خودکارسازی کسب و کار محسوب می‌شوند. این ابزارها که گاهی با عنوان نرم افزار اتوماسیون گردش کار هم از آنها یاد می‌شود، بر مبنای قانون بسیاری از فرآیندهای اداری مرسوم همچون فرآیندهای مربوط به واحدهای مالی، بازاریابی و منابع انسانی را خودکارسازی می‌کنند. از این رو مهم‌ترین راه برای پیش رفتن به سوی اتوماسیون یک کسب و کار، بهره‌گیری از این نرم افزارها برای خودکارسازی فرآیندهای سازمان است. استفاده از این نرم افزارها هم بسیار ساده و آسان است. تنها باید فرآیندهای کاری خود را در ابتدا استانداردسازی و روتین کنید. پس از آن با مدل‌سازی و تعریف آنها در این نرم افزارها، آنها را به صورت خودکار درآورید. برای مثال یکی از پرطرفدارترین کاربردهای نرم افزارهای مدیریت فرآیندها در ارتباط با فعالیت‌های بخش منابع انسانی است.
از قابلیت‌های این نرم افزار این است که می‌تواند اطلاعات پرسنل را با سیستم‌های حقوق و دستمزد، بیمه، حضور و غیاب و هر سیستم دیگری که در منابع انسانی مورد استفاده قرار می‌گیرد، تبادل کند. در این صورت انجام این کارها وقت کمتری از شما می‌گیرد و احتمال خطا در ورود اطلاعات حساس هم بسیار کم می‌شود. از دیگر ویژگی‌های نرم افزار اتوماسیون می‌توان به آسان‌تر شدن اشتراک‌گذاری اطلاعات میان اعضای تیم، بهبود پیروی از قوانین و ساده و سریع شدن استخدام و آموزش نیروی انسانی اشاره کرد.
مهم‌ترین دلایل برای روی آوردن به سامانه اتوماسیون اداری
مطمئناً الان دیگر خوب می‌دانید که اتوماسیون اداری چیست و چطور باید به سمت آن حرکت کرد. اما یک پرسش همچنان باقی مانده است و آن اینکه چرا باید هر چه زودتر کسب و کارتان را به سمت اتوماسیون پیش ببرید؟ در ادامه به برخی از این دلایل می‌پردازیم.
کاهش هزینه‌ها
کاهش هزینه‌ها یکی از مهم‌ترین دلایل حرکت به سمت اتوماسیون کسب و کار است. شما در همان حال که به فعالیتتان بدون اتوماسیون ادامه می‌دهید، بخشی از دارایی‌هایتان را هم از دست می‌دهید، در حالی که می‌توانستید آنها را هزینه کنید. به همین دلیل دیدگاه مدیران هوشیار به سامانه اتوماسیون اداری همچون یک سرمایه‌گذاری بلندمدت است. چرا که میزان صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌تواند به قدری باشد که بعد از چندین سال، هزینه‌های اولیه آن را جبران کند. با استفاده از سامانه اتوماسیون اداری و خودکارسازی فعالیت‌های اضافی، نیاز به نیروی کار کمتر می‌شود و هزینه‌های کاغذبازی، تعمیرات و نگهداری بسیار کاهش می‌یابد.
به حداقل رسیدن خطاها و اشتباهات
طبق تحقیقات انجام شده کسب و کارهای بسیاری، سالانه به دلیل خطاهای انسانی هزینه‌های هنگفتی می‌پردازند. این مسئله یکی از دلایلی است که استفاده از سامانه اتوماسیون اداری را برای کسب و کارتان ضروری می‌کند. در حقیقت اینکه کسب و کار شما کوچک است یا بزرگ، تفاوتی ندارد؛ جلوگیری از خطا برای بهبود عملکرد شرکت شما امری لازم و ضروری است. اغلب اوقات خطاهای رایج انسانی در کسب و کارها به فعالیت‌هایی مربوط می‌شوند که تکراری هستند و قابلیت خودکارسازی دارند. در حالی که این نرم افزارها کارهای تکراری را بهتر و با سرعت بیشتری نسبت به انسان‌ها انجام می‌دهند.
از طرف دیگر خطا در انجام وظیفه علاوه بر اینکه موجب از بین رفتن فرصت‌ها و تحمیل هزینه به کسب و کارها می‌شود، می‌تواند به شرکت‌ها خسارت نیز وارد کند. خطا و اشتباه یک امر طبیعی در بین انسان‌هاست، با این حال در برخی موارد و برخی از کسب و کار اشتباه در فعالیت‌ها می‌تواند تبعات بسیاری به دنبال داشته باشد. به‌طور مثال ممکن است که تاریخ‌های پرداخت یا پیروی از دستورالعمل‌های قانونی از یاد بروند که هر یک خسارات مخصوص به خود را به دنبال دارد. این در حالیست که ابزارهای اتوماسیون برخلاف انسان‌ها دچار خطا نمی‌شوند و خستگی‌ناپذیرند.
جلب رضایت بیشتر مشتریان با سامانه اتوماسیون اداری
یکی از رایج‌ترین و ابتدایی‌ترین مسائلی که کسب و کارهای سنتی و خودکارنشده با آن مواجه هستند، سخت بودن جلب رضایت مشتریان است. در حالی که رقیب شما می‌تواند با خودکارسازی فرآیندهای ارائه خدمات خود به مشتریان، نیازهایشان را خیلی سریع رفع کند، مشتریان شما را نیز به سوی خود جذب خواهد کرد. همچنین اتوماسیون می‌تواند با به حداقل رساندن خطا در کارها و بهبود کیفیت عملیات‌ها و فرآیندها، رضایت مشتریان را جلب کنند. برای مثال فرض کنید که یک مشتری قصد دارد مشکل خود را در خصوص محصولی که خریداری کرده با تیم پشتیبانی شرکت در میان بگذارد، با خودکارسازی کارها برطرف کردن مشکلات بسیار راحت و ساده خواهد بود.
کسب و کارهایی که خودکارسازی شده‌اند می‌توانند به صورت دیجیتال و تحت وب، درخواست‌های مشتریان را در هر نقطه جهان که هستند، دریافت کنند. در این حالت، درخواست آنها هیچ‌گاه در میان انبوه درخواست‌های دیگر گم نمی‌شود و به صورت خودکار برای کارکنان مربوطه ارسال می‌شود.
صرفه‌جویی در زمان
زمان گرانبهاست و این نکته بیش از هر چیزی در مورد کسب و کارها صدق می‌کند. هر ثانیه تأخیر یا کندی در انجام فعالیت‌ها، سود شما را از بین می‌برد. این در حالیست که رقیبان شما با داشتن سرعت بیشتر، جلوتر از شما حرکت می‌کنند. نرم افزارهای اتوماسیون اداری به شما این امکان را می‌دهند تا با خودکارسازی و ساده کردن کارها، سرعت فعالیت‌هایتان را تا حد زیادی افزایش دهید. برای مثال کارکنان اغلب زمان زیادی را به برنامه‌ریزی کارها، هماهنگی بین افراد و نظارت و پیگیری وضعیت فعالیت‌ها اختصاص می‌دهند. با تبدیل کارها به فرآیندهای تکرارپذیر و تعریف نقش و وظیفه تمامی افراد، دیگری نیازی نیست برای هماهنگی آنها زمان زیادی صرف کنید و می‌توانید به سرعت آنها را اجرا و پیگیری کنید.
کاهش نرخ ترک کار کارکنان
شاید این تصور پیش بیاید که سامانه اتوماسیون اداری، نرخ بیکاری نیروی انسانی را افزایش می‌دهد، در حالی که برخلاف این تصور بسیاری از کسب و کارهایی که به سمت اتوماسیون پیش می‌روند، نیروهای انسانی خود را بهتر حفظ می‌کنند. یکی از دلایل این است که انجام فعالیت‌های تکراری و روزمره روحیه کارکنان را ضعیف می‌کند و موجب ترک کارشان می‌شود. ولی راهکارهای اتوماسیون این مسئله را حل کرده و به کارمندان اجازه می‌دهد تا فعالیت‌های مهم‌تر و کارهایی انجام دهند که به خلاقیت بیشتری نیاز دارد.
آسان شدن ارتباطات سازمانی
در گذشته ارتباطات سازمانی بیشتر با نامه صورت می‌گرفته و امروزه ترکیبی از نامه و ایمیل است. با این وجود، تعداد نامه‌ها و ایمیل‌هایی که روزانه در شرکت‌ها ردوبدل می‌شوند بسیار افزایش یافته است و ایجاد ارتباطات و پیگیری آنها در سازمان را به امری پیچیده تبدیل می‌کند. از این رو تسهیل کردن ارتباطات سازمانی یکی دیگر از دلایلی است که باعث می‌شود کسب و کارها به سمت اتوماسیون اداری پیش بروند. شرکتی عملکرد موفقی خواهد داشت که کارکنانش نیاز نداشته باشند برای ساده‌ترین مکاتبات خود زمان زیادی صرف کنند و یا به راحتی به آخرین وضعیت و گردش مکاتبات دسترسی داشته باشند. نرم افزارهای اتوماسیون اداری می‌توانند همه مکاتبات، فرآیندها و وضعیت آنها را به صورت یک‌جا به شما نشان دهند.
تسهیل رشد سازمان با سامانه اتوماسیون اداری
هر کسب و کاری برای رشد، فرآیند مشکل و پیچیده‌ای را پیش روی خود دارد، چرا که متغیرهای ناشناخته بسیاری هستند که رشد سازمان را با چالش روبه‌رو می‌کنند. از این رو، هر چقدر فرآیندهای غیراستاندارد و دستی در یک سازمان بیشتر باشد، به همان میزان رشد سخت‌تری را تجربه خواهد کرد. در حالی که اگر فرآیندهای کسب و کار استاندارد و خودکارسازی شود، رشدشان سریع‌تر و آسان‌تر خواهد بود.
در این حالت رشد کسب و کارها نه تنها ساده‌تر بلکه ارزان‌تر و آسان‌تر هم خواهد بود. سازمان‌ها در سراسر دنیا از راهکارهای اتوماسیون اداری برای رشد واحدهای گوناگون کسب و کارشان بهره می‌گیرند. پشتیبانی مشتریان، بازاریابی، رسانه‌های اجتماعی، فعالیت‌های اداری و فروش برخی از حوزه‌هایی هستند که در آنها از نرم افزارها و ابزارهای اتوماسیون استفاده زیادی می‌شود.
تقویت توان رقابتی سازمان
سامانه اتوماسیون اداری برای شرکت‌ها مزایای رقابتی مهمی را به همراه دارد. در حقیقت زمینه بهبود برای هر صنعتی وجود دارد و سازمان‌ها مدام در پی راه‌حل‌هایی برای بهبود سطح عملکرد خود و کسب برتری نسبت به رقیبان هستند. کسب و کارهای زیادی در سراسر دنیا از راهکارهای اتوماسیون اداری به عنوان ابزاری برای پیشی گرفتن از رقیبانشان استفاده می‌کنند.
بهبود عملکرد
آیا تاکنون برای شما اتفاق افتاده که نامه یا درخواستی را ارسال کنید و مدت طولانی برای دریافت پاسخ در انتظار بمانید؟ شاید دلیل این امر این باشد که مشخص نیست چه کسی باید پاسخگو باشد یا تعداد نامه‌ها و درخواست‌ها به قدری زیاد است که نوبت به شما نمی‌رسد. حتی شاید نامه یا درخواستتان گم شود. با سامانه اتوماسیون اداری هیچ‌یک از این مشکلات وجود نخواهند داشت.
کسب و کارهای کوچک بسیاری تصور می‌کنند اتوماسیون تنها برای شرکت‌های بزرگ مناسب است و اجرای آن هزینه زیادی دارد. اما خوب است بدانید اتوماسیون فعالیت‌ها و کارهای تکراری را ساده می‌کند و به صورت خودکار درمی‌آورد و از این راه هزینه‌های عملیاتی سازمان را در بلندمدت کاهش می‌دهد. به همین علت هر کسب و کاری با هر اندازه و ماهیتی می‌تواند فرآیندهای خود را خودکار کند و عملکردش را تا حد زیادی بهبود ببخشد.
افزایش مسئولیت‌پذیری کارکنان به کمک سامانه اتوماسیون اداری
با ساده‌تر شدن ارتباطات در سازمان و خودکارسازی فرآیندها، به سادگی مشخص می‌شود که چه کسی مسئول چه کاری است. از این رو هر درخواستی از جمله درخواست‌های تأیید، درخواست‌های شروع یک فرآیند، درخواست‌های پیگیری یک فرآیند و … به شخصی که مسئول آنهاست، سپرده می‌شود. این نوع شفافیت در کسب و کار موجب افزایش مسئولیت‌پذیری کارکنان می‌شود، چرا که دیگر برای ابهام درباره یک وظیفه یا عدم اطلاع از آن بهانه‌ای وجود ندارد.
سخن آخر
نرم افزارهای اتوماسیون اداری، علاوه بر جمع‌آوری و ذخیره اطلاعات به عنوان ابزاری برای همکاری و ارتباطات سازمانی نیز به شمار می‌رود. صرفه‌جویی در زمان، کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری سازمان از جمله کاربردهای بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری محسوب می‌شوند. شما با توجه به نوع کسب و کار و نیاز سازمانتان می‌تواند از ماژول‌های گوناگون سامانه اتوماسیون اداری استفاده کنید و سرعت فرآیندهای سازمانی خود را بهبود ببخشید.