اجرای فناوری BPM می‌تواند آغاز و پایانی داشته باشد اما عمل BPM باید مداوم باشد. درواقع مدیریت فرآیند کسب‌وکار به عنوان ابزاری برای مطالعه، شناسایی، تغییر و نظارت بر فرآیندهای سازمان است. اگر به فکر شروع یک پروژه BPM هستید یا قبلاً درگیر یک پروژه شده‌اید، این بخش به شما کمک می‌کند تا درک کنید چرا پروژه‌های BPM شکست می‌خورند تا بتوانید از مشکلات جلوگیری کنید. در این مقاله دلایل شکست پروژه‌های BPMS را برایتان شرح می‌دهیم.
دلایل شکست پروژه‌های BPMS
شکست پروژه‌های مرتبط با BPMS دلایل و علل مختلفی دارد. در ادامه به دلایل شکست پروژه‌های BPM می‌پردازیم.
فرض کنید BPM در مورد فناوری است
BPM یک اصطلاح عمومی برای تکنیک‌ها، روش‌ها و رویکردهایی است که با هدف دستیابی به بهبود فرآیند و افزایش کارایی استفاده می‌شود. اگرچه توسط کل صنعت فروشندگان نرم‌افزار با مجموعه قابل توجهی از محصولات پشتیبانی می‌شود، BPM فراتر از استفاده از فناوری برای مکانیزاسیون فرآیندهاست. کارکنان و فرآیندها برای اجرای BPM بسیار مهم هستند. فناوری لایه‌ای است که بهبود فرآیندها را تسهیل می‌کند اما نباید دلیل تغییر باشد.
به یک پروژه BPM باید مانند هر پروژه دیگری نزدیک شد، یعنی شما باید مشکلی را که سعی در حل آن دارید درک کنید و گزینه‌های راه‌حل مناسب را قبل از استفاده از فناوری به عنوان راه‌حل، ارزیابی کنید. خودکارسازی یک فرایند ناکارآمد، ممکن است منجر به توسعه ناکارآمدی شود.
هنگامی که مشاغل به این نتیجه رسیدند که پیاده‌سازی سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPMS) راهی برای پیشبرد آن است، بنابراین عاقلانه است که به جای کپی‌برداری از راه‌حلی که در سازمان‌های دیگر موفق عمل شده است، برای درک فضای نرم‌افزار کمی وقت بگذارید. این واقعیت که یک راه‌حل نرم‌افزاری محبوب است یا مشکلات مشابهی را در سازمان‌های دیگر حل کرده است، به این معنی نیست که یک راه‌حل همه‌جانبه برای مشکلات تجاری منحصربه‌فرد سازمان شما هم باشد.
اختصاص دادن زمان کم به تجزیه و تحلیل
اگر به سادگی و بدون تلاش برای درک چگونگی عملکرد، یک فرآیند را خودکار کنید، تجزیه و تحلیل و طراحی آن برای پیشرفت در آینده مزایای زیادی به همراه نخواهد داشت. فرآیندهای موجود باید مورد تجزیه و تحلیل قرار بگیرند. این امر به شما کمک می‌کند تا تعیین کنید که آیا چنین فرآیندهایی از اتوماسیون بهره‌مند می‌شوند یا خیر. اگر یک پروژه BPM را بدون در نظر گرفتن مرحله تجزیه و تحلیل راه‌اندازی کنید، ممکن است در نهایت اشتباهات قدیمی را تکرار کنید و یا وضعیت بدتر شود.
عدم ارزیابی گزینه‌های موجود
همیشه توصیه می‌شود قبل از شروع پروژه BPM خود، یک مطالعه امکان‌سنجی انجام دهید. یک مطالعه امکان‌سنجی به شما کمک می‌کند تا به این سؤالات اصلی پاسخ دهید:
- چه گزینه‌های دیگری دارید؟
- چرا BPM را از بین گزینه‌های دیگر انتخاب کنید؟
- در عوض چرا یک پروژه دیگر راه‌اندازی نکنید؟
حتی اگر تصمیم گرفته‌اید که BPM راهی برای پیش بردن باشد یک مطالعه امکان‌سنجی همچنان به شما کمک می‌کند که از چه رویکرد BPM برای سازمان خود استفاده کنید. به عنوان مثال آیا شما باید مهندسی فرآیند کسب‌وکار یا بهبود مستمر را به عنوان روش خود انتخاب کنید؟
عدم تمرکز روی ارزش
این امر می‌تواند وسوسه‌انگیز باشد که در سازمان خود یک روند مکانیزاسیون فرآیند انجام دهید و هر فرآیند دستی را خودکار کنید. با این وجود این رویکرد به احتمال زیاد منجر به تأخیر در بازده کسب‌وکار می‌شود، ارزش تجاری کمی تولید می‌کند یا هیچ ارزشی ندارد و ممکن است باعث از بین رفتن صبر و تحمل کسب و کار شود و منابع کمیاب خود را به جای دیگری هدایت کند. پروژه‌های BPM مانند هر پروژه دیگر باید ارزش‌محور باشد.
مشارکت اجرایی ناکافی
مانند اکثر پروژه‌ها، اگر کارمندان ارشد و مدیران ارشد به آن اعتقاد نداشته باشند، BPM در سازمان خیلی خوب عمل نمی‌کند. مشارکت در کل سازمان می‌تواند تا حدی اطمینان حاصل کند که پروژه به خوبی انجام می‌شود. بنابراین مشارکت و تعهد برای رسیدن موفقیت ضروری است.
برنامه‌ریزی نامناسب پروژه
یکی دیگر از دلایل شکست پروژه‌های BPMS، این است که برنامه‌ریزی ناکافی می‌تواند باعث از بین رفتن زودهنگام مزایای پیش‌بینی شده شود. نداشتن برنامه‌ای کاملاً مشخص برای پروژه می‌تواند به راحتی منجر به وضعیتی شود که تحلیل و توسعه بدون هیچ بازه زمانی مشخصی ادامه یابد. محدوده، زمان و بودجه باید به اندازه کافی برنامه‌ریزی شود تا اطمینان حاصل شود که کسب‌وکار از مزایای مطلوب برخوردار می‌شود.
فراموش کردن مدیریت تغییر
BPM در مورد فناوری نیست بلکه در مورد تغییرات است. مدیریت تغییر مؤثر با برقراری ارتباط خوب آغاز و پایان می‌یابد. برای هر فرآیندی که تصمیم به بهبود آن دارید، برقراری ارتباط با همه در همه سطوح ضروری است و همه باید از تغییر و مزایای آن مطلع شوند.
تغییر در سیاست کسب‌وکار، یک رویکرد همه‌جانبه است و قبل از خودکار شدن باید اطلاع‌رسانی شود. بنابراین باید تیم مدیریتی و کارکنان شرکت را از فرآیندهایی که برای بهبود شناسایی کرده‌اید قبل از انجام هر کاری مطلع کنید.
درنهایت فرآیندها باید مدت‌ها پس از خودکار شدن تحت نظارت، اندازه‌گیری، به‌روزرسانی و بهبود قرار گیرند. قرار نیست روز اول به بهترین نسخه فرآیند برسید. مدیریت فرآیند کسب‌وکار یک ابتکار یک‌بار مصرف نیست بلکه طرز فکری است که باید در سازمان پرورش یابد.