۶ هزار کاربر، یک سیستم یکپارچه؛ داستان استقرار اتوماسیون اداری در دانشگاه شهید صدوقی یزد

     دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی درمانی شهید صدوقی یزد با هزاران کاربر در واحدهای مختلف آموزشی، درمانی و اداری، برای مدیریت مکاتبات و فرآیندهای سازمانی خود با چالش‌هایی مانند محدودیت دسترسی همزمان کاربران، گردش کند مکاتبات و وابستگی به فرآیندهای کاغذی مواجه بود. این دانشگاه در سال ۱۴۰۴ با هدف یکپارچه‌سازی ارتباطات اداری و حرکت به سمت سازمانی فرایندمحور، سامانه اتوماسیون اداری دیدگاه چارگون را در سطح استان راه‌اندازی کرد.

راه‌اندازی اتوماسیون برای هزاران کاربر

حامد غنی، مدیر پروژه استقرار این سامانه از سمت چارگون، درباره این پروژه می‌گوید:

«دانشگاه شهید صدوقی یزد با حدود ۶ هزار کاربر فعال یکی از سازمان‌های بزرگ در حوزه سلامت است. پروژه استقرار اتوماسیون اداری در این دانشگاه از نظر تعداد کاربران و گستردگی واحدها، پروژه‌ای مهم محسوب می‌شد.»

به گفته او، پس از حدود دو و نیم ماه ورود و آماده‌سازی اطلاعات، سامانه در آبان ۱۴۰۴ به‌صورت کامل در سطح استان راه‌اندازی و عملیاتی شد و کاربران توانستند به شکل گسترده از آن استفاده کنند.

رفع نگرانی درباره دسترسی همزمان کاربران

یکی از دغدغه‌های اصلی دانشگاه در ابتدای پروژه، امکان استفاده همزمان تعداد زیادی از کاربران از سامانه بود.

غنی در این‌باره توضیح می‌دهد:« با توجه به تعداد زیاد کاربران، یکی از نگرانی‌های مجموعه محدود بودن ورود همزمان بود. اما پس از راه‌اندازی، تمام کاربران توانستند بدون مشکل و به‌صورت همزمان از سیستم استفاده کنند و این موضوع باعث اطمینان خاطر تیم فناوری اطلاعات دانشگاه شد.»

تسهیل گردش مکاتبات و شفافیت در پیگیری

با استقرار اتوماسیون اداری دیدگاه، فرآیند گردش مکاتبات در دانشگاه شهید صدوقی یزد به شکل قابل توجهی بهبود پیدا کرد.

غنی می‌گوید:« یکی از مهم‌ترین دستاوردهای این پروژه، تسهیل گردش مکاتبات میان واحدهای مختلف دانشگاه بود. کاربران می‌توانند نامه‌ها و مکاتبات خود را به‌صورت سیستمی ارسال و پیگیری کنند و این موضوع سرعت انجام امور اداری را افزایش داده است.»

از سوی دیگر، امکان پیگیری دقیق مکاتبات و رعایت سلسله‌مراتب سازمانی از دیگر مزایای این سامانه بود که به گفته مدیر پروژه، رضایت مدیران واحدها را نیز به همراه داشت.

گامی مهم در حذف کاغذ از سازمان

یکی از اهداف اصلی این پروژه، کاهش وابستگی به مکاتبات کاغذی و حرکت به سمت فرآیندهای دیجیتال بود.

غنی در این‌باره می‌گوید:« با راه‌اندازی اتوماسیون اداری دیدگاه، بسیاری از روال‌های سنتی و کاغذی در دانشگاه حذف شد. این موضوع علاوه بر صرفه‌جویی در هزینه‌ها، به فرایندمحور شدن فعالیت‌های سازمان نیز کمک کرد.»

توسعه راهکارهای دیجیتال در دانشگاه

پس از استقرار اتوماسیون اداری، دانشگاه شهید صدوقی یزد استفاده از سایر راهکارهای دیدگاه را نیز در دستور کار قرار داد. در ادامه این پروژه، نرم‌افزارهای مدیریت جلسات، پیشخوان ارباب رجوع و دیدگاه همراه در این مجموعه عملیاتی شد.

همچنین چند سرویس دیگر برای حذف بیشتر کاغذ و ارسال الکترونیکی نامه‌ها در دانشگاه راه‌اندازی شد تا فرآیندهای اداری بیش از پیش دیجیتال و یکپارچه شوند.

امروز دانشگاه علوم پزشکی شهید صدوقی یزد با هزاران کاربر فعال، از سامانه‌های دیدگاه برای مدیریت مکاتبات و فرآیندهای اداری خود استفاده می‌کند و توانسته است گام مهمی در مسیر دیجیتال‌سازی فرآیندهای سازمانی و افزایش بهره‌وری اداری بردارد.