یکپارچگی مالی در دانشگاه پیام نور؛ دانشگاهی با گستره کشوری

دانشگاه پیام نور به‌عنوان یکی از گسترده‌ترین شبکه‌های آموزش عالی کشور، سال‌ها با چالش‌هایی مانند عدم ارتباط مؤثر میان واحدهای ستادی و استانی و پراکندگی اطلاعات مالی روبه‌رو بود. در سال ۱۳۹۵ این دانشگاه با هدف ایجاد یک ساختار یکپارچه در سطح کشور، به جمع مشتریان چارگون پیوست تا با استقرار راهکارهای مالی مجموعه نرم‌افزاری دیدگاه، فرآیندهای مالی و اداری خود را یکپارچه و هوشمند کند.

دانشگاه پیام نور با گستره‌ای وسیع از واحدهای استانی و ستادی، برای مدیریت هماهنگ فرآیندهای مالی خود با چالش‌های متعددی مواجه بود. نبود ارتباط سیستمی میان واحدهای مختلف ستاد و استان‌ها و همچنین پراکندگی اطلاعات مالی، مدیریت متمرکز و دقیق فرآیندها را دشوار کرده بود.

نسترن شیرازی، مدیر پروژه استقرار راهکارهای مالی چارگون در دانشگاه پیام نور، درباره این پروژه می‌گوید:

«یکی از مهم‌ترین مسائل این سازمان، نبود ارتباط مؤثر میان ادارات مختلف ستاد و همچنین ارتباط ضعیف میان ستاد و استان‌ها بود. هدف اصلی پروژه، ایجاد یک ساختار یکپارچه برای مدیریت فرآیندهای مالی در سطح کل کشور بود.»

به گفته او، چارگون با استقرار مجموعه‌ای از نرم‌افزارهای مالی شامل قراردادها، درآمد، بودجه و اعتبارات و حسابداری مالی، توانست ارتباطی یکپارچه میان واحدهای مالی ستاد و استان‌ها ایجاد کند.

در نرم‌افزار قراردادها، انواع قراردادهای سازمان ثبت و مدیریت می‌شود و عملیات مرتبط با آن‌ها از جمله ثبت صورت‌وضعیت، پیش‌پرداخت، علی‌الحساب و مدیریت ضمانت‌نامه‌ها انجام می‌گیرد. همچنین امکان تهیه گزارش‌های متنوع از قراردادهای ستاد و استان‌ها در سطح ملی فراهم شده است. در این فرآیند، اطلاعات هر عملیات به‌صورت سیستمی به اداره اعتبارات ارسال می‌شود تا تأمین اعتبار مراحل قرارداد به شکل خودکار انجام شود. پس از تأمین اعتبار نیز اسناد مالی مطابق با پروتکل‌های حسابداری بخش عمومی به‌صورت خودکار به نرم‌افزار حسابداری مالی ارسال می‌شود.

شیرازی با اشاره به نقش مهم حوزه بودجه و اعتبارات در این پروژه می‌گوید:

«در این بخش علاوه بر مدیریت بودجه دریافتی و ابلاغ آن به استان‌ها، تأمین اعتبار انواع پرداخت‌ها از جمله اسناد کارپردازی، انبار و اموال، تنخواه‌ها، حقوق و قراردادها نیز مدیریت می‌شود. برای هر یک از این فرآیندها، الگوهای اسناد اتوماتیک طراحی شد تا اسناد مربوطه به‌صورت سیستمی به نرم‌افزار حسابداری ارسال شوند.»

یکی از مهم‌ترین دستاوردهای این پروژه، طراحی فرآیند «ابلاغ اتوماتیک» برای دانشگاه پیام نور بود. پیش از این، ثبت اطلاعات توسط کاربران استان‌ها و ارسال فرم‌های چاپی ابلاغ (فرم ماده ۷۵) از طریق اتوماسیون اداری، فرآیندی زمان‌بر و مستعد خطا بود. در مدل جدید، پس از ثبت اطلاعات ابلاغ و تأیید مدیران مربوطه، اطلاعات به‌صورت خودکار در استان‌ها بارگذاری می‌شود و امکان دریافت نسخه چاپی ابلاغ به همراه امضای مدیران ذی‌ربط فراهم است.

به گفته‌ی نسترن شیرازی در حوزه حسابداری مالی نیز مدیریت کامل اسناد حسابداری انجام می‌شود و مدیران سازمان می‌توانند گزارش‌های جامع و کاربردی مورد نیاز برای ارائه به نهادهای دولتی و مدیران ارشد را دریافت کنند. این گزارش‌ها هم به‌صورت تفکیکی از اطلاعات ستاد و استان‌ها و هم به‌صورت تجمیعی در سطح کل کشور قابل تهیه است؛ به‌گونه‌ای که تمامی اطلاعات در یک دیتابیس تجمیعی ذخیره و تحلیل می‌شود.

همچنین در ماژول درآمد، دانشگاه پیام نور توانسته است شناسه‌های درآمدی مورد نیاز خود را تعریف کند و با بارگذاری فایل‌های بانکی از حساب‌های درآمدی، درآمدهای شهریه‌ای و غیرشهریه‌ای را ثبت و اسناد مالی آن‌ها را به‌صورت خودکار به سیستم حسابداری ارسال کند.

به گفته مدیر پروژه، استقرار راهکارهای مالی در ستاد و استان‌های دانشگاه پیام نور حدود شش ماه زمان برد. با این حال، تیم چارگون به مدت دو سال به‌صورت مستمر در این سازمان حضور داشت تا علاوه بر پشتیبانی، از عملیاتی شدن کامل فرآیندهای پیاده‌سازی‌شده اطمینان حاصل کند و فرآیند تغییر نرم‌افزار در ستاد و استان‌ها بدون چالش انجام شود.

امروز دانشگاه پیام نور با بیش از ۱۰۰ کاربر در ستاد و استان‌ها از راهکارهای مالی چارگون استفاده می‌کند و با بهره‌گیری از نرم‌افزارهای یکپارچه، توانسته است هماهنگی بیشتری در مدیریت مالی خود در سطح کشور ایجاد کند.