هدف اصلی سیستم حسابداری مالی ترسیم تصویری واضح از عملکرد عملیاتی یک شرکت در یک دوره زمانی مشخص و همچنین خلاصه کردن دارایی‌ها، بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام آن در یک مقطع زمانی است. برای جمع‌آوری این اطلاعات، یک حسابدار سوابق مالی را دسته‌بندی و از آنها برای ایجاد چندین نوع صورت‌های مالی استفاده می‌کند.
[aparat id=’rbhlmx9′]
دسته‌بندی داده‌های مالی به کمک سیستم حسابداری مالی
اگرچه سوابق مالی انواع مختلفی از معاملات را پوشش می‌دهد، آنها به پنج دسته کلی تقسیم می‌شوند:
درآمدها. پولی که از فروش محصولات و خدمات و همچنین از منابع دیگر مانند بهره یا سود سهام به شرکت وارد می‌شود را پوشش می‌دهد.
هزینه‌ها. در واقع هزینه‌های تولید کالا و خدمات است که شامل همه چیز از حقوق و دستمزد و بازاریابی تا تحقیق و توسعه می‌شود.
دارایی‌ها. شامل اموالی است که یک شرکت در اختیار دارد، چه مشهود (ساختمان‌ها، سیستم‌های کامپیوتری) و چه نامشهود (اختراعات، علائم تجاری).
بدهی‌ها. شامل وام یا تعهدات اجاره هستند.
حقوق صاحبان سهام. نشان‌دهنده بخشی از یک شرکت است که سهامداران در واقع مالک آن هستند. این تفاوت بین دارایی‌ها و بدهی‌ها است، یا ارزش یک شرکت در صورت پرداخت بدهی‌ها و انحلال دارایی‌های آن است.
انواع صورت‌های مالی
یک صورت مالی داده‌ها را برای ارائه تصویری از وضعیت مالی یک شرکت سازماندهی می‌کند. با این حال، هیچ بیانیه‌ای تمام ماجرا را بیان نمی‌کند. برای ایجاد یک پرتره کامل، حسابداری مالی مستلزم تهیه چهار نوع صورت‌های اصلی، با بازه‌های زمانی مختلف و دسته‌بندی‌های مختلف داده است.
– ترازنامه
اساسی‌ترین نوع صورت‌های مالی ترازنامه است که به عنوان صورت وضعیت مالی یا صورت ارزش خالص نیز شناخته می‌شود. ارزش کلی یک شرکت را در یک مقطع زمانی خاص نشان می‌دهد.
ترازنامه‌ها از فرمول سه بخشی پیروی می‌کنند. آنها دارایی‌ها، بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام را نشان می‌دهند. وقتی بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام با هم جمع می‌شوند، باید دارایی‌ها را متعادل کنند. از این رو به اصطلاح ترازنامه نامیده می‌شود.
– صورت‌حساب درآمد
صورت سود و زیان به جای پوشش یک نقطه زمانی واحد، اطلاعاتی را در مورد یک دوره زمانی، مانند یک چهارم، ارائه می‌دهد. مجموع درآمدهای دریافتی در آن دوره را جمع‌آوری و کل هزینه‌های انجام شده را کم می‌کند.
تفاوت نشان‌دهنده سود یا زیان است. به همین دلیل است که صورت‌حساب را صورت سود و زیان (P&L) نیز می‌نامند.
– صورت جریان نقدی
یک کسب‌وکار برای پرداخت قبوض خود نیاز به پول نقد دارد. با این حال، حسابداری تعهدی می‌تواند پیگیری مدیریت وجه نقد را سخت کند، زیرا وجه نقد را در زمان ورود و خروج ثبت نمی‌کند.
صورت جریان نقدی اطلاعات گمشده را پر می‌کند. در طی یک دوره زمانی، نشان می‌دهد که چه مقدار پول نقد در سه زمینه زیر دریافت و پرداخت می‌شود:
عملیات: فعالیت‌های تجاری اصلی یک شرکت
سرمایه‌گذاری: پولی که یک شرکت از خرید و فروش سرمایه‌گذاری‌های خود مانند اوراق بهادار یا دارایی‌های ثابت به دست می‌آورد.
تأمین مالی: پولی که یک شرکت به عنوان سود به وام‌دهندگان و سود سهام به سهامداران پرداخت می‌کند یا هنگام گرفتن وام‌های جدید یا انتشار سهام جدید دریافت می‌کند.
– صورت حقوق صاحبان سهام
بیانیه حقوق صاحبان سهام نشان می‌دهد که چگونه حقوق صاحبان سهام در طول زمان تغییر می‌کند. این ترازنامه را تکمیل می‌کند، که حقوق صاحبان سهام را در یک لحظه در زمان نشان می‌دهد.
بیانیه حقوق صاحبان سهام همچنین جزئیات بیشتری را در مورد اجزای حقوق صاحبان سهام ارائه می‌دهد:
- سرمایه سهام، پولی است که شرکت از طریق فروش سهام به دست آورده است.
- سود خالص، سود شرکت پس از هزینه‌ها و کسورات است.
- سود سهام، درصدی از سود شرکت است که به سهامداران پرداخت می‌شود.
- سود انباشته، سودی است که شرکت پس از پرداخت سود سهام حفظ می‌کند.
اهمیت صورت‌های مالی
چرا صورت‌های مالی اهمیت دارد؟ زیرا آنها اطلاعات مهم را به چهار مخاطب کلیدی منتقل می‌کنند:
سهامداران. به عنوان صاحبان یک شرکت، سهامداران می‌خواهند بدانند که کسب‌وکار چگونه است. اگر گزارش مالی ناامیدکننده باشد، ممکن است سهام خود را در کسب‌وکار بفروشند. در برخی موارد، به‌ویژه در شرکت‌های کوچک‌تر، سهامداران ممکن است سؤالاتی بپرسند یا به مدیریت پیشنهاد دهند یا برای مدیریت جدید فشار بیاورند.
سرمایه‌گذاران بالقوه. سرمایه‌گذاران آینده‌نگر به صورت‌های مالی نگاه می‌کنند تا ارزیابی کنند که آیا سهام ارزش خرید دارد؟ و با چه قیمتی؟ از روی اعداد، نسبت‌هایی مانند نسبت قیمت به درآمد را محاسبه می‌کنند: قیمت سهام تقسیم بر سود هر سهم. از آنجایی که همه شرکت‌های دولتی از حسابداری GAAP (Generally accepted accounting principles) استفاده می‌کنند، سرمایه‌گذاران می‌توانند نسبت‌های یک شرکت را با شرکت دیگر مورد مقایسه قرار دهند تا ارزیابی کنند که کدام سرمایه‌گذاری امیدوارکننده‌تر است.
وام‌دهندگان قبل از وام دادن پول به یک شرکت. یک بانک ارزش چندین سال صورت‌های مالی شرکت را بررسی می‌کند. به دنبال درآمدها و جریان نقدی ثابت است تا بتواند مطمئن باشد که شرکت قادر به بازپرداخت سود و اصل سرمایه خواهد بود.
مدیریت. صورت‌های مالی به مدیران یک شرکت می‌گوید که شرکت چقدر خوب عمل می‌کند، چه چیزی در شرکت کار می‌کند و چه چیزی خوب کار نمی‌کند. اگر شرکت تغییرات عملیاتی ایجاد کرده یا محصولات جدیدی را معرفی کرده است، صورت‌های مالی به آنها کمک می‌کند تا بفهمند آیا تغییرات موفقیت‌آمیز هستند یا خیر.
نرم افزار حسابداری مالی برای چه مشاغلی مناسب است؟
برنامه‌ها و نرم افزارهای حسابداری مالی می‌توانند به کسب‌وکار شما کمک بسیاری کنند و به فعالیت‌هایتان سرعت ببخشند. کارهایی از قبیل آماده‌سازی فاکتورهای فروش برای مشتریانتان. استفاده از نرم افزارهای حسابداری فواید و مزایای زیادی به دنبال دارد. از همین رو در سراسر جهان، بسیاری از مردم از این نرم افزار استفاده می‌کنند. استفاده از سیستم حسابداری مالی زمانی وسعت یافت که با کاهش قیمت‌ها و نرم افزارها همراه شد. زیرا این نرم افزارها حتی برای افرادی که تجربه و دانش خاصی در این زمینه ندارند کاربرد زیادی دارد.
به عقیده حسابداران، برای شغل‌های گوناگون مثل پزشکی، ساخت‌وساز و انواع مشاوره بسته‌های نرم افزاری در مدل‌های مختلف وجود دارد. این افراد می‌توانند برنامه مخصوص به خود را در نرم افزار وارد کنند و از آن با توجه به زبان و شیوه انتخابی خاص خودشان بنابر شغلی که دارند به راحتی استفاده کنند. در بسیاری از شغل‌ها ممکن است نقدینگی‌های فراوانی ایجاد شود و برای راحتی در این کار احساس نیاز به ابزارهای حسابداری و مالی بسیار احساس می‌شود. در حقیقت سروکار داشتن با تجارت، بدون استفاده از یک نرم افزار حسابداری مالی، سخت و کسل‌کننده است.
چرا از سیستم حسابداری مالی استفاده می‌کنیم؟
این نرم افزارها به شما کمک می‌کنند تا در زمان و پول خود صرفه‌جویی و کسب‌وکار مناسب و ارزشمندی را برای خود ایجاد کنید. نرم افزارهای حسابداری مالی این کار را از طریق وارد کردن داده به شیوه‌ای ساده، گزارش‌دهی خودکار و انجام وظایف به صورت خودکار انجام می‌دهند. این نرم افزار گزارش‌هایی در خصوص بدهکاران و طلبکاران، میزان سود و زیان، حساب‌های مشتریان، حساب موجودی کالا و … به شما ارائه می‌دهد. سیستم حسابداری مالی همچنین وظایفی از جمله حساب پرداخت‌ها، ارائه خطاهای پرداخت و … را به صورت خودکار انجام می‌دهد. حال در ادامه به شما دلایلی را ذکر می‌کنیم که شما را مجاب می‌کند تا از نرم افزارهای حسابداری مالی استفاده کنید.
– صرفه‌جویی در زمان، مهم‌ترین ویژگی سیستم حسابداری مالی
مهم‌ترین و اساسی‌ترین ویژگی این نرم افزارها این است که شما می‌توانید از طریق این برنامه‌ها، زمان زیادی را صرفه‌جویی کنید. با یک نرم افزار حسابداری می‌توانید پرونده‌های تجاری پیش‌پرداخت شده و معامله‌های نهایی ثبت شده را به‌طور هم‌زمان انجام دهید. برای مثال می‌توانید با سود افزوده‌ای که در هر معامله سیستم برای شما ثبت می‌کند، صورت‌حساب‌های مشتریان را ایجاد و سپرده‌های بانکی را آماده کنید و چک‌های خود را در این برنامه بنویسید.
– مدیریت جریان نقدینگی
نرم افزار حسابداری مالی به شما این امکان را می‌دهد که پرداختی‌ها و دریافتی‌ها را در هر سیستمی به ثبت برسانید. این مسئله این امکان را در اختیار سیستم می‌گذارد که وضعیت جریان نقدینگی شما را در آینده برنامه‌ریزی کنند. اگر شما همه قبض‌ها و صورت‌حساب‌های مشتری‌های خود را همراه با موعد پرداختشان آماده کرده‌اید، می‌توانید یک گزارش از آن چاپ کنید که به شما نشان می‌دهد نقدینگی کافی میان آنچه اکنون دارید و آنچه انتظار دارید زمان پرداخت قبوض داشته باشید، به چه شکل خواهد بود؟ شما به کمک این نرم افزارها، بایگانی همه قبوض و صورت‌حساب‌ها را در اختیار خواهید داشت. سیستم حسابداری مالی به شما کمک می‌کند تا هزینه‌های اضافی و پرداخت‌های دیرهنگام نداشته باشید.
– منحنی یادگیری
منحنی یادگیری از دیگر ویژگی‌های برنامه حسابداری مالی است، به‌خصوص اگر پیش از این از سیستمی مشابه آن استفاده نکرده باشید. به‌طور معمول گذراندن زمان برای مدیر یک کسب‌وکار کوچک جهت آموختن نحوه استفاده از برنامه حسابداری به شیوه درست کار سختی است که می‌تواند خطاها و اشتباهاتی را در پی داشته باشد. آموزش درست برای بهره‌وری کافی از برنامه حسابداری بسیار ضروری است.
– ثابت بودن دسترسی کامپیوتری
وابسته بودن برنامه‌های حسابداری خودکار به روشن شدن و راه افتادن سیستم‌های کامپیوتری سازمان‌ها یکی دیگر از معایب آن است. اگر مشکلی برای سیستم شما به وجود بیاید، شما ناچار هستید تا راه‌اندازی مجدد سیستم، دست از کار بکشید تا به اطلاعات مربوط به نقدینگی مشتریان، تأمین‌کنندگان و یا نمایندگان دسترسی پیدا کنید.
مزایای سیستم حسابداری مالی
بزرگ‌ترین مزیت این نرم افزارها انجام سریع‌تر روند و کارآیی بالای آن است. شما می‌توانید به جای بهره بردن از قلم و کاغذ دستی، صورت‌حساب‌هایی را که حرفه‌ای و زیباتر به نظر می‌رسند، چاپ کنید. حتی می‌توانید آنها را از طریق ایمیل ارسال کنید. اگر صورت‌حساب‌ها را سریع‌تر ارسال کنید، نقدینگی را سریع‌تر دریافت خواهید کرد. بسته‌های نرم افزاری، قبوض و صورت‌حساب‌های بسیاری به نرم افزار حسابداری مالی برای ثبت و آماده‌سازی صورت‌حساب‌ها به صورت یکپارچه، سریع و خودکار وصل خواهند شد. در ادامه به مهم‌ترین مزایا اشاره می‌کنیم:
– کاهش اشتباهات، مهم‌ترین مزیت سیستم حسابداری مالی
شما با استفاده از یک سیستم کامپیوتری، خطاهای کمتری را در حوزه محاسبه تمامی هزینه‌ها و یا تایپ مرتکب خواهید شد که این امر سردرگمی شما را هم کاهش خواهد داد. نرم افزارهای مالی معمولاً این اجازه را به شما می‌دهند تا زمانی که سیستم، همه حساب‌ها را انجام می‌دهد، درصد مالیات را در زمان مناسب اضافه کنید. این یک مزیت بسیار کاربردی است، خصوصاً زمانی که شما صورت‌حساب‌هایی با جزئیات در دست دارید که در زمان‌های دیگر و یا موارد به‌خصوصی به شیوه‌های مختلف در قبض‌ها آمده‌اند. به‌طور کلی ریسک بسیار کمی برای خطا و اشتباه در سیستم حسابداری مالی وجود دارد.
– راهکارهای چندگانه
یکی از مهم‌ترین مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری، امکان گزارش‌دهی مشتریانی است که پرداخت‌های خود را انجام داده‌اند. گزارش زمانی، به شما می‌گوید که چه کسی، به چه میزان و برای چه مدت‌زمانی به شما بدهکار است. انجام این کار بسیار ساده است و شما به راحتی می‌توانید امور مالی خود را مدیریت کنید. برای کم کردن میزان ضرر و زیان، شما می‌توانید با آن دسته از مشتریانی که مبالغ خود را دیر پرداخت می‌کنند، تماس بگیرید.
یک گزارش مدت‌دار به شما می‌گوید چه کسی به چه میزان و برای چه مدتی بدهکارتان است. این کار زحمت زیادی دارد و خیلی راحت انجام می‌شود و شما می‌توانید سرمایه‌تان را کنترل کنید. تجارتی که به خوبی مدیریت می‌شود به اطلاعات فوری و قابل اعتماد اتکا دارد و سیستم صورت‌حساب کامپیوتری این نیازها را به خوبی رفع می‌کند.
– سازماندهی
صورت‌حساب‌ها خیلی راحت گم و یا فراموش می‌شوند، به ویژه هنگامی که به صورت دستی آماده شده باشند. آنها به راحتی در میان انبوه ایمیل‌ها گم می‌شوند. با یک سیستم حسابداری مالی اطلاعات شما به صورت سازماندهی شده در جای مشخصی قرار می‌گیرند و شما می‌توانید به سادگی آنها را بازبینی و دوباره چاپ کنید و در صورت ایجاد خطا مجدداً ارسال کنید. شما همواره می‌توانید صورت‌حساب‌ها را با توجه به نام، میزان و شماره صورت‌حساب‌ها جست‌وجو کنید. این عمل به سرعت و به سادگی بسیار قابل انجام است زیرا به محض ورود اطلاعات، نرم افزار آنها را سازماندهی می‌کند.
– صحت اطلاعات
شرکت‌های کوچک و بزرگ باید گزارش‌های دقیقی از سرمایه خود داشته باشند. کم کردن خطاها و اشتباهات انسانی در هر مسئله‌ای سخت و دشوار است، در حالی که نرم افزار حسابداری می‌تواند میزان خطای بخش نگهداری اطلاعات را به حداقل برساند. از این رو هنگامی که شما دستورات را وارد می‌کنید، این نرم افزارها برآوردهای مهم را انجام می‌دهند، کمک‌هزینه‌ها را مبادله می‌کنند و همچنین دادوستدهای مرتبط با بودجه را نگه می‌دارند. برخلاف همه بایگانی‌هایی که فقط به وسیله کاغذ و یا ماشین‌های حساب انجام می‌شود، نرم افزار حسابداری مالی کارهای شما را سیستمی کرده و خطاها را تا میزان زیادی کاهش می‌دهند.
– زمان
به کمک نرم افزار حسابداری مالی به روش‌های مختلف می‌توانید در زمان خود صرفه‌جویی کنید. با حذف حساب‌ها و بایگانی‌های دستی، شما می‌توانید زمان بیشتری را به انجام کارهای مهم‌تر، اختصاص دهید. هنگامی که شما با کارمندان مشغول کار هستید، می‌توانید آن زمان را برای انجام پروژه‌هایی که به‌طور خودکار انجام می‌شوند صرف کنید، برای مثال ساعت‌های نظارت و یا تولید مالی. این زمان‌ها قسمت زیادی از روز کاری‌تان را در بر می‌گیرند که شما می‌توانید به تنهایی بر آنها نظارت کنید.
– مدیریت فهرست
اگر کسب‌وکار شما به گونه‌ای است که باید به مدیریت فهرست محصولات بپردازید، مطمئناً می‌دانید آگاهی از موجودی انبار چه اهمیتی دارد. یک سیستم حسابداری مالی به‌طور خودکار هم‌زمان با روند سفارش محصولات، اطلاعات را پیگیری می‌کند. برخی از نرم افزارها به شما می‌گویند که محصولاتتان چه زمانی به اتمام می‌رسد، به همین دلیل شما می‌دانید که چه زمانی نیاز به سفارش بیشتری دارید. شما با استفاده از این ویژگی نرم افزارهای حسابداری هم در زمان صرفه‌جویی می‌کنید و هم نتایج درستی را دریافت خواهید کرد.