برای موفقیت و رقابت در کسب‌وکار، مشاغل باید به‌طور مداوم فرآیندهای خود را بهبود بخشند. اگر در سازمان از یک چارچوب رسمی بهبود فرآیند استفاده شود، برای همه افراد درگیر در تلاش برای بهبود فرآیندهای کسب‌وکار، یک زبان و بستر مشترک به وجود می‌آورد. درنتیجه آن پروژه‌های بهبود فرآیند سازمانی و بهبود گردش کار با استانداردهای توافق شده به بهترین شکل پیش می‌روند. در ادامه به نیاز شرکت‌ها به مدیریت فرآیند کسب‌وکار می‌پردازیم.
نیاز شرکت‌ها به مدیریت فرآیند کسب‌وکار
نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب‌وکار برای سهولت و کارایی بیشتر کارها برای مدیریت و همچنین ایجاد منبعی برای همکاری بین همه اعضای تیم طراحی شده است. برنامه‌های نرم‌افزاری مدیریت فرآیند کسب‌وکار باید کارآمد و مؤثر بوده و رضایت کیفی را برای همه اعضای تیم با استفاده از برنامه فراهم کند.
برای موفقیت و رقابت در رسیدن به باقی ماندن، مشاغل باید به‌طور مداوم فرآیندهای خود را بهبود بخشند. عدم انجام این کار احتمالاً منجر به هزینه‌های بالاتر، درآمد کمتر، کارکنان با انگیزه کمتر و مشتریان ناراضی بیشتر خواهد شد.
مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) ابزاری قدرتمند است که مشاغل می‌توانند از آن برای اجرای بهینه همه جنبه‌های عملیاتی استفاده کنند. برای کسانی که قصد دارند برای بهبود روند کار در آن سرمایه‌گذاری کنند، در اینجا به بررسی اجمالی نیاز شرکت‌ها به مدیریت فرآیند کسب‌وکار می‌پردازیم.
BPM چیست؟
گارتنر مدیریت فرآیند کسب‌وکار را چنین تعریف می‌کند: رشته‌ای که با پیشبرد برتری عملیاتی و چابکی تجاری عملکرد شرکت را بهبود می‌بخشد. یک تجارت را به عنوان یک موتور و BPM را ابزاری برای تنظیم دقیق هر یک از اجرای موتور بدانید تا به حداکثر عملکرد برسید.
BPM چه کاری انجام می‌دهد؟
در درون هر سازمانی، فرآیندهای مشترکی وجود دارد که برای رسیدن به اهداف طراحی شده‌اند. با این حال، به هر دلیلی برخی از فرآیندها ممکن است کند، ناکارآمد، غیرقابل اعتماد، تکرای و زائد باشند. BPM با استفاده از مدل‌ها، معیارها (KPI) و تجزیه و تحلیل برای ارزیابی و شناسایی پیشرفت‌های لازم که عملکرد بهتری ایجاد می‌کند، همه این فرآیندها را تحت بررسی دقیق قرار می‌دهد. هنگام اجرای فرآیندهای جدید، مشاغل می‌توانند از BPM استفاده کنند تا اطمینان حاصل کنند که آن فرآیندها به‌طور یکپارچه ادغام شده و عملکرد صحیحی دارند.
مزایای اصلی چیست و در نرم‌افزار BPM باید دنبال چه مواردی بود؟
به زبان ساده، یک برنامه BPM شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا فرآیند بیشتری را با کیفیت بالاتر، ضایعات کمتر و تلاش کمتر انجام دهند. این امر خصوصاً برای شرکت‌های نوپا و سایر شرکت‌هایی که بودجه محدودی دارند و باید سریع به سوددهی برسند، سودمند است. مزایای خاص BPM برای شرکت‌ها به موارد زیر تقسیم می‌شود:
بهره‌وری
بسیاری از فرآیندها اغلب به دلیل تعدادی از عوامل مانند تلاش دستی، انتقال ضعیف بین دپارتمان‌ها و عدم توانایی بر نظارت مؤثر بر پیشرفت کلی، مملو از موارد زائد است. روشن کردن فرآیندهای جدید به شرکت‌ها کمک می‌کند تا ناکارآمدی‌ها را به نفع خط اصلی تشخیص دهند و از بین ببرند.
اثربخشی
هنگامی که یک فرآیند کارآمدتر شد، می‌توان از BPM برای مؤثرتر کردن فرآیند استفاده کرد. از جمله مزایای بیشتر اثربخشی فرآیند، توانایی مدیریت سریع و توانایی تصمیم‌گیری بهتر، آگاهانه‌تر و توانایی اجرای مداوم است که برای ارائه تجربه بهتر مشتری بسیار مهم است. هنگامی که همه فرآیندها به‌طور مؤثر در حال اجرا هستند و با استراتژی‌ها و اهداف شرکت سازگار هستند، شرکت‌ها سودآورتر و رقابت‌پذیرتر می‌شوند.
چابکی
در دنیای تجارت فوق‌العاده رقابتی امروز، نیاز به چابکی یک شرکت بیش از هر زمان دیگری حیاتی است. درحقیقت شرکت‌هایی با فرآیندهای منسوخ و انعطاف‌پذیر از قافله عقب مانده‌اند. نیاز به تغییر می‌تواند تقریباً از هر جایی، هم در داخل سازمان و هم در خارج از سازمان ایجاد شود. فرصت‌های جدید ممکن است برای استفاده از آن‌ها نیاز به تغییر داشته باشند. شرکای تجاری یا مشتریان جدید ممکن است نیاز به تغییر داشته باشد تا روش دیگری برای انجام کسب‌وکار داشته باشند. فراموش نکنید مقررات بین‌المللی ممکن است یک شرکت را ملزم به تغییر روند کار خود کند.
نرم‌افزار محبوب مدیریت فرآیند کسب‌وکار
هنگام جستجوی بهترین نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب‌وکار گزینه‌های بی‌شماری برای انتخاب وجود دارد. انتخابی که شما انجام می‌دهید به عوامل مختلفی، از جمله هزینه برنامه نرم‌افزار، در دسترس قرار داشتن نرم‌افزار برای کارکنان داخلی، کارکنان از راه دور یا ترکیبی از هر دو و همچنین سهولت استفاده برای همه کارمندان بستگی دارد.
برای مثال نرم‌افزار BPMS اولین رابط همکاری را فراهم می‌کند که به کاربران امکان می‌دهد مدل‌های فرآیند بسازند. با استفاده از این قابلیت علاوه بر مدل‌سازی و ترسیم بصری فرآیند، این امکان در اختیار سازمان وجود دارد تا مستندات و توضیحات لازم برای اجرای درست فرآیند را به هر المان و به هر قسمت از اجزای فرآیند الصاق نموده تا در زمان‌های لازم به آن‌ها مراجعه نمایند. انعطاف‌پذیری نرم‌افزار امکان استفاده آسان برای هر نوع پروژه را فراهم می‌کند و یکپارچه با برنامه‌های شخص ثالث ادغام می‌شود.
با BPMS، اعضای تیم می‌توانند در زمان واقعی همکاری کنند و به شما امکان می‌دهد گردش کار تیم از راه دور به صورت خودکار انجام شود. این نرم‌افزار برای اندازه‌گیری، خودکارسازی و بهینه‌سازی روند کسب‌وکار شما طراحی شده است و قابلیت ارتقای همکاری بین اعضای تیم، اطمینان از مدیریت دقیق، گزارش قوی و ساده‌سازی وظایف اداری را دارد.
این نرم‌افزار مدیریت حجم کار را آسان می‌کند و الگوهای سفارشی، برنامه‌های تلفن همراه رایگان و پشتیبانی زنده را ارائه می‌دهد. به لطف برنامه‌های مدیریت فرآیند کسب‌وکار، شرکت‌ها می‌توانند فرآیندهای موجود خود را تغییر دهند و یا فرآیندهای جدید را سریع‌تر و روان‌تر و کارآمدتر اجرا کنند. این توانایی برای انعطاف‌پذیری و انطباق سریع در مواجهه با تغییرات پیش‌بینی نشده و غیرمنتظره، محرک قدرتمندی برای مزیت رقابتی هر شرکت است.