سعید مینایی- مدیر مالی شرکت نرم‌افزاری شقایق با اشاره به تجربه همکاری با چارگون گفت: یکپارچگی و قابلیت اختصاصیسازی فرآیندها در نرم‌افزارهای دیدگاه، کم‌نظیر است.
تجربه استقرار نرم‌افزارهای یکپارچه مدیریت منابع انسانی دیدگاه
همکاری چارگون و شرکت نرم‌افزاری شقایق و استقرار نرم‌افزارهای یکپارچه مدیریت منابع انسانی دیدگاه در حوزه حقوق و دستمزد و پرسنلی و مدیریت فرآیندها آغاز شد. این پروژه با توجه به پیچیدگی‌های مورد نیاز این شرکت در محاسبه کارکردهای پرسنل سازمانی، قراردادی و شرکتی و صدور اسناد و گزارش‌های آماری و جامع، پروژه منحصر به فردی در حوزه کاربری نرم‌افزارهای سازمانی دیدگاه و اختصاصیسازی فرآیندهای سازمان‌های مشتری به شمار می‌آید. مشروح جزییات اجرای این پروژه را در گفتوگو با سعید مینایی – مدیر مالی شرکت نرم‌افزاری شقایق می‌خوانید:
چارگون مسلط به نیازهای مشتری
مینایی درباره شرکت مهندسی نرم‌افزاری شقایق گفت: این شرکت از جمله اجزای تشکیل دهنده هلدینگ بانک ملت است که در حوزه آی‌تی و بانکداری اینترنتی فعالیت می‌کند. حوزه کاری شرکت به طور تخصصی پشتیبانی از سیستم‌های بانکی است و از ایجاد مرکز ارتباط بانک، پروژه مدیریت حسابهای بانکی و راه‌اندازی باشگاه مشتریان بانک ملت به عنوان نمونه‌ای از سوابق کاری‌مان میتوانم نام ببرم.
مدیر مالی شرکت نرم‌افزاری شقایق به فعالیت 300 نفر در این شرکت اشاره کرد و گفت: ما شرکتی پروژه محور هستیم که با افراد حقوقی و یا حقیقی مختلفی کار می‌کنیم. پیچیدگی‌های محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل و ثبت کارکردهای آنها مهمترین دلیلی بود که موجب شد تا برای مکانیزاسیون فرآیندهای این ساختار، سیستم‌های قبلی خودمان را کنار بگذاریم و به دنبال محصولی تازه و کارآمد باشیم.
وی ادامه داد: تنوع پرسنل شرکت اعم از نیروهای شرکتی، قراردادی و نیروهای شقایقی که به طور مستقیم با آنها کار می‌کنیم، اهمیت محاسبه کارکرد هر نفر بر روی پروژه‌های مختلف و در نهایت طراحی یک فرآیند تایم شیت برای محاسبه همه آنها موجب شد تا با شرکتهای نرم‌افزاری مختلفی گفتوگو و سوابق آنها را بررسی کنیم. در نهایت فقط شرکت چارگون بود که شناخت دقیقی از نیازهای ما داشت و نسبت به راهکارهای مناسب رفع آنها، تسلط و دانش کافی از خود نشان داد. این توانایی چارگون امر برای ما بسیار قابل توجه بود چون تقریبا سایر شرکتهای بازار از چنین راهکارهایی برخوردار نبودند.
کنترل همزمان پروژه‌ها و کارکردها با نرم‌افزارهای دیدگاه
مینایی اضافه کرد: کارنامه کاری شرکت چارگون در بسیاری از سازمان‌های دولتی و خصوصی کشور در کنار دانش و توانمندی فنی و تخصصی کارشناسانش، برای بهره‌برداری از نرم‌افزارهای یکپارچه مدیریت منابع انسانی دیدگاه، اطمینان خوبی به ما داد.
وی ادامه داد: ثبت ساعت کار پرسنل و تقسیم‌بندی آن برای اینکه هر نفر در چه پروژه‌ای کار کرده و در نهایت تجمیع این گزارشات و محاسبات و صدور سند آن، پروژه پیچیده‌ای بود که به پیشنهاد شرکت چارگون با نرم‌افزار BPMS دیدگاه، این فرآیند اختصاصیسازی و عملیاتی شد.
به گفته او، ضعف و منعطف نبودن سیستم قبلی و احتمال خطای بالای آن در محاسبات و گزارش‌های نهایی مالی و بیمه‌ای از دیگر دلایل مدیران شرکت نرم‌افزاری شقایق برای بهره‌برداری از نرم‌افزارهای یکپارچه مدیریت منابع انسانی دیدگاه بوده است.
مینایی خاطرنشان کرد: بعد از استقرار نرم‌افزارهای دیدگاه، فعالیت سنتی و ثبت دستی اسناد از ساختار کاری حذف شده و سرعت ثبت اطلاعات و دقت در پرداخت و محاسبه حقوق و کارکردها افزایش یافته است. حالا می‌توانیم صورت حساب شرکتهای پیمانکار تامین نیروی انسانی را از طریق سیستم‌های چارگون در حداقل زمان ممکن و با بیشترین بهره‌وری، انجام دهیم. برای پرسنل ما بسیار مهم بود که بتوانند در حوزه پرسنلی، ثبت کارکردها، مرخصی‌ها و رفت و آمدها دقیق و آسان ثبت کنند که خوشبختانه این نیاز شرکت نیز به خوبی پوشش داده شده است.
نرم‌افزار BPMS دیدگاه؛ ابزار کارآمد شرکت های پروژه محور
مینایی ادامه داد: روانی و آسانی کاربری از نرم‌افزارهای سازمانی برای بهینه کردن مدیریت منابع انسانی، احساس خوب و خوشایندی را در پرسنل سازمانی ایجاد می‌کند. در واقع طراحی سیستم تایم شیت، پیش نیاز ما برای خرید نرم‌افزارهای حقوق و دستمزد و پرسنلی بود که خوشبختانه با همراهی کارشناسان چارگون در محیط نرم‌افزار BPMS پیاده‌سازی شد. این سیستم به صورت کامل شیفتهای کاری و ضریب‌هایی که به هر شیف تعلق می‌گیرد را همراه با سایر جزییات مورد نیازمان، محاسبه می‌کند. تسریه این فرآیند، رضایتمندی پرسنل و بهره‌وری بالای ساختار شرکت را به همراه داشته است.
او تاکید کرد: نرم‌افزار BPMS چارگون این قابلیت را دارد که در شرکت های پروژه محور برای تعیین قیمت تمام شده پروژها استفاده شود. گزارشگیری از نقاط قوت این نرم‌افزار است و کارفرما می‌تواند به راحتی بفهمد که در یک یا چند دوره به ازای هر پروژه، چند ساعت کار انجام شده و هر نفر در کدام پروژه و چند ساعت کار کرده و آیا فعالیت او در راستای وظیفه اش بوده است. در واقع نرم‌افزارهای دیدگاه در این فرآیند امکان کنترل و رصد نفرات و پروژه‌ها را ممکن می‌کند و بهینه کردن سرمایه‌های مالی و انسانی را برای سازمان به همراه خواهد داشت.
تجربه‌ای متفاوت از بهینه‌سازی فرآیندها
او ادامه داد: یکی دیگر از دلایل مهمی که موجب شد تا کلیه سیستم‌های پرسنلی شرکت را تغییر دهیم این بود که یکپارچگی اطلاعات را نداشتیم. عدم انطباق و یکپارچگی بین سیستم‌های پرسنلی و حقوق و دستمزد موجب می‌شد تا همه اطلاعات پس از صدر و احکام در سیستم پرسنلی به طور مجدد در سیستم حقوق و دستمزد وارد شوند که کاری بسیار زمان‌بر و سنگین بود. پس از استقرار نرم‌افزارهای یکپارچه مدیریت منابع انسانی دیدگاه با یکبار ورود اطلاعات، مابقی سیستم‌ها فقط اطلاعات را بازخوانی کرده و محاسبات خود را انجام می‌دهند.
مینایی همچنین به تغییر مداوم قوانین و مقررات به ویژه در حوزه قوانین مالیاتی و بیمه‌ای اشاره کرد و گفت: ضعف سیستم قبلی شرکت در حوزه گزارش‌هایی نهایی مورد نیاز سازمان‌های مالی و تامین اجتماعی، تبعات منفی زیادی برای ما به همراه داشت. حالا با استقرار نرم‌افزارهای دیدگاه این گزارشات با دقیق‌ترین جزییات و آمار تهیه و در دسترس مدیران مالی شرکت و نهادهای بالادستی قرار می‌گیرند.
به گفته او،دقت در ورود اطلاعات و جلوگیری از ورود داده‌های اشتباه در سیستم، باعث کاهش خطاهای کاربر و افزایش بهره‌وری در دریافت گزارشات، محاسبه های نهایی و پرداخت‌هایی به موقع و سریعتر، شده است.
مدیر مالی شرکت نرم‌افزاری شقایق خاطرنشان کرد: در یک سال و نیم گذشته که با چارگون همکار می‌کنیم توانسته‌ایم به پویایی مورد نظرمان از مکانیزاسیون سیستم‌ها و یکپارچگی اطلاعات دست پیدا کنیم. دقت و حوصله، دانش فنی و تسلط کافی کارشناسان چارگون و همچنین انعطافشان نسبت به تقاضاهای مشتری، موجب شده است تا بتوانیم بسیاری فرآیندهایمان را بهینه‌سازی و تجربه‌ای متفاوت را درک کنیم.