معماری فرآیندی ابزارهایی هستند که فرآیندها را در دسته‌های مناسب گروه‌بندی می‌کنند. بیشتر معماری‌های فرآیندی از مفهوم زنجیره ارزش به عنوان اساس این گروه‌بندی‌ها استفاده می‌کنند. رایج‌ترین دلیلی که افراد از معماری فرآیندی استفاده می‌کنند، کمک به گروه‌بندی فرآیندها در یک ساختار کلاس‌بندی شده جهت درک بهتر چگونگی ارتباط بین فرآیندها و چگونگی کمک فرآیندها به انجام شدن کارها است. سازمان‌ها باید معماری فرآیندی در مدیریت فرآیندها را در ساختار کسب‌وکار خود استفاده کنند.
معماری فرآیندی به عنوان یک ابزار مرجع که باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شوند، به ما کمک می‌کنند تا ساختاری برای چگونگی انجام کارها ایجاد کنیم. در بسیاری از مواقع معماری فرآیندی پایه‌های سازنده‌ای هستند که سازمان‌ها می‌توانند در جهت فعالیت‌های زیر مورد استفاده قرار دهند:
- دسته‌بندی فرایندها در گروه‌های فرآیندی مرتبط با یکدیگر
- پشتیبانی از مالکیت فرآیند از انتها تا انتها (end-to-end)
- ایجاد یک زبان مشترک بین گروه‌ها
- ایجاد شفافیت در رابطه با چگونگی انجام کارها در داخل سازمان
- تسهیل دست به دست شدن کارها و همکاری بین وظیفه‌ای
- پشتیبانی از بهینه‌کاوی و مدیریت عملکرد
- هماهنگ‌سازی دپارتمان‌ها با به‌روزرسانی‌های فناوری اطلاعات
- ایجاد چارچوب برای مدیریت محتوا از طریق قرار دادن اطلاعات در دسترس کارکنان حین انجام کار
- مشخص کردن و اولویت‌بندی موقعیت‌های بهبود عملکرد و فرآیند
با توجه به موارد ذکر شده، معماری فرآیندی قابلیت پشتیبانی از گستره وسیعی از فعالیت‌های مدیریت فرآیند که در طول پروژه‌های مدیریت فرآیند اتفاق می‌افتند را دارند اما آیا تمام سازمان‌ها از معماری فرآیندی به اندازه یکسان استفاده می‌کنند؟ آیا همه سازمان‌ها از تمام پتانسیل معماری فرآیندی استفاده می‌کنند یا تنها از آن‌ها در ابتدای پروژه مدیریت فرآیند استفاده می‌کنند و سپس به فراموشی سپرده می‌شوند؟
جهت پاسخ به این سؤالات و درک اینکه معماری فرآیندی چگونه استقرار پیدا می‌کنند لازم است موارد زیر را مورد بررسی قرار دهیم:
- کاربردهای معماری فرآیندی
- روش‌های به‌کارگیری و استقرار
- چالش‌های استقرار
معماری فرآیندی چه کاربردی دارند؟
اگرچه کاربردهای گسترده و مختلفی برای معماری فرآیندی وجود دارد، اما بیشتر سازمان‌ها تنها تعداد محدودی از کاربردهای آن‌ها را در ابتدای پروژه‌های مدیریت فرآیند خود به‌کار می‌گیرند. به صورت عمومی رایج‌ترین دلایلی که افراد از معماری فرآیندی استفاده می‌کنند عبارتند از تعریف فرآیندها، ایجاد یک زبان مشترک و شناسایی موقعیت‌های بهبود فرآیند و عملکرد.
تعریف فرآیندها
عمده‌ی سازمان‌ها از معماری فرآیندی برای فعالیت‌های پایه‌ای مرتبط با فرآیندها مانند ایجاد تعاریف فرآیندها، فعالیت‌های کشف فرآیندها، نقشه‌کشی (mapping) و ایجاد یک زبان مشترک استفاده می‌کنند. به بیان دیگر بیشتر سازمان‌ها از معماری فرآیندی تنها به عنوان یک مدل مرجع جهت درک فرآیندها، ایجاد تغییر در روش‌های انجام کار برای تطبیق با چارچوب و ایجاد یک مدل استاندارد برای کسب اطمینان از انجام شدن کارها به صورت بهره‌ور که همگی کاربردهای ابتدایی معماری فرآیندی هستند استفاده می‌کنند.
بهبود فرآیندها
کاربرد معمول بعدی معماری فرآیندی که به صورت طبیعی بعد از تعریف فرآیندها انجام می‌شود، انجام فعالیت‌های بهبود فرآیند است. زمانی که سازمان یک چارچوب مشترک را ایجاد کرد و نقشه فرآیندهایش را ترسیم کرد می‌تواند از اطلاعات جمع آوری شده در طول مراحل شناسایی و ترسیم نقشه فرآیندها جهت یافتن نواحی بهبود استفاده کند.
می‌توان از معماری فرآیندی به عنوان ساختار پایه جهت یافتن شکاف‌های توانمندی و عملکردی برای موقعیت‌های بهبود استفاده کرد. این اطلاعات در نهایت به سازمان در درک شکاف‌ها و اولویت‌بندی آن‌ها بر اساس ارزش ایجاد شده در طول فرآیندها کمک می‌کنند.
بهبود عملکرد
بسیاری از سازمان‌ها نیز از معماری فرآیندی به عنوان نقطه شروعی برای بهبود عملکرد سازمانی استفاده می‌کنند. برای درک کامل این که چگونه می‌توان عملکرد سازمان را بهبود داد ابتدا باید مشخص شود که در حال حاضر کارها تا چه اندازه بهره‌ور انجام می‌شوند. جهت مشخص شدن این موضوع باید سطح عملکرد فعلی انجام کار از طریق فرآیندهای سازمانی، عملکرد و ارزش هر فرآیند، تعیین حوزه‌هایی که عملکرد پایین دارند، برای مشتری ارزشی ایجاد نمی‌کنند، مازادند، تعاریف و فرآیندهای ناسازگار دارند مشخص شوند.
به صورت کلی در بیشتر سازمان‌ها استفاده از معماری فرآیندی به مراحل ابتدایی پروژه‌های مدیریت فرآیندشان محدود می‌شود. بیشتر سازمان‌ها از معماری فرآیندی برای کارهای پایه‌ای فرآیندی شامل ایجاد یک زبان مشترک، چک‌لیستی جهت کشف و رسم نقشه فرآیندی و ایجاد یک ساختار که در حول آن فعالیت‌های بهبود عملکرد انجام می‌شوند استفاده می‌کنند. بیشتر سازمان‌ها همچنان کاربردهای دیگر معماری فرآیند که شامل موارد زیر می‌شوند را در نظر نمی‌گیرند:
- از بین بردن موانع بین دپارتمانی و ایجاد فرایندهای به هم متصل
- شناسایی شاخص‌های کلیدی عملکردی و بهینه‌کاوی و زیر نظر داشتن عملکرد
- فراهم‌آوری یک چارچوب برای مدیریت محتوا که دسترسی کارکنان به اطلاعات و اسناد مرتبط جهت اجرای فرآیندها را تضمین می‌کند.