نرم‌افزار تشکیلات سازمانی دیدگاه که از پایه‌ای‌ترین سیستم‌های جامع مدیریت منابع انسانی به شمار می‌آید در بهبودها و توسعه‌های انجام شده به ابزاری کارآمدتر با عملکردی بهینه‌تر، بدل شده است.
مهمترین کارکرد این نرم‌افزار ایجاد شفافیت و سهولت در معرفی و کاربری ساختار سازمانی و پست‌های اداری است؛ به این ترتیب که با بهره‌برداری از این نرم‌افزار مدیریت سازمان و کاربران می‌توانند به راحتی، کلیه اطلاعات مربوط به پست‌های سازمانی را از سالهای قبل تا امروز مشاهده کنند.
از سرفصل‌های مهم ثبت شده در سيستم تشکیلات سازمانی می‌توان به آخرين ساختار مصوب سازمان همراه با مستندات، تاريخچه‌ها، وظايف و اطلاعات مرتبط به هر پست اشاره کرد. در سبد محصولی نرم‌افزارهای دیدگاه ارتباط گسترده سیستم تشکیلات سازمانی با سایر نرم‌افزارهای حوزه منابع‌انسانی به ویژه سیستم پرسنلی، بستر اجرایی مناسبی برای پوشش مکانیزه کلیه فرآیندهای ساختارهای سازمانی در ابعاد بزرگ و کوچک ایجاد می‌کند.
توسعه‌ها و بهبودهای سیستم تشکیلات دیدگاه
نرم‌افزار تشکیلات به عنوان بخشی از سیستم‌های جامع منابع انسانی، مدیریت ساختارهای سازمانی را به صورت متمرکز، ممکن می‌کند. تشکیلات سازمانی یکی از سیستم‌های پایه‌ای حوزه منابع انسانی است که امکان نگهداری کلیه اطلاعات مربوط به پست‌های سازمانی را از سنوات قبل تاکنون فراهم می‌کند. در اين سيستم تمامی ویرایش‌های ساختار مصوب سازمان ثبت شده، بنحوی كه کلیه مستندات، تاريخچه‌ها، وظايف و اطلاعات مرتبط به سهولت قابل دسترسی است. ارتباط گسترده نرم‌افزار «تشکیلات سازمانی» با سایر سیستم‌های جامع مدیریت منابع‌انسانی به خصوص نرم‌افزار پرسنلی موجب مکانیزه شدن مفاهیم کارگزینی شده و در سطحی بالاتر بستر اجرایی مناسبی برای تعالی سازمانی ایجاد می‌کند.
با کاربری این سیستم است که مشخص می‌شود کدام واحد با چه افرادی و تحت مدیریت چه کسانی چه ماموریت‌ها و وظایفی را بر عهده دارند و باید گزارشات خود را به چه منبعی اعلام و ارسال کنند.
- ساختار چند پستی
یکی از فرآیندهای پرکاربرد در سازمان‌ها مربوط به افرادی است که چندین پست سازمانی دارند. این پست‌ها گاهی به صورت رسمی و با ابلاغ، به فردی تفویض می‌شوند، گاهی نیز به صورت غیررسمی و با عناوین مختلف مشاوره و… در ساختار سازمان شناخته می‌شوند. در مقابل، حالت دیگری نیز درباره پست‌های سازمانی می‌توان متصور بود؛ مثل این که یک پست سازمانی به چندین نفر تفویض شود که بازهم در این حالت، گاهی این پست‌ها به صورت رسمی و با ثبت و ابلاغیه و گاهی بدون ثبت و به صورت غیررسمی، به افراد واگذار می‌شوند و در پی آن،اطلاعات ثبت شده برای انواع محاسبات مالی و هزینه‌ای و … مورد استفاده قرار می‌گیرند.
کارشناسان تولید و توسعه نرم‌افزار تشکیلات سازمانی دیدگاه در ابتکاری تازه، امکانی خوب و مطلوب به نام ساختار چند پستی را در نرم‌افزار تعبیه کرده‌اند که فرآیند ثبت و اشتراک‌گذاری چندین حوزه سازمانی با یک فرد و یا فرآیند معکوس آن یعنی اشتراک‌گذاری یک پست سازمانی به چندین نفر را به راحتی و با دقت و شفافیت بالا، امکان‌پذیر می‌سازد.
فرض کنید یک پست یا جایگاه خالی در ساختار یک سازمان وجود دارد و قرار است به نسبت‌های مشخصی به 3 نفر از مشاورین ریاست سازمان، تخصیص پیدا کند.با استفاده از ساختار چند پستی در نرم‌افزار تشکیلات سازمانی دیدگاه می‌توان به راحتی درصد تسهیم این پست‌ها و محاسبات پرداخت هریک از آنها را انجام داد.
تسهیل مدیریت تشکیلات سازمانی
- ساختار نمونه:سیاست‌گذار واحد طراحی ساختار سازمانی می‌تواند براساس ملاحظات و استراتژی‌های آتی سازمان، یک ساختار نمونه را ایجاد و برای الگوگیری در اختیار سایر واحدها قرار دهد. این ساختار خطای کاربری را به شدت کاهش می‌دهد و در مصرف بهینه سرمایه‌های مالی و انسانی سازمان بسیار تاثیر گذار خواهد بود. ساختارهایی که از تنوع بیشتری برخوردارند و یا واحدها و دپارتمان‌هایی با کارکردهای مشابه و موازی دارند، می‌توانند از ساختار نمونه، بیشترین بهره‌برداری را داشته باشند.
- استفاده از مجوزها بسیار شایع است که در یک سازمان، دپارتمانی حذف یا اضافه شود. معمولا این تحولات براساس یک گردش کار مشخص و مصوب اتفاق می‌افتد. در بسیاری از سازمان‌ها این مصوبات بیرون از سیستم گردش پیدا می‌کنند و پس از تایید نهایی، مصوبات به کاربر تشکیلات سازمانی یا طبقه‌بندی مشاغل می‌رسد تا اطلاعات نهایی را در سیستم ثبت کند. در نرم‌افزار تشکیلات سازمانی دیدگاه، امکانی ایجاد شده تا به طوراتوماتیک، اطلاعات نهایی بر اساس مصوبه‌ای که در سیستم به گردش درآمده به چارت سازمانی افزوده شود و کاربر طبقه‌بندی مشاغل از این چرخه، حذف شود.
- سیستم چندوجهی برای مدیریت منابع انسانی کارکرد حداقلی نرم‌افزار تشکیلات سازمانی ایجاد ساختاری است که نرم‌افزار پرسنلی حکم کارکنان را براساس آن ایجاد و ثبت می‌کند؛ اما در سطوح بالاتر مفهوم منابع‌انسانی این نرم‌افزار قادر است با دریافت داده‌های مورد نیاز کنترل‌هایی در قالب یک سیستم چندوجهی برای مدیریت منابع انسانی سازمان ایجاد کند. به طور مثال بخشی از عملکرد این نرم‌افزار مانند کنترل شرایط احراز و مدیریت تصدی کارکنان می‌تواند به برنامه‌ریزی نیروی انسانی در سطوح عمیق‌تری، منجر شود.
نگهداری قانون و اساسنامه تاسیس و تشکیل دستگاه و تعریف اهداف و وظایف اساسی، تعریف سطوح مختلف تشکیلات و ترتیب قرار گرفتن آنها تا سطح پست‌های قابل تصدی و همچنین تعریف انواع اطلاعات تكميلی مربوط به واحدها برای تکمیل مشخصات خاص آنها از جمله قابلیت‌های این نرم‌افزار است.
