برای سازمان‌هایی که می‌خواهند محیط‌های کاری قوی و خلاق ایجاد کنند بهتر است تا جایی که ممکن است افراد را در تمام جنبه‌های تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی کاری دخیل کنند. برای این که مشارکت کارمندان در فعالیت‌های سازمان ایجاد شود باید به نظریات و اندیشه‌ها امکان بروز داده شود. در عصر حاضر، سازمان باید دائماً در حال نوآوری باشد. کسی برنده است که بتواند در عرصه جهانی ارمغان جدیدتری به جامعه خود و جهان عرضه کند.
آن‌چه که بین سازمان‌ها تمایز ایجاد می‌کند مشارکت کارکنان پس از شروع هر کسب‌وکاری است زیرا در نبود مشارکت کارکنان، امکان رشد و توسعه در هر کسب‌وکاری نمی‌تواند محقق شود. این امر نوعی فرآیند مشارکتی است که هدف آن تشویق و ترغیب کارکنان و اعضای سازمان به دادن تعهد و مشارکت هر چه بیشتر در امر موفقیت سازمان است.
مشارکت کارکنان
در سازمانی که همه کارمندان با عملکرد ۱۰۰ درصدی شروع به کار می‌کنند، تأثیرات قابل توجهی در سازمان به چشم می‌خورد. مدیران اجرایی به قدرت ابتکار و خلاقیت کارمندان در رده‌های پایین سازمانی پی می‌برند و زمانی که صحبت از حل مسئله می‌شود، به آنها گوش می‌دهند و کارمندان تشویق می‌شوند که پیشنهادات خود را برای بهبود بیشتر کسب‌وکار ارائه کنند.
این شرایط کارمندانی را پرورش می‌دهد که در سازمان، چابک و خلاق هستند. مشتریان متوجه این تغییر می‌شوند زیرا کارمندان می‌توانند بیشتر بر روی نیازهای آنها تمرکز کنند و کمتر بر روی فرآیندهای خسته‌کننده‌ای که مانع توانایی آنها در ارائه خدمات برجسته هستند، وقت صرف می‌کنند. درنتیجه رضایت مشتری بیشتر می‌شود.
مشارکت کارمندان با BPM
مشارکت کارمندان فقط خوشبختی کارمندان نیست
با مشارکت کارمندان، شرکت در مسیر درست حرکت خواهد کرد. تعامل کارمندان مستقیماً با بهره‌وری ارتباط دارد و بهترین راه برای افزایش بهره‌وری از طریق مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) است. مشارکت کارمندان در توسعه و اجرای چرخه‌های کاری ناگزیر از پیوند غیرمنتظره‌ای بین BPM و مشارکت کارکنان است که باید به آن توجه شود.
مشارکت کارمندان در روند کار
به یک فرآیند فکر کنید که واقعاً کارکنان شما را از کار انداخته است. نمی‌دانید آن فرآیند چیست؟ فردی که درواقع کار را انجام می‌دهد معمولاً در آن متخصص است و بیشتر اوقات، آنها می‌خواهند راه‌هایی را برای عملکرد بهتر به شما پیشنهاد دهند. به‌طور کلی کارمندان می‌خواهند در مشاغل خود خوب عمل کنند، اما گاهی کارهای روزمره مانع آنها شود.
مشارکت کارمندان در روند کار
تحقیقات نشان می‌دهد:
- ۴۴ % شرکت‌ها گفتند که تعداد کمی از فرآیندهایشان توسط کارمندان استفاده می‌شود.
- ۴۱ % شرکت‌ها اعتراف کردند که فرآیندهای آنها شفاف و مفید نیست.
- فقط ۶۱ % از شرکت‌ها فرآیندهای کسب و کار خود را مستند کرده‌اند.
مشارکت کارکنان برای کشف روندهای کند یا منسوخ کسب‌وکار، کارهای روزمره غیرضروری و فعالیت‌هایی که می‌تواند به صورت خودکار انجام شود، بسیار ضروری است. مشارکت کارمندان در BPM برای پیشرفت ضروری است و انجام آن کار سختی نیست. شما می‌توانید از ۴ نکته زیر برای مشارکت کارکنان در کشف روش‌های افزایش بهره‌وری استفاده کنید.
۴ نکته برای تشویق کارکنان برای مشارکت در BPM
ارتباطات
ایمیل‌ها، خبرنامه‌ها، پوسترها، یادداشت‌ها. استفاده از چنین ابزارهای ارتباطی برای نشر ذهنیت مثبت در خصوص BPM و تکرار تلاش در اجرای آن بسیار مهم است. شما می‌خواهید کارمندانتان فرآیندها را کشف و در سازمان نهادینه کنند تا آنها به عنوان مدافع فرآیندهای شرکت تبدیل شوند. اگر می‌خواهید کارکنان سازمان از تغییرات فرآیندی ناشی از اجرای BPM حمایت کنند، از ابزارهای ارتباطی و اطلاع‌رسانی در این خصوص استفاده کنید.
شناخت
در یک مطالعه در ۲۰۱۳ از کارکنان پرسیده شد که چه عواملی باعث ایجاد انگیزه در آنها می‌شود. ۸۳% گفتند که شناخت فرآیندها و آگاهی کامل از آنها بیشتر از هر پاداش یا هدیه‌ای است و ۸۸% ستایش مدیران را بسیار انگیزه‌آور می‌دانند. کارمندان می‌خواهند عملکرد خوبی داشته باشند و می‌خواهند برای انجام درست کارشان شناخت کافی از فرآیندها و انتظارات سازمان داشته باشند.
در خبرنامه بعدی از کارمندان به خاطر مشارکت در پیاده‌سازی BPM و BPMS تشکر کنید. همکاری کارکنان بسیار مهم است، اما اگر کارمندان شما به دلیل مشارکت‌هایشان شناخته نشوند و مورد تمجید قرار نگیرند، به زودی متوجه می‌شوید که آنها دیگر علاقه‌ای به کمک به شما در پیشرفت سازمان ندارند.
رقابت
برای اطمینان از بهبود روند سازمان، از روحیه رقابت کارکنان استفاده کنید. برخی از مشاغل حتی از روش‌هایی بعضاً سرگرم‌کننده برای پیشرفت فرآیندها استفاده می‌کنند. مانند اختصاص جایزه، معرفی بهترین پیشنهاد و…. ابزار BPM لازم نیست خشک باشد. کارمندان می‌توانند در روش‌های سرگرم‌کننده و خلاقانه شرکت کنند تا آنها را به فعالیت ترغیب کنند.
خودکارسازی فعالیت‌ها
برای پیشبرد اهداف سازمان و جلب مشارکت کارکنان باید از خودکارسازی فعالیت‌ها استفاده کنید. قرار نیست که کارمندان با فرآیندهای منسوخ شده سرعتشان کاهش یابد. شما می‌توانید بسیاری از فعالیت‌ها مانند تهیه گزارشات، ارسال ایمیل‌ها و دستیابی به اطلاعات را به صورت سیستمی انجام دهید. در این شرایط کارمندان از انجام فعالیت‌های تکراری احساس ناخرسندی نخواهند داشت
استفاده از فرصت مشارکت در سازمان به تیم‌ها انرژی بیشتری می‌دهد، خلاقیت ایجاد می‌کند و موجب می‌شود همکاری با یکدیگر پربار و بانشاط شود. مدیران باید به آگاهی و توانمندی کارمندان خود اعتماد کنند. مشارکت در سازمان عاملی اساسی در بقا و موفقیت یک سازمان است.
مهم‌ترین قسمت پیوند بین مدیریت فرآیند کسب‌وکار و کارکنان، مشارکت دادن کارکنان در طراحی و بهبود فرآیند است. به آنها گوش کنید. آنها برای سریع‌تر، پربارتر بودن یا مشارکت بیشتر در مشاغل خود به چه مواردی نیاز دارند؟ این همان جایی است که باید شروع کنید. زیرا در نهایت، همکاری کارکنان سهم اساسی در نتیجه کار شما دارد.
مقاله‌های مرتبط با مدیریت فرآیند کسب و کار:
هفت پرسشی که هر تحلیلگر کسب و کار در مورد مدلسازی BPMN می‌پرسد؟
نرم افزار BPMS چگونه به کاهش هزینه‌های سازمان کمک می‌کند؟
چرا آموزش مدل سازی فرآیند با استفاده از BPMN مهم است؟
نمودار RACI در مدیریت فرآیندهای کسب و کار
BPMS و اتوماسیون فرآیند های دیجیتال
درخواست دموی نرم افزار BPMS دیدگاه
فرم درخواست دموی نرم‌افزارهای دیدگاه