در یک سال گذشته توسعه ماژول درآمد از نرم افزار بودجه و اعتبارات دیدگاه از دستاوردهای راهکار مالی چارگون بوده است. در این حوزه، با توسعه محصولات و تجربه پیاده‌سازی نرم‌افزارهای مالی در سازمان‌های مختلف، ارزش افزوده قابل توجهی برای این راهکار نرم‌افزاری ایجاد شده است.
ماژول درآمد از نرم افزار بودجه و اعتبارات دیدگاه، محصول جدید حوزه مالی حسابداری دیدگاه است، که برای حل چالش‌های سازمان‌ها در حوزه درآمد طراحی شده است. سازمان‌ها اصولا در حوزه درآمد با چالش‌های متفاوتی مواجه هستند. یکی از این چالش‌ها رهگیری مبالغ دریافتی است.
گاهی پول به حساب سازمان واریز می‌شود اما بخش مالی نمی‌تواند واریز کننده را شناسایی کند و گاهی نیز شرکت یا سازمان واریز‌کننده وجه، مشخص است ولی بخش مالی قادر به شناسایی محل واریزی نیست و نمی‌تواند تعیین کند که وجه مربوطه بابت چه موردی بوده و در راستای چه خرید یا قراردادی واریز شده است.
کاربرد ماژول درآمد در اجرای کامل آیین‌نامه تعهدی در سازمان‌ها
یکی دیگر از معضلاتی که در بعضی سازمان‌ها وجود دارد، اجرای کامل آیین نامه تعهدی در حوزه درآمد است. اگر سازمان‌ها بخواهند به صورت کاملا تعهدی عمل کنند، باید اسناد مرتبط با شناسایی درآمد و تحقق درآمد را ثبت کنند. اما به واسطه پیچیدگی که شناسایی درآمدها دارد، اصولا بخش‌های مالی سازمان‌ها با یک کار سخت و پیچیده مواجه هستند. به عنوان مثال در دانشگاه‌ها درآمدهای متنوعی مانند درآمد از محل شهریه دانشجویی، خوابگاه، سلف یا حتی قراردادهای پژوهشی وجود دارند که بعد از واریز به راحتی منابع آنها قابل شناسایی نیست.
ماژول درآمد نرم‌افزار بودجه و اعتبارات برای پاسخگویی به این نیازها طراحی شده است. به این شکل که به سازمان این امکان را می‌دهد که پیش‌بینی درآمد خود را در سیستم ثبت کند و با استفاده از دیتایی که از منابع اطلاعاتی مختلف دریافت می‌شود، میزان درآمد خود را شناسایی کند و سند اتوماتیک آن را به نرم افزار حسابداری ارسال کند. همچنین بر اساس فایلی که از تراکنش‌های بانکی دریافت می‌کند بتواند سند تحقق درآمد را نیز به صورت اتوماتیک صادر کند و همه این چرخه اطلاعاتی با استفاده از رمزگشایی شناسه واریز صورت می‌گیرد.
ارتقای نقش کارشناس مالی از اپراتور فرآیند به کنترل‌کننده و نظاره‌گر فرآیند
در راهکار مالی چارگون ارتقای نقش کارشناس مالی از اپراتور فرآیند به کنترل‌کننده و نظاره‌گر فرآیند همیشه هدف اصلی بوده و مسیر توسعه دیدگاه در راستای این هدف برنامه‌ریزی شده است.
کارشناسان چارگون دیتای سه سازمان مشتری را بررسی کرده‌اند تا آماری از صدور سند اتوماتیک بدست آورند. وزارت راه و شهرسازی به واسطه نوع پروژه‌های عمرانی که در سطح کل کشور دارد و شامل انواع فرآیندهای مربوط به مدیریت بودجه عمرانی می‌باشد، دانشگاه پیام نور به دلیل فرآیندهای خاص مالی که با توجه به گستردگی دانشگاه در سطح کل کشور و نوع ارتباط با استان‌ها دارد و همچنین دانشگاه امیرکبیر به واسطه تعداد عاملینی که در آن فعالیت دارند و فرآیند خاصی که بین عاملین اجرا می‌شود، انتخاب شدند.
بررسی تعداد اسناد اتوماتیک این سازمان‌ها نشان داد، در حال حاضر 91 درصد اسناد حسابداری به شکل اتوماتیک صادر می‌شود و صرفا 9 درصد اسناد به صورت دستی ثبت می‌شوند. از این 91 درصد، 86 درصد از نرم‌افزار بودجه و اعتبارات صادر می‌شوند و 5 درصد دیگر مرتبط با تضامین می‌باشند و از نرم‌افزار قراردادها صادر می‌گردند.
چند درصد از اسناد سیستم بودجه اعتبارات به صورت اتوماتیک صادر می‌شوند؟
تامین اعتبار اتوماتیک
نکته جالب اینکه بخش بسیار بزرگی از رویدادهای مربوط به نرم‌افزار بودجه و اعتبارات نیز به صورت اتوماتیک ثبت می‌شوند. رویدادهایی که مربوط به تامین اعتبار قرارداد، صورت وضعیت‌ها، حقوق و دستمزد، سفارشات خرید و فاکتورهای مربوط به آن و همچنین عملیات مرتبط با عاملین می‌باشد که بیش از 82 درصد رویدادهای اعتباراتی را شامل می‌شود. صرفا 18 درصد از رویدادهای اعتبارات به شکل دستی ثبت می‌شوند و این موارد رویدادهایی هستند مثل موافقت‌نامه، تخصیص و دریافت وجه که شروع فرآیند آنها از خود سیستم بودجه و اعتبارات است.
صدور سند اتوماتیک تعدیلات پایان دوره متمم
سند افتتاحیه دستگاه‌های دولتی، مجموعه تفاوت‌هایی نسبت به سند اختتامیه سال قبل دارد که به واسطه بازه متمم دستگاه‌های دولتی اتفاق می‌افتد و در انتهای دوره متمم اسناد مربوط به تعدیلات پایان دوره متمم باید ثبت گردد و مانده‌های متمم را به حساب‌های انتقالی تغییر دهد.
چارگون امکانی را در راهکار مالی دیدگاه پیاده‌سازی کرده است که بتوان تمامی اسناد مرتبط با تعدیلات پایان دوره متمم و افتتاحیه را کاملا اتوماتیک صادر کرد و همچنین با توجه به توسعه‌ای که در این بخش داده شده، تمامی سازمان‌ها و شرکت‌ها نیز بتوانند اسناد مرتبط با تسهیم هزینه‌های خود را به شکل بهینه‌تر و ساده‌تری صادر نمایند.
صدور اتوماتیک سندهای فرآیند سپرده پیمانکاران
تغییر دیگری که انجام شده در خصوص اسناد سپرده است. سپرده یک پیمانکار از زمان اخذ تا زمان آزادسازی و بازگرداندن آن به پیمانکار، فرآیندهای مختلفی را در سازمان و خارج از سازمان طی می‌کند. سال گذشته ثبت اتوماتیک سند اخذ سپرده را ارایه کردیم و امسال با توجه به تغییراتی که اخیرا پیاده‌سازی شده، تمامی اسناد مرتبط با این فرآیند، از زمان اخذ تا زمان آزادسازی اتوماتیک شده است.
در آینده 9 درصد باقیمانده از موارد صدور دستی اسناد نیز به سمت اتوماتیک شدن فرآیندها حرکت خواهد کرد و اسناد دستی تا جای ممکن کاهش خواهد یافت.
