سودآور کردن شرکت‌ها و سازمان‌ها از طریق مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار دغدغه همیشگی مدیران است.
در یک دهه گذشته، مدیرانی که توانمندی و دانش ایجاد فرآیندهای الکترونیکی را در سازمان خود داشتند ، به عنوان افرادی پیشرو توانستند در مدت زمان کوتاهی سازمان‌های خود را ارتقا دهند و با جایگزین کردن روال‌های دستی و سنتی با نرم‌افزارها و ابزارهای نوین فناوری اطلاعات سودآوری و بهره‌وری قابل توجهی ایجاد کنند.
نرم‌افزارهای تحت وب و انواع اپ‌های موبایلی فعالیت جاری شرکت‌ها و سازمان‌ها را متحول کرد و امروز کمتر سازمانی را می‌توان یافت که فرآیندهای خود را الکترونیکی نکرده باشد.
سیستم‌های یکپارچه که در حوزه‌های مختلف مکاتبات اداری، مدیریت منابع انسانی، مدیریت مالی و حسابداری، انبارداری و مدیریت اموال طراحی و ارائه شده است تقریبا فرآیندهای اصلی سازمان‌ها را پوشش می‌دهند و با همه گیر شدن، این نرم‌افزارها رقابت مگر در موارد کیفی پیاده سازی و نفوذ سیستم‌ها کم رنگ شده است.
اما هنوز فناوری اطلاعات در حوزه فرآیندهای خاص منظوره قادر است نقش تعیین کننده در بهره‌وری سازمان‌ها داشته باشند و برگ برنده‌ای در دست مدیران پیشرو برای سودآور کردن سیستم‌هایشان باشد.
مدیریت فرآیندهای تجاری (BPM) نگاهی دقیق به چگونگی تاثیر انجام یک کار در سازمان برای مشخص کردن نتایج آن و تاثیر‌گذاری بر روی پیشرفت فرصت‌هاست.
افزایش بهره‌وری و توسعه در سازمان‌های گوناگون معانی متفاوتی دارد. برای مثال در یک سازمان پیشرفت به معنای کاهش هزینه‌ها یا کاهش زمان اجرا و در بعضی دیگر کشف میزان خطاها در اجرای یک کار است.
BPMS تنها منحصر به روش‌های افزایش تاثیر کار نیست؛ بلکه درباره مدیریت زنجیره اتفاقات تاثیر‌گذار حاصل از تصمیمات و فعالیت‌های نامحدود افراد سازمان و مشتریان آنهاست. به این زنجیره اتفاقات حاصل از تصمیمات و فعالیت‌ها فرآیند گفته می‌شود.
انواع فرآیندها:
هر سازمان که جزو بدنه دولت باشد یا خصوصی و یا یک شرکت بزرگ با مدیریت پردازش‌های بسیار در قالب مدل های فرآیندی زیر تقسیم بندی می‌شوند.
• درخواست‌های مالی
این نوع از فرآیندها برای داد و ستدهای مالی است که شروع کننده آن یک مشتری است و با ارسال درخواست خرید کالا یا خدمات در نهایت منجر به پرداخت مشتری در زمان تحویل کالا می‌شود. درخواست‌های مالی شامل ارتباط بین فعالیت‌های تایید خرید، حمل و نقل کالا (در صورت فیزیکی بودن کالا)، تحویل، صورتحساب و رسید پرداخت و موارد دیگر است.
• بازاریابی سفارشات
این نوع از فرآیندها زیر مجموعه فرآیندهای درخواست مالی است که شروع کننده آن یک “درخواست پیشنهادی” از مشتری است که به مشخص شدن نوع نیاز و پذیرش پیشنهاد منجر می‌شود. فرآیندهای درخواست مالی با فرآیندهای بازاریابی سفارش پیوسته هستند.
• تدارکات تحویل
این دسته از فرآیندها زمانی آغاز می‌شوند که یک شخص مستقر در سازمان و یا شرکت، نیاز به دریافت کالا یا خدمات پیدا می‌کند و در نهایت این کالا یا خدمات بایستی به دست او برسد.
• از مسئله تا قطعنامه
این دسته از فرآیندها زمانی آغاز می‌شود که یک مشتری مشکل و یا مسئله‌ای را مطرح می‌کند؛ مانند شکایت از کالا در زمان تحویل یا مواجه شدن با سئوالی درباره ارائه خدمات.
این دسته از فرآیندها تا زمانی که مشتری و پشتیبانی هر دو با هم به این نتیجه برسند که نتیجه مطلوب حاصل شده است، ادامه پیدا می‌کند. مشخص بودن مسیر این پیشرفت یکی از ویژگیهای این فرآیند است که به آن رویه تایید (درخت پیگیری) گفته می‌شود.
• تاییدیه نرم‌افزار
این دسته از فرآیندها زمانی آغاز می‌شود که یک شخص نیاز به تاییدیه و یا امتیازی دارد که در نهایت منجر به تایید و یا عدم تایید آن می‌شود. این دسته از فرآیندها در ساختارهای دولتی شامل اخذ پذیرش شهروند، ساختن ساختمان یا مجوز باز کردن دفتر یا مغازه ( مانند باز کردن یک رستوران) می‌شود. ویژگی این دسته از فرآیندها امکان تغییرپذیری آن، بر اساس رویه تایید و عدم تایید درخواست است.
مطالب بیشتر درباره مدیریت فرآیندها را اینجا دنبال کنید
درخواست دموی نرم‌افزار BPMS دیدگاه
