داشبورد چابکی در پیش‌نویس مکاتبات

در این داشبورد، نمایی طراحی شده است که با توجه به شرایط سازمان در روند تولید و گردش مکتوبات، به‌ویژه پیش‌نویس‌ها، چابکی پیش‌نویس‌ها مورد ارزیابی قرار می‌گیرد. در همین راستا، لازم به ذکر است که اطلاعات مربوط به عملکرد کلی افراد سازمان در واکنش به پیش‌نویس‌ها، به‌همراه نقاط قابل بهبود و نقاط بهره‌ور در سازمان، قابل مشاهده و استخراج خواهد بود. این داشبورد، مدیران اداری و مسئولان حوزه‌های مرتبط را از وضعیت عملکرد واحدهای مرتبط از نظر عکس‌العمل اولیه، تولید و گردش پیش‌نویس‌ها آگاه می‌کند.

فاکتورهای نمایشی این داشبورد شامل موارد زیر است:

• متوسط زمان مشاهده پیش‌نویس به ساعت (واکنش اولیه)
• متوسط زمان ارجاع پیش‌نویس به ساعت (گردش و ارجاعات)
• متوسط زمان حیات پیش‌نویس تا زمان تبدیل به نامه به ساعت (طول عمر یک پیش‌نویس از تولید تا تبدیل)
• ۱۰ دپارتمان با چابکی بالا در ارجاع پیش‌نویس
• ۱۰ دپارتمان با چابکی پایین در ارجاع پیش‌نویس
• ۱۰ دپارتمان با چابکی بالا در تبدیل پیش‌نویس به نامه
• ۱۰ دپارتمان با چابکی پایین در تبدیل پیش‌نویس به نامه
• شاخص کیفی پیش‌نویس
• شاخص کیفی نامه‌های در انتظار

نمونه‌ای از فاکتورهای تحلیلی که با نگاهی به اطلاعات ارائه‌شده در این داشبورد می‌توان به آن‌ها دست یافت:

یافتن گلوگاه‌های سازمانی

نبود تعادل میان میزان اقدامات انجام‌شده توسط واحدهای مختلف و خروجی‌های موردانتظار، یکی از مواردی است که از طریق این داشبورد قابل شناسایی و تحلیل خواهد بود. چابکی پایین در تبدیل یا ارجاع پیش‌نویس و یا حتی تأخیر در واکنش اولیه، هر یک راه‌حل‌های خاص خود را دارند که در گام اول باید به‌موقع شناسایی شوند.

اصلاح فرآیندهای افراطی بروکراتیک

طول عمر یک پیش‌نویس، از زمان ایجاد تا تبدیل شدن به نامه، می‌تواند بیانگر روان یا پیچیده بودن فرآیندهای سازمانی باشد؛ چنانچه این زمان بیش از حد معمول باشد، بررسی علل و ارزیابی آن‌ها با کمک داشبوردهای موجود امکان‌پذیر خواهد بود. ارائه ابزارهای تسهیل‌گر و برگزاری دوره‌های بازآموزی، از جمله راهکارهای پیشنهادی برای بهبود در این زمینه خواهد بود.

شاخص‌های کیفی پیش‌نویس

تعداد گردش‌هایی که یک پیش‌نویس پیش از تبدیل شدن به نامه طی می‌کند، نمایانگر کیفیت محتوایی و نگارشی آن پیش‌نویس است. شاخص کیفی پیش‌نویس یا نامه در انتظار، پیش‌نویس‌هایی را که به دلایلی همچون موارد مذکور به نامه تبدیل نشده‌اند، به تفکیک دپارتمان مشخص می‌کند. از این رو، این شاخص‌ها دید مناسبی از کیفیت و نحوه تولید پیش‌نویس‌ها در اختیار سازمان قرار می‌دهند.