در این داشبورد، نمایی طراحی شده است که علاوه‌بر نمایش تعداد پیش‌نویس‌ها و گردش‌های سازمانی آن‌ها، وضعیت دپارتمان‌ها و افراد سازمان نیز از نظر تعداد پیش‌نویس‌های دریافتی و ارسالی در بازه‌های زمانی مختلف مورد بررسی قرار می‌گیرد، به‌گونه‌ای که ۱۰ سمت با بیشترین تعداد پیش‌نویس ورودی و خروجی، در قالب نمودارهای جداگانه نمایش داده می‌شود. همچنین، ۱۰ دپارتمان دارای بیشترین تعداد ثبت و ارسال پیش‌نویس نیز در نمای دیگری از این داشبورد قابل مشاهده و تحلیل خواهند بود.
فاکتورهای نمایشی این داشبورد شامل موارد زیر است:
- تعداد کل پیش‌نویس‌های ثبت‌شده در سطح سازمان
- تعداد کل ارجاعات مربوط به گردش پیش‌نویس‌ها در سازمان
- ۱۰ دپارتمان با بیشترین تعداد ثبت پیش‌نویس
- ۱۰ سمت با بیشترین تعداد پیش‌نویس دریافتی
- ۱۰ سمت با بیشترین تعداد ثبت پیش‌نویس
نمونه‌ای از فاکتورهای تحلیلی که با نگاهی به اطلاعات ارائه‌شده در این داشبورد می‌توان به آن‌ها دست یافت:
بروز و کشف نیازمندی‌های ابزاری جدید
در بسیاری از مواقع، سازمان به‌دنبال علت کندی در اجرای فرآیندهای مکاتباتی خواهد بود. یکی از این علل می‌تواند حجم بالای پیش‌نویس‌های ورودی و خروجی مربوط به یک فرد یا دپارتمان خاص باشد. با شناسایی این نقاط خاص در سازمان، امکان بررسی و استفاده از ابزارهای تسهیل‌گر، مانند عملیات اتوماتیک یا نرم‌افزارهای موبایلی، فراهم شده و در نتیجه فرآیندها تسهیل و سرعت انجام امور برای کاربران یا دپارتمان‌ها افزایش خواهد یافت.
توازن بار
یکی دیگر از مزایای شفاف‌سازی اطلاعات از طریق این داشبورد، مشخص شدن توزیع ناعادلانه فشار کاری و بار مکاتباتی میان دپارتمان‌ها و افراد مختلف سازمان است. با دسترسی به این داده‌ها، سازمان می‌تواند با دیدی دقیق، در راستای برقراری توازن عادلانه و متناسب در حجم مکاتبات سازمانی اقدام کند.
تعادل منطقی بین تعاملات سازمانی و خروجی‌های حاصل از آن
یکی دیگر از عوامل کلیدی این داشبورد، تعیین نرخ تبدیل گردش پیش‌نویس‌ها به نامه است. چنانچه بین تعداد گردش‌های سازمانی مربوط به پیش‌نویس‌ها و تعداد کل پیش‌نویس‌های ثبت‌شده اختلاف معناداری مشاهده شود، این موضوع نشان‌دهنده نیاز به اصلاح برخی فرآیندها یا لزوم برگزاری دوره‌های بازآموزی برای رفع خطاهای احتمالی کاربران خواهد بود.
- زمان مطالعه: 2 دقیقه
- بازدید مقاله: 5 بازدید
- اشتراک‌گذاری:
- https://chargoon.com/?p=68340