تفاوت مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) و مدیریت پروژه (PM) چیست؟

مدیریت فرآیند کسب‌وکار و مدیریت پروژه شباهت‌هایی به هم دارند که گاهی فراموش می‌شود در مورد دو مفهوم کاملاً متفاوت صحبت می‌کنند. هر کدام از آن‌ها امکانات مهمی را در اختیار سازمانی که می‌خواهد سیستم‌ها و فرآیندهای داخلی خود را نظم ببخشد، قرار می‌دهند. به همین دلیل، درک درست از مبانی مدیریت فرآیند کسب و کار و مدیریت پروژه و همچنین تفاوت‌های ذاتی آن‌ها ضروری است. این مطلب به عنوان راهنما برای از بین بردن هر گونه سردرگمی بین BPM و PM توصیه می‌شود و به تفاوت BPM و PM می‌پردازد.

مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟

مدیریت فرآیند کسب و کار هنر ایجاد، مدیریت و ساده‌سازی فرآیندهای داخلی سازمان است که نحوه جریان منابع، اطلاعات و همکاری را تعیین می‌کند. هدف در اینجا کاملاً ساده است. BPM با یک روش مشخص برای سازمان‌دهی، ساخت و نگه‌داری فرآیندها به سازمان کمک می‌کند تا با حذف کارهای تکراری و انجام کارهای مهم‌تر، نتایج موفقیت‌آمیز روزمره به‌طور مداوم تکرار شده و افزایش پیدا کند. برای درک تفاوت BPM و PM لازم است با هر یک بیشتر آشنا شوید.

مدیریت فرآیند کسب و کار از طریق ۳ رکن اصلی به این هدف می‌رسد

• کارکنان

  این افراد با استفاده از طراحی ساده سیستم‌های پیچیده،‌ می‌توانند به‌طور مستقل عمل کنند. BPM ساده‌سازی روش کار کارمندان را هدف قرار داده است. یکی از راه‌های انجام این کار تجهیز اعضای فعال در سازمان برای مدیریت کار خود با استفاده از ابزاری‌ مانند BPMS می‌باشد.

• فرآیندها

  تمرکز BPM نه تنها بر ایجاد فرآیندها، بلکه بیشتر بر مدیریت آن‌ها است تا بتوانند در اوج کارایی عمل کنند. هدف BPM اصلاح این فرآیندها است، بنابراین سازمان‌ها می‌توانند با پیشرفت‌های پیوسته در طول زمان، به نتایج موردنظر خود با کمترین هزینه و در زمان قابل قبول برسند.

• فناوری

  BPM مدرن اساساً بدون فناوری غیرممکن است. از ابزارهای مورد استفاده برای انجام واقعی BPM یا همان BPMSها گرفته تا ماژول‌های آموزشی برای تجهیز کارکنان سازمان، مدیریت فرایندهای کسب و کار از فناوری استفاده می‌کند تا بهترین تجربه ممکن را ارائه دهد.

در کنار هم قرار دادن این موارد، فرآیندهایی که توسط کارکنان به خوبی مورد استفاده قرار می‌گیرند و در یک بنیاد فناوری قدرتمند مستقر می‌شوند، دست به دست هم می‌دهند تا به تعالی مدیریت فرآیند که سازمان شما را به جلو سوق می‌دهد، کمک کنند.

مدیریت پروژه چیست؟

از طرف دیگر مدیریت پروژه به سادگی هنر سازماندهی وظایف در قالب منظم و مدیریت آن‌ها بر اساس نقشه‌ای مشخص است. مدیریت پروژه به معنای پیروی از یک چارچوب کاملاً مشخص و استفاده از آن به عنوان الگوی راهنما برای انتقال پروژه‌ها و وظایف مرتبط با آن‌ها از ابتدا تا انتها است.

تفاوت BPM و PM

تفاوت‌های اساسی بین BPM و مدیریت پروژه عواملی هستند که نحوه عملکرد آن‌ها، نوع مشکلاتی که حل می‌کنند و درنهایت نحوه استفاده از آن‌ها را تعیین می‌کند.

• مهم‌ترین تفاوت این است که مدیریت فرآیند یک چرخه تکراری است زیرا فرآیندها در طول عمر سازمان تکرار می‌شوند، اما مدیریت پروژه یک مجموعه فعالیت در یک بازه زمانی می‌باشند که یک زمان شروع و در یک زمان به اتمام می‌رسند.
• هدف از مدیریت فرآیند بهره‌وری است. مدیریت پروژه بر شفافیت متمرکز است.
• مدیریت فرآیند برای ادغام با هر مکانی که شرکت کار خود را سازمان‌دهی می‌کند، طراحی شده است. راه‌حل‌های مدیریت پروژه برای انطباق سریع با تغییرات طراحی شده‌اند.
• مدیریت فرآیند با در نظر گرفتن کل سازمان طراحی می‌شود، در حالی که تمرکز مدیریت پروژه به سمت تیم‌ پروژه است.

چگونه پروژه‌ها به فرآیند تبدیل می‌شوند؟

همان‌طور که پروژه‌ها به‌طور مکرر انجام می‌شوند، سازمان الگویی از نحوه اجرای آن‌ها تشکیل می‌دهد و از این الگوها بارها و بارها استفاده می‌کند. در اینجا هدف این است که با استفاده از تجربه و الگوی تحویل پروژه‌ قبلی، کارهای بیشتری را سریع‌تر انجام دهید. در سازمان‌های فرایندمحور یک پروژه به تدریج از یک هدف منحصربه‌فرد به فرآیندی تبدیل می‌شود که باید از ابتدا برنامه‌ریزی شود تا به برنامه‌ای برسد که در مقیاس بزرگ‌تر قابل تکرار باشد. برای آنکه به تفاوت BPM و PM بیشتر پی ببرید، لازم است زمان استفاده از هر یک را بدانید.

زمان استفاده از مدیریت فرآیند کسب و کار و مدیریت پروژه

درک این که BPM و مدیریت پروژه چیست به شما کمک می‌کند بین هر دو مفهوم تمایز قائل شوید تا بتوانید راه‌حل مناسبی را برای وضعیتی که در پیش دارید انتخاب کنید. در اینجا خلاصه‌ای از  شرایط و چارچوب برای استفاده از هر یک از این دو مفهوم پیشنهاد می‌شود. از مدیریت فرآیند کسب و کار زمانی استفاده کنید که:

• شما در حال حاضر یک طرح کلی برای انجام یک کار دارید. فرآیندها قابل تکرار هستند و می‌توانند برای انجام وظایف بارها و بارها با حداقل اصطکاک مورد استفاده قرار گیرند.
• شما می‌خواهید سرعت و دقت کار سازمان را بهبود ببخشید.
• مستندات بخش بزرگی از روند اجرای پروژه شما است. BPM بیشتر برای پیگیری داده‌های مرتبط عملکرد و تجزیه و تحلیل آنها مناسب است. ذینفعان این تحلیل‌ها را دریافت کرده و از آن‌ها برای بهبود بیشتر فرآیند استفاده می‌کنند.

از مدیریت پروژه زمانی استفاده کنید که:

• شما می‌خواهید یک پروژه را از ابتدا و بدون هیچ فرآیند مشخص شده قبلی برای انجام وظایف مرتبط با آن شروع کنید.
• زمان بیشتری برای آزمایش و کشف راه‌های جدید برای دستیابی به اهداف وجود دارد.
• شما یک تیم دارید که می‌خواهید کار را به آن‌ها آموزش دهید. مدیریت پروژه یک تجربه همه‌جانبه است که کل تیم را درگیر می‌کند و باعث می‌شود که همه افراد در شاخه‌های مختلف کار برای ارائه یک پروژه بهتر تلاش کنند.
• زمانی که یک کار جدید و ترکیبی از چندین پروژه در پیش رو دارید.

مزایای مدیریت پروژه و مدیریت کسب و کار

مدیریت پروژه چارچوبی را برای پیشبرد کار ارائه می‌دهد اما تقریباً در هر مرحله به کنترل عملکرد تیم می‌پردازد. با این حال مدیریت فرآیند یک راه‌حل ساده‌تر برای انجام کار ارائه می‌دهد زیرا اجرای یک پروژه موفقیت‌آمیز زمان می‌برد. مدیریت فرایند تلاش می‌کند در هر مرحله عملکرد را بهبود ببخشد.

در کل هم مدیریت فرآیند کسب و کار و هم مدیریت پروژه دارای مزایای قابل توجهی برای هر سازمانی هستند به شرطی که راه‌حل مناسبی را برای نیازهای خود انتخاب کنند. فرآیندها برای کارها و اهدافی که طرح کلی برای انجام آن‌ها مشخص شده است مناسب هستند. هنگامی که سازمان با یک کار جدید و ناشناخته روبه‌رو است، مدیریت پروژه بهتر است.

BPMS نرم‌افزاری مناسب برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار است. BPMS برای تیم‌های پویا طراحی شده است که می‌خواهند به‌طور کامل قدرت فرآیندها را کشف کنند، البته در یک قالب ساده و با کاربرد آسان که انجام کار را راحت‌تر می‌کند. این نرم‌افزار این کار را با ترکیبی از موارد زیر انجام می‌دهد:

• قابلیت‌های هوشمندسازی جریان کار
• قابلیت‌های همکاری و ارتباطات ساده
• یکپارچه‌سازی با ابزاری که قبلاً استفاده می‌کنید همگام‌سازی می‌شوند.
• آسان کردن دستیابی به نتایج موردنظر سازمان
• محیطی یکپارچه برای همه فرآیندها