تحول لجستیک در کارگزاری آگاه یکی از بزرگ‌ترین کارگزاری‌های کشور با راه‌کارهای چارگون

کارگزاری آگاه به‌عنوان یکی از بزرگ‌ترین و تاثیرگذارترین کارگزاری‌های کشور، در سال‌های گذشته با چالش‌هایی در حوزه مدیریت تدارکات، انبار و اموال روبه‌رو بود؛ فرآیندهایی که عمدتاً به شکل سنتی و کاغذی انجام می‌شدند و امکان نظارت و مدیریت یکپارچه را دشوار می‌کردند. در سال ۱۳۹۹ این مجموعه با هدف مکانیزه‌سازی زنجیره تأمین و افزایش شفافیت در مدیریت منابع، راهکارهای لجستیکی چارگون را انتخاب کرد؛ پروژه‌ای که به گفته تیم استقرار چارگون، نقطه عطفی در مدیریت تدارکات این کارگزاری محسوب می‌شود.

آغاز مسیر مکانیزه‌سازی لجستیک

عادله قاسمی، تیم لید استقرار لجستیک چارگون، درباره شروع این همکاری می‌گوید: «زمانی که پروژه در سال ۹۹ آغاز شد، کارگزاری آگاه با پنج شرکت زیرمجموعه و حدود هزار کاربر فعالیت می‌کرد. در حوزه تأمین و تدارکات، سیستم‌های جزیره‌ای موجود با توجه به بزرگ شدن کارگزاری و نیاز به ارتباط بین واحدها از طریق نرم‌افزار پاسخگوی نیازمندی سازمان نبود .»

به گفته او، نخستین گام در این پروژه، شناخت دقیق فرآیندهای موجود در سازمان بود. تیم استقرار لجستیک چارگون با برگزاری جلسات متعدد تحلیل کسب‌وکار تلاش کرد تا تصویر کاملی از نحوه انجام فرآیندهای زنجیره تامین در این کارگزاری به دست آورد.

قاسمی در این‌باره توضیح می‌دهد:« در جلسات آنالیز تلاش کردیم تمام جزئیات فرآیندهای سیستمی و خارج از سیستم سازمان را بررسی کنیم تا بتوانیم مدل مناسبی برای مکانیزه‌سازی آن‌ها طراحی کنیم. این مرحله کمک کرد تا راهکار نرم‌افزاری دقیقاً متناسب با نیازهای واقعی سازمان پیاده‌سازی شود.»

ایجاد شفافیت در مدیریت انبار و درخواست کالا

با استقرار نرم‌افزارهای انبار، اموال و خرید و تدارکات دیدگاه، بسیاری از فرآیندهای تدارکاتی کارگزاری آگاه به صورت سیستمی انجام شد. مکانیزه شدن فرآیند درخواست کالا یکی از مهم‌ترین تغییراتی بود که در این سازمان رخ داد.

قاسمی می‌گوید:« با مکانیزه شدن فرآیندهای انبارداری و درخواست کالا، سازمان توانست کنترل دقیق‌تری بر جریان ورود و خروج کالاها داشته باشد. این موضوع علاوه بر افزایش شفافیت، باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری نیز شد.» به گفته او، دسترسی به اطلاعات دقیق و به‌روز از موجودی کالاها، تصمیم‌گیری در حوزه تأمین را برای مدیران ساده‌تر و سریع‌تر کرد.

مدیریت دقیق تجهیزات و دارایی‌ها

در سازمان‌هایی مانند کارگزاری‌ها، بخش قابل توجهی از هزینه‌ها صرف تجهیزات آی‌تی، کالاهای اموالی و تجهیزات شبکه می‌شود. مدیریت صحیح این دارایی‌ها نقش مهمی در کاهش هزینه‌ها و افزایش طول عمر تجهیزات دارد.

قاسمی در این‌باره توضیح می‌دهد:« در کارگزاری‌ها معمولاً حجم زیادی از تجهیزات فناوری اطلاعات و زیرساختی وجود دارد. نرم‌افزار مدیریت اموال کمک کرد تا این دارایی‌ها به‌صورت دقیق ثبت و ردیابی شوند و سازمان بتواند نظارت کامل‌تری بر نگهداری و استفاده از آن‌ها داشته باشد. این موضوع در نهایت به افزایش عمر مفید تجهیزات و مدیریت بهینه منابع سازمان منجر شد.»

اتوماتیک شدن زنجیره تأمین

یکی از مهم‌ترین دستاوردهای این پروژه، مکانیزه شدن کامل چرخه تأمین کالا در کارگزاری آگاه بود. در این مدل جدید، فرآیندها از ثبت درخواست کالا آغاز می‌شود و تا تأمین، نگهداری در انبار و در نهایت صدور اسناد مالی ادامه پیدا می‌کند.

قاسمی می‌گوید:« با استقرار این راهکارها، چرخه کامل زنجیره تأمین در سازمان مکانیزه شد؛ از ثبت درخواست کالا گرفته تا فرآیند تأمین، مدیریت موجودی و در نهایت ارسال اسناد حسابداری به نرم‌افزارهای مالی تخصصی. این موضوع گام مهمی در اتوماتیک کردن فرآیندهای تدارکاتی کارگزاری آگاه بود.»

ادامه همکاری با نسل جدید نرم‌افزار

رضایت از نتایج این پروژه باعث شد همکاری میان دو مجموعه ادامه پیدا کند. به گفته قاسمی، کارگزاری آگاه در سال ۱۴۰۲ تصمیم گرفت نسل جدید نرم‌افزارهای شرکت چارگون را نیز در سازمان خود پیاده‌سازی کند.

او در این‌باره می‌گوید:« پس از چند سال استفاده از نرم‌افزاهای راهکار لجستیک، کارگزاری آگاه با توجه به تجربه موفقی که از همکاری با چارگون داشت، در سال ۱۴۰۲ نسخه جدید نرم‌افزارها یعنی نسخه زاگرس را تهیه کرد و عملاً تغییر نسل نرم‌افزاری در سازمان انجام شد.»

امروز کارگزاری آگاه با ۱۱ شرکت زیرمجموعه و حدود دو هزار کاربر همچنان از مشتریان چارگون است و فرآیندهای تدارکات، انبار و مدیریت اموال خود را با استفاده از راه کارهای یکپارچه این شرکت مدیریت می‌کند.