اهمیت بهبود جلسات مجازی از این جهت که همه ما تاکنون جلسات مجازی نامناسب داشته‌ایم، روشن و ملموس است. اگرچه جلسات از راه دور به روال عادی دنیای ما تبدیل شده است، اما هنوز هم مشکلات زیادی در ارتباط با این شکل از ارتباط وجود دارد. ممکن است این جلسات بی‌اثر و گاهی کاملاً از ریل خارج شوند. آن‌ها تقریباً به اندازه جلسات حضوری مؤثر نیستند.
جلسات مجازی چه مشکلاتی دارند؟
در حالی که سیستم‌ها و نرم افزارهایی وجود دارند که می‌توانند به صورت مجازی به گرد هم آمدن تیم‌های کسب‌وکار کمک کنند، اما گاهی به نظر می‌رسد به اندازه جلسات حضوری مؤثر نیستند. این جلسات از راه دور به اعضای تیم این امکان را می‌دهد زمانی که باید تمام تمرکزشان به جلسه مهم شرکت باشند، با کامپیوتر خود کار کنند، تلفن‌های خود را بررسی کنند یا به عوامل حواس‌پرتی دیگر تن دهند.
محققان ثابت کرده‌اند که در جلسات مجازی مردم به چهره‌‌ی خود روی صفحه‌ی نمایش نگاه می‌کنند و این امر استرس‌آور است اما در جلسات حضوری ما به این امر خیلی تمرکز نمی‌کنیم که به‌طور مثال یقه‌مان خراب شده یا موهایمان به هم ریخته است. ما فقط فرض می‌کنیم که ظاهر خوبی داریم.
دلایل خسته‌کننده بودن جلسات آنلاین نسبت به دیدارهای حضوری این است که مردم احساس می‌کنند باید بیشتر تلاش کنند تا درگیر بحث شوند. همچنین در جلسات آنلاین به علت عدم امکان استفاده از زبان بدن و نشانه‌های غیرکلامی، تمرکز بیشتر بر روی کلمات و ارتباط چشمی مداوم است و این موضوع تا حدی طاقت‌فرسا است و نیاز به بهبود جلسات مجازی را بیشتر نشان می‌دهد.
قابلیت مشاهده مسئله‌ی دیگری است. در جلسات حضوری حتی اگر تعداد نفرات زیاد باشد، همه را در یک اتاق میتوان دید و تماس چشمی با هر نفر آسان است. در جلسات مجازی این‌گونه نیست. با وجود بسیاری از قابلیت‌های جدید با ارتباطات حضوری است و مشاهده‌ی افراد مانند جلسات رودررو با همان جزئیات امکان‌‌پذیر نیست.
نکات کاربردی برای بهبود جلسات مجازی
بدیهی است که جلسات مجازی در حال جایگزین شدن برای ارتباطات رودررو است، بنابراین به کارهایی که می‌توانید برای بهبود جلسات مجازی انجام دهید نگاهی بیندازید:
• مجری یا دبیر جلسه داشته باشید.
کسی باید مسئول هر جلسه باشد. به این صورت که این فرد اطمینان حاصل کند که وظایف همه روشن باشد، افراد به آن پایبند باشند و مواردی که موردنیاز است تحت پوشش قرار گیرد. در غیر این صورت اطلاعات مهم هرگز مورد توجه قرار نمی‌گیرند.
• همه افراد حاضر در جلسه را درگیر کنید.
مجری باید همه را درگیر مکالمه کند. حتی در جلسات حضوری، معمولاً پیش می‌آید که دو یا سه نفر با اراده و صاحب‌نظر در تمام جلسه صحبت کنند و نظرشان را بدهند، در حالی که بقیه افراد عقب بنشینند و صحبت نکنند. این وضعیت می‌تواند در یک جلسه مجازی بیشتر پیش بیاید که در این جلسات برای افرادی که عقب نشسته‌اند و صحبت نمی‌کنند، راحت‌تر می‌توانند وارد مکالمه شوند.
از زبان بدن و حالت‌های صورت اغلب میتوان فهمید که چه کسی نظر متفاوتی دارد اما تمایلی به اشتراک آن ندارد. بنابراین مجری باید به این نکات توجه کند و افراد را به مکالمه دعوت کند. البته نیازی نیست روی هر گونه اختلاف نظر تمرکز کند. فقط کافی است از آن‌ها بپرسد که آیا دوست دارند نظرشان را به اشتراک بگذارند یا خیر.
• به یک دستور جلسه پایبند باشید.
مهم است که یک برنامه برای یک جلسه مجازی داشته باشید و از آن منحرف نشوید. مردم باید بدانند که جلسه به موقع آغاز می‌شود، نحوه برگزاری جلسه و این که به چه ترتیب درباره‌ی چه چیزی صحبت خواهد شد. این امر به شما کمک می‌کند تا کسی نتواند خارج از بحث جلسه و موضوعی که باید در زمان دیگری به آن پرداخته شود، صحبت کند. مجری باید این افراد را پیدا کند و آن‌ها را جدا کند و یا هر موضوع دیگری که مانع حرکت رو به جلوی جلسه می‌شود را کنترل کند.
• به زمان افراد حاضر در جلسه احترام بگذارید.
رعایت یک دستور کار دقیق همچنین به زمان اعضای تیم شما احترام می‌گذارد. آن‌ها می‌دانند که اگر بگویید به مدت یک ساعت به آن‌ها در جلسه احتیاج دارید، دو ساعت بعد دچار استرس نخواهند شد و نگران زمان از دست رفته‌ی خود نیستند. اعضای تیم همچنین از دستور کارهایی که با حل مسئله خاتمه می‌یابند قدردانی می‌کنند، زیرا اگر مشکلی را مطرح نکردند یا بخشی از این برنامه نیستند، آن‌ها اجازه دارند جلسه را ترک کنند و به بسیاری از کارهایی که در حال انجام آن‌ها هستند برگردند.
• با استفاده از نرم افزار جلسات مدیریت جلسه را تسهیل کنید.
استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت جلسات مانند نرم افزار جلسات از راهکار اتوماسیون اداری دیدگاه به مدیر جلسه امکان می‌دهید تمامی فرآیندهای قبل، حین و بعد از جلسه را به راحتی مدیریت کند و افراد و مدعوین جلسه همیشه در جریان موضوع، دستور جلسات و ترکیب جلسه قرار می‌گیرند.
با برنامه‌ریزی برای تعامل بین افراد جلسات مجازی را دوستانه‌تر برگزار کنید
یک نکته‌ی مهم دیگر که در جلسات حضوری کسب می‌کنیم ولی در جلسات از راه دور از دست رفته، فرصت شناخت بهتر یکدیگر است. ما از طریق آن گپ‌های پرسروصدا در زمان استراحت بین کار، زمانی که هیچ برنامه کاری واقعی وجود ندارد، با هم‌تیمی خود ارتباط برقرار می‌کنیم.
متأسفانه، دنیای مجازی امکان استفاده از آن لحضات تیم‌سازی بدون ساختار و در عین حال مهم را به ما نمی‌دهد. اما با این نکات انتظار می‌رود که برخی از ناکارآمدی‌های جلسات مجازی یک بار و برای همیشه از بین برود.